Orosz Katalin – Albrechtné dr. Kunszeri Gabriella

ÁLLOMÁNYVÉDELMI TAPASZTALATOK HOLLANDIÁBAN

A levéltári állományvédelem területén a Magyar Országos Levéltárral holland kezdeményezésre létrejött együttműködés első lépéseként 2000. május 15–26. között két hetet töltöttünk Hágában, a holland Központi Állami Levéltárban (Rijksarchief).

A munkaprogram fő feladata a holland szakemberek által kidolgozott statisztikai módszer, az UPAA (Universal Procedure for Archive Assesment, azaz általános levéltári minősítő eljárás) megismerése és begyakorlása volt. A látogatás ugyanakkor jó alkalmat kínált az általános szakmai tájékozódásra is. Az ott tapasztaltakról szeretnénk röviden beszámolni.

Az UPAA

A módszer levéltári gyűjtemények állapotának minősítésére szolgál. Alkalmazásával 5% pontossággal meghatározható, hogy — állapotuk miatt, a használattal járó információveszteség veszélyének következtében — az iratok milyen hányada nem, vagy csak korlátozásokkal kutatható.

Az UPAA tehát nem a restauráltatási szükséglet megállapítására, hanem a gyűjtemény rendeltetésszerű használhatóságának mérésére szolgál. A restauráltatási igény felmérésére és a költségbecslésre a jelenleg befejezés előtt álló módosított változat, az ACER szolgál. Ennek továbbfejlesztésére egy nemzetközi együttműködés keretén belül holland kezdeményezésre és vezetéssel nyolc ország nemzeti levéltárai (Csehország, Észtország, Hollandia, Lengyelország, Magyarország, Németország, Szlovákia és Szlovénia) közös pályázatot adtak be az Európai Unióhoz.

Egy további, tervezett változat a savas károsodások felmérését teszi majd lehetővé.

Az UPAA-t már több holland levéltárban, valamint az ún. TANA’p-program keretében a volt gyarmati országok levéltáraiban alkalmazták. Az eredmény megbízhatóságának vizsgálatára a hágai Állami Levéltár két gyűjteményi részét két munkacsoport egymástól függetlenül felmérte. A statisztikusok által garantált 5%-os hibahatárhoz képest meglepően csekély, 0,5% eltérést találtak. A módszer tehát — ha nem is teljesen pontos — de megbízható képet ad a levéltári anyag állapotáról anélkül, hogy minden iratot megvizsgálna. Óriási előnye, hogy rövid idő alatt elvégezhető, és néhány évenként megismételve nyomon követhető a gyűjtemény állapotának alakulása.

A módszer ismertetése

A felmérés első lépéseként le kell mérni a vizsgálni kívánt levéltár gyűjteményének hosszát ifm-ben, majd meghatározni az egy ifm-en belüli átlagos tárgyszámot (egy jelzet alá tartozó iratok, vagy könyv). Ezt követi a mintavételi helyek kiválasztása statisztikai egyenletek segítségével. A mért adatok behelyettesítésével kiszámítható, hogy hány méterenként, pontosan melyik dokumentumot kell mintának kiválasztani. A statisztikai módszer biztosítja a véletlenszerű mintavételt, az optimális mintaszám az összes iratfolyómétertől függően 200-300 közötti. A felmérést előre meghatározott útvonalon haladva kell végezni, és gondosan kell dokumentálni, hogy a minták utólag is visszakereshetők és ellenőrizhetők legyenek. Ezért az adott raktárak alaprajzain az ott tárolt dokumentumok mennyiségét ifm-ben, valamint a kiválasztott minták jelzetét pontosan fel kell jegyezni. Az így meghatározott dokumentumok állapotát aztán a kutathatóság szempontjából kell megvizsgálni, és a megfigyelhető károsodási típusok mértékét egy űrlapra vezetni. (1. melléklet)

Az állapot felmérésekor tehát csak azt veszik figyelembe, hogy a dokumentum a kutatás során esetleg károsodhat, sérülhet-e, vagy bekövetkezhet-e információvesztés. Ha egy papír dokumentum sarka pl. félig leszakadt és írás van rajta, akkor kutatás során nagy az esély az információvesztésre, hiszen a sarok könnyen leszakadhat és elveszhet. Ezért ezt már nem kutatható állapotnak minősítik. Ha azonban egy dokumentum kissé penészes, de a foltok nem gyengítették meg nagyon a papírt, és pl. csak a margón láthatók, akkor az anyag kutatható.)

Amikor az összes minta állapotának feljegyzése megtörtént, az adatokat számítógép segítségével értékelik. A felmérés során kiderül, hogy mely károsodási típusok a leggyakoribbak az adott gyűjteményben, és milyen azok mértéke. (2. melléklet)

Az adott gyűjtemény raktározási és jelzetelési sajátságainak figyelembevétele fontos része az UPAA-nak. Minden egyedi, a felmérés eredeti leírásától eltérő mérési, vagy számolási eljárást pontosan fel kell jegyezni, hogy az értékelés egyértelmű lehessen.

A legnagyobb nehézséget a mintavétel okozza, mert a felmérés csak akkor ad reális eredményt, ha a mintavétel teljesen véletlenszerű. Ezt azonban megnehezítik a sokszor egy levéltáron belül is különböző jelzetelési módok.

Az eredmények érzékeltetésére bemutatjuk a Rijksarchief egyik családi anyagában a Hof van Holland levéltár 126 ifm nagyságú gyűjteményében kapott adatokat. Az anyag 73%-ánál tapasztaltunk közepes, 4%-nál erős kémiai károsodást (tintamarást), 28% esetében közepes, 13%-on pedig erős mechanikai sérülést. Az iratok 20%-a nedvesedéstől közepesen, 3%-a erősen károsodott, a kis mennyiségben észlelt egyéb károsodások mellett.

A kutathatóság alakulása: 15%-ot a szakszerű kutatás során nem fenyegeti veszély, 35% élettartama esetleg csökkenhet a kutatás során, 30% élettartama várhatóan csökken kutatáskor, míg 19% nem kutatható az állapota miatt.

Az ismertetett felmérési módszert azért fejlesztették ki a holland kollégák, hogy képet kapjanak a levéltári gyűjtemények állapotáról és a legégetőbb problémákról. Az eredményeket az átfogó állományvédelmi stratégia kialakításához használták fel. 

A Holland Központi Állami Levéltár állományvédelmi programja

Mivel az iratok savasságát ítélték a legsúlyosabb problémának, a programot 1990-ben azzal kezdték, hogy hagyományos módszerrel (kettős hajtogatás) felmérték a gyűjteményben a savas iratok mennyiségét. Kiderült, hogy a 19. és korai 20. századi dokumentumok nagy része többé-kevésbé savas, ez mintegy 28 ikm levéltári anyagot jelentett. Vizsgálatokat végeztek a számukra legmegfelelőbb tömeges savtalanítási eljárás kiválasztására más intézményekkel együttműködve. A végső döntést 1997-ben hozták meg, a Bookkeeper-eljárás mellett tették le voksukat. A döntést befolyásolta az a tény is, hogy egy holland cég vállalta az eljárás licencének megvásárlását és a módszer hollandiai bevezetését. (Azt tapasztalták ugyanis, hogy a legtöbb sérülés általában a szállítás közben keletkezik, ezért nem akarták nagy távolságokra szállítani az anyagot.)

Az előzetes vizsgálatok szerint az 1840–1900 között készült dokumentumok anyaga általában gyenge minőségű, savas; ezen belül is a gyűjtemény 1870–80 között keletkezett iratai vannak a legrosszabb állapotban. Ezért ezek közül választották ki az először savtalanításra kerülőket. Savtalanítás előtt minden iratot mikrofilmre vesznek biztonsági okokból. (Elfogadhatatlannak tartják ugyanis, hogy akár csak egy irat azért ne legyen semmilyen formában hozzáférhető, mert a kezelés során esetleg megsemmisül, vagy információ vész el róla.) Az iratokat a levéltár munkatársai csomagolják és készítik elő savtalanításra. Minden adaghoz tesztpapírokat csomagolnak, és megvizsgálnak egy eredeti dokumentumot is. A kezelés után kiértékelik az iratok állapotát a tesztpapírok és a megvizsgált eredetik alapján. Ezután a tesztpapírok is bekerülnek a tároló dobozokban a raktárakba, és a hosszú távú hatás megfigyelésére öt évenként ellenőrzik az állapotukat. A tároló dobozokra rábélyegzik, hogy milyen eljárással és mikor történt a savtalanítás.

A savasodáson kívül kíváncsiak voltak az egyéb károsodási típusok gyakoriságára és a kutathatóság mértékére is, ezért fejlesztették ki és alkalmazzák az UPAA vizsgálati módszert. A levéltár teljes állományának felmérése (175 ikm) után a következő eredmény kapták: 8000 ifm levéltári anyag állapota nagyon gyenge, ezek nem kutathatók, valamint 30 000 ifm irat szorul restaurálásra. Bár van restaurátor műhelyük, ekkora kapacitásuk és ennyi pénzük nincs, így válogatniuk kell az iratok közül. A válogatás szempontjai:

• nagyon kutatott,

• valamilyen okból különösen érzékeny (pl. tintamarásos)

• történeti értéke magas

• kiállításra kerül.

A gyűjtemény állapotát 4-5 évente újabb felmérésekkel ellenőrzik, majd az eredmények alapján döntik el a szükséges tennivalókat.

Természetesen nem csak ellenőrzik az iratok állapotát, hanem megpróbálnak a gyűjteménynek megfelelő raktári körülményeket teremteni, és ezeket állandóan figyelemmel kísérni. A levéltári anyag tárolása náluk már régóta dobozokban történik. A régi típusú, nem megfelelő minőségű dobozokat folyamatosan cserélik savmentesekre. A dobozokra különböző színű pöttyöket ragasztanak, amelyek fontos információkat közölnek (pl. nagyon értékes, esetleg rossz állapotú, vagy mikrofilmre vett az anyag).

A raktárakba szerelt szakaszos megvilágítást hangérzékelőkkel kötötték össze, amik, ha nem érzékelnek hangot, akkor egy bizonyos idő elteltével lekapcsolják a világítást. A raktárak légkondicionáltak, a befúvott levegőt fizikailag és kémiailag is megszűrik, ezért a helyiségek gyakorlatilag tisztának mondhatók, annak ellenére, hogy rendszeres takarítás nincs. A szellőzőrendszer és a nyílászárók nem tökéletes szigetelése miatt azonban némi por, ill. mikroszkopikus méretű rovarok bejutnak a raktártérbe. Ezek jelenlétét ellenőrzi egy erre kiképzett kolléga, oly módon, hogy ragacsos rovarcsapdákat helyez ki a bejáratok közelébe és a polcok mellé (a helyüket pontosan dokumentálva), majd ezeket kéthavonta begyűjti és megvizsgálja, hogy milyen rovarok és milyen mennyiségben fordulnak elő a csapdákban. Átlagosan évente egy raktárban kétszáz rovart fognak a csapdák. Ha a rovarok száma ezt az értéket meghaladja, akkor a felmérést végző kéri az adott raktár takarítását. (Leggyakrabban poratkákat találnak, melyek kb. 1 mm nagyságú rovarok és a levéltári iratot nem fogyasztják, csak szennyezik azt.)

A penészspórákat kiszűrő elektrosztatikus filterek működését is ellenőrzik. Évente egyszer AGAR–AGAR táptalajt tartalmazó petricsészékkel ún. kontakt mintavételt végez a kolléga a polcokon, majd a petricsészéket klímakamrába téve, kitenyészti a penészgombákat. Ha a kitenyésztett penésztelepek száma meghalad egy standard számot, akkor az adott raktárt fertőtlenítik. A vizsgálat során a levegő spóratartalmát is méri egy a mikrobiológusok által használt szerkezettel, amelybe szintén táptalajos műanyag csíkot helyez, és 500 liter levegőt szív át rajta, majd a klímakamrába tett csíkon ellenőrzi a kifejlődött penésztelepeket. Mindkét vizsgálatban csak a levéltári anyagra és az emberre nézve veszélyes penészfajokat vizsgálják. Ha szükséges, a levéltári anyagot gammasugárzással fertőtlenítik, a fertőzött raktárban pedig porszívózással, majd fertőtlenítőszeres lemosással (TEGO) takarítanak. A fertőzött raktár takarításában és a levéltári anyag mentésében a levéltár minden dolgozója részt vesz. A restaurátorokat megtanítják arra, hogy felismerjék a legfontosabb penészcsaládokat, különösen az emberre nézve veszélyes Aspergilus családot. Amennyiben szükséges, a fajra határozást külső mikrobiológussal végeztetik el. Nagyon figyelnek arra, hogy a dolgozókat lehetőleg ne érje egészségkárosodás, ezért ma már semmilyen vegyszeres fertőtlenítést nem használnak. A levéltárba kerülő minden anyagot átvizsgálnak, és ha penészes, akkor még a beszállítás előtt fertőtlenítik gammasugárzással. (A gammasugarak ugyan károsíthatnak bizonyos levéltári anyagokat, de a kezelés után nem szabadul fel semmilyen emberre káros anyag a papírból.)

A levéltári anyag mozgatását könnyen kezelhető, állítható asztallapú kerekes kocsikkal végzik.

Kutatásra eredeti anyagot csak abban az esetben adnak ki, ha nincs róla mikrofilm, egyébként mikrofilmen kutatható a gyűjtemény. Eredetit kutathatnak a levéltár munkatársai, de szigorú szabályok vonatkoznak a kutatási körülményekre. Mindenkinek (beleértve az igazgatót is) be kell írnia a számítógépes nyilvántartásba, hogy mely anyagot hozza ki a raktárból, és csak meghatározott ideig tarthatja a szobájában. Ezeket a szigorú intézkedéseket állományvédelmi okokból hozták, hiszen a munkaszobák nem klimatizáltak.

Alkalmunk volt megtekinteni a restaurátor műhelyt is, és tájékozódni az ott folyó munkákról. Érdekes volt számunkra, hogy az ott is nagy számban előforduló nagy méretű és vastag levéltári köteteket általában pergamenkötéssel látták el. A nálunk oly gyakori fehér disznóbőr kötés Hollandiában nagyon ritka, és ha van is, az valószínűleg valódi timsós, vagy glaszécserzésű, mert kifejezetten puha és fehér színű. A vastag pergamen kötetekkel azonban sok gondjuk van, mert a pergamen is rugalmatlanná, keménnyé válik és a könyv nehezen, vagy egyáltalán nem nyitható. A kutathatóság érdekében az ilyen köteteket egy, az eredetire kívülről nagyon hasonlító, de szerkezetében kicsit más, speciális, új pergamenkötéssel látják el.

Állományvédelmi tapasztalatok egyéb holland intézményekben

Lehetőségünk nyílt meglátogatni Rotterdam Város Levéltárát (Gemeentearchief Rotterdam) is, ahol a következőket tapasztaltuk.

Az intézmény két éve költözött új épületbe, amelyet egy parkolóházból alakítottak át. A raktárak megfelelnek a korszerű állományvédelmi követelményeknek. A klímát 18ºC-on 50% relatív légnedvességre állítják be a speciális megoldású, energiatakarékos géppel. (A friss levegő beszívásának idejét a belső és külső hőmérséklet értékéhez igazítják, továbbá a berendezés működtetéséhez szükséges vizet föld alatti, különböző hőmérsékletű tárolómedencékből veszik, ugyancsak az időjárás függvényében). A légtisztító berendezés fizikai és kémiai szűrő egységeket tartalmaz, amelyek minden káros anyagot kiszűrnek a levegőből. Az épületben füstérzékelők működnek, amelyek vészhelyzetben kis hatósugarú sprinklereket indítanak el.

A 14 ikm iratot, valamint a külön nyilvántartott grafikákat és fotókat három hét alatt külső cég költöztette. A dobozokban őrzött iratokat konténerekben szállították. A különleges formájú vagy méretű dokumentumokat a restaurátorok egyedileg csomagolták.

Az új épületben is megtartották az oklevelek és plakátok számára kialakított speciális tárolási módot: ezeket poliészter tasakban, függesztve őrzik. (Erre csak  pormentes raktárakban van lehetőség, mert a poliészter elektrosztatikusan feltöltődik és magához vonzza a port.) Az értékes fotógyűjtemény számára különleges összetételű dobozokat vettek az USA-ból. A nagy alapterületű raktárakban a szakaszosan kialakított világítás mozgásérzékelővel van felszerelve, ami ha nem érzékel mozgást egy bizonyos ideig, akkor lekapcsolja a lámpákat.

Figyelemre méltó a beszállított iratok kezelése, ami a szükség szerinti portalanítást, a károsító anyagok (kapcsok, műanyagok stb.) eltávolítását és átdobozolást jelent. A munkát ketten csinálják, akik elvégezték a „raktári dolgozó” tanfolyamot. A raktárakba csak előzetesen átvizsgált és a fenti műveleten átesett anyagokat helyeznek el.

Végül bemutatunk egy könyvtárak közti együttműködésre alapozott, Metamorfoze névre keresztelt programot, ami savas iratok, könyvek kezelésére jött létre. A programban három könyvtár vesz részt: az amszterdami és az utrechti Egyetemi Könyvtár, valamint a hágai Királyi Könyvtár.

Először felmérték, hogy hány db savas könyv, újság, irat, dokumentum van a könyvtárban, és milyen azok lebomlottsági foka. Ezután sorrendet állapítottak meg, a legveszélyeztetettebb dokumentumokat előre véve. Végül tervet dolgoztak ki arra, hogy mit, és milyen sorrendben kellene elvégezni a dokumentumok védelme érdekében, majd pályázatot adtak be az ehhez szükséges pénz előteremtésére. Az első körben 4 évre tervezték a munkát és erre az időre kaptak 18 millió guldent. A felmérés szerint a legrosszabb állapotban az 1870–1900 között készült könyvek, iratok és újságok voltak. Ezeket vették tehát előre. A könyveket, újságokat és iratokat mikrofilmre veszik. Általában fekete–fehér mikrofilmet használnak. Van már időálló színes mikrofilm is, de ez tízszer annyiba kerül, mint a fekete–fehér. Ezért csak azokról az oldalakról készítenek színes mikrofilmre felvételt, amiken a szín fontos információt hordoz (pl. mesekönyv illusztráció, atlasz stb.). Könyvek esetében a kötésről és az előzékekről is készítenek felvételt, hogy érzékelhető legyen a tárgyi minőség.

Minden dokumentumról három másolatot készítenek: egy biztonsági másolatot, ami egy központi raktárba kerül, egy mester kópiát, amit a könyvtárban őriznek, és készül egy másolat, amit kutatásra kiadnak. A felvételezéskor egyszerre két felvételt készít a gép egy megvilágítással, majd az egyik felvételt duplikálják. A számítógépes nyilvántartási rendszer lehetővé teszi, hogy minden kötetet csak egyszer vegyenek mikrofilmre, még ha azt mindhárom könyvtár gyűjteménye tartalmazza is. Azonban ugyanazon könyv minden kiadásáról készítenek felvételt.

A valamilyen szempontból érdekes, vagy gyakran kutatott, olvasott kötetek egy részét a mikrofilmről digitalizálják is, és elhelyezik az interneten.

Minden dokumentumot egyszerű módszerekkel ellenőriznek, hogy mennyire savas és hogy tartalmaz-e a papír lignint? Ha a papír már törékeny, ill., ha nem tartalmaz lignint, akkor nem savtalanítják. A savas köteteket (az összes kötet kb. 5%-át) a hágai Központi Állami Levéltár gyakorlatához hasonlóan, Bookkeeper eljárással külső cég savtalanítja. Azt tapasztalták, hogy az így savtalanított kötetekben a hatóanyag mennyisége nem egyforma, mert a kötet gerincénél nem tud eléggé behatolni a kezelő oldat. Ezen kívül a vékony könyvek a gépben történő mozgatás során széteshetnek. A savas dokumentumok állapotát az egyszerű hajtogatási módszerrel öt évenként ismételten ellenőrzik. Meglepetésükre, az első öt év után nem tapasztaltak szignifikáns változást.

Mindezekből látható tehát, hogy a legégetőbb probléma Hollandiában is a 19–20: századi dokumentumok savasodása, rossz alapanyaga. A megoldás a még nem nagyon lebomlott papírok esetében a tömeges savtalanítás, a menthetetlenek esetében csak a mikrofilmezés, vagyis az információ mentése lehet. Nagy gondot jelent azonban a papír lebomlottsági fokának meghatározása, valamint bizonyos típusú károsodást elszenvedett iratok megfelelő restaurálása. Ezért az anyagőrző intézmények élő kapcsolatban vannak az amszterdami Kulturális Örökség Holland Intézetével (Netherlands Institute for Cultural Heritage), ahol természettudományos kutatások folynak, többek között az említett témákban is.

Az egyik fontos kutatási témájuk most a Hollandiában sok gondot okozó tintamarással kapcsolatos. Megállapították, hogy a vas–gallusz tinta okozta tintamarás sokkal bonyolultabb folyamat, mint azt eddig hittük. A papír gyengülését és törékenységét, végül pedig az írott részek kipotyogását nem csak a tinta savtartalma okozza, hanem a feleslegben jelenlévő vas ionok is. Ezeket pedig nem lehet a hagyományos savtalanítási eljárással eltávolítani vagy inaktívvá tenni. A megoldás szerintük a kálcium–fitát nevű anyag lehet. Ennek vizes oldatában kezelve a papírt, a szabad vas-ionok komplex vegyület formájában passzívvá válnak.

Kutatásokat végeznek ezen kívül a papír lebomlottsági fokának meghatározására is. Megpróbálnak kidolgozni egy olyan egyszerű vizsgálati módszert, amivel néhány rostból megállapítható a papír állapota.

Kutatási eredményeiket rendszeresen publikálják, illetve az interneten is hozzáférhetővé teszik.

Az UPAA alkalmazása a Magyar Országos Levéltárban

A holland magyar együttműködés következő lépéseként a Hágában megismert statisztikai eljárás hazai alkalmazására kerül sor. A Magyar Országos Levéltárban az első felmérést a Bécsi kapu téri épületben, 2001 márciusára terveztük. Mivel nálunk más a raktározási szisztéma, mint a Holland Központi Állami Levéltárban (ott dobozban, egy sorban állítva, itt főként csomókban, egymás mögé helyezve, több sorban tároljuk az iratokat), módosítani kell a számolási és mintavételi módszert. A magyarországi alkalmazás megkönnyítésére a holland kollégák rövidesen eljönnek, hogy részt vegyenek az első felmérésben, és tapasztalataikkal segítsék a felmerülő nehézségek megfelelő áthidalását a szigorú statisztikai szabályok betartásával. Cikkünk leadása idején a felmérés előkészítése van folyamatban. Bejelöljük a 12 darab kétszintes raktár alaprajzán a polcok elhelyezkedését és lemérjük az ott őrzött levéltári anyag mennyiségét ifm-ben. Már ebben a stádiumban jelentkeznek az eltérő raktározási mód miatt nehézségek, amelyek a felmérés bizonyos módosításait teszik szükségessé. Reményeink szerint a módszer adaptálható a hazai viszonyokra, és a jövőben megfelelően használható lesz. Természetesen az eredményekről tájékoztatni fogjuk a levéltáros kollégákat.

MELLÉKLETEK

UPAA károsodás felmérő lap