Kenyeres István–Sarusi Kiss Béla

A közjegyzőknél keletkezett iratok jogi helyzete, levéltári átvételük problémái

Az 1875-től fennálló közjegyzői rendszerben keletkezett iratok levéltári kezelésével kapcsolatban — különösen az állami közjegyzői iratanyag (1949–1991) esetében — a gyűjtőterületi munkánk során sok félreértést tapasztaltunk.¹ Ezért tartottuk szükségesnek, hogy a közjegyzői intézményben keletkezett iratok levéltárba adásának jogi hátterét áttekintsük. Mivel úgy gondoltuk, hogy a vizsgálatunk során szerzett tapasztalatokat mások is használhatják, ezek közlése mellett döntöttünk.

A közjegyzői fondok esetében alapvetően két irattípust lehet megkülönböztetni az okiratokat (végrendeletek, szerződések, jegyzőkönyvek stb.), illetve a hagyatéki tárgyalások során keletkezett iratokat (hagyatéki ügyek). Meg kell azonban jegyezni, hogy a közjegyzők működésével kapcsolatban, illetve bizonyos okiratok kiállításával kapcsolatban is keletkeztek iratok, amelyeket gyakran nem iktattak. Ezek vagy a területileg illetékes Közjegyzői Kamarák (később a felügyeletet ellátó bíróságok), vagy — szórványosan — a közjegyzők iratai között találhatók meg, amelyeket az okiratok tárolására használt okirattárral szemben, a közjegyző irattárában őriztek.

Az okiratok

Az állami közjegyzői intézmény a 4090/1949. sz. I. M. rendelet értelmében került felállításra. Az állami közjegyzői intézmény létrehozásakor a közjegyzői iratok selejtezésére vonatkozó korábbi rendelkezések érintetlenül maradtak: Az 1925. évi VIII. tc. 42. §-a alapján kiadott 31.850/1925. IM. rendelet 1 §-a szerint továbbra sem voltak selejtezhetőek a visszterhes és visszteher nélküli szerződések (adásvételi, bérleti, haszonbérleti, ajándékozási, házassági, örökbefogadási stb. szerződések), adóslevelek, engedmények, kezességvállalások, meghatalmazások, atyai elismerő nyilatkozatok és más egyoldalú családjogi nyilatkozatok, a végrendeletek és halálestre vonatkozó intézkedések, a közjegyzői letétben lévő iratok és az azokról készült jegyzőkönyvek. Ezt követően először a 9500/51. (IK. 7.) IM rendelet intézkedett a közjegyzői okiratokról, és ennek 4.§-a (1) bekezdésének f) pontja, ellentétben az 1925. évi rendelettel előírta, hogy húsz évi őrzési idő után selejtezni kell az eredeti közjegyzői okiratokat. A rendelet 1951. augusztus 1-én lépett hatályba, ugyanakkor rendelkezett arról, hogy a Levéltárak Országos Központjának selejtezési útmutatót kellett összeállítania a jogszolgáltatási szervek selejtezésénél, amelyet „tudományos, illetőleg történeti jelentőségű vagy levéltári szempontból egyébként értékes iratok kiválasztásánál figyelembe kell venni.” (5. § (2) bekezdése).²

Az elkészült útmutató szerencsére ellentmondott a rendeletnek, mivel csak kevés kivétellel rendelte el a közjegyzői iratok selejtezését. Feltétlenül meg kellett tartani, az „okiratokat és végrendeleteket, az okirattárba lehelyezett tanúsítványokkal kapcsolatos jegyzőkönyvek kivételével. Utóbbiakat is meg kellett azonban őrizni, ha az ezekhez tartozó fordított, előmutatott, vagy másolt okiratnak a másolata megvolt, és a tanúsított tény vagy a másolatban megőrzött okirat tartalma, akár személyi, akár tárgyi vonatkozásainál fogva „történelmi érdekesség”. Az útmutató még három pontban sorolta fel a feltétlenül megőrzendő iratokat, elsősorban természetesen

— az okiratokhoz tartozó ügykönyveket, mutatóikat, a végrendelkezők jegyzékét és a váltókönyveket,

— a hitbizományi javak leltározása során keletkezett minden iratot, a jelentősebb csődtömegek leltározásának árverésének foganatosítása során keletkezett iratokat (ezek azonban általában csak véletlenül, másolatban maradhattak a közjegyzőnél, mert az eredetieket a megbízó bíróságnak kellett visszaküldeni.),

— a kereskedelmi társaságok közgyűlési vagy választmányi határozatai tanúsítása folytán a közjegyzői irattárban megőrzött közgyűlési határozatok másolatát.

Az útmutató második pontjában a „csak esetlegesen” megtartandó iratokat sorolja fel. A fent említett tanúsítványokkal kapcsolatos iratokon kívül az okiratok közül ide tartoznak a közjegyző magánmegbízásán alapuló kiemelkedően jelentős történelmi, tudományos vagy művészeti jelentőségű tárgyakkal, személyekkel vagy eseményekkel szoros kapcsolatot mutató iratok is. (A hagyatéki ügyekről lásd az alábbiakat.)

Látható, hogy az útmutató nem tette lehetővé az okiratok selejtezését. Csak a bizonyos bírói megbízások során keletkezett nem okirattári anyagot, a fordítás-hitelesítések, bírói megbízások könyveit, valamint a megőrzésre átvett okiratok és értékneműekről vezetett segédkönyveket lehetett selejtezni.

Az útmutatót — ahogy ezt a rávezetett megjegyzésből megtudjuk — minden állami közjegyző részére, valamint Budapesten a közjegyzői iratokat őrző bíróságoknak kellett eljuttatni.

A 9500/1951 rendeletet kiegészítette az igazságügy-miniszter 958/1952. IM számú utasítása, amely kimondta, hogy a jelentős munkásmozgalmi vonatkozású iratokat kiselejtezni nem szabad, hanem az őrzési idő lejártával a Magyar Munkásmozgalmi Intézetnek kell átadni.

Az ügyben történt következő fejleményt a 130/1957. (I.K.20.) IM utasítás hozta, amelynek 3. §-ának e) pontja szerint továbbra sem selejtezhetők ki a végrendeletek, az öröklési szerződések és a megőrzésre átadott okiratok, valamint az f) pont szerint az eredeti közjegyzői okiratok, majd a 8. §. (3) bekezdése úgy rendelkezik, hogy az igazságügy miniszter elrendelheti a 3. §. (3) bekezdésében felsorolt iratok az illetékes közlevéltár részére történő átadását, ha a 35 évi őrzési idő letelt és az illetékes levéltár azt kéri.

Az első, 1971-ben kiadott az összes jogszolgáltatási szerv iratanyagára vonatkozó iratkezelési szabályzat és irattári terv (108/1971. (I.K. 8.) IM. ut.) f) pontja szerint a közjegyzői okiratok (végrendelet, halál estére intézkedést tartalmazó okirat, öröklési, házassági szerződések, tanúsítványok stb.) nem selejtezhetőek, viszont nem is adhatóak át levéltárnak.

A jelenleg érvényben lévő, 109/1981. (I.K. 5.) IM. utasítás 102. §-ának c) pontja ugyanígy rendelkezik.

Mivel a levéltári iratok kezelésére, irattári őrzésére, selejtezési és levéltárba adási idejére mindig az iratanyag keletkezése idején érvényben lévő jogszabályokat kell alkalmazni, eszerint négy időszakot kell megkülönböztetnünk:

1. Az 1951. előtt,

2. 1951 és 1957 között,

3. 1957. és 1971. között,

4. 1972 és 1991 között

keletkezett közjegyzői okiratok jogi helyzetét kell megvizsgálni.

1. Az 1951 előtti okiratok esetében nem lehetett selejtezni, az iratokat, amennyiben az illető közjegyzőt átvették állami szolgálatba, és az okiratokat továbbra is ő őrizte. Amennyiben nem került állami szolgálatba, akkor az illetékes járásbíróság elnökének kellett átadnia iratait és könyveit, amelyek a bíróság irattárába kerültek.

2. Az 1951 és 1957 közötti közjegyzői okiratokat illetően: a munkásmozgalmi vonatkozású iratokat az őrzési idő lejártával a Magyar Munkásmozgalmi Intézetnek, illetve, mivel az megszűnt, annak jogutódjának kellett volna átadni. A fővárosi gyakorlat azt mutatja, hogy okiratokat nem selejteztek. Tudomásunk szerint a Magyar Dolgozók Pártja Munkásmozgalmi Intézete (1948–1956) és utóda, az MSZMP Pártörténeti Intézete (1957–1989), illetve levéltári részlegük nem tanúsított nagyobb hajlandóságot közjegyzői iratok átvételére, jogutódja (?), a Politikatörténeti Intézet Levéltára tudomásunk szerint nem is őriz ilyen iratokat, jelenleg pedig semmiféle jogalapja nem lenne ilyen okiratok átvételére, mivel nem számít sem köz-, sem szaklevéltárnak. Következésképp az összes, 1957 előtt keletkezett közjegyzői okiratot az illetékes levéltárnak kell átadni.

3. Az 1957 és 1971 közötti okiratok esetében elégedetten nyugtázhatjuk azt a tényt, hogy továbbra sem tették lehetővé a maradandó értékű közjegyzői okiratok selejtezését, ugyanakkor az igazságügy-miniszter intézkedése alapján ezek teljes egészükben közlevéltár őrizetébe kerülhetnek.

4. Az 1972 és 1991 közötti közjegyzői okiratok esetében az érvényben lévő rendelkezések nem teszik lehetővé a levéltári átadást. Az ezen időszakban keletkezett iratok sorsa azonban továbbra is kétséges, mivel az 1999. évi XLIV. tc. 166. §.-a értelmében felállításra kerülő ún. Közjegyzői Levéltár (sic!) csak a 1992. január 1-jén már meglévő, illetve az ezt követően hivatalba lépett közjegyző okiratait, nyilvántartásait és hivatali bélyegzőit fogja őrizni, amennyiben a közjegyző szolgálata megszűnt vagy áthelyezték. Az 1992. jan. 1-je előtt keletkezett közjegyzői iratok őrzését az idézett tc. 169. §-a továbbra is a fővárosi, ill. megyei bíróságok hatáskörébe utalja. A fentiek értelmében tehát a jelenlegi szabályozás szerint a megyei, fővárosi bíróságok (egykori közjegyzői) irattárai fogják őrizni az 1972 és 1991 közötti valamennyi közjegyzői okiratot, mégpedig határidő nélkül, tehát elvileg soha nem kerülhet levéltári őrizetbe.³ Ezen időszak iratai azonban még jó pár évig, évtizedig „élő” anyagnak számítanak, sorsukról pedig mindenképpen majd intézkednie kell az IM-nek, illetve az OIT-nak.⁴

A hagyatéki iratok

A hagyatéki iratok esetében nem sikerült annak nyomára bukkanunk, hogy törvény, rendelet vagy más utasítás született volna az 1951. évi utasítás előtt azok selejtezésére. Az 1925-ben a közjegyzők iratanyagainak selejtezésére vonatkozó IM utasítás nem tesz kifejezett említést a hagyatéki ügyek iratanyagáról, csak a „hagyatéki tárgyalások könyveiről”, amelyeket tíz év után selejtezendőnek minősít, valamint minden olyan iratot 35 év után selejtezendőnek tart, amely sem az 1 § (ld fent) sem a 3 § hatálya alá nem tartozik (ahol nem sorolja fel a hagyatéki iratokat). Ennek az lehetett az oka, hogy a közjegyzői intézmény felállítása óta eltelt időszak alatt a bíróságok voltak a hagyatéki eljárás legfontosabb intézményei, a legfontosabb intézkedések ott születtek, az eljárás iratait így ott őrizték, vagyis a közjegyzők, ha részt vettek a hagyaték intézésében és az összes iratot a bírósághoz tették át. A 1875:35. sz. közjegyzői törvény szerint a közjegyzők csak bírói, vagy az örökösök által adott megbízások alapján bonyolíthatták részben vagy egészben a hagyatéki tárgyalást, amelynek befejezése után az összes iratot a bírósághoz kellett beterjeszteni. Az 1894:16. tv 51. §-a szerint azonban már a közjegyzőket kellet megbízni a hagyatéki tárgyalás vezetésével. ⁵

A fent részletesen tárgyalt, az ’50-es évek elején a közjegyzői anyagok selejtezéséről készült útmutató a hagyatéki iratok selejtezéséről a következőket rendeli: „a hagyatéki eljárással kapcsolatosan keletkezett anyagot csak annyiban kell megtartani, amennyiben az ugyanazon évre vonatkozó járásbírósági hagyatéki iratanyag megsemmisül;” illetve „a hagyatéki (örökösödési) ügykönyveket és a hozzájuk készített betűsoros névmutatókat [abban az esetben kell megtartani], amennyiben a kapcsolatos iratanyag is megtartandó.” Ez alól csak a már fentebb említet esetben tett kivételt: ha a hagyatéki ügy tartalma, akár személyi, akár tárgyi vonatkozásainál fogva „történelmi érdekesség”.

A hagyatéki ügyek a 130/1957. (I. K. 20.) IM utasítás 3. § (1) bekezdésének d) pontja szerint 35 év után selejtezhetők (a rendelet azt is megengedi, hogy a segédleteket is selejtezzék). A 108/1971. (I. K. 8.) IM. ut.) f) pontja szerint a közjegyzői hagyatéki ügyek húsz év után selejtezhetőek, a hagyatéki lajstromok pedig nem adhatóak át a levéltárnak, a jelenleg érvényben lévő 109/1981. (I. K. 5.) IM. utasítás mellékletének a g., pontja szerint a közjegyzői lajstromok (hagyatéki ügyek), ügykönyvek (okiratok) és ezek mutatói 25 év után levéltárba kerülnek, valamint (és itt most pontosan kell idéznünk a meglehetősen talányos és sok félreértésre okot adó részt), „hagyatéki ügyek iratai (neves személyiségek stb.)” nem selejtezhetőek, illetve 25 év után levéltárba kerülnek.

Az útmutatóban foglaltak végrehajtásának értékeléseként ma már elmondhatjuk, hogy a (budapesti) közjegyzői iratanyagban a rendelet, illetve az útmutató megszületése előtt keletkezett iratanyagok esetében, az okiratok tekintetében általában nem, a hagyatéki iratanyagnál azonban végrehajtották. Az állami közjegyzők ugyanis kihasználták azt a lehetőséget, hogy az okiratoknál sokkal terjedelmesebb hagyatéki iratoktól megszabaduljanak. Valószínűleg ekkor még a budai és a pesti járásbíróságokon a hagyatéki iratok rendelkezésre álltak (bár ekkor sem a közjegyzőknél őrzött terjedelemben).⁶ Meghökkentő a 9500/1951 sz. rendelet 4. § (3. bek.) pontja, miszerint 5 éves őrzési időt állapított meg “az egyéb iratokra”, tehát a hagyatéki ügyekre is. Ezt a nyilvánvaló tévedést már az 1957-es IM rendelet módosította (az őrzési időt hétszeresére növelték), de addigra a szűkös elhelyezési gondok miatt gyakorlatilag teljesen kiselejtezték, a magánközjegyzőknél 1944-ig keletkezett, és 1928-tól már náluk irattározott hagyatéki ügyeket.

A szocialista korban keletkezett hagyatéki ügyek problémája — amely talán sokkal akutabb levéltári kérdés —, félreértelmezhető az IM utasítások és az eltérő levéltári selejtezési és iratátvételi gyakorlat miatt. Az 1981-ben születet IM rendelet kétértelmű megfogalmazása arra a gyakorlatra vezetett egyes bíróságokat, illetve levéltárakat, hogy a levéltár munkatársai (visszamenőlegesen) a „neves személyiségek stb.” kitételt értelmezve a lajstromkönyv bejegyzései alapján eldöntötték, hogy mely hagyatéki iratok érdemesek megőrzésre, a többi iratnál pedig teljes selejtezést engedélyeztek. A „hagyatéki ügyek iratai (neves személyiségek stb.)” kitétel azonban véleményünk szerint nem azt jelenti, hogy csak „a neves személyiségek” iratait kellene megőrizni, hanem minden hagyatéki ügyet is. A rendelet szövegének logikája ugyanis azt feltételezné, hogy ha csak a neves „személyiségek stb.”-re vonatkozó hagyatéki ügyeket akarták volna megőrizni, akkor azt elkülönítve, külön sorba vették volna fel, mint ahogy azt a büntetőperek és a polgári perek hasonló eseteiben meg is tették.

Ráadásul a zárójeles megjegyzés semmilyen érdemi útmutatót nem ad a selejtezésre, ugyanakkor a hagyatéki iratok mind a történeti érték, mind a hosszú távú jogbiztosítás területén kiemelkedő jelentőségűek.

A hagyatéki ügyek esetében az is nehezíti a helyzetet, hogy az államigazgatás három különféle szervénél is jelentős irattükröződés áll elő. A közjegyzői iratok részei, az adózási és ingatlan nyilvántartási kötelezettségek miatt az illetékhivataloknál, a földhivataloknál, illetve a tanácsoknál (hagyatéki leltárak) is előfordulnak. (Hogy a bírósági irattükröződést ne is soroljuk e három főbb szerv közé.)

 Az illetékhivatalnál azok a közjegyzői hagyatéki iratok tükröződnek, amelyek illetékkiszabási tekintetben eljárás alá tartoznak. Nem lelhetők fel azok a hagyatéki leltárak, amelyek kapcsán az illetékhivatalnak nincs teendője, amennyiben eljárás folyik ezekben az ügyekben, akkor a közjegyző egy örökösödési bizonyítványt állít ki, de már nem küldi el illetékkiszabásra az iratokat. (Az illetékkiszabás, illetve az esetleges fellebbezés során keletkezett iratokat viszont a hivatal nem küldi vissza a közjegyzőkhöz.)

A BFL-ben kialakított álláspontunk szerint az Illetékhivatal működésére, szervezeti felépítésére vonatkozó iratok megőrzése a fontos. Ezek az irattári terv értelmében nem selejtezhető tételek.

A tanácsi irattári tervek eltérő őrzési időt állapítanak meg a hagyatéki ügyek kapcsán. 1984-ig nem selejtezhetőek, ezt követően két év után selejtezhetőek (36 H 1). A közjegyzői iratanyagban, őrzött hagyatéki iratok teljesebbek, mint a tanácsi iratanyag. Az önkormányzatoknál 1999-től engedtük kiselejtezni az 1980 előtt keletkezett iratokat, és tekintettel az 1984. évi irattári tervre, az 1985 után keletkezetteket is. Az 1981–1984. évi hagyatéki ügyeket az Illetékhivatal gyakorlata szerint rendszeresen, saját irattári tervüknek megfelelően selejtezték, ezek az Illetékhivatal irattárában már nem fellelhetők.⁷

A hagyatéki iratok kapcsán felmerül az átadó végzések földhivatali tükröződése is, amelyek azonban csak azoknak a hagyatéki anyagoknak a tükröződését jelentik, amelyekben ingatlan vagyon van.

Iratértékelési vizsgálódásaink alapján a hagyatéki ügyek a közjegyzői iratokban a legteljesebbek, sem tanácsi, sem illetékhivatali szinten nem indokolt a levéltári átvételük. A más hivataloknál csak korlátozott tematikában előforduló hagyatéki irattükröződések miatt a BFL a teljes hagyatéki iratsorozat begyűjtése mellett döntött, ennek következtében 1950–1980-ig kb. 700 ifm hagyatéki ügyet őrzünk. A még át nem vett, a Fővárosi Bíróság közjegyzői irattárában 1981–1991 végéig terjedő hagyatéki iratok terjedelme kb. 660,7 ifm (= 60 ifm/év), amelyhez 66,6 ifm lajstromkönyv tartozik. Az 1992–1994 között keletkezett iratok terjedelme: 394,2 ifm (= 131 ifm/év). (Meghökkentő, hogy a magánközjegyzői intézmény felállítása után az évi iratmennyiség több mint kétszeresére nő.) Bár ez a hatalmas iratmennyiség lehet, hogy a jövőben arra kényszerít bennünket, hogy új megoldást válasszunk. (Elsősorban azt kellene elérni, hogy a jogbiztosító iratokat a bíróság tovább őrizze.)

A budapesti hagyatéki ügyek tekintélyes mennyisége mindenképpen átgondolt gyűjtőterületi hozzáállást igényel a fővárosi levéltártól, de minden bizonnyal hasonlóan nagy gondot jelenthet más levéltárak számára is.

Végezetül pár gondolat a levéltári berkekben gyakran emlegetett Közjegyzői Levéltárral kapcsolatban. Az ún. Közjegyzői Levéltár az idézett törvény alapján semmiképpen sem számít az Ltv. hatálya alá eső levéltárnak, tehát nem számít szaklevéltárnak és értesülésünk szerint nem is kívánnak a szaklevéltárrá válás irányában lépéseket tenni. Ennek fő oka, hogy nem céljuk, hogy a kutatást biztosítsák, erre anyagi eszközöket nem kívánnak fordítani. A törvény ugyan levéltári szempontból megoldja, hogy az 1992. jan. 1-je után keletkezett közjegyzői okiratok átvételével és őrzésével nem kell foglalkoznunk (bár megjegyezzük, hogy a közjegyzői levéltárba adandó iratok az elkövetkezendő évtizedekben minimális terjedelműek), ugyanakkor a fenti intézkedések nem vonatkoznak az 1992. jan. 1-je után keletkezett közjegyzői hagyatéki ügyekre, ezek mint nem peres ügyek továbbra is a bírósági irattárakba kerülnek és az illetékes közlevéltárnak számolnia kell ezen nem csekély terjedelmű anyagok átvételével; magyarán téves minden olyan levéltári elképzelés, amely a jövőben figyelmen kívül akarja hagyni a közjegyzői iratokat. (Csak zárójelben jegyezzük meg, hogy az ún. Közjegyzői Levéltár által őrizendő okiratok elvileg soha sem lesznek kutathatóak (főként tudományos szempontból).