3. A jelenlegi helyzet

3.1. A jogi környezet

Jelenleg három alapvető jogszabály, a levéltári törvény és a 40/1998. sz. kormányrendelet, valamint az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény vonatkoztatható az elektronikus levéltári iratokra. Az utóbbi egy olyan kerettörvény, amit valódi tartalommal a végrehajtási utasítások fognak megtölteni, így arról nyilatkozni még korai lenne. Az első két jogszabály legfontosabb vonatkozó rendelkezései a következők:

[Ltv. 3. § c)] „irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat […], amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett…” [1]

[Ltv. 9. § (1) b)] (A közfeladatot ellátó szerv köteles) „[…] a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló - ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni;”

[Ltv. 12. § (1)] „A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait […] a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni.”

[40/1998. korm. rendelet 19.3.2.] „Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.”

Valamint a kormányrendelet teljes 11. bekezdése, de különösen annak alábbi pontjai:

11.1 […] „A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.”

11.7 […] ”Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.”

Látható tehát, hogy az iratnak a levéltári törvényben szereplő definíciója az elektronikus iratokra is alkalmazható, azonban sem a törvény, sem a 40/1998-as korányrendelet nem határozza meg azon szabványok körét, amelyek biztosíthatnák, hogy a köziratképzők a levéltári elvárásoknak megfelelően adják át elektronikus irataiakat levéltári megőrzésre. (Ez nem meglepő, hiszen a kormányzati szabványok még jelenleg is csak „kidolgozás alatt állnak”.) Pontosabban: mivel az irat meghatározása bármilyen adathordozóra érvényes, az elektronikus iratok archiválásával kapcsolatos speciális problémák (pl. a szabványok szükségessége) a törvényben fel sem merülnek, így a kormányrendeletben sem, kivéve, hogy ha a levéltár nem képes elektronikus iratok befogadására, azokról „hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra” (21.2).

3.2. Az elektronikus iratok kezelése és archiválása

A köziratképző szervek jelenleg csak abban az esetben őrzik meg elektronikus irataikat elektronikus formában is, ha saját ügyviteli érdekeik azt megkívánják, mert – mint fentebb láttuk – legfeljebb arra kötelezhetők, hogy hitelesített másolatot készítsenek időtálló papír adathordozóra. Mindez azt jelenti, hogy ha a levéltár nem jelzi, hogy elektronikus formában kívánja átvenni az iratokat – és tudomásunk szerint a magyar levéltárakban ez a helyzet –, akkor a szervek hosszabb idő elteltével mindent kénytelenek kinyomtatni, legalábbis elméletileg. Ezt erősíti a 40/1998. Korm. rendelet 19.2.2. pontja alatt olvasható kitétel is, mely szerint „A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni”, mivel jelenleg az elektronikus adathordozók nem minősülnek „tartós megőrzést biztosító” eszköznek.

A rendelkezések azt feltételezik, hogy a maradandó értékű elektronikus iratok elektronikus formában történő hosszú távú megőrzése (ami azt jelenti, hogy az iratok hosszú idő elteltével is hozzáférhetők, használhatók és értelmezhetők maradnak) csak abban az esetben biztosított, ha a rendelkezésre áll az olvasásukhoz szükséges hardver és szoftver. A jogszabály megalkotói azonban több fontos tényezővel nem számoltak:

• A technikai eszközök és a szoftverek elavulása, azok újabb és újabb generációinak megjelenése a kilencvenes években oly mértékben felgyorsult, hogy ezáltal a levéltárba adás előtti tizenöt éves őrzési idő ma már komolyan veszélybe sodorja azon iratok fennmaradását, amelyeket csak elektronikus formában irattároznak.
• A rendelet hatályba lépése után (a jogszabály előkészítése nyilván hosszú idővel annak bevezetése előtt kezdődött) a különböző nem nyomtatható elektronikus iratok (pl. html dokumentumok, multimédia objektumok) gyorsan elterjedtek, és használatuk a kormányzati szférában is természetessé vált.
• Számos olyan adatbázis keletkezik, amely összetettsége és/vagy a benne tárolt adatok jellege (fájlok típusa) szintén nem teszi lehetővé az egyszerű kinyomtatást.

Annak ellenére, hogy sok szerv több évre visszamenően tárolja saját keletkeztetésű iratait elektronikus formában (helyenként a szkennelt beadványokat is), ezeket az eseteket nem tekinthetjük tartós megőrzésnek. Ezt bizonyítják azok a sajnálatos példák, amikor szoftverváltás vagy egyéb informatikai ok miatt a korábbi elektronikus állományok elvesztek.

A levéltárak illetékességi körébe tartozó szervek által alkalmazott elektronikus iratkezelési rendszerek jellegéről még nem készült átfogó felmérés, s így az egyes szervek archiválási stratégiájáról sincsenek pontos adataink. Ezt inkább előbb, mint utóbb meg kell tenni, bár nem lesz könnyű, figyelembe véve, hogy a levéltárosok sok szervhez évekig nem jutnak el. A tisztánlátást akadályozza, hogy a szervek iratkezelési szabályzatait véleményező levéltáros csupán arra köteles figyelmet fordítani, hogy az (legalábbis elméletben) minden mozzanatában megfeleljen a jelenlegi levéltári elvárásoknak. Ha tehát a szabályzatból kiderül, hogy a szerv elektronikus iratkezelést (is) végez, de a szövegben szerepelnek a megfelelő kulcsmondatok (pl. hogy a szerv a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó – az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló – ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezeti, vagy a fentebb már idézett nyomtatást elvégzi), akkor az archiválás módja már nem is merülhet fel kérdésként, hiszen az iratkezelési folyamat eredménye továbbra is papíralapú irat vagy segédlet.

Mindezek ellenére rendelkezünk már akkora mennyiségű adattal, amelyek birtokában levonhatunk bizonyos következtetéseket, ha nem is a pontos statisztikai összegzés igényével. Ezek alapján módszereik tekintetében, a szervek három fő csoportba sorolhatók (külön nem említjük, hogy a hitelesítést, szignálást igénylő iratokat jelenleg még nem archiválhatják kizárólag elektronikus formában):

• Elektronikus iktatást végez, de az iratkezelési folyamat összes többi mozzanata papíralapon zajlik.
• Saját keletkeztetésű iratai esetében az iratkezelés elektronikus formában történik, kinyomtatás csak kiadmányozáskor (vagy egyéb, hitelesítést igénylő esetben), illetve irattárba helyezéskor történik (itt további alcsoportokat lehetne felállítani aszerint, hogy az elektronikus iratokat a kinyomtatás után tovább tárolják-e elektronikus formában is vagy sem).
• A hozzá érkezett beadványokat is digitalizálja (esetleg már az érkeztetés is elektronikusan történik).

A legtöbb szerv az első kategóriába tartozik, tehát általánosan elmondható, hogy az elektronikus archiválás ma még nem jellemző a köziratképzők körében. Ez a megállapítás ugyanakkor csak két erős megszorítással igaz: az egyik az, hogy archiváláson valóban hosszú távú megőrzést, és használhatóságot (kontextus, metaadatok, konvertálás stb.) értünk, a másik pedig, hogy mindez elsősorban az ügyviteli iratokra vonatkozik. Ez utóbbit azért fontos hangsúlyozni, mert nem minden közirat közokirat, illetve azért, mert számos szerv őriz hosszútávon speciális adatállományokat csak elektronikus formában (pl. BM, PM, APEH stb.), s hogy ezek – tartós megőrzést célzó – sikeres konvertálására is akad példa (pl. Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete).

Az alkalmazott iratkezelési rendszerek többsége már jelenleg is alkalmas lenne az iratok rövid távú archiválására (levéltárba adásig), mivel azonban az esetleges ügyviteli érdeken kívül a szerveket erre semmi sem kényszeríti, – többnyire költségkímélő megoldásként – csak a komplex ügykezelő rendszerek iktatási, esetleg levelező moduljait vásárolják meg a szoftver-forgalmazóktól, -fejlesztőktől. A levéltáraknak azonban – a jelenlegi tendenciák figyelembevételével – arra kell felkészülniük, hogy ez rövid időn belül megváltozik (pl. az elektronikus aláírás bevezetésével), s mivel a szervek többsége nem lesz érdekelt, illetve képes a hosszú távú archiválásra, idejében meg kell tenniük a megfelelő lépéseket a jogalkotók felvilágosítása, valamint saját szervezetük, infrastruktúrájuk, személyi állományuk stb. felkészítése terén.

[1]Kiemelés tőlünk