A Marseille-ben rendezett XXXVI. Nemzetközi Levéltári Kerekasztal konferencia

A Nemzetközi Levéltári Kerekasztal Konferencia (CITRA) a világ levéltárügyének évenkénti “csúcstalálkozójának” szerepét hivatott betölteni: az országos levéltárak és az országos szakmai egyesületek, valamint a Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA/CIA) szekcióinak és bizottságainak vezetői vesznek részt rajta. A 2001–2003. évi összejövetelek kerettémája a levéltár és társadalom kapcsolata.

“Milyen képet alkot a társadalom a levéltárakról?” — ez volt a Marseille-ban 2002. november 13–16. között megrendezett 36. CITRA központi kérdése. A diszkusszió abból az ellentmondásból indult ki, hogy miközben a levéltárak már nem csupán iratőrző helyek, hanem a modern “információ-menedzsment” fontos láncszemei, a szolgáltatásaik iránti társadalmi igény határozottan nő, szerepük nem tudatosul a szélesebb közvélemény és a döntéshozók körében. Mint Pierre Nora francia történészprofesszor bevezető előadásában rámutatott: a levéltár fogalma hagyományosan a használati értéküket elvesztő dokumentumokat öleli fel, ezért mindmáig összekapcsolódik a “haszontalanság” képzetével. Ennek súlyos következményei vannak: a levéltárak hátrányba kerülnek az erőforrásokért folyó versenyben, de alapfunkcióiknak is csak úgy tudnak megfelelni, ha az iratképzők és a felhasználók — a társadalom “emlékezetének” fenntartására irányuló feladatukat megértve — partnernek tekintik őket.

A konferencia előadásainak első csoportja azt igyekezett körüljárni, hogy ténylegesen milyen kép él a levéltárakról a szélesebb közvélemény, a használók, a fenntartók és döntéshozók körében, kitérve arra is, hogy maguk a levéltárosok hogyan viszonyulnak szakmájukhoz. A második ülésszak a levéltárakkal szemben megfogalmazódó igényekre koncentrált és arra, hogyan lehet a levéltárakhoz vonzani az ennek megfelelni tudó szakembergárdát. Ezt követően kerültek terítékre azok a módszerek, amelyek révén a levéltárak javíthatják, illetve új szintre emelhetik kapcsolatukat az iratképzőkkel, tudatosíthatják létüket és jelentőségüket a közvéleménnyel, szélesíthetik az aktív és a szolgáltatásokkal elégedett felhasználók körét. Közel nyolcvan ország levéltárosainak jelenléte lehetőséget nyújtott arra, hogy a legkülönbözőbb kulturális háttérrel és intézményi környezetben szerzett tapasztalatok kerüljenek felszínre. Mivel valamennyi levéltáros mindennapi munkáját és a szakma jövőjét mélyen érintő kérdésekről volt szó, aktív részvétel és élénk vita jellemezte az ülések többségét.

Pierre Nora a levéltárügy fejlődéstörténetének három fő korszakát különítette el: az elsőt az jellemezte, hogy szinte kizárólagos volt a jogbiztosító funkció és a fenntartó érdekeinek szolgálata; ezt követte a “dokumentáció kora”, amikor a történeti kutatás szolgálata került középpontba. Napjainkban a levéltárak a “társadalom memóriájának” alapintézményeivé válnak, amelyekre nem egyszerűen az illetékességi körükbe utalt meghatározott dokumentum-együttesek megőrzésének, hanem a kollektív emlékezet fenntartásának és karbantartásának felelőssége hárul. Ez, a korábbi marginális szereppel szemben, aktív és kezdeményező fellépést, széles körű jelenlétet igényel. Az új korszak egyik legfőbb jellemzője, hogy viszonylagossá válnak az “élő” és a “holt” anyag közötti határok. A bevezető előadás e gondolati csomópontjai megadták a tanácskozás alaphangját.

Az előadók és a vitában megszólalók elsősorban azokat a stratégiákat keresték, amelyek révén a levéltárak vonzereje kiterjeszthető az őket eddig is felkeresők, a történeti kutatásokkal foglalkozók körén túlra. Mennyit tudunk a tényleges és a potenciális felhasználókról? Franciaországban 2001-ben a Le Monde megbízásából közvélemény-kutatást végeztek arról, mit is mond a polgároknak ez a fogalom: levéltár.¹ A megkérdezettek harmada (!) válaszolt úgy, hogy volt már dolga levéltári anyaggal, kiderült azonban, hogy ez túlnyomórészt azt jelentette, hogy a helyi közigazgatási hivatalokat keresték fel a családjukra vonatkozó anyakönyvi adatokért, vagy éppen munkaadójuk “archívumából” kértek adatokat. A franciák általában értik és értékelik a dokumentumok megőrzésének fontosságát, kivételesnek tekinthető az olyan hozzáállás, amely a levéltárakat haszontalan papírok tárhelyének, poros, száraz világnak tekinti. Ugyanakkor a szorosan értelmezett levéltári intézményeket illetően általános tájékozatlanság uralkodik. A levéltárakat ténylegesen felkeresőkről a Kulturális és Kommunikációs Minisztérium megbízásából alapos szociológiai felmérés készült, illetve van folyamatban. A levéltár-látogatás motivációit illetően mintegy 7%-ot tesznek ki azok, akik állampolgári jogaikat érvényesítve, valamely hivatalos eljáráshoz szükséges dokumentumokat keresve fordulnak a levéltárhoz. Szorosabb értelemben vett kutatónak 58% tekinthető, ezeknek harmada foglalkozik ezzel hivatásszerűen. Az összes látogatók 56%-a családkutatás céljából megy levéltárba (ez a csoport részben átfedi az előző, kutatónak minősíthető kört). A hobbi-jellegű család- és helytörténeti búvárkodás tehát elterjedtnek mondható, különösen a nyugdíjasok körében. Ők a levéltárak hűséges törzsközönségét alkotják, és nem utolsó sorban ennek köszönhető, hogy a levéltárakat egyfajta államilag támogatott szabadidő-töltési, kulturális tevékenységi formának is tekintik. A francia levéltárak közismerten jó anyagi ellátottságát, felszereltségét nem utolsó sorban ez magyarázza.

A városi levéltárak igénybevételének tendenciáiról Ramon Albert Fugueras, az ICA/CIA önkormányzati levéltári szekciójának elnöke, Barcelona levéltárának igazgatója adott áttekintést. Összességében optimista képet rajzolt, erősödőnek látja ezen levéltárak szerepét mind a szakmán belül, mind a városok életében. Ezt kétirányú nyitással érik el: egyrészt mélyebben integrálódnak a városi adminisztrációba, másrészt szélesítik az állományukba vont anyag körét, a szűken vett igazgatási anyag mellett nagyobb figyelmet fordítva a magán- és civil szféra dokumentumainak gyűjtésére. A városigazgatás levéltárából a polgárok levéltárává igyekeznek válni a felhasználói kört illetően is: a tudományos kutatás mellett mind nagyobb jelentőséget kap a szabadidős kutatás, valamint a levéltári források bevonása az oktatásba (a hagyományos egyetemi tudósképzésen túlmenően).

Az említetteken túl is több előadás és számos hozzászólás irányította rá a figyelmet annak fontosságára, hogy a levéltárhoz fordulók igényeiről, szokásairól, elégedettségük vagy elégedetlenségük összetevőiről ne csupán a napi munka melléktermékeként rendelkezzünk benyomásokkal, hanem minderről módszeres, szakszerű felmérések készüljenek.

Magyar szempontból különösen tanulságosak voltak az olyan országok viszonyairól szóló beszámolók, ahol azok a kihívások, amelyek a levéltárügyet az utóbbi évtizedben világszerte érték, egybeestek olyan mélyreható társadalmi–politikai változásokkal, amelyek a levéltárak szerepét eleve átértékelték. Gennagyij Boriak, az Ukrán Levéltárak Állami Bizottságának igazgatóhelyettese például úgy látja: noha a levéltárak megnyíltak, és használóik köre összehasonlíthatatlanul szélesebb és sokszínűbb a korábbinál, országa közvéleménye változatlanul hajlamos azokat felesleges papírtömeget őrző, öncélú intézményeknek tekinteni, miközben mindenki elvárja, hogy a számára szükséges információt azonnal szolgáltassák. Azok a csoportok, amelyek a politikai harc fegyverét látják a levéltári anyagban, egyáltalán nem törődnek saját szervezeteik anyagának megőrzésével. A tudományos kutatók részéről nagy nyomás nehezedik a levéltárakra jól használható segédletek, informatikai háttér biztosítása iránt, és nemigen hajlandók méltányolni azokat a nehézségeket, amelyek az öröklött állapotokból, a továbbra is vészes alulfinanszírozottságból, a személyzet és felszereltség hiányából fakadnak. Ráadásul a levéltárak sok évtizedes zártságának ellenhatásaként korlátlan hozzáférésre tartanának igényt az ott őrzött dokumentumokhoz.

A fenntartók és a közvélemény levéltárakkal kapcsolatos beállítottságának változása természeténél fogva hosszabb távú folyamat, nincs szinkronban a politikai, intézményi környezet gyors változásaival. Ugyanez igaz maguknak, a levéltárosoknak a mentalitására és identitására is — derült ki Körmendy Lajos referátumából. A Magyar Országos Levéltár főigazgató-helyettese ezt a magyar levéltárügy példáján igyekezett szemléltetni. Korszerű levéltárügy csak demokratikus viszonyok között fejlődhet ki, ahol súlya van a dokumentumok jogbiztosító szerepének, és fontos érték az intézmények átláthatósága, a közfunkciót viselők felelőssége tetteikért. A diktatúra viszonyai eleve leértékelték a jelenkori iratanyaggal való foglalkozást, a levéltárosok nem érezhették hogy tevékenységük jelentős az állampolgári jogok biztosítása és a társadalmi nyilvánosság szempontjából. Ez fenntartotta az öröklött “történész–levéltárosi” mentalitás uralmát, miközben a levéltárakat “kifelé” kizárólag mint régi iratok őrzőit jelenítette meg. Mindez hozzájárult ahhoz, hogy a szakma nehezen, nagy késéssel reagált/reagál a tömeges irattermelés és az informatika által teremtett új helyzetre. A mentalitásváltás jobbára csak az utóbbi évtizedben kezdett kibontakozni. Ennek fontos ösztönzője volt, hogy a dokumentumok jogbiztosító értékének helyreállítása felértékelte a levéltárak szerepét. Magam Körmendy Lajos fejtegetéseit annyiban vitattam, hogy a szükségszerű mentalitásváltás nem feltétlenül a levéltárügyet a történettudományhoz fűző szálak elszakítása révén történhet, amely kapcsolatok Magyarországon (illetve a Monarchia utódállamaiban) kétségkívül szorosabbak, mint számos, fejlett levéltárüggyel rendelkező országban. Ezt a fiatal levéltáros-generáció jelentős része is megőrzendő értéknek tekinti, nem pedig olyan tehertételnek, amelytől meg kell szabadulni ahhoz, hogy “igazi” levéltárossá legyünk, és olyan kettős identitást alakít ki, amely a levéltárügy és a történettudomány számára egyaránt termékeny.

Egyöntetű tapasztalatként fogalmazódott meg ugyanakkor a konferencián, hogy a levéltári anyag történeti értékének bemutatása és hangsúlyozása önmagában kevés. Ha a levéltárak egyoldalúan csak erre összpontosítják erőfeszítéseiket, aligha kerülhetik el az információs társadalom perifériájára szorulást. Mind a fenntartókat, mind a közvéleményt speciális, rájuk szabott módszerekkel kell meggyőzni arról, hogy a levéltár valóban őket, s nem csupán a múlt búvárainak szűk körét szolgálja. A fenntartók és döntéshozók számára az a meggyőző, ha a levéltár ténylegesen betölti a hivatal emlékezetének szerepét, és hatékonyan gondoskodik a működésükhöz szükséges információk szolgáltatásáról.

A polgárokra irányuló (ne féljünk a szótól!) PR-munka a levéltári tevékenység mind jelentősebb, külön szakértelmet is igénylő szeletét kell, hogy képezze. John Carlin, az USA Nemzeti Levéltárának igazgatója ezen a téren nagyszabású kísérletről számolt be: a washingtoni központi épület megújításához kapcsolódó National Archives Experience elnevezésű program keretében komplex kiállító–kulturális–képzési centrumot készülnek kialakítani 2004-re. Ennek egyik központi eleme az Amerikai Egyesült Államok történeti alapdokumentumainak megújított kiállítása (Függetlenségi Nyilatkozat, Alkotmány, Bill of Rights), amelyhez egy olyan interaktív kiállítás csatlakozik, amely a látogatónak a levéltár raktáraiban való bolyongás, egyben a múltban dokumentumok segítségével történő kalandozás élményét nyújtja. Az interaktív modulok révén a látogató maga is a különböző adathordozókon őrzött dokumentumok aktív használója lehet — pl. segíthet egy idős özvegyasszonynak, hogy az állampolgárságának igazolásához szükséges dokumentumokat összegyűjtse, vagy belehallgathat az elnöki ovális irodában folytatott megbeszélésekbe. Mindeközben világossá válik számára a levéltár jelentősége a demokrácia és a polgári jogok érvényesülése szempontjából. Ugyanerről szól a színházteremben folyamatosan vetítendő dokumentumfilm. Aki mélyebb ismeretekre vágyik, az megkaphatja az oktatási centrum programjai révén. Azokat, akik személyesen nem juthatnak el ide, a program web-oldala igyekszik minél bőkezűbben kárpótolni.

Elisabeth Oxborrow-Cowan, a brit levéltáros egyesület titkára a 2003-ra tervezett Nemzeti Levéltári Hónap előkészületeit ismertette, amelynek célja ugyancsak a levéltárak jelentőségének széles körű tudatosítása. A rendezvénysorozat intézményi, regionális és országos szintű programok gondosan koordinált együttese lesz, amelynek megszervezésére éppen az ösztönözte a szakmát, hogy rendkívül csekély ismertségük és elismertségük ma már érezhetően gátolja az intézmények fejlesztését, felzárkózását az új követelményekhez.

Az informatika és az internet hatása a levéltári segédletekre és tájékoztatásra a legtöbbet tárgyalt témák közé tartozik, ezen belül azonban talán a legkevesebb figyelmet éppen a lényegre szokás összpontosítani: mennyire tudják a kutatók hasznosítani az interneten hozzáférhető segédleteket? Elisabeth Yakel, a Michigan Egyetem kutatója azt vizsgálta, hogyan birkóznak meg a nem hivatásos felhasználók azzal a helyzettel, amikor kiesik a folyamatból a levéltárossal való személyes kontaktus, aki segít kérdéseiket “levéltári nyelven” megfogalmazni. Következtetései aligha meglepőek, bár széles empirikus anyagon való bizonyításuk talán cselekvésre ösztönző is lehet: az átlagos felhasználók nem rendelkeznek azokkal az alapismeretekkel a levéltári fogalmakról és a levéltári rendszerről, amelyeket az interneten elérhető segédletek többnyire előfeltételeznek, így ezeket gyakran kissé misztikusnak, logikájukat nehezen kiismerhetőnek tartják. Miközben tehát a levéltárak hatalmas mennyiségű információt tesznek ezúton fizikailag hozzáférhetővé, ehhez képest nem fektetnek kellő energiát abba, hogy a közönség azt valóban értelmezni is tudja, holott a levéltárak nyitottságának ez legalább olyan fontos kritériuma.

A konferencia keretében került sor az ICA/CIA 2001-ben megalakult Európai Szekciójának (European Regional Branch of ICA — Eurbica) közgyűlésére, amely elfogadta a szekció következő évekre szóló stratégiai tervét. Ennek súlyponti területei: tájékoztató rendszer kialakítása a különböző kutatási programokról, támogatási lehetőségekről, beleértve a tervezési, előkészítési stádiumban levő projekteket is, elősegítve a partnerkeresést a közös programokhoz. Ehhez a szekció már működő honlapja használható fel, mely a Francia Levéltárak Igazgatósága honlapján keresztül érhető el (www.archivesdefrance.culture.gouv.fr). A nemzetközi képzés európai szintű megszervezése terén egyelőre az országonkénti igények és a felajánlható képzési kapacitás kérdőíves felmérése történt meg. Míg a legtöbb igény a “new archives”-nak is nevezett területre irányul (elektronikus iratok, digitalizálás, integrált rendszerek, audiovizuális archívumok), addig ajánlatok leginkább a konzerválás, restaurálás területére érkeztek. A követhető iránynak ezért olyan nemzetközi szemináriumok megszervezése tűnik, melyek keretében kiképzettek hazai kollegáiknak képesek oktatóként is továbbadni a megszerzett tudást. Folyamatban van az egyes országokban alkalmazott iratértékelési módszerek és gyakorlat kérdőíves felmérése is, amelynek alapján a 2004. évi világkongresszusra kívánnak összegző anyagot készíteni. Tervezési stádiumban van az európai államok levéltári vonatkozású jogszabályait felölelő adatbázis. Ennek célja, hogy naprakész, az eredeti nyelven kívül angolra és franciára szakszerű, ellenőrzött terminológiával lefordított joganyag álljon az érdeklődők rendelkezésére, amely tematikus index révén is elősegíti a hatékony áttekintést és összehasonlítást.

Sipos András

[1] A francia archives terminus jelentése az intézményt és az iratanyagot egyaránt felöleli.