3. Levéltári alapelvek és követelmények
3. 1. Biztonság
Ez a levéltári anyaggal szemben támasztott követelmények közül a legfontosabb, mert ha az iratok elpusztulnak, akkor minden további követelmény vagy alapelv értelmét veszíti. Értelemszerűen tehát a digitalizálás útján létrejött másolatnak is meg kell felelnie a levéltári másolattól elvárt két alapvető biztonsági követelménynek: 1. a hordozónak (CD, mágneslemez stb.) tartósnak kell lenni, 2. a rajta lévő információnak hosszú időn keresztül olvashatónak kell lenni. Jelenleg — és a belátható jövőben — csak korlátozottan teljesíthetők ezek a követelmények mert
A fentiek miatt bizonytalan, hogy a most készülő digitális képek 10-20-50 év múlva is olvashatók lesznek, elég kockázatosnak tűnik a jövőjük, ezért nem is tekinthetők megfelelő biztonsági másolatnak. Ennek ellenére vannak olyan megoldások, amelyekkel a biztonsági kockázatot csökkenthetjük vagy egyenesen megkerülhetjük.
Bár közvetlenül nem teljesíthetők a biztonsági követelmények, a megfelelést közvetett úton is el tudjuk érni oly módon, hogy a digitális képet egy bizonyítottan biztonságos hordozóról, mikrofilmről készítjük. Így eleget teszünk a biztonsági és az anyagvédelmi követelménynek a mikrofilm által, és kiaknázhatjuk a digitális másolat összes többi előnyét. A valóság — természetesen — nem mindig teszi lehetővé, hogy száz százalékban megfeleljünk az ideális elvárásoknak. Egy mikrofilmműhely felállítása és működtetése sok-sok millió forintba, rengeteg erőfeszítésbe kerül, és irreális lenne azt elvárni, hogy minden levéltárban, ahol vannak digitális másolatok, legyen saját mikrofilmműhely is. Az az ajánlás azonban megfogalmazható, hogy a nagy digitalizálási programot végrehajtó levéltárak feltétlenül rendelkezzenek mikrofilmmásolattal is, akár maguk készítik, akár mással csináltatják azokat.
A digitális másolatok megőrzésével kapcsolatban vannak kockázatcsökkentő eljárások (megfelelő minőségű hordozó kiválasztása, időnkénti átmásolás, konvertálás stb. — részletezésüket l. a 6.2.3. sz. fejezetben), ezeket — mikrofilmtől függetlenül — alkalmazni is kell.
A levéltári mikrofilmeknél alapvető biztonsági követelmény, hogy az eredeti iratot és a róla készült filmet ne őrizzük egy helyen, mert pl. az épület esetleges pusztulása következtében mindkettő megsemmisülhet. Ez a digitális másolatok esetében is érvényesítendő azzal a kiegészítéssel, hogy magát a másolatot is lehetőleg több példányban kell őrizni — a hálózatok világában ez könnyen teljesíthető.
3.2. Anyagvédelem
Ha a digitalizálás közvetlenül eredeti iratról történik, akkor a kereskedelemben kapható berendezések többségénél (a szkennereknél) fénymásoláshoz hasonló ártalmas fény- és mechanikus hatás éri az iratokat (a fényképezés sokkal kíméletesebb eljárás). Igaz, léteznek már olyan digitalizáló berendezések, amelyek kímélik az iratokat, ezek azonban elég drágák, és a lényegen nem változtatnak. A levéltárak világszerte igyekeznek visszaszorítani az iratkárosító fénymásolást, és a korlátozások — pontosan az eljárás hasonlósága miatt — kiterjednek a szkennelésekre is, van azonban egy lényeges különbség a kettő között. A fénymásolás vagy a szkennelés különösen akkor veszélyes, ha egy iraton ismételten történik. Ellentétben a fénymásolatokkal, a digitális másolatoknál technikailag könnyen készíthető egy mesterpéldány, ezt archiválva a későbbiekben újabb másolatok adhatók ki. Mindehhez hozzá kell tenni, hogy az iratok gyakori használata a kutatóteremben szintén káros hatású, és ha egyszeri szkennelés után ki lehet vonni az erősen használt irategyütteseket a kutatóforgalomból, akkor a digitalizálással védtük az iratokat.
3.3. Rendezettség és hozzáférhetőség
A hagyományos levéltári iratok tradicionális kutatása feltételezi az iratok fizikai, háromdimenziós jelenlétét: a köteteket forgathatjuk, a lapokat csoportosíthatjuk, az egymásba csúsztatott iratokat logikai rendbe állíthatjuk. A levéltári anyag mikrofilmezésével már sok minden megváltozik: az iratok szigorúan szekvenciális rendben sorakoznak, és kétdimenzióssá szűkülnek, ezért filmen kutatni sokkal nehezebb, mint eredetiben. A hátrányokat ellensúlyozandó alkalmazunk a filmezés során utaló-tájékoztató táblákat (pl. minden csomó előtt), és szigorú előírás, hogy csak teljesen rendezett iratokat, azokat pedig logikai rendben szabad filmezni. Digitális képek esetében még a mikrofilmnél is nehezebb az iratok közötti tájékozódás.
Viszonylag egyszerűbb esetet jelentenek az „intelligensen” digitalizált iratok, mert ezek szövegfájlként jelennek meg, amit szövegszerkesztővel formálhatunk (pl. kiemelhetjük a címeket) vagy átalakíthatjuk azokat tagolt adatbázissá. Ha viszont képként digitalizáltuk az iratokat, akkor ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy-egy oldal egy-egy képfájlba kerül, és az irat jelzetére, helyére vagy tartalmára legfeljebb a fájlnév utal. Nem nehéz elképzelni, hogy milyen nehéz tájékozódni akár egy 2 ifm terjedelmű kis fondot jelentő kb. 20 000 fájlnév között.
A megoldás az, ha a digitalizálandó irategyüttesről először egy elektronikus segédletet készítünk, majd az elkészített képeket hozzárendeljük a segédlet megfelelő adataihoz. Így a képek a segédlet segítségével lesznek kereshetők, listázhatók, böngészhetők. Sokféle elektronikus segédlet készíthető, a skála az egyszerű, linkekkel (azaz a vonatkozó képek behívását lehetővé tevő kapcsolókkal) ellátott, a hagyományos jegyzékeknek megfelelő HTML fájloktól a sokoldalú keresést, szűrést lehetővé tevő adatbázisokig terjed. A digitális információ kommunikációs előnyeit akkor tudjuk valóban jól kiaknázni, ha a képeket adatbázissal kötjük össze, ami kb. egy komplett mutatóval ellátott segédletnek felel meg.
Valószínűleg a rendezettségből eredő kutatási nehézségek okozzák azt, hogy a levéltárak szinte soha nem vállalkoznak bonyolultabb struktúrájú anyag digitalizálására, hanem megmaradnak az egyszerűbbek mellett (pl. anyakönyvek, gyűjtemények számrendben stb.)
3.4. Hitelesség
A hitelesség már az analóg másolatoknál is problémát okozott, pedig ezek némelyike, pl. a mikrofilm, bizonyos tekintetben szinte hamisíthatatlan (egy tekercsből nem lehet észrevétlenül kiemelni vagy oda betenni egy felvételt, egy felvételen belül nem lehet manipulálni egy irat szövegét). Különböző országokban különböző szabályozások születtek, a nemzetközi irányzat az volt — ehhez igazodott Magyarország is —, hogy ha a készítő szervezetnél a másolatok létrehozásának folyamata hitelesen dokumentált, akkor jó esély van arra, hogy a bíróság az eredeti hiányában is hitelesnek ismerje el a másolatot. A hitelesség kérdése azért is vetődik fel élesen, mert a digitális iratok már most sokkal elterjedtebbek, mint pl. a mikrofilmek voltak valaha.
A legnagyobb gond a digitális másolatokkal, hogy a legnagyobb mértékben manipulálhatók, és a beavatkozásnak közvetlenül nem marad nyoma. Bár még semmi sem dőlt el a szabályozásban, valószínűleg a jogi megoldás követni fogja a mikrofilmes modellt, azaz közvetett módon, a létrehozási folyamat megfelelő — főként automatikus — dokumentálásával próbálják megteremteni a digitális másolatok hitelességét.
A levéltárakat a hitelesség problémája a saját iratokról készült másolatok esetében nem nagyon érinti, hiszen az eredeti iratok megmaradnak, így azokkal lehet bizonyítani. Teljesen más lesz a helyzet ha megkezdődik az elektronikus iratok átvétele a szervektől, mert itt ezek lesznek az eredetiek. Addig azonban biztosan megszületik a megfelelő törvényi szabályozás.
3.5. Rendszer
Informatikai alapszabály, hogy a digitális információ csak rendszerben érvényesül kellően, ha nem így van, akkor az elszigetelten működő fájlok, táblák, képek a mennyiségi növekedéssel arányosan növelik a káoszt. Az előzőekben elmondottak is érintették a rendszer szükségességét (elektronikus segédlet) de csak az egyes irategyüttesek szintjén. A rendszert azonban magasabb szinten is meg kell valósítani, ami esetünkben azt jelenti, hogy a létrejövő „intelligens” vagy képi digitális információkat a levéltár informatikai rendszerének integráns részeivé kell tennünk. Ha már van ilyen rendszerünk, akkor ahhoz kell illeszteni a digitális információt, ha nincs, akkor azt még a digitalizálás előtt ki kell alakítani. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az adatbázisokat, elektronikus segédleteket (velük a digitális másolatokat) össze kell kapcsolni, és lehetőleg egységes keresőrendszerrel kell az egészet ellátni.
3.6. Minőség
A digitális képek minőségben még messze elmaradnak az analóg képektől. A legfontosabb minőségi mutató az élesség, amit a mikrofilmnél vonalpár/mm értékben fejeznek ki. A levéltári szakirodalom szerint a jó minőségű mikrofilmnek minimum 100 vonalpár/mm élességűnek kell lennie, azaz egy felvételen milliméterenként legalább 200 vonalat kell tudnunk megkülönböztetni (erre megvannak a megfelelő sűrűségű vonalakat ábrázoló ábrák, amiket mikroszkóp alatt kell vizsgálni). A digitális világban is mérik az élességet, itt DPI-ben (dot per inch, azaz pont per hüvelyk) fejezik ki az értékét. A fekete–fehér szkennelésnél általános a 200 DPI-s érték, a szürke skálánál ugyanez 300-400. Összehasonlításként: 200 DPI egyenlő 3,94 vonalpár/mm, 400 DPI pedig 7,87-tel.
A különbség ijesztőnek tűnhet, a digitális másolatok azonban mégsem olyan rosszak, mint ahogy azt az adatok mutatják. Először is a mikrofilm-minőség túlbiztosított, a fentebb említett szabvány a kamera negatív (első generációs) filmekre vonatkozik, és azért olyan magas az értéke, hogy még a negyedik generációs filmmásolat is éles legyen. A film élessége ugyanis generációról generációra csökken, a jó minőségű negyedik generációs filmnek az értéke — ha az első 100 volt — már csak kb. 65. A digitális másolásnál nincs élességromlás. Másodszor: a digitális képeket „szoftveresen” feljavítják, azaz olyan képjavító algoritmusokat alkalmaznak, amelyek csökkentik az életlenséget. Ezért olvashatunk különböző szkennerek prospektusain meglepően magas (pl. 600 DPI) értékeket, az más kérdés, hogy a monitorok felbontóképessége általában ezen értékek alatt marad, tehát az élességjavulást nem érzékeljük.
A digitális másolatoknál a kívánt élességet csak megfelelő hardverrel és szoftverrel tudjuk elérni. A jobb felbontású képet készítő berendezések természetesen drágábbak, és tudomásul kell venni, hogy a levéltári digitalizálásnál gyakran a szürke színskálát érzékelni tudó metódust kell alkalmaznunk, ami meglehetősen lassú, és nagy méretű fájlokat eredményez, ami több ezer kép esetén már komoly háttértárat, memóriát és nagy sebességű processzort feltételez. (Az „intelligens” digitalizálásnál más a helyzet, mert eleve csak jó minőségű nyomtatott anyagot lehet szkennelni, amihez elegendő a fekete–fehér színek felismerése.)
A digitalizálandó irategyüttes kiválasztásánál figyelembe kell venni annak optikai jellemzőit, hogy a képek ne csak illusztrációként szolgáljanak, hanem valóban olvashatók és jó minőségben reprodukálhatók legyenek.
3.7. Hatékonyság
A levéltári digitalizálás jelenleg még viszonylag egyszerű eszközök esetén is elég drága és lassú, ráadásul a beruházás költségigénye ugrásszerűen növekszik, ha termelékenyebb és/vagy nagyobb méretű iratokat digitalizálni képes berendezéseket vásárolunk. Bár a költségeket illetően hosszútávon reménykedhetünk a csökkenésben, ez valószínűleg nem lesz jelentős, mert a levéltári digitalizálásban — elsősorban az elektronikus segédletkészítés miatt — nagy az élőmunka-igény, ez pedig nem fog változni.
Megjósolható, hogy a nagy termelékenységű, eredeti iratok másolására szolgáló szkennerek éppúgy nem fognak a levéltárakban elterjedni, mint az óránként több ezer felvételt produkáló ún. átfutó rendszerű mikrofilmkamerák, mert alkalmazásuk elsősorban szabvány-iratokat nagy tömegben őrző irattáraknak (pl. bankirattáraknak) megfelelő, és a levéltári alkalmazásból már csak anyagvédelmi okok miatt is kizárhatók (a másolandó iratokat nagy fizikai igénybevételnek teszik ki). A nagy teljesítményű mikrofilm-szkennereknél már más a helyzet, ezeknél nem áll fenn semmilyen anyagvédelmi aggály.
A levéltári anyag tömeges digitalizálásánál mégsem az említett technikai korlátok jelentik a legnagyobb akadályt, hanem a szakmai adottságok: egyrészt a levéltári iratok többsége nem megfelelően feldolgozott és előkészített, másrészt a másolatok csak jól működő rendszerben, elektronikus segédletekkel használhatók. A rendszer- és szakmai feladatoknak óriási a munkaigényük, nagyságrendekkel több, mint magának a digitalizálásnak.
Nem csak a másolatok készítésénél kell hatékonyságra törekednünk, hanem azok használatánál is. Ennek két feltétele van. Az első az, hogy olyan iratokat digitalizáljunk, amit sokan és gyakran fognak kutatni–használni. A másik feltétel az informatikai, rendszer- ill. a szakmai háttér, amiről az előzőekben már volt szó: megfelelő visszakereső rendszer kell, hogy a kutató tudja használni a digitális másolatokat.
3.8. Kommunikáció
A kommunikációs követelmények összefüggnek a hatékonysággal, és röviden úgy foglalhatók össze, hogy a digitalizált információt a lehető legszélesebb közönség számára hozzáférhetővé kell tenni. Említettük, hogy a digitális másolat legnagyobb előnye a rendkívüli kommunikálhatóság. Ennek két oka van: egyrészt könnyen és tetszés szerinti számban sokszorosítható, másrészt hálózat segítségével gyorsan továbbítható. Ezt megvalósítandó több eszköz is a rendelkezésünkre áll: CD, amin pl. a levéltári iratokat digitális kiadványok formájában terjeszthetjük, belső hálózat, amivel a másolatokat elérhetővé tesszük a levéltári munkaszobákban és a kutatótermekben, valamint külső hálózat, azaz internet, aminek segítségével a használati kört kitágíthatjuk az egész világra.