Hartmut Weber

A múltkori kiadásban¹ e helyt néhány gondolatot tettem közzé a Bundesarchiv informatikai társadalomban elfoglalt helyéről. Csak címszavakban tudtam akkor beszélni a modern információs technológia fejlődéséről, és a Bundesarchivra, valamint dolgozóira gyakorolt hatásáról. Most tehát az ezzel kapcsolatos kihívásokról és esélyekről szeretnék néhány kiegészítő gondolatot közölni.

A német szövetségi kormány 2000 szeptemberében indította útjára a Bund-Online 2005 elnevezésű Electronic-Government (elektronikus kormányzat) programot. Az Electronic-Government — vagy rövidítve: eGovernment — azt irányozta elő, hogy a kormányzati és közigazgatási feladatok végrehajtásában messzemenőkig lehessen támaszkodni az elektronikus médiák által kínált információs és kommunikációs technikákra. A közigazgatási folyamatok egyre inkább automatikussá válnak, az adóval, döntéshozatallal kapcsolatos teendőket pedig nagymértékben támogatja az információé és kommunikációs technika. Az Electronic-Government végső célkitűzésében az egész nyilvános szektort magában foglalja, a helyi közigazgatástól kezdve a legmagasabb szövetségi hatóságok tevékenységéig, ugyanúgy a nemzetközi intézményeket is. Az egyesült Európa jegyében már nemcsak elektronikus kormányzatról, hanem ennek fényében elektronikus Európáról beszélhetünk. Az Electronic-Government minden folyamatot automatizál és támogat a nyilvános szektorban, de olyanok folyamatokat is, melyek a nyilvános szektort a lakossággal vagy a gazdasággal kötik össze. Az Electronic-Government főleg a törvényhozó hatalom és a jogalkotás számára lehet fontos, valamint a végrehajtó hatalom, az általános közigazgatás és az egyedi igazgatási szervek részére is: szóalkotó emberek a kor ütőerére tapintva már megalkották az elektronikus kultúra kifejezést is. Miért ne beszélhetnénk akkor elektronikus levéltárakról azon levéltárak esetében, amelyek mind belső mind külső feladataik végrehajtásában felhasználják a modern információs és kommunikációs technikát? Az Electronic-Government-ben a szövetségi kormány számára egy eddig ki nem használt lehetőség rejlik mind a szolgáltatásban, tájékoztatásban, mind a polgárok nyilvános szektorba történő bevonásában, a produktivitásának, gazdaságosság tekintetében pedig arra törekszenek, hogy ésszerű intézkedésekkel jelentős minőségjavulást érjenek el.

Aki a Bundesarchivban a közigazgatási vagy egyéb szervek iratainak átvételével, selejtezésével, levéltári anyaggá minősítésével foglalkozik, aki a levéltári anyagot segédletek készítésével a kutatás számára hozzáférhetővé teszi, aki részt vesz abban, hogy az iratokat tartósan biztosítsa és őrizze, végül pedig, aki hozzájárul munkájával ahhoz, hogy a levéltári anyag hasznos lehessen, megérti, vagy legalábbis sejti, milyen hatással lesz az Electronic-Government-program levéltáraink törvényben meghatározott feladataira ill. jövőjére. A Bundesarchiv valamennyi dolgozójának egységes feladatai lesznek, amelyeket az egyes osztályok szolgáltatásaikkal támogatnak. A közigazgatás digitalizálása a levéltártól is megfelelő szakmai reakciókat követel — és én örülök annak, hogy a Bundesarchiv nem lamentál, hanem utánajár a dolgoknak, nem problémákon töpreng, hanem megoldásokat keres. E témakörben felállítottunk egy know-how-t, amelyet a jövőben elmélyítünk és kibővítünk. Nemcsak az erre szakosodott néhány szakember munkahelyén, hanem mindenütt, ahol a levéltári anyag feldolgozásával, értékelésével, átvételével, feltárásával, megőrzésével és használhatóvá tételével foglalkoznak, elmondható, hogy az új, digitális adathordozók átvételét a teljes átvételi folyamattal összhangban kell szemlélni, és a hagyományos és digitális adathordozók egymás mellett élését kell fejleszteni. Ez az egymás mellett élés a hatóságok iratkezelésben legalábbis még egyelőre jellemző marad.

A sokféle levéltári anyag feltárása elképzelhetetlen az erre a célra tervezett rendszerek következetes használatának bevezetése nélkül, ilyenek pl. a BASYS, vagy a filmarchívumban használt MAVIS. A feldolgozáshoz és feltáráshoz szükséges az említett programok kiegészíthetősége is. Csak így lehetséges a feltárt információk ésszerű gondozása és hosszú távú hozzáférhetősége. Csak úgy lehetséges a levéltári anyagot ily módon a kutató számára hozzáférhetővé tenni: ha a segédkönyveket és fondjegyzékeket ésszerűen, egységes formátumban készítik el. Csak egy ilyen standard-formátum teheti lehetővé, hogy minden egyéb időt rabló, individuális beavatkozástól mentes anyagot kinyomtassunk, vagy az Interneten hozzáférhetővé tegyük. A technikai feltételek adottak, most már csak használni kell őket, úgy a levéltáron belül, mint azon kívül, az Interneten.

A Bundesarchiv egy igen jól működő belső hálózattal rendelkezik. A Bundesarchiv már évek óta tájékoztat a szolgáltatásairól saját Internet-ajánlata alatt: www.bundesarchiv.de, de a link a hivatalos szövetségi és kulturális portál alatt is megtalálható. Eltekintve a belső segédletektől, mint pl. a hagyatéki adatbázis, és a fondjegyzéktől, amely az első használható információt adja meg, a Bundesarchiv nem közöl az Interneten adatokat a feltárt levéltári anyagról. Eközben világszerte több ezer fondjegyzék és segédlet jelent meg az Interneten, Németországban 2001 nyaráig kereken hatvan, ebből egy a Bundesarchivban, amelyet a marburgi levéltáros iskola készített elő, és néhány hónapja már elérhető az ottani szerveren. A Bundesarchivnak igen sok pótolni valója van, ha eleget akar tenni az elektronikus kezeléssel járó többlet és a több dimenzionális hozzáférhetőség azon követelményeinek, amelyeket manapság a kutatás és az érdeklődő polgárok megkívánnak.

A Bund Online 2005 elnevezésű programmal a szövetségi kormány azt a nem kis célt tűzte ki maga elé, hogy a szövetségi kormányzat valamennyi Internet-hozzáféréssel rendelkező szolgáltató intézménye 2005-ig online-elérhető-vé váljon. A Bundesarchivnak kötelessége, hogy aktívan részt vegyen ebben a munkában, és megteremtse a nyilvános elektronikus szaktájékoztatás profilját. Alkalmas ötletekben nincs hiány. A Deutsche Forshcungsgemeinschaft (DFG) kezdeményezésére egy know-how-t építünk ki a Bundesarchiv munkatársainak részvételével egy német–amerikai szakértői bizottság bevonásával az elektronikus feldolgozási- és közreadási rendszerek kidolgozására. A más levéltárakkal és a marburgi levéltáros iskolával való együttműködés célja, hogy közösen fejlesszünk ki olyan szoftvert, amely alkalmas a feltárt eredmények Interneten történő bemutatására. A Bundesarchivban éppen most ért véget egy szintén a DFG által támogatott projekt, mely az Online-segédletek kidolgozását célozta. A következő feladat egy átfogó áttekintés elkészítése az Online-fondjegyzékekről, amelyet dinamikusan lehet bővíteni, és az Online-segédletek elkészítéséhez is használható. A Bundesarchivnak invesztálnia kell a jövő technológiájába — és nemcsak személyzetet vagy eszközöket. Mindenki, minden egyes személy hozzájárulhat ehhez a fejlődés iránti nyitottságával, a változtatásra való hajlandóságával. Így maradhat a Bundesarchiv a változó körülmények között továbbra is az, ami mindig is volt: egy szövetségi közigazgatási szerv, a kutatásban az érdeklődő állampolgárok számára egy hasznot hajtó és hasznosnak tekintett intézmény, amely a társadalom és az állam javát szolgálja.

[1] Szerzőnk cikke eredetileg a Mitteilungen aus dem Bundesarchiv 2001. évi 1. számában látott napvilágot eArchives im eGovernment. E helyt cikkének az azt megelőző számban megjelent előzményére hivatkozik.