Beszámoló az Önkormányzati Levéltárak Tanácsa 2002. évi közgyűléséről

Az Önkormányzati Levéltárak Tanácsa 2002. november 4–5-én tartotta tisztújítással egybekötött éves közgyűlését. A közgyűlés helyszíne a hajdúszoboszlói Helios Hotel volt, amely a színvonalas ellátás mellett a nyugodt, kultúrált tanácskozásra is alkalmasnak bizonyult, dicsérve a házigazda Hajdú-Bihar Megyei Levéltár választását.

4-én hétfőn, délután 14.00 órakor nyitotta meg a tisztújító közgyűlést Böőr László levezető elnök. A megnyitó után Á. Varga László tartotta meg elnöki beszámolóját, ezúttal a tisztújításra tekintettel az elmúlt 4 év munkájáról.

Elsőként az ÖLT önálló rendezvényeinek sorát és ezek eredményeit foglalta össze. Összeállítása a levéltáros szakma mozgalmas négy évéről tanúskodott, valamint arról, hogy az ÖLT az aktuális szakmai kérdések tárgyalását, közös álláspont kialakítását hatékonyan tudta megoldani. Az évente rendezett közgyűlések témáinak sora önmagáért beszél:

1. 1998: Zalaegerszeg. A Levéltári Kollégium felállításának és a szakfelügyelet működésének kérdéseit vitatta meg a közgyűlés.

2. 1999: Mályi. A regionális állami levéltárak felállításának programjáról és a fondszerkesztési alapelvek koncepciójáról alakított ki a közgyűlés egységes álláspontot.

3. 2000: Esztergom. Az ÖLT az egyházi levéltárakkal közösen vitatta meg a szakmai követelményrendszert.

4. 2001: Kaposvár. A személyes adatok védelmének és a levéltári kutatások szabadságának problémái volt a téma.

5. 2002: Hajdúszoboszló. A szakmai továbbképzés közösen kialakítandó programja és a normarendszer újabb felvetései kerültek napirendre.

A rendezvények sorában — jelentőségénél fogva — a gazdasági vezetők évente megtartott fórumát kell jó példaként megemlíteni. A továbbképzésnek is jelentős tanácskozást esetenként a Magyar Levéltárosok Egyesületével közösen szerveztük.

A beszámolási időszakban az MLE–ÖLT közös rendezvények száma jelentősen szaporodott. Eredményes volt a regionális állami levéltári hálózat koncepciójáról tartott közös elnökségi vita, az egységes álláspont kialakítását követően a tervezet, a levéltárak számára elfogadhatatlan részmegoldásai miatt, lekerült a napirendről. Az együttműködési alkalmak sorában a legeredményesebbnek a 15 év kiadványait felsorakoztató 2001. évi rendezvény tekinthető. A bemutató kapcsán előadássorozatot is szerveztünk a forráskiadások témaköréből. Elnök Úr akkor is, és a beszámolójában is neheztelően említette meg a média távolmaradását a színvonalas rendezvényről.

Az ÖLT anyagi helyzete lehetővé tette, hogy a levéltáros egyesülettel összefogva külföldi kapcsolatainkat tanulmányutak szervezésével és „továbbképzési” lehetőségekkel is bővítsük. A városi levéltárak Rio de Janeiroban rendezett konferenciájának részvételi költségéhez, németországi tanulmányúthoz és a római tanulmányút költségeihez járultunk hozzá.

Az ÖLT működésének hatékonyságát nagyban befolyásolja, hogy képviselőink milyen mértékben vesznek részt a szakmai fórumok munkájában. Elsőként a Levéltári Kollégiumot kell megemlíteni, amelynek összetétele kedvezőtlen irányba mutat az önkormányzati levéltárak képviseletét illetően. 1998-ban a kilenctagú testületnek öt tagja volt az önkormányzati levéltárak munkatársa, 2001-ben már csak három tagja. E tendenciának az a veszélye, hogy a szakmában az őrzött levéltári anyag mennyiségét tekintve túlsúlyban lévő önkormányzati levéltárak szakmai kérdéseinek megoldására egyre kevésbé vállalkozik a viszonyokat nem ismerő tagokból álló Levéltári Kollégium. Kielégítő képviseletről számolhatunk be a Nemzeti Kulturális Alapprogram munkájában, ahol hat fővel veszünk részt, ugyancsak kielégítő a részvételünk a Pauler-díj és a Széchenyi-díj odaítélésében. A képviselők eredményes munkáját a díjnyertesek és a kitüntettek listája bizonyítja. Fontos eredménynek tartjuk azt is, hogy a továbbképzési akreditációs bizottságban is van képviselője az ÖLT-nek.

A szakmai eredmények ismertetése után a szervezeti működésről számolt be az elnök. A gyűlés időpontjában a működő 24 levéltárból 23 tagja az ÖLT-nek. (A tanácskozás másnapján érkező Egey Tibor, a Pest Megyei Levéltár igazgatója írásbeli nyilatkozatát követően az ÖLT tagja lett valamennyi működő megyei és városi önkormányzati levéltár.) Az ÖLT alapszabályszerűen évente rendezi meg beszámoló közgyűlését. A közgyűlés mellett 2-3 alkalommal ül össze az elnökség az aktuális egyesületi és szakmai kérdések megvitatására. A gyors döntést igénylő kérdésekben, kihasználva a technikai lehetőségeket, telefonkapcsolat útján is született elnökségi megállapodás. A beszámoló röviden foglalkozott az ÖLT anyagi helyzetével, amely jelenleg is jelentős tartalékkal biztosított. A stabil anyagi helyzethez hozzájárult, hogy pályázati támogatást is nyertünk konferenciákra és tanulmányutakra.

A megoldandó, illetve javítandó problémákat is felsorakoztatta a beszámoló. Az elmúlt évek egyik legnagyobb gondja a kommunikáció, a gyors információcsere hiánya volt. Ezt a feladatot a saját újságnak kellett volna megoldani, de tudomásul kell vennünk, hogy a nyomdai átfutási idő miatt a lap legfontosabb feladatát, az aktualitást, nem tudja biztosítani. A jövőben a modern technika igénybevételével szeretnénk a kommunikációt megoldani, ezért saját honlap működtetéséhez kértünk pályázati támogatást, siker esetén tovább gondolkodhatunk a kihasználásáról.

Az elnöki beszámolót követően az Ellenőrző Bizottság nevében Kovács Lászlóné elnök ismertette a tagokkal a vizsgálatok eredményét, és néhány kisebb kijavítandó adminisztratív hiányosság megállapítása mellett, a beszámoló elfogadását javasolta a közgyűlésnek. A közgyűlés egyhangú szavazással mindkét beszámolót elfogadta.

A működés törvényességének megállapítását követően a tisztújítás került sorra. A jelenlévő 21 tag titkos szavazással megválasztotta a következő 4 évre a tisztikart.

Az egyhangúlag újjáválasztott Á. Varga László átvette az elnökséget és a közgyűlés a szakmai kérdések felé fordította a figyelmét.

Tilcsik György a szakmai továbbképzési terv kidolgozásával megbízott kollégiumi munkabizottság eddigi munkájának eredményét ismertette. A négytagú munkabizottság a 2000-ben elkezdődött hétéves továbbképzési periódusra vonatkozóan készít ajánlást a Levéltári Kollégiumnak.

 A munkabizottság elsőként a szakmai koncepció célját fogalmazta meg:

1. a továbbképzés a lehető legmagasabb a szakmai színvonalon elsősorban a szakmai érdekeket szolgálja,

2. rugalmas legyen, hogy a felmerülő konkrét igényekre reagálhasson,

3. a kvótára tekintettel pénzkímélő megoldásokat alkalmazzon.

A bizottsági koncepció abból indult ki, hogy az önkormányzati levéltárakban és a Magyar Országos Levéltárban — a legfrissebb felmérések alapján — a továbbképzés 250 főt érint. Ekkora létszámnál az oktatás már nemcsak pénzkérdés, hanem szervezeti kérdés is. A szervezeti formát a munkabizottság decentralizáltra tervezi. A fővárosban kialakított — hangsúlyozottan kis létszámú — központ koordinálná az 5-6 vidéki városban működő kihelyezett képzőközpontokat. A képzőközpontok kijelölésénél a közlekedési szempontok mellett a teremigény, technikai igények is felmerülnek, ezért célszerű egyetemi városokban gondolkozni. A munkabizottság megoldási javaslata szerint harmincórás speciális kérdésekkel foglalkozó tanfolyamokból, mintegy 15-20 tárgycsoportot kell kialakítani. A törvény értelmében ezekből az érintetteknek négyet kelleni teljesíteni. A harmincórás tanfolyam blokkok mindegyike minden helyszínen — forgószínpad-szerűen — elvégezhető lenne, természetesen szabad választás útján. A szervezeti kérdések eldöntése után a továbbképzés kézbentartásának legfontosabb állomása a tanfolyamokra megszerzendő akreditáció. A munkabizottság tervei szerint — igen szoros munkatempóval — a jövő év közepére megindulhat a képzés.

Tilcsik György előadásához számtalan hozzászólás érkezett, ezek legtöbbje az akreditáció problémáját érintette, annak anyagi vonzatát, az oktatók kérdését, a távoktatás lehetőségét. A hozzászólásokra adott válaszokból egyértelművé vált, hogy a levéltárkezelői és segédlevéltárosi képzés módja nem változik, az továbbra is a Magyar Országos Levéltárban történik, a törvényi felhatalmazás alapján. Egyértelműsítette az előadó azt is, hogy a dolgozók szabad választása a továbbképzés, de az egyéb formációkban — pl. nyelvoktatás, szakdiploma megszerzése — történő továbbképzés a munkavállaló és a munkáltató megállapodásának kérdése és az éves továbbképzési tervekben kell névre szólóan rögzíteni.

A hozzászólások, és ötletek nagy számára tekintettel Tilcsik György a munkabizottság nevében — igen rövid határidővel — az önkormányzati levéltárak véleményének, ötleteinek összegyűjtését és a tényleges igények felmérését vállalta.

Szegőfi Anna a szakmai követelményrendszerből adódó dologi és személyi igények felméréséhez készített néhány számítást, és ennek eredményét mutatta be beszédes táblázatokban és grafikonokon. Levéltárakra lebontva táblázatba foglalta 1991 és 2001 között az őrzött iratanyag mennyiségének és a létszám növekedésének az arányát. A végeredmény elgondolkodtató; az iratmennyiség 45,14%-os emelkedése mellett a létszám mindössze 10,04%-kal nőtt. Az előadó megvizsgálta az eredményes gyűjtőterületi munkához szükséges munkaerőigényt is, amelyhez a levéltárakban nyilvántartott szervek számát összevetette a követelményrendszerbe foglalt kötelező szervlátogatásokkal, és a levéltári éves beszámolókban szereplő ellenőrzési teljesítéseket használta összehasonlításként. Számításai szerint a követelményrendszer szervellenőrzési előírásainak teljesítéséhez az önkormányzati levéltáraknak évente 2337 szervlátogatást kellene végezniük, miközben ötéves átlagban csak 1414 ellenőrzésre van kapacitásuk. Az előadó az általa felvetett, halmozódó létszámhiányra megoldást is javasolt; a jól előkészített iratátvételt, a megalapozott és széleskörű szakmai munkával elvégzett iratértékelést, amelynek eredménye lehet az értékhatár alá sorolás, és a levéltárba kerülő iratanyag mennyiségének az ésszerű csökkenése. Harmadikként a levéltárak számítástechnikai feladataival kapcsolatban végzett számításokat az előadó. Megvizsgálta, hogy a teljes iratállomány raktárjegyzékeinek számítógépre vitele mennyi karakter számítógépes beírást igényel, és ennek alapján mennyi az a vállalkozói költségigény évente, amely a 2005. december 31-re befejezett adatbevitelhez szükséges. A végeredmény több, mint 200 millió forint évente.

A beszédes számok alapján Á. Varga László elnök további vizsgálatokra és számításokra tett ígéretet. Tájékoztatta a közgyűlést, hogy a számítások eredményét az elnökség a Levéltári Kollégium elé terjeszti.

Lakos János vezető szakfelügyelő az önkormányzati levéltárak ellenőrzésének tapasztalatait foglalta össze. A jelenlévők legnagyobb megelégedésére megállapította, hogy a hiányosságok ellenére az önkormányzati levéltárak szakmai teljesítménye a legjobb a levéltárak összességét tekintve.

Előadásában a fenntartókra és a levéltárakra egyaránt kiterjedő vizsgálatok általános irányait foglalta csoportokba. A levéltári épületekkel kapcsolatban megállapították a vizsgálatok, hogy az épületadaptációk jelentik az általános gyakorlatot. Az utóbbi 1-2 évben előtérbe kerülni látszik az új épületek építése, amit célszerűségi és szakmai okokból a szakfelügyelet is támogat.

A dologi ellátottság körébe tartozónak minősítette, hogy a megyei levéltárak költségvetésének a szerkezete átalakult. A saját bevételek a korábbi években bértárolásból adódtak, ez a jogcím eltűnni látszik, helyét a pályázati bevételek töltik ki. A költségvetés ilyen irányú átalakulását a szakfelügyelet pozitívan értékeli, ugyanakkor a szakmai kiadások pályázati úton történő finanszírozásának nagymértékű elterjedésével nem ért egyet. A költségvetési szerkezet-átalakulás negatív tendenciáira jó példa, hogy az informatikai eszközök beszerzésére pályázati úton szerzik meg a levéltárak a pénzt, de a további fenntartásra és a fejlesztésre már nincs meg a fenntartói költségfedezet.

A személyi ellátottságra vonatkozó vizsgálatok alapján a szakfelügyelet megállapította, hogy az önkormányzati levéltárakban általánosságban létszámhiány van. 1995–2000 között vizsgálta a létszám és az őrzött iratanyag mennyiségének az arányait. Számításai szerint 5 év alatt 631 főről 658 főre növekedett a létszám, ez 4%-os emelkedést jelent. Ugyanezen időszak alatt az őrzött iratanyag mennyisége 16%-os növekedést ért el. A további normaszámítások készítőinek figyelmét felhívta arra, hogy az iratmennyiség és a létszám összehasonlítása mellett, ugyancsak beszédes szám, a kutatási esetek 1995–2000 közötti 40%-os növekedése. Megemlítette azt is, hogy az egyes levéltárakban az összlétszám belső aránya igen tarka képet mutat.

A szakfelügyelői vizsgálatok negatív tapasztalataival is foglalkozott az előadó beszámolója végén. Általános tendenciaként a vizsgálatok megállapították, hogy a hagyományos rendezési, selejtezési és segédletkészítési munka háttérbe szorult, és nem kielégítő a gyűjtőterületi munka. A gyűjtőterület karbantartása érdekében egyetért azzal a felvetéssel, hogy értékhatár-vizsgálatokat kezdeményezzünk. Felhívta a levéltárak figyelmét a kutatások rendjének felülvizsgálatára és a törvénynek nem megfelelő kutatási szabályzatok megújítására.

Molnár József, a NKÖM főosztályvezető-helyettese nagy érdeklődéssel várt beszámolóját a kormányprogram levéltárakra vonatkozó részének szószerinti ismertetésével kezdte. A politikusok által megfogalmazott mondatok magyarázataként a következőképp értelmezte a kormányzati stratégiát:

1. a levéltárak számára jelentős pénzügyi támogatásra van lehetőség,

2. a támogatás normatív rendszerű lesz,

3. a kormányprogram törekszik az állami és önkormányzati feladatok szétválasztására.

Molnár József ezt követően összefoglalta a levéltári szakma legsürgetőbb feladatait. A raktározási feltételek javítása érdekében az állományvédelmi normatívák alapján minél előbb valamennyi raktárunkat minősíteni kell. A követelményrendszer előírásai értelmében a fenntartónak kötelessége megoldási tervet készíteni, ennek a tervnek az alapján már számszerűsíthető és igényelhető a normatív támogatás. Molnár József felhívta a jelenlévők figyelmét, hogy véleménye szerint — egyéb megoldások hiányában — a meglévő raktározási feltételek javítására továbbra is a legkézenfekvőbb megoldás a regionális állami levéltári hálózat kiépítése.

A következőkben a személyi és technikai feltételek kérdéskörre vonatkozóan fogalmazott meg tennivalókat. Követendő példának minősítette az ÖLT kísérletét a normatívák megfogalmazására, javasolta a munka folytatásaként a veszélyeztetett levéltári anyag megmentésére vonatkozó számítások megtervezését. A szakmai szervezeteknek a normatívák kidolgozásán kell munkálkodniuk, hogy az intézmények elkészíthessék a minden kérdésre kiterjedő, középtávú tervüket. Egy ilyen középtávú terv alapján bármikor megfogalmazható és számokkal alátámasztható az egyes intézmények igénye.

A központi nyilvántartási rendszerről szólva tájékoztatta a jelenlévőket, hogy a feladathoz szükséges pénz a költségvetési tervezetben rendelkezésünkre áll. Nagyon fontos lenne, hogy a rendszerrel kapcsolatos szakmai elvárásokról a Levéltári Kollégium még a decemberi ülésén döntsön, hogy a munka megindulhasson.

Summázva a tájékoztatását, megfogalmazhatjuk, hogy a költségvetési támogatás megszerzéséhez szakmai normatívák szükségesek, ezek alapján mindenre kiterjedő igényeket megfogalmazó, középtávú, intézményi szintű, terveket kell készítenünk. A munka során az állami szerepvállalás megvalósulására konkrét tervet kell kidolgoznunk. Molnár József véleménye szerint megoldásként újra kell tárgyalnunk a regionális állami hálózat felállítására vonatkozó elképzeléseket.

A kétnapos tanácskozást az aktuális szakmai kérdések megvitatására is felhasználták a jelenlévők.

Elsőként, az elnök kezdeményezésére a Levéltári Szemle pénzügyi megsegítésére vitattak meg néhány javaslatot. A felszólalók mindegyike hangsúlyozta, hogy a tagság ingyenes példányának gyakorlatát fenn kell tartani mindaddig, amíg bármi más pénzügyi lehetőség kínálkozik a megjelentetésre. Felvetődött a hirdetések és szponzorok toborzásának kérdése is, de ezt bizonytalanságánál fogva a jelenlévők nem minősítették elfogadhatónak. A közgyűlés végül is a levéltárak előfizetési díjának évi 20 000 forintra történő emelést 17 igennel 5 tartózkodás mellett megszavazta, azzal a megkötéssel, hogy az előfizetési díj ellenértéke 1 db CD lemezen kerül a levéltárak könyvtárának állományába.

Az aktuális kérdések között Breinich Gábor a jelenleg futó informatikai pályázatok tartalmát és a levéltárak lehetőségeit ismertette. A jelenlévők megbízták Breinich Gábort, hogy a vállalkozó levéltárak képviselőinek rövid határidőn belül bővebb tájékoztatást és helyszíni segítségnyújtást is adjon egy Budapesten tartandó értekezleten.

Csombor Erzsébet az Államháztartási és Közigazgatási Informatikai Szolgáltatónál elrendelt selejtezések vizsgálatához kérte az ÖLT segítségét. Az ismertetett központi utasítás alapján december 30-éig végrehajtandó selejtezés során megsemmisül az 1988 előtt keletkezett teljes iratanyag, beleértve a dolgozók nyugdíjazásának alapjául szolgáló bérkartonokat is. A tanácskozáson résztvevők egyetértésével az ÖLT felhívására a további vizsgálatig a bérkartonok selejtezéséhez a levéltárak nem járulnak hozzá. Á. Varga László elnök a további vizsgálódásokra és a megnyugtató megoldás kidolgozására tett ígéretet.

A két félnapos tanácskozás az üléseken elhangzottak mellett — a jól bevált szokásoknak megfelelően — a szünetekben „kiscsoportos” információcserével is az önkormányzati levéltárak érdekeit szolgálta. A hétfő esti jó hangulatú baráti beszélgetéshez, a fogadó házigazda, Radics Kálmán igen finom termelői borral járult hozzá, köszönet érte.

Szegőfi Anna