A Közleményekkel ellentétben nem ragaszkodunk állandó jelleggel a Levéltártörténet rovathoz. Az ezt a témakört felölelő írásokat az esetek többségében a Közlemények rovat is “elbírja” tartalmilag, és kissé talán erőltetett is lenne évente négyszer levéltártörténetet közölni a Szemle hasábjain. Mindazonáltal ha olyan tartalmú színvonalas írás érkezik be a szerkesztőséghez, amely egyértelműen ebbe a rovatba sorolható, az itt jelenik meg.

A lap tudományos jellegét erősíti a Dokumentum rovat is. Rövid bevezetőkkel, ismertetésekkel levéltári dokumentumok közlését tartjuk célszerűnek, olyanokét, amelyek felkeltik a tudományos kutatással is foglalkozó kollégák érdeklődését az adott téma iránt. Az újonnan beszállított iratanyagok (akár a jelenleg is létező fondképző szervektől beszállított anyagok, akár a hagyaték, aukció útján megszerzett iratok) elsőbbséget élveznek. A Közlemények és a Dokumentum rovatok széles szerzői bázisra támaszkodva a Levéltári Szemlének bizonyos tudományos jelleget kölcsönöznek.

A Szemle – jellegéből adódóan – azonban elsődlegesen nem a tudományos publikáció, hanem az aktuális szakmai kérdések fóruma, felvállalva azt, hogy az ez irányú publikációk jellege e téren óhatatlanul is szűkebb körre szorítja a potenciális szerzőgárdát. Ezt a szakmai irányultságot szolgálja a többi rovat kialakítása, oly módon, hogy mennyiségileg is ezek a rovatok adják a lap törzsanyagát. Mielőtt továbblépnénk, fontosnak tartjuk az aktuális szó e helyt való értelmezését. Tekintve, hogy évente négyszer megjelenő lapról van szó, nyilvánvaló, hogy nem a napi aktualitást tartjuk szem előtt. A Szemle a levéltárosok gyakorlati munkáját segíti, a levéltári tevékenység elvi és jogi kereteit tisztázza, az egyes levéltárak közötti összekötő kapocsként működik. Röviden: a Levéltári Szemle törzsanyaga az ország valamennyi levéltárát érintő kérdéseket helyezi előtérbe. A már létező rovatok kínálta platformon ezt a következő keretek között valósítjuk meg.

A Kilátó rovat ad helyet, az eddigi gyakorlatnak megfelelően, az ország határain túli, de az ország határain belül is érdeklődésre számot tartó nemzetközi kérdésekről. Döntő súllyal esnek latba a külföldön őrzött hungarikákkal kapcsolatos anyagok, nem csupán történeti, de gyakorlati szempontokat figyelembe véve is: kutathatóság, elérhetőség stb. Másrészt ebben a rovatban nyílik lehetőség külföldi szakmai folyóiratok, külföldön szerzett gyakorlati tapasztalatok ismertetésére, külhoni levéltárak működésének bemutatására, más országos levéltári törvényeinek közzétételére (különös tekintettel a közeljövőben várható EU-csatlakozásra). Ezenkívül anélkül, hogy a partikularizmus hibájába esnénk, elsődlegesen azoknak az országoknak a levéltáraival foglalkozunk, amelyek iratanyaguk révén leginkább vonzzák a magyar kollégákat és más kutatókat.

A Mérleg rovatban a recenziók révén ismertetendő munkák körét kétféle szempont szabja meg: részben a szakmailag figyelemreméltó munkákat ismertetjük, részben pedig azokat, amelyek levéltáros kollégák munkái. Nem ebben a rovatban, de ezzel kapcsolatosan szívesen vesszük, ha a kötetek megjelentetésében közreműködő kollégák a kézirat elkészülte során felgyűlt szakmai tapasztalataikat, akár a konkrétumok szintjén is, megosztják az olvasókkal.

Komoly teret kap a Levéltári Szemlében a Hírek rovat, mivel itt hosszú egy erőteljesebben megújult tartalommal számolunk. Rendszeresen beszámol a lap a nemzetközi, hazai szakmai konferenciákról, levéltári napokról, kiállításokról. Itt szeretnénk helyt adni egy eddig talán nem eléggé szem előtt tartott téma, az egyetemi levéltáros képzés kérdéseinek is, aminek fontosságát az indokolja, hogy az egyetem “termeli ki” a levéltári humán erőforrás közvetlen utánpótlását. Emellett szívesen vennénk valamennyi levéltártól, ha negyed évre – vagyis a lap következő száma megjelenésének idejéig – lehetőség szerint előre közlik programjaikat (ülések, kiadványok, bemutatása stb.), ily módon az események iránt érdeklődő kollégák időben értesülnek az őket érintő szakmai kérdésekről. Ugyancsak teret adunk a szakmai konferenciák szervezői által közzétenni kívánt felhívásoknak is, ily módon növelve annak az esélyét, hogy a különféle előadássorozatok rendezői minél kvalifikáltabb előadói gárdát toborozhassanak. Ebben a rovatban tesszük közzé a hazai (esetenként külföldi) levéltárak internetes elérhetőségével kapcsolatos híreket is, így például szívesen közöljük – az érintett levéltárak információi alapján – , hogy mikor frissítették utoljára a honlapukat, hányan keresték fel a “hálón” a levéltárat, milyen gyakorlati tapasztalatokat szereztek a kollégák az internet révén (az ezen alapuló, nagyobb lélegzetű szakmai írásokat értelemszerűen nem ebben a rovatban közöljük, de ez is egy kapcsolódási pont). Feltétlenül helyet kap a rovatban – szükség esetén – a levéltárak kutathatóságának jogi kereteit meghatározó törvényi rendelkezések ismertetése, esetenként értelmezése is, különös tekintettel a legújabb kori iratanyag sok esetben problémás kutatóhatóságára (ezzel kapcsolatban is – igaz, nem e rovatban – szívesen vesszük a gyakorlati tapasztalaton alapuló beszámolókat). Ennek szükségessége az utóbbi években bekövetkezett nagyarányú változások okán nem szorul indoklásra. Ezzel kapcsolatban, éppen a sokáig csak szakmai műhelyként működő levéltárak mindenféle értelemben vett nyitottá válása okán, nem tartjuk szükségtelennek a rovatban egyfajta sajtószemlének is helyet szorítani, ily módon tükrözve a nem szakmai fórumok véleményét a levéltári munkáról. Végezetül ebben a rovatban kerülnek közlésre szomorú kötelességként a nekrológok is.

A Jelentések, beszámolók rovat a Hírek rovatba kerülő leginkább érdeklődésre számot tartó anyagot mutatja be. Itt az olyan, a levéltárügy egészét érintő országos hatáskörű szervek beszámolóit, üléseinek jegyzőkönyveit tesszük közzé, mint például az MLE választmányi ülése vagy a Levéltári Kollégium éves beszámolója, stb. Tekintve ezek fontosságát, feltétlenül indokoltnak látjuk, hogy önálló rovatba kerüljenek.

A Portré rovatunkban a levéltáros közösség egy-egy kiemelkedő alakját mutatjuk be riport segítségével.

A szerkesztőség szándékai szerint a Vita rovatba olyan téma kerülhet, amelyben a levéltáros társadalom feltehetően nem ért egyet, megosztott. Reményeink szerint a vitaindító cikkeink után kapunk megjelenthető válaszokat, véleményeket. Így az újság hasábjain előállhat egy nyílt fórum, ahol az érvek és ellenérvek ütközhetnek. Az adott téma több oldalról is megismerhetővé válik.