Latorczai Csaba

Iratkezelési gyakorlat a katolikus egyházban

A történelmi egyházak iratkezelési gyakorlata az elmúlt években jelentős fejlődésen ment át, de — megítélésünk szerint — szabályozás szintjén a legjobban kimunkált, legegységesebb a katolikus egyházban. Jelen dolgozatunkban ezért a katolikus egyház iratkezelési gyakorlatának példájával szeretnénk bemutatni az elmúlt években megfigyelhető pozitív változásokat.

A katolikus egyház iratkezelését az 1983-ban hatályba lépett Codex Juris Canonici (= CIC) szabályozza. Általánosságban megfigyelhető, hogy már a szabályozás szintjén kettéválasztja az egyházi vezetés és az egyház alsóbb szintje iratkezelését. Az egyházi vezetés iratkezelés sokkal részletesebb és kimunkáltabb.

A CIC az egyházmegyék esetében előírja, hogy azon iratok esetében, amelyekkel jogi hatálya van, az egyik ordináriusnak és az irodaigazgatónak vagy jegyzőnek közösen kell aláírnia. Az iratok megőrzését a 486. kánon szabályozza.¹ A CIC az egyházmegyei levéltár három típusát különbözteti meg:

1.   Általános levéltár (világi fogalmak szerint irattár). Itt azok az iratok találhatók, amelyek aktuális ügyekhez kötődnek, vagy nincs komolyabb történeti értékük, illetve azok az iratok, amelyeket nem kell titkosan kezelni.² Általános levéltár létesítése — mint fentebb is láthattuk — kötelező. A levéltárat zárva kell tartani, kulccsal csak a püspök és az irodaigazgató rendelkezhet. Belépni csak a püspök vagy a hivatalvezető és az irodaigazgató együttes engedélyével rövid időre lehet. Az általános levéltárban őrzött iratokból a személyükben érintettek másolatot kaphatnak. ³

2.  Titkos levéltár. A titkos iratkezelést igénylő iratok őrzési helye. Az itt őrzött iratok közül évente meg kell semmisíteni azoknak az erkölccsel kapcsolatos büntetőügyeknek az iratait, amelyeknek vádlottjai meghaltak, vagy az ítélet kimondása óta eltelt tíz év. Az itt őrzött iratok nem kerülnek át a történeti levéltárba. A titkos levéltárhoz csak a püspöknek lehet kulcsa, üresedés esetén azt csak az egyházmegyei kormányzó nyithatja ki, iratokat nem szabad kivinni.⁴

3.  Történelmi levéltár.⁵ Ez a levéltár tekinthető a szó klasszikus értelmében vett levéltárnak. ⁶ A levéltári kutathatóság csak az itt őrzött iratokra vonatkozik. ⁷ A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 30. §. (1) bekezdése és a 31. §-a tehát igazából csak a történelmi levéltárra vonatkozik, ily módon csak az egyházmegyei történelmi levéltár tekinthető nyilvános magánlevéltárként közgyűjteménynek, és részesíthető állami költségvetési támogatásban. ⁸

Az Egyházi Törvénykönyv még két egyházi intézmény számára írja elő kötelező érvénnyel levéltár, illetve irattár létesítését. A plébánia esetében mindenhol kell lennie levéltárnak, ahol az anyakönyveket, a püspök leveleit és más fontos okmányokat kell őrizni. A visitatio canonica alkalmával ezt ellenőrizni kell.⁹ A vagyonkezelőségi levéltárcsak említés erejéig kerül elő az 1283. kán. 3. pontjában.

Érdekességként megemílthető, hogy a CIC nem írja elő kötelezően bírósági levéltár létesítését. Ennek oka az, hogy az egyházmegyei bíróságok az egyházmegyei hivatal részét képezik a püspök hármas hatalmából fakadóan, és így a bírósági iratok megőrzésére az egyházmegyei levéltárral kapcsolatos szabályok az irányadók.¹⁰

A CIC bizonyos esetekben néhány irat kezeléséről külön rendelkezik. A templom szentelésének vagy megáldásának elvégzéséről, valamint a temetők megáldásáról okmányt kell készíteni; ennek egyik példányát az egyházmegyei hivatalban, a másikat pedig a templom levéltárában kell őrizni. ¹¹

A megyéspüspök akkor veszi birtokba kánonilag is egyházmegyéjét, ha kinevező levelét bemutatja a tanácsosok testületének, és az eseményről az irodaigazgató iratot készít. Új egyházmegyében mindez a székesegyházban történik, és az eseményről a jelenlévő legidősebb papnak kell iratot készítenie. ¹² A koadjutor, illetve a segédpüspök hivatalának birtokbavételével kapcsolatban hasonlóak az előírások.¹³

A legrészletesebb szabályozás a peres iratoknál található. A teljes eljárást írásba kell foglalni, és mellé kell csatolni az eljárás folyamán felhasznált összes anyagot is. Az így összegyűlt iratanyagot levelenként meg kell számozni és hitelesíteni.¹⁴ Minden olyan irat, melyet az eljárás jegyzője nem írt alá, semmisnek tekintendők.¹⁵ Ezért a feljebbviteli bíróságok az iratoknak csak a megelőző eljárás jegyzője által hitelesített példányát fogadhatja el. Amennyiben a felsőbb bíróság hivatalos nyelve más, mint az alsóbb szintű bíróság által készített iratok, lefordítva kell felterjeszteni az ügy összes iratát.¹⁶ Egy esetleges büntetőeljárás azon iratait — abban az esetben is, ha eljárás végül nem indult —, amelyre már nincs szükség, az egyházmegye titkos levéltárában kell elhelyezni.¹⁷

A plébániai iratkezelésre vonatkozóan nem találunk ilyen részletes szabályokat, a CIC csak általánosan szabályozza az iratkezelést, az anyakönyvek, plébániai levelek, fontosabb okiratok és a plébániai pecsét megőrzését.¹⁸

Az Egyházi Törvénykönyv az alábbi iratkezelést végző személyeket nevesíti:

Az egyházmegyei hivatalban az irodaigazgató és a helyettese. Ők az egyházmegyei hivatal jegyzői is, ám lehet más jegyzőket is kinevezni. Az irodaigazgató és a jegyző csak jó hírnevű, feddhetetlen életű személy lehet. Feladatuk: iratokat és okmányokat készíteni, bizonyos történéseket írásba foglalni, az iratkezelésről gondoskodni, koordinálni azt.¹⁹ Az irodaigazgatónak és a jegyzőknek az egyházmegyei hivatalbeli fontosságát kiemeli az az előírás, amely szerint a püspök bármikor, ám az egyházmegyei kormányzó csak a tanácsosok testületének beleegyezésével mozdíthatja el őket hivatalukból.²⁰

Mint már említettem, a bírósági jegyzők oly fontossággal bírnak a bírósági ügyekben, hogy az általuk nem hitelesített iratok semmisek.²¹

A plébániák esetében a plébános a hozzá tartozó hívek saját pásztora, aki a püspök felügyeletével végzi tanítói, megszentelői és kormányzói feladatát.²² Az 532. kán. értelmében „a plébános minden jogügyletben képviseli a plébániát, a jog előírásai szerint”. Tehát a plébános a plébániája területén teljes felhatalmazással bír, ami természetesen az iratkezelésre is vonatkozik.

Ami a fent említett előírások magyarországi megvalósítását illeti, általánosságban elmondható, hogy ma Magyarországon az egyházmegyei hivatalok iratkezelése szakmailag kiemelkedő. Folyamatos az iktatás, az előzményeket és kapcsolódásokat kiemelik. ²³ Ma már a selejtezést is képzett levéltárosokra bízzák.

Egyre problémásabb viszont a plébániai iratkezelés. A leveleket nem, vagy csak elenyésző mennyiségben iktatják. ²⁴ Másodlatokat vagy másolatokat alig készítenek a kimenő iratokról. A plébániai irattárak nincsenek, vagy alig vannak rendezve. Ennek oka az, hogy a papság jelenlegi leterheltsége és állandó időhiánya nem teszi lehetővé, hogy a plébánián szolgálatot teljesítő papság maga rendezze a plébániai irattárat, ahhoz pedig, hogy képzett levéltárost alkalmazzanak az irattár rendezésére, a plébániának nincs pénze. Mindamellett a plébániai anyakönyvek általában viszonylag rendezettek. A püspök, illetőleg megbízottja számára előírt vizsgálatok²⁵ — a tapasztalatok alapján — azonban az anyakönyveknél megrekednek, és nem terjednek ki más plébániai iratokra.

A gyakorlati megvalósításról elmondottak érvényesek a többi történelmi egyházra is, bár ők nem rendelkeznek olyan aprólékosan kidolgozott szabályozással, mint a katolikus.

Összefoglalva tehát megállapítható, hogy a történelmi egyházak vezetői szintjén kiemelkedően jó az iratkezelés, ám az alsóbb szinten komoly hiányosságok tapasztalhatók, amelyek egyre súlyosabb problémákhoz vezethetnek. Jelen pillanatban azt mondhatjuk, hogy az új lelkész generáció — úgy tűnik — nem túl fogékony a megfelelő iratkezelésre, ám ez mintha a kor előrehaladtával, illetve a tapasztalatok és a felelősség növekedésével folyamatosan változna.

[1] 486. kán. 1. §. Az egyházmegyére vagy a plébániákra vonatkozó minden okmányt igen gondosan kell őrizni. 2. §. Minden egyházmegyei hivatalban létesítsenek biztos helyen egyházmegyei levéltárat, melyben az egyházmegye lelki és anyagi ügyekre vonatkozó okmányokat és iratokat elrendezve és gondosan elzárva őrzik. 3. §. A levéltárban található okmányokról leltárt vagy kimutatást kell készíteni az egyes iratok rövid áttekintésével.”

[2] A CIC eredeti latin szövege a 486. kán 2. §-ában a levéltár szóra az archivum seu tabularium kifejezéseket használja. Látható tehát, hogy a hatályos kánonjog az általános levéltár esetében nem tesz különbséget irattár és levéltár között.

[3] 487. kán. 1. §. A levéltárnak zárva kell lennie, kulcsa csak a püspöknek és az irodaigazgatónak legyen hozzá; senki sem léphet a levéltárba a püspök engedélye vagy a hivatalvezető és az irodaigazgató együttes engedélye nélkül. 2. § Az érdekelteknek joguk van ahhoz, hogy a természetüknél fogva nyilvános és személyi állapotukra vonatkozó okiratokról írott vagy fénymásolt hiteles másolatot kapjanak személyesen vagy képviselőik útján. — Ilyen okmányok pl.: a kérelmező keresztségére, családi, klerikusi, szerzetesi állapotára hivatkozó iratok.

[4] 489. kán. 1. §. Legyen az egyházmegyei hivatalban titkos levéltár is, vagy legalább a rendes levéltárban egy teljesen csukott és lezárt szekrény vagy rekesz, melyet nem lehet a helyéről elmozdítani; ebben tárolják nagy gonddal azokat az okiratokat, amelyeket titokban kell őrizni. — Ilyen okmányok: titkos házassági akadály alól belső fórumon adott felmentés, titkos házasságok anyakönyve, figyelmeztetések, dorgálások stb. 2. §. Évente semmisítsék meg azoknak az erkölccsel kapcsolatos büntető ügyeknek az iratait, melyeknek vádlottai meghaltak, vagy amelyeknek elmarasztaló ítélettel való lezárása óta már tíz év eltelt; de meg kell őrizni ezeknek rövid összefoglalását és a perdöntő ítélet szövegét. 490. kán. 1 § A titkos levéltárhoz csak a püspöknek legyen kulcsa. 2. § Széküresedés idején a titkos levéltárat vagy szekrényt csak valódi szükség esetén, maga az egyházmegyei kormányzó nyithatja ki. 3. § A titkos levéltárból vagy szekrényből ne vigyenek el okmányokat.

[5] 491. kán. 2. § Gondoskodjék a megyéspüspök arról is, hogy az egyházmegyében legyen történelmi levéltár, a történelmi értékű okmányokat abban őrizzék gondosan, módszeresen elrendezve.

[6] Megjegyzendő, hogy a történelmi levéltár esetében a CIC kizárólagosan az archivum kifejezést használja.

[7] L.: 491. kán. 3. § Az 1. és 2. §-ban említett iratok és okmányok megtekintésével vagy kivitelével kapcsolatban a megyéspüspök által megállapított szabályokat kell követni. — A magyar gyakorlatban elterjedt szabályozás szerint az engedélyt bizonyos esetekben a megyéspüspök, máskor az általános helynök vagy az irodaigazgató adja meg. 491. kán. 1. §. A megyéspüspöknek legyen gondja arra, hogy a területén lévő székesegyházak, társasegyházak, plébánia-, és egyéb templomok levéltárainak iratait és okmányait gondosan őrizzék, és készítsenek róluk két példányban leltárt vagy kimutatást; ennek egyik példányát a saját levéltárukban, a másikat az egyházmegyei levéltárban kell őrizni. 2. §. Gondoskodjék a megyéspüspök arról is, hogy az egyházmegyében legyen történelmi levéltár, a történelmi értékű okmányokat abban őrizzék gondosan, módszeresen elrendezve.

[8] 30. § (1) Az a természetes személy, továbbá az a nem közfeladatot ellátó szerv, amely a tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratainak tartós megőrzése céljából levéltárat létesít vagy tart fenn, és vállalja a (2) bekezdésben foglalt követelmények teljesítését, a Magyar Országos Levéltárnál kezdeményezheti levéltárának nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzését. A nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzést — a Magyar Országos Levéltár javaslatára — a nemzeti kulturális örökség minisztere engedélyezi. (2) A nyilvános magánlevéltár levéltári anyagának jegyzékét — nyilvántartás céljából — a Magyar Országos Levéltárnak átadja; levéltári anyagának kezelésére és őrzésére a közlevéltárak számára előírt szabályokat alkalmazza; levéltári anyagából a közlevéltárakra vonatkozó rendelkezések szerint tájékoztatást nyújt, adatokat szolgáltat, iratokat kölcsönöz és anyagában — saját szabályzata szerint — a kutatást ingyenesen lehetővé teszi. 31. § (1) A nyilvános magánlevéltár köziratnak minősülő levéltári anyag kivételével bármilyen levéltári anyagot gyűjthet, az illetékes egyházi levéltár azonban gyűjtheti az egyház által fenntartott nevelési-oktatási intézmény köziratnak minősülő levéltári anyagát is. (2) A nemzeti kulturális örökség minisztere engedélyezheti a káptalani vagy konventi hiteleshelyi levéltárak anyagának az illetékes hazai egyházi levéltárban, más köziratnak nyilvános magánlevéltárban történő elhelyezését, ha a levéltár fenntartója az anyag őrzését, kezelését és használatát illetően biztosítja a 15. § (1) bekezdésében meghatározott feltételeket, és az anyag kutathatóságát a közlevéltárban őrzött levéltári anyagra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi. Az állami költségvetési támogatást illetően a következő rendelkezések az irányadók: 1997. évi CXXIV. törvény 8. § (1) Az egyházakat megillető normatív állami hozzájárulást és a hozzá kapcsolódó kiegészítő támogatást, a felsőoktatási intézmények és a közgyűjtemények támogatását az ágazat szerint illetékes minisztérium költségvetésében kell megtervezni, és az éves költségvetési törvény előírásai szerint folyósítani. Az 1997. évi CXL törvénnyel módosított 1995. évi LXVI. törvény 34/C. §. (1) A nyilvános magánlevéltárak költségvetési támogatására szolgáló költségvetési előirányzatot a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma fejezeti kezelésű előirányzataként kell évente meghatározni. Tehát, állami költségvetési támogatás csak azokat az egyházi levéltárakat illetik meg, melyek nyilvános magánlevéltárként közgyűjteménynek minősülnek. Az egyházi fenntartású nem közgyűjteménynek minősülő levéltárak támogatásáról az 1999. Évi LXX. törvénnyel kihirdetett, ún. Magyar Vatikáni megállapodás rendelkezik, mely 4. Cikkének (1) bekezdése kimondja, hogy „Az Egyház kulturális öröksége, ezen belül az egyházi levéltárakban, könyvtárakban, múzeumokban és más gyűjteményekben őrzött értékek és dokumentumok a magyar kulturális örökség egészének fontos részét képezik. Az Egyház és a Magyar Állam vállalja, hogy együttműködik ezen örökség megőrzésében, gyarapításában és közhasználatának biztosításában.”

[9] 535. kán. 4. §. Minden plébánián legyen levéltár, ebben őrizzék a plébániai anyakönyveket, a püspökök leveleit és azokat az egyéb okmányokat, melyeket szükségességük vagy hasznosságuk miatt meg kell őrizni. Mindezt a megyéspüspök vagy megbízottja a látogatás alkalmával vagy más megfelelő időben meg kell, hogy tekintse; ügyeljen a plébános, nehogy ez az anyag kívülállók kezébe kerüljön.

[10] A kérdés csupán az, akkor miért kell annak a vagyonkezelőségnek külön levéltárat létesítenie, amelyik szintén az egyházmegyei hivatal részét képezi?

[11] L.: 1208. kán.

[12] 382. kán. 3. §. A püspök az egyházmegyét akkor veszi kánonilag birtokba, amikor magában az egyházmegyében személyesen vagy képviselő útján az apostoli levelet a tanácsosok testületének bemutatja az egyházmegyei irodaigazgató jelenlétében, aki az ügyről iratot készít, vagy újonnan alapított egyházmegyében akkor, amikor a székesegyházban jelenlévő klérussal és néppel közölteti az említett levelet; erről a jelenlévők közül a legidősebb pap iratot készít.

[13] 404. kán. 1. §. A koadjutor püspök akkor veszi birtokba hivatalát, amikor a kinevezését tartalmazó apostoli levelet személyesen vagy képviselő útján a megyéspüspöknek és a tanácsosok testületének bemutatja az egyházmegyei irodaigazgató jelenlétében, aki az ügyről iratot készít. 2. §. A segédpüspök akkor veszi birtokba hivatalát, mikor a kinevezését tartalmazó apostoli levelet a megyéspüspöknek bemutatja az egyházmegyei irodaigazgató jelenlétében, aki az ügyről iratot készít. 3. §. Ha a megyéspüspök teljesen akadályozva van, elég, hogy akár a koadjutor püspök, akár a segédpüspök a kinevezést tartalmazó apostoli levelet az egyházmegyei irodaigazgató jelenlétében a tanácsosok testületének bemutassa.

[14] 1472. kán. 1. §. A perbeli cselekményeket — mind azokat, amelyek a kérdés érdemi részére tartoznak, vagyis az ügy cselekményeit, mind azokat, melyek az eljárás formájához tartoznak, vagyis az eljárás cselekményeit — írásba kell foglalni. 2. §. Az iratok minden levelét meg kell számozni, és hitelesítő jeggyel kell ellátni.

[15] 1437. kán. 1. §. Minden eljárásban szerepeljen jegyző, és legyenek semmisek azok az iratok, amelyeket a jegyző nem írt alá. 2. §. A jegyző által készített iratok közhitelűek.

[16] 1474. kán. 1. §. Fellebbezés esetén az iratoknak egy, a jegyző által hitelesített példányát fel kell küldeni a felsőbb bírósághoz. 2. §. Ha az iratok a felsőbb bíróság számára ismeretlen nyelven keletkeztek, le kell fordítani őket egy a felsőbb bíróság számára ismert másik nyelvre, megfelelő óvintézkedések alkalmazásával, hogy a fordítás hűsége biztos legyen.

[17] 1719. kán. A vizsgálat iratait, az ordináriusnak a vizsgálatot megindító és záró határozatát és minden egyebet, ami a vizsgálatot megelőzte, ha nem szükségesek a büntetőeljáráshoz, az egyházmegyei hivatal titkos levéltárában kell őrizni.

[18] 535. kán. 1. §. Minden plébánián legyenek plébániai anyakönyvek, vagyis kereszteltek, házasságok, halottak anyakönyve és más anyakönyvek a püspöki konferencia vagy a megyéspüspök előírása szerint; a plébános gondoskodjék arról, hogy ezeket a könyveket pontosan vezessék és gondosan őrizzék. 2. §. A kereszteltek anyakönyvébe jegyezzék be a bérmálást is, valamint mindazt, ami a krisztushívők kánoni állapotára vonatkozik a házasság szempontjából, az 1133. kán. tiszteletben tartásával (1133. kán. A titokban kötött házasságot csak egy külön anyakönyvbe kell bejegyezni, amelyet az egyházmegyei hivatal titkos levéltárában kell őrizni.), örökbefogadás szempontjából, valamint a szent rendek felvétele, a szerzetes intézményben való örök fogadalomtétel, továbbá a rítusváltozás tekintetében; ezeket a megjegyzéseket mindig rá kell vezetni a keresztlevélre is. 3. §. Minden plébániának legyen saját pecsétje; azokat az igazolásokat, melyeket a krisztushívők kánoni állapotáról adnak, valamint mindazokat az iratokat, amelyeknek jogi jelentősége lehet, írja alá a plébános vagy megbízottja, és pecsételjék le őket a plébánia pecsétjével. 4. §. Minden plébánián legyen levéltár, ebben őrizzék a plébániai anyakönyveket, a püspökök leveleit és azokat az egyéb okmányokat, melyeket szükségességük vagy hasznosságuk miatt meg kell őrizni. Mindezt a megyéspüspök vagy megbízottja a látogatás alkalmával vagy más megfelelő időben meg kell, hogy tekintse; ügyeljen a plébános, nehogy ez az anyag kívülállók kezébe kerüljön. 5. §. A régebbi plébániai anyakönyveket is gondosan őrizni kell a részleges jog előírásai szerint.

[19] 482. kán. 1. §. Minden egyházmegyei hivatalban legyen irodaigazgató, akinek legfőbb feladata, hacsak a részleges jog másként nem rendelkezik, gondoskodni a hivatal iratainak megszerkesztéséről, kiküldéséről, valamint a hivatal levéltárában való megőrzéséről. 2. §. Ha szükségesnek látszik, az irodaigazgató kaphat segítőtársat is. Ennek neve irodaigazgató-helyettes. 3. §. Az irodaigazgató és az irodaigazgató-helyettes egyben a hivatal jegyzői és titkárai is. 483. kán. 1. §. Az irodaigazgatón kívül ki lehet nevezni más jegyzőket is, vagyis olyan személyeket, akiknek írása vagy aláírása hitelesnek minősül, mégpedig akár minden fajta iratra, akár csak a bírósági iratokra, akár csupán egy bizonyos per vagy ügy irataira. 2. §. Az irodaigazgató és jegyzők jóhírűek és minden gyanún felül állók kell, hogy legyenek; olyan ügyekben, ahol egy pap hírneve csorbát szenvedhet, a jegyzőnek papnak kell lennie. 484. kán. A jegyzők feladata: iratokat és okmányokat készíteni a határozatokról és intézkedésekről, kötelezettségekről és egyéb olyan dolgokról, melyekhez közreműködésük szükséges; híven írásba foglalni bizonyos dolgok megtörténtét, s az így készült iratokat a hely, a nap, a hónap és az év feltüntetésével aláírni; a jegyzékben szereplő iratokat vagy okmányokat az előírások megtartásával megmutatni annak, aki törvényesen kéri őket, s másolásuknak az eredetivel való megegyezését tanúsítani.

[20] L.: 485. kán.

[21] L.: 1437. kán.

[22] 515. kán 1. §. A plébánia a krisztushívőket a részegyházon belül állandó jelleggel megalapított közössége, melynek lelkipásztori gondozását, a megyéspüspök felügyelete alatt, plébánosra bízzák, aki annak saját pásztora. 519. kán. A plébános a rábízott plébánia saját lelkipásztora. A rábízott közösség lelkipásztori gondozását látja el annak a megyéspüspöknek felügyelete alatt, akinek a krisztusi szolgálatában való részvételre meghívást kapott, hogy a rábízott közösség javára teljesítse a tanítói, megszentelői és kormányzói feladatot, más papok vagy diakonusok együttműködésével és a világi krisztushívők segítségével, a jognak megfelelően.

[23] Egy magyarországi egyházmegyei hivatal átlagos iratforgalma 4-5000-re tehető évenként.

[24] Egy magyarországi plébánia átlagos iratforgalma 150-200-ra tehető évenként.

[25] L.: 535. kán. 4. §.