Haraszti Viktor

Digitalizálás a gyakorlatban

Bevezetés

A 21. sz. elején a levéltárak társadalmi, sőt gazdasági életben betöltött helyét kiemelten határozza meg az informatika minden mást elsöprő fejlődése, az ebből eredő kihívások. A digitális irat mára valósággá vált, és már nem az a kérdés, akarunk-e digitalizálni, hanem az, hogyan, miképp vegyünk–vehetünk részt benne.

A gazdasági élet terén korábban és mára az államigazgatás terén is kiemelt terület lett a munkafolyamatok elektronikus követése, beleértve az elektronikus iratkezelést is. Az eKormányzat, annak részeként az elektronikus iratkezelés egyre inkább valóság a hivatal, az ügyfelek és a levéltárak részére is.¹ A gazdasági társaságok iratkezelésének egyre nagyobb hányadát teszik ki az elektronikus iratok, amelyek papíralapon meg sem jelennek, és ha igen, akkor sem a papíralapú formájuk kerül irattárba. Az integrált elektronikus iratkezelő rendszerekben keletkeztetett maradandó értékű iratok átvételénél csupán a meglévő, papíralapú adathordozóknál több-kevesebb sikerrel hatékony levéltári jogszabályokra hagyatkozni nem lehet.²

A témakörben a Levéltári Szemlében korábban³ már megjelent egy összefoglaló tanulmány és a legutóbbi számban levéltárosi oldalról a levéltári digitalizálás kérdéskörének vizsgálata történt meg.⁴

Néhány éve részese lehetek egy magas követelményrendszert felállító és jelentős iratmennyiséget feldolgozó digitalizálási projektnek, amelyben az Állami Privatizációs és Vagyonkezelő Rt. iratanyagának feldolgozása folyik.⁵ Ugyanakkor levéltári szakfelügyelőként több olyan kérdéssel szembesülhettem, amely az informatika levéltári alkalmazásával kapcsolatban merült fel. Az általunk használt digitalizálási gyakorlatból és a tárgyban szerzett egyéb ismeretek alapján egészíteném ki a megjelent tanulmányt, egyes állításaival némiképp vitázva is.

Az Állami Privatizációs és Vagyonkezelő Rt. iratainak digitalizálása

A privatizáció legfontosabb dokumentumainak elektronikus archiválása PHARE segítséggel indult meg 2000 elején, amikor az ÁPV Rt. portfóliójába tartozó tartós állami tulajdonú, ill. kisebbségi állami tulajdonrésszel rendelkező gazdasági társaságok ÁPV. Rt. központi irattárában lévő iratainak digitalizálása kezdődött meg, az igazgatósági dokumentációs tár és a szerződéstár iratanyagának teljes körű feldolgozásával egyidejűleg. A szerződéstár iratanyagának digitalizálása mára befejeződött, a központi irattár és a társaság egyes igazgatóságai iratanyagának digitalizálása folyamatosan halad. Az ÁPV Rt. tervei közt szerepel a teljes körű elektronikus iratkezelési rendszer kialakítása is.

Az elektronikus archiváláshoz lapszkenereket és könyvszkennereket használunk. Az iratok elektronikus feldolgozását, a digitalizált iratok visszakereshetőségét a DocuWare AG. DocuWare 4.0 szoftverének segítségével végezzük.⁶ A feldolgozás két éve alatt mintegy 350 000 ezer dokumentum, 3 600 000 oldal (A/2-A/6 méret közötti), fekete–fehér (kéttónusú) feldolgozása történt meg, amelyeket TIFF4 nyílt szabvány formátumban tárolunk.⁷ A projekt egyes elemeinek bemutatását tanulmányom további részeihez kapcsolódva teszem meg.

A digitalizálás alkalmazási területe

Mire e tanulmány megjelenik a digitalizálás az Informatikai és Hírközlési Minisztérium pályázatának eredményeképp vélhetően több hazai levéltárban gyakorlati feladatként jelentkezik majd.⁸ Az eredményesen pályázók informatikai fejlesztésre, digitalizálásra eddig levéltári területen soha nem látott összegeket nyerhettek el.

A hazai levéltári digitalizálási tapasztalatok viszonylag szűk körűek. Jelentős digitalizálási munkát végzett levéltári területen az Arcanum Kft., a Magyar Országos Levéltárban és Budapest Főváros Levéltárában. Ez a digitalizálásnak azon területe, amely az iraton lévő információt dolgozza fel, nem is minden esetben OCR (optikai karakter felismerő) segítségével, hanem a szöveg újbóli begépelésével. Az így létrejövő ún. teljes szövegű adatbázisok a dokumentum minden elemét visszakereshetővé teszik. Az eredeti levéltári irat azonban nem minden esetben kerül képként is digitalizálásra.⁹

Jelen tanulmány célja a képként történő digitalizálás áttekintése.¹⁰ Majd minden levéltár rendelkezik kis teljesítményű síkágyas lapolvasóval, amellyel néhány iratot, de főként képeket már digitalizáltak is. Ez azonban csak a kezdeti tapasztalatokra elég. A Magyar Országos Levéltárban végzett digitalizálási projektről sajtótájékoztatón lehetett hallani, a fejlesztő cég is levéltári archiváló (digitalizáló) szoftverként mutatja be termékét, de a tapasztalatok gyakorlati eredményeiről e sorok írásakor keveset tudni.¹¹ A Történeti Hivatalban tervszerű digitalizálás folyik¹² és levéltári anyagban végez digitalizálást a GDL General Document Line Rt., mégpedig a Magyar Államvasutak Rt. 1930–40-es évekbeli, MÁV Rt. őrizetében lévő iratanyagban. Ez az épülőben lévő MÁV levéltár digitális archívumaként szolgál majd.

A külföldi tapasztalatok sokkal gazdagabbak és ami fontos, hozzá is férhetőek.¹³ Megkerülhetetlen kérdés: mi célból kell, lehet és szabad iratokat digitalizálni? Állományvédelmi szempontból elsődleges használatát a szakirodalom nem ajánlja, az előző számban már kimerítően ismertetett okokból.¹⁴ Másodlagos állományvédelmi jelentősége azonban óriási, hisz a digitalizált iratról korlátlan mennyiségű másolat készíthető az eredeti károsítása nélkül.

A digitalizálás kiemelt levéltári területe lehet a ritkaságok, egyedi értékek hozzáférhetővé tétele. Ez talán a jelenleg leginkább követett módszer. Olyan iratok, kiadványok kerülhetnek így a nagy nyilvánosság elé, amelyek más eljárással sokkal bonyolultabban és költségesebben. Több projekt közül talán a 1454. évi kiadású, göttingai Gutenberg Biblia digitalizálását említeném. A két kötetes kiadás 1282 oldalát digitalizálták és tették CD-n, és ami ennél fontosabb, Interneten is hozzáférhetővé. A kötet oldalai képként is megtekinthetőek, de a biblia lapjain lévő szövegek átiratban is olvashatóak. Az Internetes címen a felvételezés technikai részleteiről szöveges és képes beszámoló egyaránt található.¹⁵

Németországban a Retrospektív Digitalizálási Projekt 70 önálló projektet eredményezett, amelyek célkitűzésükben főként a szélesebb közönség elé tárhatóságot tűzték ki. Ezek nagyobb része könyvészeti anyag digitalizálását jelenti, de szerepelnek a projektben kisnyomtatványok, plakátok, kották, papíruszgyűjtemény, középkori kéziratok és mikrofilmek digitalizálása is.¹⁶ A projektek során rögzített tapasztalatok hasznos segítséget nyújthatnak a hazai digitalizálási munkák megkezdése előtt. Különösen értékesek a Göttingai Egyetem digitalizáló központjának tapasztalatai.¹⁷ A közzétett statisztika szerint az egyetem szerveréről 2002. november 27-én 3386 dokumentum férhető hozzá, amely 1 339 239 képet jelent.¹⁸

Ausztriában — többek közt — a grazi Egyetemi Könyvtárban folyik a középkori kéziratok digitalizálása és CD-n történő közzététele.¹⁹ Az általános ausztriai tapasztalatokat Hans Zotter ismerteti, szintén a világhálón.²⁰

A hazai és nemzetközi tapasztalatok összegzése, az elemzések nyilvánossá tétele rendkívül sokat segíthetne a hazai digitalizálási projektek bevezetése előtt, hisz nem szükségszerű ugyanazon hibákat elkövetni, amelyeket esetleg mások már elkövettek.

A digitalizálás biztonsága

A számítástechnikai adathordozók, úgy a merevlemezek, mind a külső háttértárolók jelenbeni és jövőbeni változása folyamatos, biztos sztenderdekre egyelőre nem számíthatunk. Ugyanakkor tudomásul kell venni: már ma keletkeznek olyan iratok — maradandó értékű iratok is — amelyek csupán elektronikus formában léteznek, materializált formában nem.

A levéltári anyag biztonságának megteremtése főként állományvédelmi feladat, ami az elektronikus irat világában nem könnyű. Levéltárban végzett digitalizálásnál kettős feladat, hisz a digitalizált irat eredetije levéltári anyag, amely maradandó értékként nem selejtezhető. Selejtezhető levéltári anyag digitalizálása értelmetlen volna. Így adott esetben három példány különböző állományvédelmi követelményeknek megfelelő őrzését kell biztosítani: a papíralapú eredeti dokumentumét, az arról készített mikrofilmes biztonsági másolatét és a hozzáférhetőséget elősegítő digitalizált változatét.

Elektronikus irat esetén az erről készített mikrofilm lehet a biztonsági másolat. Az ilyen, COM (Computer Output Microfilm) technológiával működő berendezések ára nem csekély, így valószínű, hogy az elektronikus iratot digitális formájában, számítástechnikai adathordozón kell majd megőrizni.²¹

Egyes publikált vizsgálatok alapján az optikai adathordozók fizikai élettartama a száz évet biztonsággal elérheti,²² de ez a gyakorlatban az eltelt idő rövidsége miatt nem bizonyított. Nem beszélve arról, hogy bár fizikailag az adathordozó száz év múlva is vélhetően sértetlen lesz, mégis kérdéses a rajta tárolt adatok adatvesztésének mértéke, főképp, ha a bekövetkező hardver–szoftver változások következményeit is figyelembe vesszük. Egy mai szoftverrel mai személyi számítógépen tárolt digitalizált irat folyamatos karbantartás, átmásolás, verziófrissítés nélkül már igen rövid idő alatt „elveszhet”, néhány verzió kimaradása után a korábban használt szoftver legújabb verziója adatvesztés nélkül már nem biztos, hogy az adott elektronikus iratot kezelni tudja majd, erre már ma is több példa ismert.²³ Ugyanakkor levéltári megőrzés szempontjából a vélelmezetten garantált száz év sem tekinthető elegendő biztonságnak.

Az informatikai biztonság megteremtésének első lépcsője a levéltárakban is az Informatikai Biztonsági Koncepció, majd az Informatikai Biztonsági Szabályzat elkészítése. Csak akkor lehet sikeres a számítástechnikai adathordozók és a digitalizált dokumentumok állományvédelme, ha a szigorú mentési, tárolási, átmásolási stb. szabályok rögzítésre kerülnek és következetes betartásra is.²⁴

Biztosnak tűnő megoldás, ha a digitalizálással egyidejűleg vagy azt megelőzően mikrofilm másolat is készül. Léteznek olyan szkennerek, amelyek egyidejűleg mikrofilmre is veszik az iratot, de áruk olyan borsos (15-20 millió forint), hogy ez a megoldás csak összefogással lehetne eredményes.

Az elektronikusan tárolt állományok védelme egy szempontból egyszerűbb: a készített korlátlan számú másolatok nem eredményeznek minőségromlást, azonos technikai feltételek megtartása mellett. A digitalizálás folyamatában az eredeti adathordozóról készül egy digitalizált felvétel, ami számítástechnikai adathordozón kerül tárolásra. Ez első ütemben a számítógép merevlemeze, majd az adatok valamilyen író szerkezet (CD, DVD stb.) segítségével külső adathordozóra kerülnek.

Az ún. mesterpéldány tehát a merevlemezen kerül elsőként rögzítésre. A merevlemezek kapacitása folyamatosan nő és egy számítógépben ma már felhasználói szinten sem okoz gondot több merevlemez összekötése. A kutatók, felhasználók, esetleg Internetes hozzáférhetőség esetén a gyors hozzáférés biztosítása csak ilyen módon képzelhető el. A merevlemezen lévő állományokról azonban biztonsági másolatot kell készíteni, legalább két példányban és azokat fizikailag is egymástól elkülönítetten kell tárolni. Ez nem kis feladat, hisz nem csupán fizikai tárolásról van szó, hanem meghatározott időközönként az állományok ellenőrzéséről, átmásolásáról, amelynek elvégzéséhez komoly technikai és szakmai háttérre van szükség.

Gyakorlati tapasztalatokból adódóan pont az a félő, hogy a digitalizált állományok kellő technikai háttér és szabályozás hiányában olyan „elfekvő” adatbázisok lesznek, amelyeket — ahogy a papíralapú irattárak egy részét is — bizonyos idő elteltével már alig használnak, megfeledkeznek róla. Ami a papíralapú adathordozónál adatvesztés nélkül lehetséges, az a számítástechnikai adathordozónál sokkal veszélyesebb. (Bármely levéltári munkatárs észreveszi a hagyományos adathordozón a károsodást, míg az átmásolni elmulasztott számítástechnikai adathordozó fizikailag lehet teljesen ép, egyidejűleg adattartalmában végzetesen károsodott.) Az Informatikai Biztonságtechnikai Szabályzatban foglaltakat a halmozott emberi és technikai kockázati tényezők miatt (tudatos mulasztás, hanyagság, feledékenység, hozzá nem értés stb.) precízen be kell tartani.

Egyetértek azzal, hogy a hardver és szoftver változások folyamatos kihívás elé állíthatják a digitalizált állományok és a hozzájuk kapcsolódó adatbázis védelmét, ugyanakkor azt gondolom, hogy a folyamatos karbantartással, a hardver- és szoftverváltozások követésével, az adott esetben szükséges konvertálásokkal a digitalizált állományok „elfekvővé” válása elkerülhető és használatuk folyamatosan biztosítható. A kérdés az elektronikus irat levéltári átvétele kapcsán úgysem kerülhető meg.

Az ún. mesterpéldányok technikailag csak abban az esetben különbözhetnek a további másolatoktól, ha a mesterpéldány jobb minőségű adathordozóján tömörítés nélküli, míg a további másolatokon tömörített állományokat őrzünk. Egyéb esetben a készült másolatok teljesen egyenértékűek a mesterpéldánnyal, sőt a merevlemezen lévő első digitalizált változattal is.

A digitális szalagos egységre (DAT kazetta) történő mentés nagyobb biztonságot nyújt ugyan, de a CD lemez használatánál költségesebb és a mágnesszalagok biztonságos tárolási körülményeit is meg kell teremteni. A tárolt adatok kétévenkénti ajánlott átmásolása drága és időigényes eljárás.²⁵ Használata a levéltárosoknak a digitalizálás amúgy sem egyszerű folyamatát még összetettebbé teszi.

A PRIV-DAT Kft. által követett gyakorlat szerint a digitalizált állományokról — amelyek teljes mennyiségükben megtalálhatók a merevlemezen — hetente kétszer készül biztonsági másolat, a szerver géptől fizikailag is elkülönített számítógép rögzített és egy kivehető merevlemezére. Ha az állomány gyarapodása 1 CD lemez (650 Mb, kb. 20 000 oldal) mennyiséget elér, az két példányban kiírásra kerül és a két példány — ellenőrzés után — egymástól fizikailag is elkülönített helyen kerül tárolásra.

A képek (fájlok) esetleges sérülése esetén a CD-n lévő állományokból a digitalizált képi állomány helyreállítható. A képekhez rendelt adatbázis is folyamatosan mentésre kerül, hisz a felépített adatbázis a társaság munkatársai több éves szorgalmas munkájának eredménye. A DocuWare szoftver egyik előnye, hogy a meta-adatokat az egyes digitalizált képekbe (fájlokba) is rögzíti, így az adatbázis esetleges sérülése esetén a képekből rekonstruálható az adatbázis is. Az adatbázis és a képi állomány (a fájlok) folyamatos ellenőrzés alatt állnak, azaz a digitalizált iratok azonosságát, a hitelességet biztosító sértetlenségét és az adatbázis épségét, tartalmi változatlanságát rendszeresen kontrolláljuk.

Az állományvédelmi szempontokat messzemenően szolgálja a gyakran kutatott iratok digitalizálása, mivel ezekről az eredeti további sérülése nélkül adható ki másolat. Nyugat-Európában a levéltárak egy része már szolgáltatásként nyújtja az iratok digitalizált változatát, igaz, jóval költségesebb eljárásként mint a hagyományos fénymásolást.²⁶

Digitalizálás és mikrofilmezés esetén egyaránt szükség van a rögzítendő irat megvilágítására. Sokszor felmerülő kérdés: kitehető-e az eredeti irat a felvételezés során kapott fényhatás károsodásának? Hartmut Weber, a koblenzi levéltár igazgatója tanulmányában megállapítja, hogy egy színes digitális szkennelés során akár 30 mp. ideig több mint 1000 lux erősségű fény érheti az iratot. Ez a károsodás ugyanakkor relatív, hisz a kutatóteremben lévő iratanyag kutatás során viszonylag hosszú ideig kap kb. 300 lux fényerejű megvilágítást, ami ugyanilyen károsodást idézhet elő.²⁷ Az iratok többszöri fénymásolásának károsító hatását sem kell bemutatni. Az iratok digitalizálásának a mikrofilmezéssel kapcsolatban rég megfogalmazott elvárást kell (túl)teljesíteni: az eredeti adathordozó egyszeri felvételezésével, digitalizálásával olyan másolat készítése, amely sokféle célú felhasználásra alkalmas, az eredeti megóvásával.

Digitalizálás és adatbázis építés

A digitalizálásra kijelölt állományokat a folyamat előtt célszerű végleges levéltári rendbe hozni, bár jó feldolgozó szoftver segítségével akár rendezetlen állományban is biztosítható a visszakereshetőség. Az semmiképpen nem ajánlható eljárás, hogy fájlként digitalizáljunk dokumentumokat, majd csupán az átnevezett fájlnevek után tájékozódjunk. Egy négyszáz oldalas irat vagy könyv szkennelés után négyszáz önálló fájlt alkot, amelyek összefűzéséhez már szoftver szükséges.

A készítendő adatbázis (elektronikus segédlet) sokféle lehet, a legjobb megoldás egy professzionális archiváló szoftver alkalmazásával érhető el. Alkalmas szoftver a felhasználó terület szűkkörűsége miatt viszonylag csekély számban található, az üzleti életben a workflow megoldások az uralkodóak. Saját fejlesztésben gondolkodni költségkihatása miatt aligha célszerű. A piaci szereplők részéről mégis van érdeklődés, hisz ha sikerülne egy levéltári archiváló (digitalizáló) szoftver kialakítása, akkor az elektronikus iratokat későbbiekben átadó szervek rákényszerülnének bizonyos formátumok, programok használatára, ami a fejlesztőnek már széles piacot jelenthetne.

A megnyugtató megoldáshoz levéltári és számítástechnikai szakemberek szakmai alapokon nyugvó együttműködésére van szükség, azzal a megjegyzéssel, hogy a verseny erről a területről sem zárható ki.

Az általunk használt DocuWare szoftvert modulrendszerű kiépítése, a digitalizált képekhez rendelt adatbázis rugalmas alakíthatósága, az eredetiség garantálása miatt alkalmasnak tartom levéltári digitalizálásra is. A szoftver részletes ismertetése a már említett honlapon megtalálható.

Röviden a digitalizálásnál követett gyakorlatot ismertetném: a szoftver — és természetesen szkennerek — segítségével TIFF4 formátumba digitalizáljuk az iratokat és a digitalizált képekhez (fájlokhoz) sokrétű visszakeresési szempontrendszer alapján adatbázist (index-adatokat) rendelünk.

Az adatbázis építése manuális, az index-mezőket a munkatársak az iratokon található információk segítségével töltik fel. Az adatbázisban a következő fontosabb visszakeresési szempontok (index-mezők) kerültek meghatározásra: az irat küldője, feladója; az irat címzettje; az irat keletkezési ideje; az irat ÁPV Rt-nél kapott iktatószáma; az iraton található egyéb nyilvántartási számok (egyes szervezeti egységek nyilvántartási száma); az irat tárgyköre, azaz rendezés utáni tételbe sorolása. Az iratok selejtezhetőségét jelző, az ÁPV Rt. irattári tervében meghatározott tételszámok is az index-adatok részét képezik, így a digitalizált iratok papíralapú eredetijük őrzési idejének lejártával egyszerű leválogatás után selejtezhetőek lesznek.²⁸ Bár a biztonsági mentésként kiírt CD-ken az irattári anyag egésze az adathordozó fizikai megsemmisüléséig selejtezetlen formában is megmarad, a levéltárnak már csak a maradandó értékű irattári tételek digitalizált állományait kell — leválogatás után — ma még nem rögzített módon és formában átadni.

Az irat tárgya is rögzítésre kerül egy ún. memo-mezőben. A tárgy mezőbe 64 KB. szöveges információ helyezhető el, ami akár azt is jelentheti, hogy az irat egész szövegét OCR (karakter-felismerő) segítségével át lehet emelni. Ebben az esetben az irat képi digitalizált formája mellett teljes szövegű adatbázisként — akár más alkalmazások részére is — rendelkezésre áll. A teljes adatbázis sokrétű lekérdezési, egymás mellé rendelési, szűkítési stb. lehetőséget biztosít, de a felhasználó számára biztosított az adatbázisban lévő összes adatban, az index-mezőkben egyidejűleg történő teljes körű szöveges, akár szótöredékes keresés, beleértve ebbe a tárgy mezőben lévő meghatározásokat is.

Ha a tárgy mezőbe karakter-felismerővel az irat teljes szövegét átemeljük, akkor az ún. intelligens irat is létrejön, míg az eredeti képi megfelelője is megtalálható marad. A képként történő digitalizálás előnye ugyanakkor, hogy a későbbi karakterfelismerővel történő átalakítás bármikor elvégezhető, a digitalizált kép megváltoztatása nélkül. Ha a karakterfelismeréshez előbb digitalizáljuk az iratot, majd képét nem, csupán a teljes szövegű adatbázist őrizzük meg, akkor mindazon előnyök, amelyekről már szó esett, elvesznek.

A digitalizálás adatbázis-építését segítő archiváló szoftverek esetében a felhasználó nem válogathat a jobbnál-jobb megoldások közt, már ami a levéltári célú felhasználást illeti. Az említett irat archiváló, digitalizáló szoftverek nem olcsók, több milliós beszerzési áruk meggondolásra késztet. Ugyanakkor szabad-e adatbázist építeni megfelelő adatbázis kezelő nélkül? Véleményem szerint nem, és ha mégis ez történik, az az anyagi és szellemi erőforrások elpocsékolását jelenti.

A jövőre nézve elsődleges feladatnak tartom a levéltári alkalmazásnak megfelelő, irat digitalizáló szoftverek tesztelését, levéltár-szakmai szempontú értékelését. Meg kell határozni, milyen szempontok szerint kell felépülni egy digitalizált állomány adatbázisának, a jelenlegi felhasználói (kutatói) igények és a levéltári szempontok minél szélesebb körű tapasztalatainak felhasználásával.

Kellően rugalmas szoftver használatával jó kompromisszum érhető el a szoftver készítői és a levéltári felhasználók közt. Ugyanakkor lehet, hogy bizonyos dolgokról, amelyek ma erősen tartják magukat, le kell mondani. Nem biztos, hogy célszerű egy nagy, egységes, a hazai levéltárak egész iratanyagát átfogó rendszerben gondolkodni és csak ebből az irányból elindulni, mert ez ugyanolyan kudarcokhoz vezethet mint az elszigetelt, egyéni kezdeményezések.²⁹ Az egyéni kezdeményezések koordinálását, a szakmai tapasztalatok mainál sokkal szélesebb körű cseréjét e téren ugyanakkor — levéltári és szakfelügyelői tapasztalataim alapján — elengedhetetlennek tartom.

Az elektronikus dokumentum hitelessége

A hitelesség kérdésével is foglalkozik a Levéltári Szemlében megjelent tanulmány, itt azonban érdemes némi kiegészítést tenni. A papíralapú adathordozók hitelességét több minden biztosíthatja: saját kezű aláírás, bélyegzőlenyomat stb. Ezek megléte vagy hiánya esetén beszélhetünk jogi értelemben teljes bizonyító erejű közokiratról, magánokiratról ill. bíróság által szabadon mérlegelhető bizonyító erejű magánokiratról.

A hitelesség biztosítását csupán elektronikus irat formájában létező dokumentum esetén is biztosítani kell és erre szerzők által hiányolt megfelelő törvényi szabályozás meg is született: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. tv.³⁰ A törvény meghatározza az elektronikus dokumentum, az elektronikus irat és az elektronikus okirat fogalmát, az elektronikus aláírás formáit, amelyekhez más-más joghatást fűz. (Egyszerű elektronikus aláírás, minősített elektronikus aláírás és fokozott biztonságú elektronikus aláírás.) A törvény lehetővé teszi ill. előírja a hitelességet biztosító elektronikus időbélyegző használatát is.

Bár célszerű lenne a szabályozást, annak kihatásait részletesen is ismertetni, jelen keretek ezt nem teszik lehetővé. Annyit azonban le kell szögezni, hogy ha csupán elektronikus formában létező okiraton kiállítója minősített elektronikus aláírást helyez el, akkor a Polgári Perrendtartás módosítása alapján teljes bizonyító erejű magánokirat jön létre, amelynek materializált formája nincs.³¹ A jogszabály rendelkezései alapján mód nyílik arra, hogy a papíralapon létező dokumentumok digitalizálásával és előírt hitelesítésével az eredetivel megegyező jogbiztosító értékű dokumentum legyen előállítható. Az elektronikus aláírás és a digitális időbélyegző a kor jelenlegi technikai követelményeinek megfelelve nem teszik lehetővé a digitalizált dokumentum megváltoztatását úgy, hogy a beavatkozásnak ne maradjon nyoma. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás és az időbélyegző által igazolt adatokkal kapcsolatos kétség esetén a bíróság az elektronikus aláíráshoz tanúsítványt kibocsátó szolgáltatót, ill. az időbélyegzést végző szolgáltatót keresi meg.³²

Az elektronikus aláírásról szóló jogszabály már több, mint egy éve hatályos, több végrehatási rendeletével együtt, így a levéltárak felkészülése–felkészítése egyre időszerűbb. Megjegyzendő az is, hogy a társadalombiztosítási egyéni nyilvántartások adatai, valamint a számviteli bizonylatok a megfelelő feltételek biztosítása esetén már ma is megőrizhetők optikai adathordozón, az eredeti kiselejtezésével.³³

A levéltárakba kerülő papíralapú adathordozók esetében a jogbiztosító értéket az eredeti biztosítja, de az elektronikus irat átvételére, kezelésére a levéltáraknak időben fel kell készülni.³⁴

A papíralapon létező iratok digitalizálása során is alkalmazhatók a fenti eljárások (minősített elektronikus aláírás, időbélyegző), mivel ezek a digitalizált dokumentum képét nem érintik, ahhoz technikailag hozzáfűzött, hozzáfűzés után azonban a digitalizált irat sérülése nélkül eltávolíthatatlan adatokat jelentenek.³⁵ Az elektronikus archiváló alkalmazásokat fejlesztő cégek szoftvereiket több szempontból auditáltatják is. A DocuWare szoftvert, a szoftver rendszerének és a tárolt dokumentumok adatbiztonságának auditálását az Ernst & Young végezte el.³⁶

A digitalizálás minőségi normái

A levéltári szempontú digitalizálást a gyakorlati, üzlet életbeli és államigazgatásbeli felhasználástól élesen elválaszthatja a minőség kérdése. Digitalizálásnál a minőséget a szkennelésnél beállított élesség érték határozza meg, amit dpi-ben (dots per inch, azaz pont per hüvelyk) fejeznek ki.³⁷ Eredeti iratok digitalizálásánál az 1 mm magas kis „e” betű megfelelő visszaadásához kéttónusú (fekete–fehér) digitalizálás során 615 dpi, 256 szürkeárnyalatos digitalizálásnál 410 dpi szükséges. Amennyiben jó minőségű szöveges dokumentum digitalizálására kerül sor 400 dpi elegendő, de már vonalas rajzok esetén 600 dpi az igény. Kéziratok, ceruzás rajzok esetén 256 szürkeárnyalat és 400 dpi felbontás szükséges. Színes dokumentumok, fotók esetén még magasabb követelményeknek kell megfelelni.³⁸

A Hartmut Weber tanulmányában foglaltak szerint jó minőségű kéziratos ill. gépiratos szövegek Interneten, CD-n történő hozzáférés céljából végzendő digitalizálása esetén 300-400 dpi (kéttónusú) vagy 200-300 dpi (szürkeárnyalatos) felbontás elegendő, de ha a feldolgozás állományvédelmi célokat is szolgálni akar, a magasabb minőség biztosítása érdekében 600 dpi (kéttónusú) vagy 400-500 dpi (szürkeárnyalatos) felbontás szükséges.³⁹

A felbontás növelése következményekkel jár, egyre nagyobb fájlméretekkel kell számolni. A tömörítés nélküli fájlméretek A/4-es lapméretek esetén a felbontás növelésével az alábbiak szerint alakulnak:
 

Egy A/0 méretű fekete–fehéren 300 dpi felbontással szkennelt dokumentum már 16,595 Mb tárhelyet foglal, ugyanaz 600 dpi felbontással négyszer annyi, 66,381 Mb. Végül egy szélsőséges eset az érdekesség kedvéért: egy A/0-ás méretű, teljes színskálával, 600 dpi felbontással szkennelt színes dokumentum 1593,133 Mb tárhelyet követel magának, tömörítés nélküli terjedelemben.

Fentiekből megállapítható, hogy mindennek ára van. A digitalizált irat eredetihez közelítő minőségben történő visszaadásához magas felbontással kellene szkennelni és a fájlokat tömörítetlen formában tárolni. A merevlemezek kapacitása ugyan jelentős, a külső adattárolás is megoldható, jelenleg mégis nagy felbontással, tömörítetlen formátumban digitalizálni igen költséges eljárás.

Az ÁPV Rt. iratanyagának digitalizálása során kéttónusú (fekete–fehér) módon, 300 dpi felbontással történik az iratok szkennelése és TIFF4, tömörített formában a fájlok tárolása. A TIFF formátum tekinthető jelenleg a szkennelés során viszonylag elfogadott formátumnak, amelynek tömörített változata sem jár adatvesztéssel.⁴⁰

A digitalizálás segédeszköze: a szkenner (lapolvasó)

A jól kiválasztott szoftver mellet a hardver elemek megválasztására is ügyelni kell. Iratok digitalizálására az alábbi szkennertípusok használhatóak:

1. Síkágyas szkenner, ez a legelterjedtebb, technológiája a fénymásolóéhoz hasonló, kis teljesítményű eszköz, A/3, A/4 méretű iratok, könyvészeti anyagok szennelésére használható. Egy középáras termékkel 600x1200 dpi felbontás érhető el, drágább kivitellel ennél több is. Elsősorban irodai, otthoni használatra készül. Levéltári szempontú hasznosításakor ügyelni kell a kibocsátott fény erősségének mértékére is. Síkágyas szkennerekhez gyártott opciók segítségével filmnegatívok, 35 mm-es diák és írásvetítő fóliák is szkennelhetőek. Hátránya viszonylagos lassúsága, ezért nagyobb mennyiségek digitalizálására nem alkalmas. Áruk néhány tízezer forinttól egymillió forintig terjedhet.

2. Lapáthúzós szkenner vagy ipari szkenner, amely nagymennyiségű iratanyag digitalizálása esetén használatos. A szkennelés úgy történik, hogy a rögzített fej előtt a szkenner áthúzza a lapot és ekkor történik a leolvasás. Állományvédelmi szempontból alkalmazása kockázatosabb, hisz előfordulhat, hogy a szkenner begyűri a dokumentumot. Jó minőségű, famentes papíralapú adathordozók esetén mégis kellő biztonsággal használható, de a szkennelés előkészítésénél ügyelni kell a szakadt, sérült adathordozók kiemelésére.

Az ÁPV Rt. iratanyagának archiválása során több, mint 3,5 millió lapnyi iratanyagot szkenneltünk lapáthúzós szkennerrel. A tapasztalatok alapján állíthatom, hogy néhány eset kivételével az irat sérülésmentesen „vészelte át” a szkennelést. Tény azonban, hogy a feldolgozásra kerülő iratok az 1980-as évek végétől keletkeztetettek, és így viszonylag jó minőségű papírra nyomtatottak.

A lapáthúzós szkenner előnye még, hogy egyidejűleg a lap mindkét oldalának szkennelésére alkalmas, így egy kétoldalas dokumentumot csak egy alkalommal kell leolvastatni. Sebességük igen változó, a 20 lap/perc sebességtől egészen a 180 lap/perc sebességig terjedhet, ami 7000 lap/nap sebességet is elér. Ez utóbbi természetesen levéltári alkalmazásra már egyáltalán nem alkalmas. Az elérhető felbontás 200-600 dpi. Általában kéttónusú szkennelésre használatosak, de az igények növekedésével egyre több a kategóriába tartozó színes szkenner.

A digitalizálás menetét általában sem, de a levéltárban semmiképp sem a szkenner sebessége határozza meg, hanem a digitalizált irat visszakereshetőségét biztosító adatbázis építése, ami — az iratok szkennelésre történő előkészítésével, majd az eredeti állapot visszaállításával együtt — rendkívül munka- és ezáltal időigényes feladat.

A lapáthúzós szkennerek speciális változata síkágyas felülettel is ellátott, így a sérült, rosszabb minőségű iratokat már ennek használatával lehet szkennelni. A lapáthúzós szkennerek ára milliós nagyságrendű, minőségtől, gyártótól függően. Levéltári szempontból használhatóságuk az állományvédelmi előírások miatt kérdéses, így a levéltárban őrzött, 20. sz. második fele előtt keletkezett iratok nagy része esetében nem alkalmazható.

Előfordul, hogy a szakadozott, gyűrött iratokat lapáthúzós szkennerrel történő digitalizálásuk érdekében cellux ragasztószalaggal „javítják ki”. Állományvédelmi szempontból ez megengedhetetlen, hiszen így az eredeti károsodik jelentősen akkor, amikor a másolati, digitalizált példány a korábban ismertetett okokból nem lehet az eredeti helyettesítője, levéltári anyag esetében semmiképp sem. A lapáthúzós vagy ipari szkennereket levéltári alkalmazásra pozitív tapasztalataim ellenére csak korlátozott felhasználási körben tartom lehetségesnek.

3. Levéltári alkalmazásra leginkább a könyvszkennerek ajánlhatóak. A könyvszkennerek a mikrofilm felvételező elvéhez hasonlóan működnek, azaz felülről vagy oldalról történő megvilágítással, a fent elhelyezett kamerával történik a felvételezés. Az iratot, könyvet közvetlen mechanikus hatás nem éri.

A könyvszkennerek A/2 vagy nagyobb méretű dokumentumok szkennelésére is alkalmasak. Könyvek szkennelése esetén a beépített könyvbölcső segítségével a kötet gerincét kímélő módon végezhető el a szkennelés. Könyvszkenner segítségével digitalizálták a már említett Gutenberg Bibliát is. A könyvek szkennelésének egyszerűsítésére Németországban már automatikusan lapozó könyvszkennert is kifejlesztettek, amely 300 dpi felbontással 5 másodperc alatt készít egy felvételt, azaz sebessége 20 felvétel/perc, A/2-es méretig.⁴¹

Ára miatt egy ilyen készülék hazai felhasználása kétséges, de 7-8 millió forintért már beszerezhető fekete–fehér és akár 256 szürkeárnyalattal dolgozó könyvszkenner. Sajnos a színes könyvszkennerek már 10 millió forint feletti beszerzési árúak, míg azok ára, amelyek egyidejűleg mikrofilm készítésére is alkalmasak, közelíti, sőt meg is haladja a 20 millió forintot.

Levéltári felhasználásra mégis ez a szkennertípus a legalkalmasabb. Gyorsabb, mint egy síkágyas szkenner, nagyobb hatékonyságú és megbízhatóbb a működése. Egy ilyen készülék bérleti konstrukcióban történő beszerzése is nagyon jelentős tétel, mivel egyedi gyártásúak és még a gyártó sem tart raktáron bemutató példányt.

Az ÁPV Rt. iratainak feldolgozásához két MINOLTA PS-7000 típusú, 256 szürkeárnyalatos könyvszkenner került beszerzésre, amelyből ezeken kívül jelenleg még egy van használatban az országban.⁴² A könyvészeti anyagok, a közjegyző által hitelesített okiratok és a sérült, valamit A/2 méretű iratok digitális rögzítésére használjuk. A szkenner beszerzése óta meghibásodás nélkül, megbízhatóan üzemel, jól kiegészítve a lapáthúzós szkennereket.

4. Tervrajzok, térképek digitalizálására használt eszköz a műszaki szkenner vagy széles formátumú szkenner, amely a lapáthúzós szkenner elvén működik, de jóval nagyobb, (0,7-1 m. széles és akár 25 m. hosszú) méretek leolvasására alkalmas, akár 2400 dpi felbontással. Budapest Főváros Levéltárában már jelentős mennyiségű térképtári iratanyag digitalizálása történt meg ilyen módon. Bár a szkennelésnél éppúgy mint a lapáthúzós szkennerek esetében, fennáll az irat károsodásának veszélye, jelenleg elérhető áron az ilyen típusú iratanyagra más szkenner beszerzése nehézséget jelent. Ugyanakkor létezik olyan szkenner, amely nagy méretű tervrajzok esetében használható és nem az irat mozog, hanem a szkenner lapjára fektetett dokumentum felett folyamatosan halad el az olvasó fej.⁴³

5. Speciális, különleges igényű alkalmazásokra fejlesztették ki a dobszkennert, amelynél a dokumentumot egy forgó dobra rögzítik és belülről világítják meg. Rendkívül magas, 11 000 dpi felbontás is elérhető használatával. Az Országos Széchényi Könyvtár Térképtárában a 16–18. századi Magyarországot és Erdélyt ábrázoló, max. 841x1189 mm nagyságú térképek digitalizálását végzik dobszkenner segítségével.⁴⁴

6. Diafilm- és filmszkennerek is beszerezhetőek, de ezek levéltári alkalmazási területe igen szűk, ezért e helyt nem foglalkoznék vele. A mikrofilm szkennerek is viszonylag magas áron szerezhetők be, átlag levéltári költségvetésből aligha biztosíthatóan.

Az egyedi gyártású könyvszkennerek, mikrofilmszkennerek, ezek hibridjeinek beszerzése, működtetése levéltárak közti együttműködés nélkül gazdaságosan elképzelhetetlen. (Az ilyen típusú, a kor technikai követelményeinek megfelelő szkennerek árcsökkenése az egyedi gyártás miatt a jövőben sem valószínű.)

Digitalizálás a levéltárban vagy a levéltáron kívül

A levéltárban végzett digitalizálás helyett megoldás lehet — amelyet a tanulmány szerzői ajánlanak — ha a digitalizálást a levéltár erre szakosodott vállalkozásnak adja ki.⁴⁵ A jelenlegi digitalizálási gyakorlat a nagy tömegű archiválást helyezi előtérbe, a digitalizálásra szakosodott cégek lapbehúzós szkennerekkel dolgoznak, nagy hatékonysággal.

Az irattározással foglalkozó gazdasági társaságok a jelenlegi szabályozás hiányossága miatt tevékenységi körüknek a levéltári tevékenységet jelölik meg. Ugyanakkor nincs előírás arra, hogy a vállalkozás akár csak egyetlen munkatársa is rendelkezzen legalább irattárosi végzettséggel. A digitalizálással foglakozó vállalkozások esetében a számítástechnikai ismeretek dominálnak, irattani, főképp levéltári ismeretekkel — kivételektől eltekintve — nem rendelkeznek.

A magyar levéltárügy a levéltári iratok digitalizálásának területén még csak a kezdeti lépéseknél tart. Levéltárosok és elektronikus archiválással foglalkozó vállalkozások bevonásával minta digitalizálások elvégzésére lenne szükség és az eredmények ismeretében lehetne a továbblépésről határozni. A mai helyzetben hibás elképzelésnek tartom, ha a levéltárak az őrizetükben lévő iratanyagot külső vállalkozóknak adják át digitalizálásra, főként, ha ez a fájlokba történő archiváláson túl az iratok tartalmi feldolgozását is jelenti.

Az állományvédelmi és a levéltárosi szakmai tapasztalatok nem könnyen szerezhetőek meg. Levéltári szakmai gyakorlat nélkül pedig aligha. Még a restaurálásra átadott levéltári anyagok esetében is vitára ad okot egyes műhelyek felkészültsége. Milyen szempontok alapján bírálható el egy amúgy nagy mennyiségben digitalizáló vállalkozás levéltári anyag digitalizálására való alkalmassága, szakmai felkészültsége? Milyen biztonsági feltételeknek kell megfelelni egy ilyen vállalkozásnak akkor, amikor még a kiállításra átadott levéltári anyagról is biztonsági másolatot kell készíteni levéltárból történő elszállítása előtt? A szkennelésre történő előkészítésnél, a szkennelésnél, a levéltári anyag szkennelés utáni helyreállításánál milyen állományvédelmi szempontokat kell érvényesíteni? A vállalkozónak átadott levéltári anyag digitalizálását ki és milyen időközönként felügyeli a levéltár részéről? Ha az iratanyagban személyes adatok találhatóak, milyen módon garantálható ezek biztonsága? Felismerik-e egyáltalán az iratot feldolgozók az esetleges károsodásokat, sérüléseket? Néhány a megannyi kérdés közül, amelyeket a levéltáros szakmának kell elsőként megválaszolnia.

Véleményem szerint a Magyar Országos Levéltárban és/vagy Budapest Főváros Levéltárában a meglévő tapasztalatokra építve, a levéltári elvárásoknak, követelményeknek szoftver, hardver és felhasználói oldalról történő összegzése után pilot-projekteket kell indítani a levéltári digitalizálás terén és csak ezek tapasztalataira építve szabad a területet külső vállalkozásoknak átengedni. Természetesen ez nem zárja ki a piaci szereplőkkel való együttműködést.

Digitalizálni pedig szükséges

A digitalizálás folyamata rendkívül munkaigényes. Ha a digitalizáló rendszer felállt és meghatározásra került a digitalizálandó iratok köre, akkor kezdődik a komoly munka: a szkennelés, képként és/vagy OCR-el teljes szövegű adatbázissá alakítás, a visszakeresést biztosító adatbázis építése, a digitalizált irat és eredetije tartalmi és formai azonosságának ellenőrzése. Ha karakterfelismerő segítségével teljes szövegű adatbázist hozunk létre, elengedhetetlen az eredetivel történő összeolvasás, ami idő- és munkaigényes folyamat.

Az iratok szkennelésre előkészítése a fém kapcsok, tűzők eltávolítását is jelenti, majd az elektronikus rögzítés után az iratok állományvédelmi szempontokat kielégítő, az iratokat nem károsító eszközökkel végzett összekapcsolását. A szkennerek „etetése” is időigényes feladat és az adatbázis feltöltése még inkább az. A digitalizálás emberi munkaigénye jelentős, főként a levéltári anyagnál, ahol adatbázis építése nélkül vétek lenne digitalizálni. Ez olyan többletfeladat, amely mindenképp átalakítást kíván a levéltári munkákban, miután személyi fejlesztéseket erre a fenntartók aligha biztosítanak.

A számítástechnika levéltári alkalmazásában a legnagyobb kihívás a megfelelő levéltár-informatikai szakemberek hiánya. A levéltárak előtt álló informatikai feladatok csak növekedni fognak a közeljövőben, a megfelelő szakmai és technikai feltételrendszer híján a felvetődő problémákat megoldani aligha lehet. Az elektronikus dokumentumok levéltári kezelésének kérdését külső informatikai vállalkozások megoldani nem fogják, legfeljebb kész helyzet elé állítják a levéltárat digitalizálási gyakorlatuk hardver és szoftver elemeinek szükségszerű, egyben kényszerű átadásával, ami a levéltár informatikai fejlesztésében kényszerpályát indíthat el. Levéltári szakmai körökben is felmerült, hogy a Magyar Országos Levéltár vállalja fel ennek a feladatnak a koordinálását, de ez a már működő levéltári nyilvántartó programok futtatásakor sem ment zökkenőmentesen. Be kell látni: ekkora nagyságú feladatra a Magyar Országos Levéltár nincs felkészülve, és ez jelenleg nem is tartozik feladatai közé.

Hathatós intézkedések hiányában viszont marad az egyes levéltárak magára hagyatottsága, pedig pont az informatikai fejlesztések azok, amelyek a legköltségesebbek és a legnagyobb buktatókat is hordozzák. Véleményem szerint egyetlen megyei levéltár vezetője sem ítélhető el azért, mert nem képezi át magát informatikussá. Ahhoz, hogy a levéltárak több-kevesebb hozzáértéssel, sikerrel alakíthassák informatikai jövőjüket, nem hiányozhat a levéltárosi szaktudás, tapasztalat, de — szakfelügyelői tapasztalataim alapján is állíthatom — óriási igény lenne a megoldandó kérdések informatikai szakmai háttértámogatására is.

Amíg ebben nem történik változás, minden digitalizálásra fordított energia, munka komoly ráfordításokkal akár, de használhatatlan végeredményeket hozhat, minden jóakarat és jó szándék mellett. De míg a gazdasági élet szereplői ezt a luxust megengedhetik maguknak, addig a feszes és szűkös költségvetéssel gazdálkodó levéltárak esetében minden forint beruházás többszörösen értékes és éppen ezért hibás döntés esetén a következmények is sokkal mélyrehatóbbak lehetnek.

[1] Vö.: Weber, Hartmut: Elektronikus levéltárak az Electronic-Government rendszerében. Ford.: Tuza Csilla) Levéltári Szemle, 52. (2002) 2. sz. 52–54., ill. a hazai elképzeléseket l.: Elektronikus Kormányzati Program, 2001. július, URL: http://www.ikb.meh.hu/ekormanyzat

[2] Vö.: Bognár László–Sárközi János: A multinacionális cégek iratkezelésének néhány sajátos vonása. A Magyar Levéltárosok Egyesülete 2001. évi vándorgyűlése, Esztergom, 2001. május 23–25. Szerk.: Bana József–Breinich Gábor–Káli Csaba. 49–72.

[3] Cseh Gergő Bendegúz–Körmendy Lajos–Németh István–Rádi Péter–Reisz T. Csaba–Szőke Zoltán: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. sz. 4–36., valamint erre: Lakos János: A levéltárak új világa — megjegyzések a Levéltárak helye az információs társadalomban…című tanulmányhoz. Levéltári Szemle, 51. (2001) 4. sz. 54–65.

[4] Cseh Gergő Bendegúz–Körmendy Lajos–Rácz György: Digitalizálás a levéltárakban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. sz. 3–18.

[5] Az Állami Privatizációs és Vagyonkezelő Rt. Igazgatósága az 1995. évi XXXIX. tv. 24. § (2) bek-ben kapott felhatalmazás alapján 1998 áprilisában hozta létre a PRIV-DAT Dokumentum Archiváló és Tároló Kft-t. A 100%-ban állami tulajdonú társaság kiemelt feladata a privatizációs folyamat során a központi privatizációs szerveknél keletkezett iratok őrzése, rendszerezése és rendezése, továbbá a kezelésébe adott dokumentumokból a korszerű adatszolgáltatás megszervezése, ennek keretében az iratok elektronikus archiválása. Fenti tevékenységgel párhuzamosan, de attól minden elemében elkülönülve a társaság vállalkozik más szervek — hivatalok, cégek stb. — iratainak őrzésére és kezelésére is.

[6] A szoftverről és a gyártóról bővebben: URL: http://www.docuware.de

[7] A feldolgozás mennyiségi adatai jelentősek ugyan, de mennyiségileg adott idő alatt több irat is feldolgozható, ha a hozzárendelt adatbázis nem olyan részletes, mint az ÁPV Rt. esetében. Pl. ha létező adatbázist kötünk össze a feldolgozott állománnyal, akkor egy összekötő adat bevitele is elégséges, sőt, ennek a szoftver által történő automatikus felismerése is működik a gyakorlatban. Ha nincs csatolható adatbázis, a több szempontú, manuális rögzítéssel bevitt, visszakeresést biztosító index-adatok a felhasználót hatékonyan segítik.

[8] „eVilág” — digitális tartalom és kultúra (hazai kulturális javak a digitális világban). URL: http://www.ihm.gov.hu/ihmpalyazatok2.html

[9] Bővebben l.: URL http://www.arcanum.hu

[10] A teljes szövegű digitalizáláshoz l. még: Burch, Thomas–Gärtner, Kurt: Standards der Volltextdigitalisierung am Beispiel der Mittelhochdeutschen Wörterbücher auf CD–ROM ind im Internet, URL: http://www.bsb-muenchen.de/mdz/forum/trier/index.html

[11] A pilot rendszert a Haitec Magyarország Számítástechnikai Kft. fejlesztette, amelyben elektronikus iratok archiválására készítettek rendszertervet, rendszerelemzést és kialakítottak egy IBM Content Manager alapon működő elektronikus levéltári teszt rendszert. (A rendszer részletes leírása e sorok írásakor nyilvánosan hozzáférhető formában nem található meg, az URL: http://www.haitec.hu oldalon sem tesznek említést róla.)

[12] L. Cseh Gergő Bendegúz ismertetését a Történeti Hivatal Évkönyvében. Trezor, Bp. 1999.

[13] A könyvtári, múzeumi terület külföldön is előbbre jár a digitalizálásban, mint a levéltári, és mivel az esetek jelentős részében papíralapú dokumentumok digitalizálását végzik, tapasztalataik levéltári területen elsőrendűen hasznosíthatóak.

[14] Vö. még: Weber, Hartmut–Dörr, Marianne: Digitalizálás, mint iratvédelmi mód? A Deutsche Forschungsgemeinschaft munkacsoportjának beszámolója. Ford.: Molnár Péter URL: http://www.bparchiv.hu/magyar/egyeb/ecpa/ecpa.htm

[15] URL: http://www.gutenbergdigital.de

[16] A teljes lista megtalálható: URL: http://www.gdz.sub.ini-goettingen.de/vdf-d/vdf-liste.shtml, az egyes linkek rövid tájékoztatást adnak a projektekről, de az intézményi honlapokon általában bővebb tájékoztatást is kaphat az érdeklődő.

[17] URL: http://www.gdz.sub.uni-goettingen.de/en/index.htm

[18] URL: http://www.gdz.sub.uni-goettingen.de/search-entry.shtml

[19] Digitalisierung von mittelalterlichen Handschriften an der Universitätsbibliothek Graz. URL http://www.kfunigraz.ac.at/ub/sosa

[20] Zotter, Hans: Digitalisierung in Österreich — Traum und Wirklichkeit. URL http://www.kfunigraz.ac.at/ub/sosa

[21] Főként, ha a dokumentum minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott, amivel hitelessége garantálható. Az elektronikus aláírás és időbélyegző hiteles formában mikrofilmre történő rögzítése nem egyszerű technikai kérdés. A mikrofilmen az elektronikus aláírást és időbélyegzőt tartalmazó algoritmusok valamilyen formájú valós megjelenítésére van szükség, úgy, hogy az eredetiség is biztosítva legyen.

[22] Stinson, Douglas–Amell, Fred–Zaino, Nick: A Kodak írható CD és PhotoCD adathordozók élettartama. Ford.: Molnár Péter. URL: http://www.bparchiv/hu/magyar/egyeb/kodakcd/kodakcd.htm

[23] Ennek néhány példáját l.: Az elektronikus iratok archiválásával összefüggő kérdések áttekintése. A Magyar Országos Levéltárban létrehozott munkacsoport jelentése. Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. sz. 8.

[24] Összeállításához segítséget nyújthat: Ködmön József: Kriptográfia. Az informatikai biztonsági szabályzat tartalmi elemei. Bp., 2000. 80–88.

[25] Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Informationen. INSAR — Europäische Archivnachrichten, 1998. 35. Ugyanitt található egy általános példa az elektronikus adathordozók tárolására, amelyben + 18 şC (+/- 5 şC) hőmérsékletet, 40% (+/- 5%) relatív légnedvességet és 10 évenkénti kötelező átmásolást ajánlanak.

[26] A Mainzi Városi Levéltárban 1 oldal A/4-es fénymásolat 0,10 Euro, míg digitalizált irat fotópapírra nyomtatása 5,10 Euro. Szkennelést 1 Euroért vállalnak laponként. L.: URL: http://www.mainz.de/kultur/stadtarchiv/serv269.htm

[27] Weber, Hartmut: Digitalisierung und Bestandserhaltung. URL: http://www.uni-muenster.de/Forum-Bestandserhaltung

[28] Az elektronikus iratkezelés és a workflow rendszerek teljes regisztratúrákat kezelnek. A papíralapú irattárak digitalizálásánál sem az irattári terv szerinti őrzési idők szerint történik a feldolgozás. Utólag a digitalizált iratokat irattári tételbe sorolni nem kis munka. Ha ez a feldolgozás során nem történik meg, akkor a jövőben a levéltárak teljes regisztratúrákat vehetnek majd át, egy szerv digitalizált ill. csupán elektronikus formában létező iratainak selejtezetlen egészét, ami a levéltári anyag fogalmát döntően változtathatja meg.

[29] Pl. Németországban sem történt meg azonnal az egyedül üdvözítő modell kiválasztása és ezt nem is tartják elengedhetetlennek. Körösmezei András–Németh István–Tuza Csilla: Az informatika alkalmazása a Németországi levéltárakban. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. sz. 53–59.

[30] A szabályozás jórészt az Európai Parlament és a Tanács 1999/93/EK sz., az elektronikus aláírások közösségi programjáról szóló irányelvének megfogalmazásait követi. L.: Európai Közösségek Hivatalos Lapja, 50. (2000) 13. sz. 2000. január 19.

[31] 1952. évi III. tv. a polgári perrendtartásról, 195–199. §-ok.

[32] Bővebben l.: Harsági Viktória: Elektronikus okiratok, elektronikus aláírás. Magyar Jog, 2001. 11. sz. 648–658.

[33] Vö.: 1997. évi LXXX. tv. a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről, 48. § (3). bek. és a 2000. évi C tv. a számvitelről 167. § (5). bek.

[34] Az Amerikai Egyesült Államok elektronikus aláírásról szóló jogszabálya a hazai szabályozásnál körültekintőbben ügyel az elektronikus dokumentum jövőjére is. A törvény szövege előírja, hogy az elektronikus dokumentumnak a későbbiekben átvitel útján, nyomtatással vagy egyéb módon reprodukálhatónak kell lennie. L.: Kondricz Péter–Timár András: Az elektronikus kereskedelem jogi kérdései, Bp., 2000. 234.

[35] Az elektronikus aláírás képzése során az elektronikus dokumentum nem változik, egy hozzáfűzött ellenőrző szám (hash code) képződik, amely az üzenettel együtt, ugyanakkor attól az elektronikus dokumentum sérülése nélkül elválaszthatatlanul kerül elküldésre. Ez utólag bármely elektronikus dokumentumhoz hozzáfűzhető, tehát papíralapú adathordozók elektronikus archiválása, digitalizálása után is, az eredetiség garanciájaként, időbélyegzővel együtt.

[36] A bizonyítvány az URL: http://www.docuware.de honlapról letölthető. Németországban ennek különös fontosságot ad az, hogy a idén januártól egyes, pénzügyi–számviteli körbe tartozó elektronikus formában előállított dokumentumok törvényi rendelkezés alapján kizárólag elektronikus formában őrizhetők meg.

[37] A felbontás mértékegysége megadja, hogy egységnyi hosszon (1 inch = 2,54 cm) hány elemi pont fér el. Minél több, ez annál kisebb pontokat jelent, azaz annál nagyobb felbontást.

[38] L.: 14. sz. jegyzet.

[39] Weber, H.: Digitalisierung, i. m.

[40] Biffar, Jürgen–Bründl, monika–Getz, Tobias: Elektronische Dokumenten-Archivierung in IT-Anwendungen. Germering, 2002.

[41] Seidl, Günter–Hübler, Arved Carl: Ein neues Vervahren für automatisches Scannen — der Bookreader. URL: http://www.bsb-muenchen.de/mdz/forum/seidl/index.html

[42] Az említett könyvszkenner Kodak Filemaster + Book Scanner néven is forgalomban van. 200-600 dpi felbontás érhető el vele, felvételezési sebessége A4 méretű dokumentum, 400 dpi-vel, fekete–fehérben történő szkennelése esetén 5 mp/lap körül van.

[43] URL: http://www.digit.hu/kartoscan.html és URL: http://www.digit.hu/abadesk5.html

[44] URL: http://www.topomap.hu/oszk

[45] Bár magam is ilyen vállalkozásnál dolgozom, ennek némiképp mégis ellent kell mondanom.