6. Digitalizálási program megvalósítása
6.1. Anyagkezelési követelmények
A digitalizálás általános anyagkezelési szabályai lényegében ugyanolyanok, mint analóg másolás (mikrofilm, xerox) esetén. Különös figyelmet kell fordítani az eredeti iratanyag szakszerű kezelésére, a kíméletes eljárások alkalmazására, és az iratok igénybevételének minimalizálására. Fokozottan ügyelni kell erre, ha a digitalizálást nem levéltári szakemberek, hanem külső cég végzi. A munkafolyamat ebben az esetben is csak levéltári felügyelet mellett, az iratvédelmi szabályok legszigorúbb betartásával végezhető.
Papír alapú iratok digitalizálása során az anyag sérülésének elkerülése érdekében nem alkalmazható automatikus lapadagolóval ellátott szkenner, dobszkenner vagy egyéb olyan eszköz, amely egy hagyományos fénymásolónál nagyobb nyomást fejt ki az iratra, vagy annak felragasztását, fizikai rögzítését teszi szükségessé.
6.2. Technikai követelmények
6.2.1. Élesség, kontraszt
Az eredeti iratokról készült képek szükséges felbontását (vagyis adott egységre számolt képpontok számát) alapvetően az iratanyag jellege (kézi vagy gépírásos szöveg, fénykép, tervrajz, grafika stb.) határozza meg. Mivel a felbontás közvetlen összefüggésben van a létrehozandó adatállományok méretével, ezen keresztül pedig a szükséges tárolókapacitással, az adatátviteli sebességgel és a későbbi használat hatékonyságával, a képek szükséges és elégséges felbontásának mértékét minden esetben gondos mérlegelés és széles körű mintán végzett próba-szkennelés alapján kell meghatározni. Tapasztalatok szerint hagyományos gépírásos, illetve kézírásos szövegek esetében 200-300 DPI felbontás megfelelő minőségű és még jól kezelhető méretű képet eredményez, és megőrzi az eredeti irat finomabb részleteit is. Fényképek, grafikák, tervrajzok esetében legalább 300 DPI felbontás szükséges.
Szintén az eredeti iratok határozzák meg, hogy az eljárás során színes, szürkeárnyalatos vagy kéttónusú (fekete–fehér) szkennelés eredményezi-e a legjobb minőségű és legjobban kezelhető képfájlokat. Ebben az esetben is a lehető legjobb minőségű (és újabb reprodukció, pl. nyomtatás esetén is megfelelő képet eredményező) eljárás követelményét kell összeegyeztetni a képméretek problémájával, hiszen az eltérő módon elvégzett digitalizálási eljárások egészen eltérő méretű képeket eredményeznek. (A szürkeárnyalatos szkennelés eredményeként például ugyanazon oldalról, ugyanolyan felbontás mellett akár nyolcszor-tízszer nagyobb méretű fájlok készülhetnek, mint kéttónusú digitalizálás esetén. Ráadásul a finomabb árnyalatok nincsenek feltétlen összefüggésben a digitális kép olvashatóságával, hiszen például egy jó minőségű gépírásos szöveg fekete–fehér szkennelt formája a kontrasztok kiemelése folytán gyakran élesebb és használhatóbb, mint ugyanannak az iratnak a szürkeárnyalatos eljárással digitalizált formája.
Összességében elmondható, hogy jó minőségű, nagy kontrasztú nyomtatott szövegek, vagy éles vonalú, kontrasztos kézírások, vonalas rajzok esetén a fekete–fehér kéttónusú szkennelés elfogadható, míg elmosódottabb szövegek, kevéssé kontrasztos kézi vagy gépírásos szövegek, fényképek, grafikák esetén a szürkeárnyalatos digitalizálás ajánlott.
6.2.2. Képformátum, tömörítés, adattárolás
A képfeldolgozó programok számos különböző típusú kép előállítására képesek (TIFF, BMP, PCD, PCX, TGA, JPEG stb.), ezek közül a levéltári szempontból is megfelelő formátum kiválasztását a képméreteken és a tárolási módokon kívül az adott formátum elterjedtsége, minél szélesebb körű alkalmazhatósága szabja meg. Levéltári szabványok hiánya miatt ezen a téren lehetetlen általános érvényű megállapításokat vagy ajánlásokat tenni. Általánosságban elmondható, hogy a képformátum elterjedtsége, a képfeldolgozó programok legszélesebb körében való felhasználhatósága és konvertálhatósága miatt az ún. Tagged Image File Format (rövidítve TIFF, kiterjesztése szerint *.tif) típusú képek alkalmazása kínál sokoldalú és várhatóan hosszabb távon is működőképes digitalizálási lehetőséget.
A képfeldolgozás, de különösen az adattárolás és adatátvitel állandó problémája a megfelelő minőségű (nagy felbontású, szürkeárnyalatos vagy színes) digitális képek fájlmérete. A tárolás és adatátvitel könnyítésére számos tömörítési eljárás született, amelyek alapvetően két csoportra oszthatók:
A tömörítési eljárások levéltári alkalmazása több problémát is felvet. Az adatveszteség nélküli tömörítések egyrészt csak szűk körben ismertek, másrészt jelentősen megnövelhetik az egyes képek megnyitásának az idejét. Az adatvesztéses JPEG-tömörítések ugyan rendkívül elterjedtek (hiszen például az interneten megtalálható képek döntő többsége ilyen és gyakorlatilag minden képfeldolgozó program ismeri ezt a formátumot), de a rendkívül jó tömörítési mutatókért a képek finomabb részleteinek elvesztésével kell fizetni (bár ennek aránya is szabályozható a JPEG tömörítés keretein belül).
Összességében elmondható, hogy a tömörített formátumok használatában több bizonytalansági tényező rejlik (pl. a különböző formátumok jelenlegi és jövőbeni felhasználhatósága és elterjedése), másrészt az általánosan használt eljárások a dokumentumok finomabb részleteit nem tudják reprodukálni. Mindezek folytán a levéltári digitalizálás során a fentebb említett ún. mester-példányt mindenképpen tömörítetlen formában kell elkészíteni és tárolni, a felhasználói munkapéldányokat pedig szükség esetén lehet olyan tömörített formátumban reprodukálni, amely a megfelelő olvashatóság és az alacsony helyigény kettős követelményének egyszerre felel meg.
A feldolgozás során kerülni kell a digitalizált oldalak összefűzését és több oldal egy fájlban történő tárolását. Ez ugyanis a képformátumokhoz hasonló problémákkal járhat: bizonyos képfeldolgozó programok nem értelmezik a másik által alkalmazott összefűzési módokat, az önálló képoldalakat viszont minden bizonnyal hosszabb távon is biztonságosan leolvashatjuk ezekkel. Nagyobb méretű könyvtárakban tárolt oldalankénti fájlok áttekintésére inkább a képfeldolgozó, ill. -néző programok közül kell azt választani, amelyik alkalmas önálló képek sorozatának megjelenítésére is.
6.2.3. Megőrzés, karbantartás
Az eljárás során egy, a lehetőségek szerinti legjobb minőségű ún. mesterpéldányt kell készíteni és azt utólag nem módosítható adattárolón rögzíteni, majd erről kell a levéltárosok, kutatók stb. számára esetlegesen kisebb helyigényű (pl. tömörített) munkapéldányokat létrehozni. A későbbiek során az így elmentett mesterpéldány használatát minimalizálni kell.
A digitalizált iratok szakszerű mentésére és tárolására rendkívüli gondot kell fordítani, hiszen az adathordozó elavulása, sérülése sok százezer fájl és akár évek munkájának az elvesztésével is járhat. Nagy mennyiségű adat biztonságos tárolására többféle eljárás létezik, bár ezen adathordozók élettartamáról viszonylagos újdonságuk miatt nincsenek egyértelmű és megbízható felmérések. A levéltári iratok digitalizált másolatainak tárolására a tapasztalatok szerint a következő eljárások alkalmazhatók:
Az írható CD-lemezek elterjedtsége, a technika egységes és széleskörű alkalmazhatósága, elterjedése, a megfelelő minőségben elkészített és megfelelő alapanyagra rögzített adatok várható élettartama, a technológia olcsósága (mind a berendezés, mind az adathordozó tekintetében) alkalmassá teszi ezt az eljárást szélesebb körű levéltári alkalmazásra.
A digitális szalagos egységek mind a berendezéseket, mind az adathordozót tekintve sokkal drágábbak az optikai lemezeknél, felhasználhatóságuk általában az intézmények központi szerverére korlátozódik, viszont adattároló kapacitásuk a CD-lemezekének többszöröse.
A felvételezés során a hazai és nemzetközi normák betartásával, a megfelelő adathordozó kiválasztásával, az adatok rendszeres karbantartásával, tárolásával és szükség szerinti átmásolásával a levéltárnak gondoskodnia kell a digitális példányok lehetőség szerinti leghosszabb idejű felhasználhatóságáról és épségéről. A felelős levéltári munkatársaknak ezért folyamatosan figyelemmel kell kísérniük a számítástechnikai képfeldolgozás és adattárolás terén zajló változásokat, hogy az esetlegesen bekövetkező konvertálási, átmásolási feladatokra az intézmény időben felkészülhessen.
6.3. Személyi követelmények, vezetés
A digitalizálási program megvalósításának komoly személyi követelményei vannak, és ezzel minden alkalmazó levéltárnak számolnia kell. Egyszerűbb a helyzet, ha a digitalizálási folyamatot nem maga a levéltár végzi, hanem külső cégre bízza, mert ekkor a készítéssel kapcsolatos technikai problémák nem a levéltárat terhelik. Az informatikai rendszerbe való illesztést, fenntartást, karbantartást, állagőrzést azonban itt kell végezni, és ezek a feladatok sok szakértelmet követelnek. Mivel a digitális másolatok az informatikai rendszer integráns részét kell, hogy képezzék, a rendszerrel foglalkozó informatikai szakember(ek) feladatává kell tenni a műszaki–technikai kérdések megoldását. Ugyanakkor nagyon ajánlott, hogy legyen legalább egy olyan levéltáros a programot végrehajtó levéltári intézményben, aki tud rendszerben gondolkodni, és alapszinten elsajátította a számítástechnikai ismereteket. (Ez sokkal többet jelent, mint néhány irodai program használatának képessége.) A tapasztalatok országon belül és kívül azt mutatják, hogy csak olyan levéltárakban működik jól az informatika és benne a digitalizálás, ahol van olyan felelős levéltáros, aki érti mind az informatikát, mind a levéltártant. Ahol a két terület között nincs ilyen összekötő szakember, ott kevés az esély a sikerre.
Meghatározó a levéltár vezetésének a magatartása. Szavakban mindenki hangoztatja az informatika, a digitalizálás fontosságát, a gyakorlat azonban mást mutat. Nem kell minden vezetőnek értenie a számítástechnikához, de az elvárható, hogy a vezetés világos szakmai célokat tűzzön ki, hogy megkeresse azokat a munkatársakat, akikre a program végrehajtását rábízzák, és hogy megteremtse a sikeres megvalósítás feltételeit (anyagi források, munkafeltételek stb.).
Mivel a digitális másolatok csak új ismeretek birtokában használhatók, erre a levéltár dolgozóit ki kell képezni. A gyors változás miatt rendszeres képzésre van szükség, ezért nagyobb levéltári intézményekben érdemes egy ún. oktató laboratóriumot létrehozni. A rendszeres oktatásnak egyébként megvan az az óriási haszna is, hogy pár év után természetessé válnak ezek az új eszközök a levéltárban, és nem lesz mentális akadálya a digitális program megvalósításának, ill. fenntartásának.