4. A digitalizálandó levéltári anyag
4.1. Segédletek
Világszerte sok levéltár digitalizálja a segédleteit, és így bocsátja azokat a kutatók, levéltárosok rendelkezésére. A segédleteket digitalizálhatjuk akár OCR-rel, akár kép formájában, és az így nyert másolatokkal bővíthetjük a meglévő informatikai rendszerünket. A segédlet-digitalizálásnak sok előnye van, és különösen jó eredményeket érhetünk el hatékonyságban, valamint a kommunikáció területén:
Mint az előzőekben oly sokszor, most is a szakmai alapokhoz jutunk vissza: csak azok a levéltárak tudnak (megfelelő minőségű) segédleteket digitalizálni, amelyek ilyenekkel rendelkeznek. (Egyébként az informatika alapfunkciója — nemcsak a levéltárakban, hanem az élet minden területén — nem elsősorban az, hogy új értékeket hoz létre, hanem hogy a meglévő eredmények kiaknázásához ad egy hallatlanul hatékony eszközt.) Az Országos Levéltár pl. ilyen „szerencsés” helyzetben van: az elmúlt évtizedekben több mint száz kötet nyomtatott segédlet jelent meg az anyagáról, a levéltárosoknál, kutatótermekben lévő kéziratos segédletek pedig több százra rúgnak. A jelenleg szétszórtan, sokak által ismeretlen és hozzáférhetetlen segédletek digitalizálása és egységes rendszerbe foglalása elkezdődött: a nyomtatott segédletek — pontosabban azokból a fond- és állagleírások — OCR-rel, a kéziratos segédletek pedig képként lesznek beszkennelve és beillesztve az általános adatbázisba.
4. 2. Levéltári iratok
Levéltári iratokat digitalizálhatunk azzal a céllal, hogy az így nyert másolatokat a kutatók rendelkezésére bocsássuk, így kivonva a forgalomból az eredeti iratokat. Hadd utaljunk az előzőekben megfogalmazott ajánlásra: ha van rá lehetőségünk, akkor az iratokat először mikrofilmeztessük le, majd a szkennelés mikrofilmről történjen, különösen akkor ajánlatos ez a megoldás, ha nagy tömegben kívánunk iratokat digitalizálni.
Teljes fondokat, állagokat is digitalizálhatunk, egy ilyen projekt azonban nagyon alapos megfontolást igényel. Ha figyelembe vesszük, hogy 1 km irat kb. 12 millió írott oldalt jelent, nagy biztonsággal kijelenthetjük, hogy a teljes iratanyag sohasem fog digitális hordozóra kerülni, mint ahogyan mikrofilmre sem vétetett az elmúlt évtizedekben. Azt sem szabad elfelejteni, hogy még a legértékesebbnek tartott és legkutatottabb irategyüttesek is — hosszú távon — átlagban legfeljebb heti néhány kutatást jelentenek, ami nem tűnik rentábilisnak, figyelembe véve a befektetést és a ráfordított munkát. Ennek illusztrálására álljon itt egy konkrét példa: egy levéltár összeírás-gyűjteménye gyakran kutatott, elismerten értékes forrásanyag és viszonylag kis mennyiségű (30 ifm, 360 000 oldal); egy középkategóriájú szkennerrel a digitalizálás két-három évig tart, ezzel párhuzamosan folyik a digitális képeket „mozgató”, hely- és földrajzi neveken alapuló adatbázis építése. Az eredmény: a levéltár sok kilométernyi anyagából, több év munkájával sikerült digitalizálni 30 métert.
Nagy tömegű irategyüttesek digitalizálása több (hatékonysági, gazdasági stb.) szempontból sem látszik reálisnak. Ezzel ellentétben viszont hasznos lehet kis terjedelmű, gyakran kutatott, másolásra sokszor kért irategyüttesek digitalizálása elsősorban anyagvédelmi és kommunikációs okok miatt.
A digitalizálás lehetővé teszi, hogy egykor szétszóródott iratanyagot újra egyesítsünk virtuális módon: a szervesen összetartozó iratok megfelelő elektronikus segédlettel (pl. adatbázissal) újra összeilleszthetők.
A digitalizálás történhet kutatói rendelésre, tehát pl. a levéltár nem xeroxot, hanem digitális másolatot készít és ad a kutatónak (vagy ennek papírra kinyomtatott változatát). Fentebb (3.2. fejezet) említettük, hogy — a hagyományos gyakorlathoz viszonyítva — ennek a politikának lehetnek anyagvédelmi előnyei is, ha az először elkészült másolatokat mesterpéldányként archiváljuk, további másolatokat pedig ezekről adunk. Bár ez így logikusnak és egyszerűnek hangzik, hozzá kell tennünk, hogy mindez csak akkor realizálható, ha a levéltár pontosan nyilvántartja és megfelelő visszakereső rendszerrel ellátja a készült (és őrzött) digitális másolatokat, ez pedig nem könnyű feladat, különösen nem nagy mennyiség esetén.
Bár a levéltárakban nem gyakori eset az anonimizálás, de meg kell említeni, hogy a digitalizálással egyszerűbb ez az eljárás, mint a most szokásos dupla fénymásolás.
A térképek vonzó, digitalizálandó anyagnak tűnnek sok levéltáros szemében. Ez azon kevés levéltári irategyüttes közé tartozik, amelynél a színeknek informatív jelentése van, tehát színes képrögzítés szükséges. Mielőtt azonban bárki is belevágna egy ilyen digitalizálási projektbe, érdemes számba venni a nehézségeket:
4.3. Kiadványok
Az elektronikus kiadványok egyre terjednek, ezzel a lehetőséggel a levéltáraknak is élni kell, annál is inkább, mert a gyorsan emelkedő nyomdai költségek is erre a viszonylag olcsó megoldásra szorítják őket. A kiadványok megjelenhetnek CD-n, ennek terjesztése lényegében ugyanúgy történik, mint a hagyományos publikációké, valamint interneten, ami viszont eltérő terjesztési stratégiát igényel.
A jelenleg általánosan használt CD-k adatrögzítő kapacitása (650 MB) bőven elegendő egy hagyományos kiadványra, még képeket is nagy számban közölhetünk. (Színes képeknél, különösen a nagy méretűeknél már szűk lehet a CD.) Az interneten már takarékosabban kell bánnunk a hellyel, egyrészt mert sokba kerülhet a fenntartás, ha béreljük a helyet a szerveren, másrészt arra is kell gondolnunk, hogy a képek letöltése sok olvasónak túlságosan lassú, tehát nem fogják emiatt a kiadványt használni.
Ez a jelenlegi állapot. Már megjelentek a piacon a CD-nél nagyságrendekkel nagyobb befogadóképességű hordozók (pl. a DVD), de hogy amelyik válik valóban szabvánnyá, azt nem tudjuk. Rohamosan bővül az internetes adatátvitel sávszélessége is, ami azt jelenti, hogy egyre gyorsabban, egyre több információt tudunk letölteni a hálóról. Biztosan állíthatjuk viszont, hogy illúzió abban reménykedni, hogy belátható időn belül nagyobb fondokat tudunk fakszimile formában (azaz képként) publikálni, valószínűleg a kisebb levéltári egységek iratait vagy tematikus, válogatott iratokat tartalmazó forráskiadványok lesznek a jellemzők.
Vannak arra utaló jelek, hogy a digitális kiadványok átalakítják a forráspublikációt. Mivel ezzel lehetőség nyílik az iratok fakszimile képét viszonylag nagy számban és olcsón közreadni, könnyen lehet, hogy a hagyományos, nagy szakértelmet és sok időt igénylő teljes vagy kivonatos szövegközlést háttérbe fogják szorítani a megfelelő — alapadatokat, jelzeteket, név- és tárgymutatókat stb. tartalmazó — keresőrendszerrel ellátott fakszimile forráskiadványok.
A digitális publikáció legnagyobb előnye a rugalmasság és a viszonylagos olcsóság. Egy levéltár akár félévente aktualizálhatja a kiadványát, azaz mindig a legújabb verziót kínálhatja a publikumnak. Sokat nem is kockáztat, hiszen elegendő csak annyi CD-t legyártani, amennyi elfogyott, illetve internetes kiadványnál még ez sem szükséges, csak frissíteni kell a honlapot. Ami — a rugalmasság — az egyik szempontból előny, az más szemszögből nézve hátrányt jelent: a digitális kiadványok túlságosan rövid életűek. A CD története csak néhány éves, és ahogy arra utaltunk a biztonsági követelményeknél, a szabványok gyors változása miatt korántsem biztos, hogy 10 év múlva is olvasni tudjuk a most megjelent kiadványokat. Még rosszabb a helyzet az internetes publikációknál: reális számítás szerint egy-egy kiadvány legfeljebb csak pár évig marad egy honlapon, ezután hozzáférhetetlen lesz.
Amíg a digitális kiadványok könyvtári megőrzése nem lesz megnyugtató, addig a levéltáraknak maguknak kell gondoskodniuk a saját kiadványaik megőrzéséről. Ha változik a (CD) szabvány, akkor a kiadvány tartalmát vagy át kell konvertálni az újabb hordozóra, vagy ki kell nyomtatni és archiválni kell. (A nyomtatott szöveget gond nélkül lehet ismét digitalizálni, a képek már problémát okozhatnak, mert az csak jelentős minőségromlás árán végezhető el.) Ha levesszük az internetről a kiadványt, akkor azt hasonló eljárással menthetjük meg az utókornak: vagy CD-re másoljuk, vagy kinyomtatjuk.
5. Digitalizálási stratégia, tervezés
A digitalizálás a levéltár működését, anyagát, használatát alapvetően érintő tevékenység, ezért az elérendő célokat elemezni, a gyakran ellentmondó szempontokat mérlegelni kell, a várható hatásokat tanácsos prognosztizálni, majd mindezeket figyelembe véve határozni kell, röviden szólva: stratégiai döntést kell hozni. A levéltári digitalizálás nem lehet ötletszerű és öncélú, hanem illeszkednie kell a levéltári intézmény anyagvédelmi, segédletkészítői, publikációs és kutatószolgálati terveihez.
5.1. A szakmai célok meghatározása
Először azt kell pontosan megfogalmaznia a levéltár vezetőségének, hogy milyen szakmai célokat kíván elérni a digitalizálás segítségével. A veszélyeztetett állapotú vagy különösen értékes eredeti iratok kímélését úgy, hogy digitális másolás után az eredetieket kivonja a használatból? Gyakran kutatott vagy egyéb okok miatt rendszeresen igénybevett iratok gyorsabb, kényelmesebb, akár párhuzamos használatát kívánja biztosítani? A segédleteket akarja egységes informatikai rendszerbe foglalni, és a világ kutatóinak rendelkezésére bocsátani (az internet által)? A publikációs tevékenységét szándékozik megkönnyíteni?
Egyszerre több cél elérését is kitűzhetjük. Lényeges az, hogy a digitális információ legnagyobb előnyét, a kommunikálhatóságot a lehető legjobban kihasználjuk. Néhány (negatív) példa: ha egy erősen kutatott, egyszerű struktúrájú (pl. számrendes) irategyüttest képként digitalizálunk, CD-re írunk, és elektronikus segédlet nélkül a kutatók rendelkezésére bocsátunk, akkor rossz a stratégiai döntésünk, mert csak a biztonsági szempontot érvényesítettük, pedig ezt a célt sokkal jobban szolgálná a mikrofilm. Még rosszabb — sőt, elfogadhatatlan — a döntésünk, ha digitalizálás után az eredeti iratokat kiselejtezzük, mert a digitális másolat nem tekinthető biztonságinak.
5.2. A szükséges eszközök, feltételek
A cél(ok) megfogalmazása után fel kell mérnünk, hogy milyen eszközökkel tudjuk az(oka)t elérni, amelyek állnak már a rendelkezésünkre, és amelyek megszerzése szükséges. Például: az iratokat nem közvetlenül, hanem mikrofilm közbeiktatásával kívánjuk digitalizálni, és az így nyert másolatokat adatbázissal ellátva belső és külső hálózaton egyaránt hozzáférhetővé fogjuk tenni. Egy ilyen program csak akkor reális, ha van már mikrofilmünk (vagy annak elkészítését garantáló műhelyünk), létezik vagy előrehaladott állapotban van az adatbázis és az azt kezelő szoftver, és nagy előny, ha működik már az informatikai rendszerünk, valamint az internet terén is van némi tapasztalatunk. Nem kell minden elemnek a helyén lenni, de egyszerre nekifogni mindehhez — a digitalizálási projekt mellett — reménytelen feladat lenne.
A hardver-, szoftver és rendszerfeltételek mellett — természetesen — fel kell mérni a pénzügyi vonzatot is. A digitalizálás, mint az előzőekben láttuk, nem egyszeri befektetést jelent, hanem egy komplex informatikai rendszer részeként működik (kell működnie), amit állandóan fejleszteni szükséges, és mindez komoly és rendszeres kiadásokat feltételez.
Végül, de nem utolsósorban meg kell említeni a személyi feltételeket, amelyek gyakran a legnagyobb akadályt jelentik. A munkatársakat meg kell győzni a program hasznosságáról, fel kell őket készíteni az egész rendszer működtetésére és használatára, ez pedig rendszeres képzést tesz szükségessé.
5.3. A stratégiai döntés meghozatala
Ha meghatároztuk a szakmai célt, és biztosítottnak véljük az eléréséhez szükséges eszközöket, feltételeket, akkor eldönthetjük, hogy konkrétan mit, milyen eljárással fogunk digitalizálni, ki fogja azt végezni, és hogyan fogjuk használni az így nyert másolatokat.
A digitalizálandó konkrét iratanyag kiválasztásáról részletesen beszéltünk a 3. fejezetben.
A „ki fog digitalizálni?” alapvető kérdés, és eddig még nem érintettük. Nem kell feltétlenül a levéltárnak magának végeznie a digitalizálást, ezt kiadhatja egy erre szakosodott cégnek. Így megszabadul a beruházás, a fenntartás és az állandó fejlesztés gondjától, viszont nem mentesül a rendszert érintő egyéb informatikai terhektől, igaz, a szolgáltatást meg kell fizetnie. Megítélésünk szerint — kevés kivételtől eltekintve — ilyen megoldást kell a magyar közlevéltáraknak előnyben részesíteniük, mert így nagyobb esélyük van a programjuk sikerére. Ha úgy döntünk, hogy a digitalizálást a levéltáron belül végezzük, akkor meg kell kezdeni a szükséges berendezések kiválasztását.
A „hogyan fogjuk használni?” kérdést is többször érintettük az előzőekben. Ez — természetesen — függvénye a szakmai célkitűzésnek és a rendelkezésünkre álló vagy kiépítendő informatikai rendszernek.