Koroknai Ákos

Elméleti felvetések a gazdasági iratok
makroszintű levéltári értékelésének
problematikájához 1989 után*

1. A munkálat célja

Az értékelés levéltári analízis, amely sosem mechanikus eljárás, sosem leegyszerűsített sematikus módszer, mert az iratkeletkeztetés körülményei szervenként változnak, mert nincsenek általánosan érvényes normaszerű értékelési szabályok, és mert nem alkothatók örökérvényű értékelési modellek. A szervek iratanyagának értékelése mindenkor egyedi eljárást kíván. Az értékelés felelősségét a levéltárosnak mindig és minden korban vállalnia kell, akkor is, ha a különféle társadalmi és politikai rendszerek eltérő értékrendjük miatt nem mindig ugyanazt tartják megőrzésre érdemesnek. Az értékelési felelősség alól a levéltáros nem bújhat ki. S bár minden ország gazdaságfejlődése másként megy végbe a gazdaság három alapvető szektorában, ti. az alapanyag-termelő, a feldolgozó és a szolgáltató szektorban (kereskedelem, bank stb.), mégis vannak objektivizálható értékelési szempontok, amelyek rendszerbe állítása jelentős segítséget nyújthat az iratértékelő munkához. Jelen összeállítás célja nem több, minthogy némely értékelési szempontra rendszerszerűen felhívja a figyelmet. A cél nem az, hogy részletes eljárási szabályokat alkossunk, hiszen ez lehetetlen lenne, hanem az, hogy ráirányítsuk a figyelmet a sokrétű értékelési munka szükségességére, mivel levéltárosi részről nagy a kísértés az értékelés egyszerűsítésére, mechanizálására (ld. a korábbi minta irattári tervek kapcsán felmerült sematikus megoldásokat), ami pedig könnyen odavezethet, amint arra már Johannes Papritz a ’70-es években utalt, hogy válságba jut a „levéltári gondolat hitele”, mert az értékőrzés fogalma körül nincs valami rendjén. Munkánkban a gazdaság szerveinél érvényesíthető főbb iratértékelési szempontokat vesszük sorra.¹

A gazdálkodó szervezetek, azon belül is a gazdasági szervek² súlyának, jelentőségének megítélése minden értékalkotás kiinduló pontja. Addig, amíg nem tisztázott valamely gazdálkodó helye a társadalomban (inclusive a gazdaságban), viszonya más gazdálkodó szervezetekhez, amíg nem ismeretes feladatköre, működési területe, szervezetének differenciálódása, amíg nem tisztázottak a szervezetén belüli szervezeti egységek közötti alá-, fölé- és mellérendeltségi kapcsolatok, a munkafolyamatok és módszerek, a döntési mechanizmusok sajátságai stb., azaz, amíg nem feltárt iratképző struktúrája, addig a keletkező, ill. keletkezett iratanyag értéke sem határozható meg közelebbről, mert nem adható válasz arra a kérdésre, hogy hol, miért, milyen minőségű és értékű iratanyag keletkezik. Csak jól strukturált iratanyag értékelhető, ill. kutatható a későbbiekben.

Minden gazdasági iratképzőnek megvan a maga szervezeti–működési rendje, amely keretek között tartja szervi működését, amelynek nyomán — gyakran változó — tevékenységét híven tükröző strukturált iratanyag jöhet létre. Ha ez nem így lenne, akkor sem maguk a gazdálkodó szervezetek, azokon belül is a gazdasági szervek, sem pedig a különféle felhasználók (így a későbbi kutatók) a keletkezett strukturálatlan irattömeget, ill. a bennük lévő információt nem hasznosíthatnák. A strukturált iratanyag viszont nem csupán valamely gazdasági iratképző iratképzését teszi áttekinthetővé, hanem lényegesen megkönnyíti a maradandó értékű iratok elválasztását az ilyen értékekkel nem rendelkezőktől.

A gazdaság szférájában keletkező ún. gazdasági iratok értékelése konkrét, de a részletekben sosem elvesző gyakorlati munka. Mögötte jól megalapozott és átgondolt értékelési szempontrendszernek kell(ene) meghúzódnia. Minél több szempontból vizsgálható ugyanis valamely gazdálkodó szervezet feladatköre, működése és ezáltal képződött iratanyaga, annál biztosabb alapokon nyugszik a levéltári értékítélet. A sokrétű értékelés megalapozottsága a gazdálkodó szervezetek, szervezeti egységeik és (ügy)irataik szintjén azon áll vagy bukik, hogy mily mértékben vagyunk tisztában a szervezeti struktúrákkal, a hatáskörökkel és a funkcionálisan hierarchizált feladatokkal, amelyek teljesítése érdekében létrejöttek azok a szervezeti egységek, amelyek funkcionális (működési) rendeltetésükből eredően funkcionális tárgyú iratokat keletkeztetnek. Ezek az iratok csak annyi és csakis olyan információkat hordoznak, amennyire és amilyenekre a gazdálkodó szervezeteknek, ill. szervezeti egységeiknek — feladataik ellátásához — az ügyintézésben szükségük van.³

2. Néhány általános alapelv a gazdasági (ügy)iratok értékeléséhez

2/1. A gazdasági iratok ügyintézési értéke (az elsődleges érték)

 Az ügyviteli, azon belül is az ügyintézési folyamatban különféle ügyintézési érdekből különböző szinteken „folyamatszabályozottan” keletkező (ügy)iratok „munkaeszközként” szolgálnak, amint arra Theodore R. Schellenberg már 1956-ban rámutatott.⁴ Ezek az iratok egyfelől visszatükrözik az ügyintézés teljes folyamatát, de annak részfázisait is, és attól függően, hogy az ügyintézés mely szintjén keletkeztek, „ügyintézési helyértékkel” rendelkeznek, azaz ügyintézési helyértéküket az ügyintézés szintje határozza meg. Hangsúlyozzuk azonban, hogy a gazdasági és más iratok ügyintézési „helyértéke” nem szükségszerűen esik egybe maradandó értékükkel. Az iratkeletkeztetési hierarchia felsőbb csúcsain is keletkeznek selejtezhető iratok, mint ahogyan az alsóbb iratképző szinteken is fordulhatnak elő maradandó értékű iratok.

A gazdasági  iratoknak — más iratokhoz hasonlóan — van tehát egy ügyintézési hasznosságukból, ill. ügyintézési helyükből eredő elsődleges értékük. A levéltárosnak ezt már az értékelés első szakaszában szükséges meghatároznia, minthogy az iratok ügyiraton belüli egymásutánisága, a rajtuk tett különféle ügyviteli feljegyzések a végleges tisztázat megszületéséig máshonnan nem megtudható ügyintézési összefüggések feltárását teszik lehetővé. Az iratoknak ez az elsődleges értéke igen nagy jelentőségű a gazdálkodó szervezetek számára, mivel az iratok (valójában az ügyek) nyomon követése elsőrendű érdekük. Az ügyintézés során keletkező ügyiratok közötti összefüggésekből következik, ha nem ismerjük valamely (ügy)irat keletkezési körülményeit és ügyintézésbeli helyét, akkor annak identitása sem határozható meg, és így dokumentációs értéke sem lehet egyértelmű. Az iratok elsődleges értéke természetesen csak akkor határozható meg helyesen, ha a gazdálkodó szervezet valamennyi képződő, de főképpen maradandó értékű iratanyagáról átfogó ismeretekkel rendelkezünk. Csupán részleges ismeretek birtokában nem születhetnek megalapozott iratértékelések. Mindig tisztában kell lennünk azzal, hogy a gazdálkodó szervezeteknek melyek a legfontosabb feladatai, mely aktacsoportok dokumentálják ezt legteljeskörűbben, melyek jelenítik meg leginkább a munkafolyamatokat, melyek tartalmazzák az elvi ügyeket és melyek a rutinügyeket, amelyekből elég csak mintát vennünk stb.

Valamely szerv létezésére, szervezetére, funkcióira, ügyintézési mechanizmusára vonatkozó ügyiratok megőrzése közismert levéltári követelmény. Ezeknek az iratoknak megőrzése a gazdálkodó szervezeteknél szintén minimális követelmény, mivel a szervi működés kontinuitását ezek dokumentálják, mint ahogyan ezek az iratok szolgálnak gyakran mintául a jelen és jövőbeli feladatok megoldásához is. Hangsúlyozzuk azonban, hogy a szervezetet, a működést, a hatáskört, az ügyintézési eljárásokat stb. érintő maradandó értékű iratok szintenkénti megőrzésénél érvényesíteni szükséges azt az elvet, miszerint minél alsóbb szintű az iratképzés, annál inkább csak a szintenként specifikus (ügy)iratokat kell megtartani, míg a felsőbb szintekről érkező hasonló tárgyúakat nem.

A 20. és 21. század tömeges irattermelésének ismeretében tudomásul kell vennünk, hogy

I.                     a gazdálkodó szervezeteknél sem őrizhető meg a teljes iratanyag, miként másutt sem,

II.                   az iratok, irategyüttesek megőrzése nem függhet a változó kutatói igényektől,

III.                 az iratértékelés nehézségei miatt még nem kell a mindent megőrzés veszélyes útjára lépni,

IV.                 ésszerű kompromisszumok szükségesek az iratmegőrzési prioritások figyelembevételével.

A rutinaktáknál kivétel nélkül megelégedhetünk a mintavételes iratmegőrzéssel, amely, ha elméletileg és módszertanilag jól megalapozott, tükrözi is a gazdálkodó szervezet működését, tevékenységét. Magyarországon a statisztikai és reprezentatív (illusztratív) levéltári mintavételezés alapelvei és módszerei ma még nem tisztázottak. Kidolgozásuk jelentősen segíthetné a levéltáros értékelő munkáját, mivel a mintavétel, főképpen a kombinált és komplex szempontokat érvényesítő mintavétel mindenkori célja, hogy valamely gazdálkodó szervezet teljes tevékenységét speciális szelekció révén — kevés iratanyag megőrzésével — úgy dokumentálja, hogy abban a különöset is illusztrálja. Természetesen, ha lesznek már alapelvek és módszerek, azok szintén nem értelmezhetők majd mereven és sablonszerűen, azokat mindig rugalmasan, a gazdálkodó szervezet sajátosságait figyelembe véve kell majd alkalmaznunk. A mintavételezési eljárás sosem lehet sémaszerű!

2/2. A gazdasági iratok információs értéke (a másodlagos érték)

A levéltárak információs értékük miatt veszik át a gazdálkodó szervezetek iratait is. Az iratoknak másodlagos (de nem másodrendű!) értéke a bennük foglalt információtól függ. Az iratok információs — másként másodlagos — értékének helyes meghatározása eleve feltételezi elsődleges értékük előzetes meghatározását, minthogy elsődleges értékük információs értéküket alapvetően befolyásolja. Könnyű belátnunk, hogy valamely iratanyag információs értéke (szervre, személyre, tárgyra, jelenségre) az ügyintézési evidenciák ismerete nélkül szakszerűen nem állapítható meg. Az iratok másodlagos értéke felhasználói szempontból főként a későbbiekben nő meg, akkor, amikor az utókort már inkább érdekli maga az információ, mint annak keletkezése (elsődleges értéke), noha a kétféle érték csak egymás által (lenne) értelmezhető.

A gazdaságban keletkező (ügy)iratok információs értékének meghatározása egyike az értékelés legingoványosabb területeinek, mivel bármely irat(együttes) jelentőségének tartalmi megítélése meglehetősen szubjektív. Mást tarthat fontosnak a korántsem egységes kutatás, mást a művelt nyilvánosság, mást a köz- és a magánigazgatás. A levéltáros képzettsége és tájékozottsága a kutatás eredményeit illetően döntő szerepet játszik abban, hogy valamely irat információs értékét a teljes iratanyag összefüggésrendszerének ismeretében mérvadó módon állapíthassa meg. Bármely gazdasági szerv irataiban foglalt információk összességét azért kell mindig átfogóan ismernünk, hogy megállapíthassuk, vajon indokolt-e az egyes dokumentum megőrzése az ország, az általános folyamatok, a társadalom, a gazdaság, a gazdasági ágazat, a földrajzi hely történéseinek mikénti alakulása szempontjából, vajon nyújt-e új ismereteket vagy sem?

Az iratokban rejlő információs érték meghatározásához — miként az elsődleges érték megállapításához is — több szempont egyidejű figyelembevétele szükséges. Az egyik leglényegesebb értékelési szempont az információ egyediségének mérlegelése, hogy ti. az másutt más forrásban nem fordul-e elő publikált formában vagy publikálatlanul? Ezt a fajta értékelést egyre inkább nehezíti a információ-áradat, amelyből szinte reménytelen a gazdálkodó szervezeten belüli, ill. azon kívüli irattöbbszöröződéseket kiszűrni, amíg nem végzünk irattípusra bontható tevékenység-elemzést.

Valamely irat(anyag) információs értékének elbírálásánál az információ koncentráltságának megállapítása alapvető szempont. Schellenberg szerint extenzív az információ, ha kevés adatot tartalmaz, de sok személyt, tárgyat, jelenséget és eseményt érint (ilyen pl. egy társasági közgyűlési jegyzőkönyv); intenzív az információ, ha sok adatot közöl kevés személyről, tárgyról, jelenségről és eseményről (ilyen pl. egy laboratóriumi mérési jelentés); míg diverzifikált az információ, ha sok adatot hordoz különféle ügyekről (ilyenek pl. a piackutató kereskedelmi jelentések). Bármely típusú információt ott és abban az (ügy)iratban szükséges megőriznünk, ahol az a legkoncentráltabb formában fordul elő (az összefoglaló gazdálkodási adatokat pl. a mérlegekben). Leginformatívabbak azok az iratok, amelyek az extenzív, intenzív és diverzifikált adatokat egyszerre és sűrítve tartalmazzák (ilyenek pl. a kutatási zárójelentések).

A statisztikák megőrzési gondjaihoz hasonlatos azoknak a terjedelmes műszaki és természettudományos dokumentumoknak az értékelése (kísérleti, fejlesztési, technológiai laboratóriumi mérési eredményekről stb.), amelyek egyedi, nyers adatok tömegét rögzítik, s amelyek értékelemzése külön tanulmány tárgya lehetne. Ezeknél úgyszintén a végösszegző koncentrált adatok, ill. információk megőrzése szükséges, minthogy a tudományos mérések, kísérletek stb. alapadatai — természetükből eredően — bármikor újra előállíthatók, s mert nem feltételezhető, hogy a gazdálkodó szervezetek ezeket — funkcionális működésük során — ne aknázták volna ki.

A túl sok vagy a túl kevés megőrzése egyaránt hiba, azt jelzi, hogy az értékelés mélysége és minősége nem megfelelő. Az ilyen veszélyek a személyzeti, munkaügyi, pénzügyi, műszaki stb. tömeges iratok értékelésénél rendkívül nagyok. Előfordulhat ezért, hogy az értékelésbe külső szakértő(ke)t is be kell vonnunk, mint pl. a műszaki irategyütteseknél, mivel nincs levéltáros, aki valamennyi műszaki, gazdasági stb. tevékenységi területen és tudományágban oly mértékben jártas lenne, hogy az ezekben képződött (ügy)iratok értékelését képzettsége alapján megnyugtatóan elvégezhetné.

A különféle korok különféle provenienciájú gazdálkodó szervezeteinél keletkező (ügy)iratok értékelése mindig rugalmasan, „testreszabott” értékelési szempontok szerint történhet. Abszolutizálható (egzakt) értékelési szabályok hiányában Schellenberg az arisztotelészi mérték betartását ajánlotta a közigazgatási iratok vonatkozásában. Megállapítása a gazdasági iratokra is érvényes.

Már a schellenbergi proveniencia alapú és ügyintézés-centrikus, részben formális értékelési szempontok is hangsúlyozták az iratkeletkezés körülményei beható vizsgálatának szükségességét, minthogy enélkül feltárhatatlan az iratanyagok valós társadalom- és gazdaságtörténeti jelentősége. A struktúratan jeles német képviselője Johannes Papritz — a ’70-es évek közepén — hasonlóan nagy súlyt helyezett a proveniencia alapú levéltári értékelésre. Schellenberg nyomán Angelika Menne-Haritz az 1990-es évek elejére alkotta meg a funkcionális proveniencia elméleti és gyakorlati rendszerét, amelyben a szervi struktúrában keletkező (ügy)iratok funkcionális tárgyi (pertinenciális) elemzését is elengedhetetlennek tartotta, azaz a már tárgyalt elsődleges és másodlagos érték komplex elemzését.⁵

Összegezve: csak az iratok elsődleges (ügyintézési) és másodlagos (információs) értékének együttes figyelembe vételével dönthető el, hogy valamely gazdálkodó szervezet iratai maradandó értékűek-e vagy sem.

3. A gazdasági iratértékelés levéltárközi és állománygyarapítási összefüggései

Az értékelés mindig viszonyítás. Ebből következik, hogy a különféle (hazai) levéltártípusok értékrendje nem feltétlenül azonos. Ami az egyiknek különlegesen értékes, korántsem bizonyos, hogy az a másiknak. Abszolutizálható értékek nincsenek. Amíg a Magyar Országos Levéltár (a továbbiakban: MOL) pl. döntően az illetékességi körébe tartozó és a közfeladatokat országos szinten ellátó szervek működése során keletkező — maradandó értékű — köziratok megőrzésére koncentrál, addig más levéltártípusok vagy a jellegzetesen helyi, regionális, vagy az ágazati stb. értékű köz- és magániratok megőrzését tekintik feladatuknak, és ez így helyes. (Közbevetőleg hívjuk fel a figyelmet arra, hogy a piacgazdaságban keletkező iratanyag egy része szintén köziratnak minősül, mint pl. a közfeladatokat is ellátó közhasznú társaságok esetében).

A különféle levéltártípusok iratértékelő tevékenysége — optimális esetben — többszintű és egymásra épülő. Az egyes levéltártípusok iratértékelő munkája megfelelő szakmai előkészítéssel akár ki is egészíti (ki is egészíthetné) egymást, ami által — az ország gazdaságát és társadalmát illetően — szintenként mindig a leginformatívabb maradandó értékű iratanyag megőrzése is biztosítható (lenne). Ma azonban még korántsem ez a helyzet. Ezt jól szemlélteti az alábbi kimutatás, amely a MOL és az önkormányzati levéltárak 1996–2000. évek közötti gazdasági iratgyarapítási tevékenységéről tájékoztat.⁶

A MOL és az önkormányzati levéltárak gazdasági iratgyarapodása 1996–2000 között

A hivatalos levéltári adatszolgáltatás szerint a MOL és az önkormányzati levéltárak az 1996 és 2000 között eltelt öt esztendőben közel 20 ezer ifm-nyi gazdasági iratanyagot vettek át! Ennek mintegy 20%-át szövetkezeti iratanyag képezi. Az említett levéltárak részéről átvett gazdasági iratanyag összterjedelme csaknem eléri Budapest Főváros Levéltárának (továbbiakban: BFL) 2000-ben kimutatott 23 622 ifm-nyi levéltári anyagát! Minthogy 1996 végén Magyarországon az említett 25 közlevéltárban összesen 260 ezer ifm iratanyagot tartottak nyilván,⁷ 2000 végén pedig már 290 ezret, ez annyit tesz, hogy csak az utóbbi 5 év alatt (!) a csaknem 30 ezer ifm-nyi levéltári anyaggyarapodás 2/3-a az ún. gazdasági iratanyag átvételéből eredt! A MOL ennek a 20 ezer ifm-nyi gazdasági iratgyarapodásnak alig 10%-át (1973,03 ifm-t) vette át, a többi a 24 önkormányzati levéltár között oszlott meg! A nem éppen legiparosodottabb megye — Hajdú-Bihar megye — levéltárának részesedése a gazdasági iratátvételekből kerekítve 4836 ifm-t, a sorban utána következő Nógrád megye levéltáráé 2831 ifm-t, majd Békés megye levéltáráé 1164 ifm-t tett ki. A legutóbbi öt évben csupán ez a három megyei önkormányzati levéltár együttesen 8831 ifm gazdasági iratot vett át, négyszer többet mint a MOL, vagy többet, mint amennyi levéltári anyagot őriz sok, közepes nagyságrendű megyei önkormányzati levéltár. Hihető-e vajon, hogy 5 év alatt a gazdaság szektorában 20 km-nyi levéltárérett — más forrásból meg nem ismerhető — maradandó értékű gazdasági iratanyag keletkezett?

Jó okunk van feltételezni, hogy 1989 és 1995 között hasonló folyamat zajlott le. 1989-ben ugyanis a hazai levéltárak összesen még csupán 194 km-nyi levéltári anyagot őriztek! Vagyis az 1989 és 2000 közötti évtizedben 96 ezer ifm-mel bővült iratanyaguk! Vajon mennyi közülük a valóban maradandó értékű? Vajon „ki fizeti a révészt”? Ilyenkor érhető tetten a levéltári értékfelfogás zavara, ilyenkor tűnik ki, hogy az értékelés elméleti kérdéseinek tisztázatlansága hová vezet(ett)?!⁸

Érdemes közelebbről is megvizsgálnunk, hogy az említett 25 közlevéltár gazdasági iratgyarapodása mily társasági működési formát választó gazdálkodó szervezetektől származott. Erről az alább kimutatás ad átfogó képet.

A MOL-nak és az önkormányzati levéltáraknak iratanyagot átadó gazdasági szervek száma társasági működési (cég)formák szerinti bontásban az 1996–2000 évek között

Az említett levéltárak közel 2000 gazdálkodó szervtől vettek át iratokat 1996 és 2000 között, de ezeknek mintegy harmada kft., bt., gmk., kht., 30%-a szövetkezet és csak alig több mint 40%-a volt állami vállalat, ill. annak talaján megalakult részvénytársaság. Ha ehhez hozzávesszük, hogy a MOL csupán 6 olyan kft-től vett át gazdasági iratokat, amelyek a volt szocialista nagyvállalatok átalakulása kapcsán jöttek létre, és amelyek állami korszakukból származó iratokat őriztek, s hogy bt-ktől, kht-ktől, gmk-któl egyáltalán nem vett át iratokat, elgondolkodtató, vajon mi okozta, ill. okozza önkormányzati levéltárainknál az alacsonyabb szervezettségű társasági működési formák előnyben részesítését az iratátvételeknél? Vajon egy teázó bt. vagy egy fodrász kft. milyen jellegű maradandó értéket képvisel akár szerv szinten, akár iratainak szintjén? Nógrád megye levéltára egyes években 50-60 kft-től és bt-től, de Tolna, Zala, időnként Veszprém megye levéltára is 20-30 kft-től és bt-től vett át iratokat, csakhogy a legnagyobb „kft. és bt. fogyasztókat” említsük. Nem hisszük, hogy ez az iratátvételi gyakorlat távlatosan járható út lenne, mint ahogyan azt sem hisszük, hogy ezeket a kft-ket, bt-ket stb. valamiféle reprezentatív levéltári szelekciós alapelvek nyomán választották volna ki szervszinten — az országban bejegyzett, de nem feltétlenül működő — kb. 1 millió gazdálkodó szerv közül. Vajon megfordult-e már az ún. gazdasági iratok értékelői kezében a '90-es években a Figyelő folyóirat részéről rendszeresen közzétett és a gazdálkodó szerveket rendszeresen rangsoroló TOP 200-as sikerlista? Vajon nem kellene-e eltöprengeni azon, ha a rendszerváltozást megelőzően működött állami vállalatok javarésze nem „termelt” maradandó értékű iratokat, akkor miért véljük úgy, hogy az 1996 és 2000 között átvett közel kétezer szerv iratai maradandó értékűek? Vajon milyen alapon feltételezzük, hogy Magyarországon szervszinten a gazdaságban kétezer körüli számú, maradandó értékű gazdasági szerv működik? Ennek a hatalmas mennyiségű gazdasági szervszámnak természetesen vannak előzményei, hiszen általában levéltáraink 1989-ben, tehát közvetlenül a rendszerváltozást megelőzően, a 15236 gazdálkodó szervezet közül 2432 állami vállalattal és 2061 szövetkezettel, azaz összesen 4439 gazdasági szervvel álltak illetékességi kapcsolatban, azaz az összes működő gazdasági szerv 29%-ával, de egy évvel korábban még mintegy 40%-ával (1988-ban ui. a gazdálkodó szervezetek száma még csupán 10811 volt az 1993-ban kiadott Cégkatalógus 1992 kimutatása alapján). Ennyitől várták maradandó értékű irataik átadását! Ezt a luxust a legfejlettebb piacgazdaságok országaiban sem engedhették meg maguknak a levéltárosok!

Teljesen uniformizált értékrendszer működtetése szerencsére lehetetlen. De igen káros is volna! A levéltártípusok közti értékelési különbségek felszámolása ugyanis azt jelentené, hogy az országban képződő maradandó értékű iratok, így a gazdasági iratok értékelésében és levéltári átadás/átvételében nem valósulhatna meg a munkamegosztás.  Márpedig csak a levéltárak közötti egészséges munkamegosztás teszi lehetővé, hogy a MOL egyetlen központi általános levéltárként a nemzeti síkon meghatározó gazdálkodó szervek koncentrált gazdasági információinak, míg más levéltártípusok az ágazati irategyütteseknek vagy a helyi (regionális) eredetű és jelentőségű gazdasági iratoknak legyenek legalkalmasabb őrzői. Ez azonban addig nem valósulhat meg, amíg levéltáraink — a MOL-hoz hasonlóan — nem állítják össze szervcsoportonként tipizált szervjegyzéküket (külön az illetékességi és külön a gyűjtőkörbe tartozó szerveik jegyzékét), amelyek kölcsönös megismerése (ti. a levéltárak részéről) nem csupán a szervek, ill. irataik szelekciójában jelenthetne jövőbeli előrelépést, hanem a finoman strukturált szervkapcsolatok levéltárankénti kiépítésében és működtetésében is.

4. A levéltári illetékesség és az „országos jelentőség” problematikája

Az illetékesség, a gyűjtőkör és a maradandó érték fogalmainak definiálásában a sokfelé tapasztalható sokféle szubjektivitás — nézetünk szerint — csak az illetékességi és gyűjtőkörbe tartozó szervek szervcsoportonkénti pontos besorolásával (lenne) csökkenthető, amely besorolásnál a tulajdon jellegének meghatározása (állami, önkormányzati, magán) alapkövetelmény. Az e téren megnyilvánuló bizonytalanságok már számos, nem koherens egyedi döntést eredményeztek, mint pl. az egykori Központi Gazdasági Levéltár (a továbbiakban: KGL) iratanyagának következetlen megosztását. Hasonlóképpen nem helyeselhető, ha egyes közlevéltárak olyan gazdálkodó szervektől vesznek át iratokat, amelyeknek más közlevéltárban lenne helyük, miközben mások szívesen szabadulnának meg olyan gazdálkodó szervek ellenőrzésétől, ill. irataik átvételétől, amelyek viszont saját illetékességükbe tartoznának. Ezek az anomáliák az illetékesség eltérő értelmezéséből adódnak, de nem felszámolhatatlanok.

Az illetékességi és gyűjtőkör fogalma, tartalma és értelmezése körül 1989 után különösen nagy káosz alakult ki. A „gyűjtőterületi munka” fogalma alatt gyakran összemosták az illetékességi körbe és az attól teljesen függetlenül csak gyűjtőkörbe tartozható szerveket. Ebben nagy szerepet játszott, hogy levéltárosaink elnagyolt fogalmakat használtak. Ilyen volt pl. a „gyűjtőköri jegyzék”, „gyűjtőköri szervjegyzék”, „a levéltár gyűjtőkörébe tartozó irattárak”, „tanácsi iratbegyűjtés”, „a levéltárak teljes illetékességi körét lefedő gyűjtőkör” stb. pongyola szóhasználata, miként az „országos jelentőségű” állami vállalat homályos fogalma is, amellyel már akkor sem lehetett, miként ma sem, mit kezdeni. Sok szempontból indokolt lenne a fogalmak következetes használata, hogy az azonos nyelvet beszélők egymással szót érthessenek.

Az „országos jelentőség” fogalmának tisztázatlansága 1962-től sok vitára adott okot, mivel az 1953-ban megalakult KGL-t 1961 végével megszüntették, és levéltári anyagának, valamint szervellenőrzési jogosultságának nagyobbik részét a nem tisztázott „országos jelentőség” kapcsán a MOL, míg a „kevésbé” országos jelentőségű kisebbik részét a BFL kapta meg. Ennek az eléggé megalapozatlan megosztásnak analógiájára hamarosan a többi területi (tanácsi) levéltár is igényt tartott a helyi jelentőségű vállalatokon kívül az illetékességi területükön működő „országos jelentőségű vállalatok” történeti értékű iratanyagának átvételére és szervellenőrzésére. Emiatt óhatatlanul „illetékességi feszültségek” keletkeztek a levéltárak között, és megindult a fogalmak önkényes értelmezése. Az 1969. évi 27. sz. levéltári tvr-nek igyekezete ellenére sem sikerült rendet teremtenie, sőt a helyzetet bonyolította, hogy a MOL Népi demokratikus szervek osztályának talaján 1970-ben önállósult az Új Magyar Központi Levéltár (a továbbiakban: ÚMKL), s hogy ettől kezdve a gazdasági szervek vonatkozásában kettős időhatárt, valamint új illetékességi szabályozást léptettek életbe.⁹ Majd megszületett a pontatlan megfogalmazású 101/1975. (MK 13.) KM utasítás, amely kivette az ÚMKL illetékessége alól a termelő vállalatokat, és azokat a BFL és a Pest Megyei Levéltár mint területi (tanácsi) levéltár illetékességébe tette át. Ezzel egyidejűleg, sőt már az utasítást megelőzően több területi levéltár — területi illetékességük okán — valamennyi, megyéjük területén működő vállalatra kinyilvánította illetékességét. Következményeként az ÚMKL illetékességi körében számos „országos jelentőségűnek” mondott, de többségében nem annak számító kereskedelmi és szolgáltató stb. vállalat maradt meg a pénz- és biztosító intézeteken, továbbá a gazdasági érdekképviseleti szerveken kívül. A helyzetet nem orvosolta, hanem inkább bonyolította az MM Közgyűjteményi Főosztályának 29824/1981. sz. rendelkezése, amely 54 vidéki székhelyi ipari nagyvállalatot kivett a területi (tanácsi) levéltárak illetékességéből, és azokat az egykori ÚMKL illetékessége alá sorolta (ezek a MOL és az ÚMKL 1992. évi összevonása után értelemszerűen a MOL-hoz kerültek).

Az ÚMKL a ‘80-as évek közepén megkísérelte ugyan az illetékességébe tartozó szerveket három értékkategóriába sorolni, mint ahogyan ezt korábban a Levéltárak Országos Központjának 1957-ben elkészült és 1960-ban kiadott (88373. sz.) utasítása is megcélozta, amikor három szervkategóriát állított fel. Ez a kategorizálás döntően a szervkapcsolatok gyakoriságát szabályozta, és az utolsó két csoportba sorolt vállalatoknál, valamint a szövetkezeteknél minden harmadik iratanyagát javasolta megőriztetni, jóllehet az e két csoportkategóriába tartozó vállalatok és szövetkezetek között lényeges különbségek álltak fenn. A jelentéktelen gazdasági szervek így továbbra is az ÚMKL nyilvántartásában maradtak. 1988. évi utolsó szervjegyzéke szerint a szervek 55%-a nem is ütötte meg az ún. levéltári értékhatár minimumát. Ez a helyzet konzerválódott a MOL és az ÚMKL összevonásáig, miközben végbement a rendszerváltozás, és megalkották az önkormányzati és piacgazdasági alaptörvényeket.

Levéltáraink 1962-ben összesen 13740 szervet tartottak nyilván. Ezt a számot a ‘70-es években végrehajtott felülvizsgálat során ugyan sikerült jelentősen csökkenteni, de 2001-ben ismét ott tartunk, hogy a levéltári statisztika 12175 ellenőrzendő szervet tart nyilván, köztük természetesen gazdasági szerveket is.

A rendszerváltozást követően a régi–új területi/önkormányzati levéltáraknál ismételten a területi elv lett a nem pontosan definiált illetékességi és gyűjtőkör elhatárolásának alapja. Ez kétségtelenül szervnyilvántartási zavarokat vont maga után az állami tulajdonlású gazdálkodó szervek esetében, miként már korábban is. Az illetékességi és gyűjtőköri problematika összetettségét jól mutatták a csődtörvény értelmezése körül lefolyt levéltári viták. Az 1991. évi csődtörvény a „területileg illetékes levéltár” fogalmát használta, de 1993. évi módosítása az „adós székhelye szerint illetékes levéltár” fogalmát rendszeresítette. Ez utóbbi fogalom a területi illetékességet az adós székhelyére szűkítette, és azt valamelyest egyértelműbben határozta meg. Ez az újabb fogalomhasználat teszi lehetővé valójában, hogy a levéltárak közötti korábbi vitákat sikeres egyeztetések és megegyezések zárják le. Mi történik azonban akkor, ha az adós székhelye szerinti állami vállalat „országos jelentőségű”, s ha a bejegyzett állami cég székhelye az önkormányzat területére esik? E téren az MM Közgyűjteményi Főosztályának 29824/1981. sz., már említett rendelkezése miatt jóval összetettebb a helyzet. S bár ennek a rendelkezésnek hatályosságát időnként vitatják, helyette más ma sincs, és az Ltv-ben kilátásba helyezett miniszteri szabályozás egyelőre még nem született meg. Jobb megoldás híján ezért a MOL az eddigi gyakorlatot tartja fenn, és az 1981. évi szabályozást átmeneti alapként továbbra is elfogadja. Illetékességi körét a teljesen állami tulajdonlású gazdálkodó szervezeteket illetően ennek figyelembevételével határozta meg. Mást nem tehetett. A levéltáraink közötti illetékességi és gyűjtőköri helyzet valójában nem rendezetlenebb, mint korábban volt, legfeljebb szövevényesebb az új világ új viszonyrendszerei között. A „levéltárközi rendezés” emiatt árnyaltabb megközelítést igényel(ne).

A megyei és városi önkormányzati levéltárak kettős magatartása illetékességi körük meghatározását illetően nem újkeletű, de a kiváltó okok között nem csak a korábban megalapozatlanul kiadott jogszabályokat kell meglátnunk, hanem azt a különféle erősséggel megnyilvánuló ambivalenciát is, amely mögött szakmai bizonytalanságok és különféle önkormányzati (levéltári) érdekek egyaránt meghúzódnak (mint pl. a bér-irattároláshoz fűződő anyagi motiváltság).

Az illetékesség látszólag egyszerű fogalma rendkívül összetett és bonyolult összefüggésrendszert takar. Az 1995. évi levéltári törvény (a továbbiakban: Ltv.) az illetékesség fogalmát a következő tanulságos szóösszetételekben említi: „illetékes közlevéltár”, „a közlevéltár illetékessége”, „általános levéltárak illetékességi köre” és „területileg illetékes megyei (fővárosi) levéltár”. Minthogy az Ltv. 14. §. (1) bek. szerint a közlevéltár lehet: központi általános levéltár, általános (megyei/fővárosi önkormányzati) levéltár, települési önkormányzati levéltár, állami szaklevéltár, köztestületi levéltár, közalapítványi levéltár és jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára, valamennyi közlevéltár-típus esetében kívánatos (lenne) részleteiben is meghatározni az illetékesség konkrét tartalmát. Ehhez a törvényszöveg ad némi fogódzót, de nem eleget. A közlevéltár-típusok illetékességi körének egyértelmű meghatározásához ezért (lenne) elengedhetetlen az egyes levéltárak részéről legalább az állami, a helyi, valamint a jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerveket (személyeket) szervcsoportonként tipizálni.

Nem véletlen, hogy a MOL 1999. január 1-jére az illetékességi körébe tartozó (gazdasági) szervek jegyzékét — évtizedes felgyülemlett tapasztalatai nyomán — új elvi alapokon állította össze annak érdekében, hogy minden korábbinál körültekintőbben határozhassa meg a későbbiekben gyűjtőkörét is. Az alábbiakban mintaként közöljük a MOL különféle nyilvántartó jegyzékein szereplő szervcsoportokat.¹⁰

A MOL illetékességi és gyűjtőköri szervcsoport-típusait

nyilvántartó különféle jegyzékek

I. Az illetékességi iratátvételi körbe tartozó szervek szervcsoporti jegyzékébe (= az illetékességi szervjegyzék struktúrája)

1. A törvényhozás és az államfői hatalom szervei

2. Minisztériumok, országos hatáskörű közigazgatási szervek

3. A jogszolgáltatás felsőbb szervei

4. Minisztériumok, országos hatáskörű szervek közvetlen felügyelete és irányítása alá tartozó (költségvetési) intézmények és külképviseleti szervek

5. Országos önkormányzatok

6. Országos köztestületek

7. Részben közfeladatot ellátó országos jellegű szervek  (kamarák stb.)

8. A törvényhozás, a kormány, a minisztériumok és országos hatáskörű szervek által alapított közalapítványok

9. A törvényhozás, a kormány, a minisztériumok és országos hatáskörű szervek által alapított közhasznú társaságok

10. Minisztériumok, országos hatáskörű szervek alá tartozott, de időközben gazdasági társasággá átalakult szervek (az átalakulás előtt keletkezett iratanyagukat illetően)

11. Jogszabály által kizárólag a MOL illetékességi körébe utalt gazdálkodó szervek (MNB, ÁPV Rt.)

12. Tartósan állami tulajdonú részesedéssel működő gazdálkodó szervek (az Lvtv. 32. §. (3) bek. alapján, a megalkotandó rendelet hiányában)

13. Állami tulajdonú részesedéssel működő gazdálkodó szervek (az Lvtv. alapján, a megalkotandó rendelet hiányában — ezek 100%-os állami tulajdonban lévő gazdálkodó szervek)

14. Privatizált és privatizáció előtt álló gazdálkodó szervek (az Lvtv. 34. §. (3) bek. alapján, a megalkotandó rendelet hiányában)

15. Folyamatban lévő „f. a.” gazdálkodó szervek (a csődtörvény alapján fennálló átvételi kötelezettség alapján (ld. 1991. évi IL tv. 76. és 53. §. (1) bek.-t és az ezt módosító 1993. évi LXXX. tv. 23. §-át)

16. Folyamatban lévő „v. a.” gazdálkodó szervek (a csődtörvény alapján fennálló átvételi kötelezettség alapján (ld. 1991. évi IL tv. 76. és 53. § (1) bek.-t és az ezt módosító 1993. évi LXXXtv. 23. §-át).

17. Befejezett „f. a.” gazdálkodó szervek (a csődtörvény alapján fennálló átvételi kötelezettség alapján (ld. 1991. évi IL. tv. 76. és 53. § (1) bek.-t és az azt módosító 1993. évi LXXX. tv. 23. §-át).

18. Befejezett „v. a.” gazdálkodó szervek (a csődtörvény alapján fennálló átvételi kötelezettség alapján (ld. 1991. évi IL. tv. 76. és 53. § (1) bek.-t és az ezt módosító 1993. évi LXXX tv. 23. §-át)

II. A gyűjtőkörbe tartozó (magániratokat keletkeztető) szervek csoportjainak jegyzéke (a = gyűjtőköri szervjegyzék)

1. Gyűjtőkörbe tartozó egyéb társadalmi szervek (tagolhatók pl. a szervek jellege szerint)

2. Gyűjtőkörbe tartozó egyéb gazdálkodó szervek (tagolhatók pl. ágazatok szerint)

III. A megszűnt szervek csoportjainak jegyzéke (a MOL szervjegyzékében korábban szerepelt, de időközben megszűnt szervek jegyzéke)

1. Megszűnt közigazgatási szervek (tagolhatók az I. sz. alatti szervcsoportok szerint9

2. Megszűnt társadalmi szervek (tagolhatók a II./1. sz. mintájára)

3. Megszűnt gazdálkodó szervek (tagolhatók pl. ágazatok szerint)

IV. A szervjegyzékből törölt szervek csoportjainak jegyzéke (az értékhatár alattinak minősített szervek jegyzéke)

1. Törölt közigazgatási szervek (tagolhatók az I. sz. alatti szervcsoportok szerint)

2. Törölt társadalmi szervek (tagolhatók a II./1. sz. mintájára)

3. Törölt gazdálkodó szervek (tagolhatók pl. ágazatok szerint)

Az állománygyarapítási prioritások legelején mindig az illetékességi körbe tartozó (gazdasági) szervek csoportjainak meghatározása áll, mivel szervellenőrzésük és maradandó értékű irataik átvétele törvényi kötelezettség. Csak az ebbeli feladatok és kötelezettségek teljesítése ismeretében hozható döntés az állománygyarapítás egyéb fakultatív gyűjtő/szerzeményező irányairól, lehetőségeiről, azaz a gyűjtőkörbe felvehető (gazdasági) szervek köréről. Az állománygyarapítás, azon belül is a gyűjtőköri szerzeményezés tudatos rendszerbe foglalása a gyakorlatban természetesen mindig szorosan összefügg valamely levéltár tárgyi és személyi működési feltételeivel.

Bármely (köz)levéltár szilárd, törvényi alapokon (ld. Ltv. 13. §-át) nyugvó állománygyarapítási koncepciójának megalkotásához elengedhetetlen a jól strukturált szervjegyzék elkészítése, amelynek több más szervcsoport mellett a működő gazdálkodó szervezeteken kívül a megszűnés/megszüntetés állapotában lévőket, sőt a már megszűnteket is tartalmaznia kell, mivel az Ltv. ezek maradandó értékű iratainak levéltári átvételét is megköveteli.

A közlevéltárak szervjegyzékét, főként az iratátvételi illetékességükbe tartozó gazdasági szervek nyilvántartását a megszűnő gazdasági szervek sokkal inkább mozgásban tartják, mint az ugyancsak illetékességükbe tartozó közigazgatási vagy más szervek, mivel ez utóbbiak működése jóval stabilabb, mint a piacgazdaságba betagolódó(tt) egykori állami gazdálkodó szervezeteké.¹¹ Ráadásul közlevéltáraink illetékességi, de gyűjtőköri iratátvételei között a magángazdasági szervek maradandó értékű iratanyagai egyaránt előfordulnak, ha más-más súllyal is, mint ahogyan a jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervek közé is számos gazdasági társaság tartozik.¹² Nyilvánvaló, hogy míg a törvényhozás, a kormány, a minisztériumok és/vagy országos hatáskörű szervek által alapított egyéb közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű iratanyagának átvételére a MOL, addig az önkormányzati alapításúakra az önkormányzati, a köztestületi alapításúakra a köztestületi levéltárak, az egyházi alapításúakra az egyházi levéltárak és így tovább… az illetékesek.

Az Ltv. 14. §. (2) bek-e szerint a közlevéltári illetékességet a köziratnak nem minősülő levéltári anyagot illetően az általános levéltárak esetében a művelődési és közoktatási miniszter, ill. jogutóda a nemzeti kulturális örökség minisztere, míg egyéb közlevéltár tekintetében pedig — a művelődési és közoktatási miniszter, ill. jogutóda a nemzeti kulturális örökség minisztere egyetértésével — a fenntartó határozza meg. A szabályozást a törvényalkotó nyilvánvalóan azért rendelte el így, mert a közlevéltári illetékesség meghatározása e téren is elvi jelentőségű, általános rendezést igénylő kérdéskör. Elég utalnunk a mintegy 1 millió bejegyzett vállalkozásra. Joggal tehető fel a kérdés: vajon levéltárainknak nem kellene-e szervszelekciós módszereiket és iratértékelési gyakorlatukat felülvizsgálni, még ha a miniszteri szabályozás várat is magára?

A gazdálkodó szervezetek jelentőségének megítélésénél — úgy véljük — helyesebb, ha nem a régóta definiálhatatlan „országos jelentőségből”, hanem a jogszabályok nagyon is konkrét fogalomhasználatából indulunk ki. Így talán kijuthatunk a pontatlan fogalmak bábeli zűrzavarából.

A tartósan állami tulajdonú részesedéssel¹³ működő gazdasági társaságok körébe az 1995. évi XXXIX. tv. (az állami tulajdonban levő vagyon értékesítéséről) 7. § (1) bek. csak

I.                     az országos közüzemi szolgáltató,

II.                   a nemzetgazdasági szempontból stratégiai jelentőségű és

III.                 a honvédelmi vagy más különleges feladatot megvalósító, ill. célt szolgáló társaságokat

sorolta. E körbe csak törvény révén lehet bekerülni, mint ahogyan csak törvénnyel lehet innen kikerülni. A tartósan állami tulajdont képező gazdasági társaságok felügyeletét az ÁPV Rt. és az egyes szakminiszterek (olykor közösen), valamint az Országos Foglalkoztatási Közalapítvány látják el.

A törvény nyomán megszületett 62/1996. (VII. 9.) sz. országgyűlési határozat állapította meg azoknak a gazdasági társaságoknak körét, amelyek a nemzetgazdaság működőképessége szempontjából minősülnek jelentőseknek. Ezek nem mindegyike tartozik a tartósan állami tulajdonban maradó gazdálkodói körhöz, miként előfordulnak köztük olyanok is, amelyek a törvényhozás szándéka szerint nem tartoznak a nem tartósan állami tulajdonú részesedéssel működő társaságok közé sem (a tulajdonosi jogokat felettük is az ÁPV Rt. gyakorolja mint pl. a Dunaferr, Bábolna stb. felett).

Valamely gazdálkodó szervezet nemzetgazdasági szempontból stratégiai jelentőségére utal az is, ha hadköteles személyi állományuk egy részét rendkívüli állapotok esetén mentesítik a katonai szolgálat alól. Az ilyen „meghagyásokban” részesülő szerveket az 1993. évi CX. tv. (a honvédelemről) alapján négy kategóriába sorolják, közéjük gazdasági társaságok is tartoznak (ilyenek pl. a bányák vagy az erőművek a II. kategóriában). Ezeket a gazdasági szerveket a szaktárcánként kiadott rendeletek nevesítik. Ha tehát a levéltáros az említett jogszabályok szempontjai szerint értékelt és csoportosított gazdálkodó szerveket egymással összeveti, levéltári szempontból minden korábbinál egyszerűbben és egyértelműbben állapíthatja meg a valóban jelentős gazdálkodó szervek körét nemcsak levéltártípusonként, hanem azon belül levéltáranként is.

Az időközben módosított csődtörvény (1991. évi IL. tv. és az azt módosító 1993. évi LXXXI. tv.), valamint az Ltv. jelentősen kibővítették a közlevéltárak illetékességébe tartozó szervek körét. Az Ltv. a közlevéltári illetékességet a teljesen állami tulajdonban maradó gazdálkodó szervezetek mellett (az Ltv. 17. §-a a Magyar Nemzeti Bankot, míg az 1995. évi XXXIX. tv. 34. §. (2) bek-e értelmében az ÁPV Rt. privatizációs emlékeztetőit konkrétan a MOL illetékességi körébe utalta) a magángazdaság szerveinek jelentős körével bővítette ki azáltal, hogy

— a tartósan állami tulajdonú társasági részesedéssel működő (ld. Ltv. 32. §. (3) bek-ét) és

— a korábban állami gazdálkodó szervezetként működött, de időközben privatizált, ill. még privatizálandó gazdálkodó szervezeteket illetően (ld. Ltv. 34. §. (2) bek-t) a közlevéltáraknak széleskörű szervellenőrzési és iratátvételi jogosítványokat adott.

5. A gyűjtőkörbe tartozó gazdasági szervek meghatározása

Amint az közismert, a levéltárakat levéltárakká nemcsak az illetékességi iratátvételek teszik, hanem a maradandó értékű nem köziratok tudatos gyűjtése is. Ahhoz azonban, hogy a gyűjtőköri munka szervezett és hatékony lehessen, ahhoz minden levéltárnak meg kell(ene) alkotnia saját gyűjtőköri koncepcióját, mivel ma is keletkeznek köziratnak nem minősülő maradandó értékű iratok a gazdaságban és a közéletben egyaránt jelentős szerepet játszó személyeknél, társadalmi és magángazdálkodó szerveknél.

A levéltárak több száz év alatt kialakult gyűjtőköre továbbra sem lezárt.  Egyrészt azért, mert a gyűjtőkör történetileg kialakult fogalma különböző korokban más-más értelmezést kapott, és így tartalmában állandóan változott, másrészt meg azért, mert a levéltári gyűjtőkör megállapításában — az illetékességi körhöz hasonlóan — kezdetben sokkal nagyobb szerepet játszottak a jogszabályok, amelyek a közgyűjteményeknek: a nem köziratok gyűjtését érintően időnként egymást fedő iratgyűjtő jogosítványokat adtak. Így kerülhettek be olykor regisztratura jellegű gazdasági iratok nem levéltári közgyűjteményekbe.

Ha valamely közlevéltár elhatározza, hogy kimunkálja a potenciálisan gyűjtőkörébe tartozható gazdálkodó szervek és személyek egyes csoportjait, amelyektől maradandó értékű nem köziratok átvételére számít, meg kell határoznia azokat a szempontokat (prioritásokat), amelyeket leglényegesebbeknek tart levéltári anyagának komplettírozása terén. A levéltárak a levéltári rendszerben elfoglalt strukturális helyükből eredően levéltártípusonként más és más gyűjtőköri szempontokat kell, hogy előnyben részesítsenek.

Az egyes levéltártípusok szerv- és iratértékelési szempontjai — néhány általánosabb értékelési alapelv érvényesítésén kívül — különböznek is egymástól. Amíg az önkormányzati levéltárak szerzeményezési politikája és gyakorlata a nem köziratok terén, pl. a hely, a régió dokumentációs bázisának minél teljesebbé tételére irányul, addig pl. az állami szaklevéltárak szerzeményezési irányultságát — helytől, (régiótól) függetlenül — döntően a szakági dokumentumok összegyűjtése motiválja. Ugyanakkor a MOL-nak csak az országos közéletben szerepet játszó társadalmi szervezetek és személyek, valamint a hazai gazdaságban meghatározó jelentőségű gazdasági szervek és szervezetek nem köziratnak minősülő maradandó értékű iratanyagainak gyűjtése lehet ésszerű célja. Erre kötelezik állománygyarapítási hagyományai.

A MOL, de bármely levéltár az általa szabadon meghatározott (gazdasági) gyűjtőkörét más levéltárakéval össze is vetheti, egyeztetheti. Minden azon áll, vajon képesek-e levéltáraink a (gazdasági) gyűjtőkört érintő szelekciós szempontjaikat — külön-külön is — szervcsoporti rendszerbe foglalni, és egymással egyeztetni, hogy aktív állománygyarapító tevékenységüket a jövőben ennek alapján rugalmasan végezhessék.

A tisztán magántulajdonban álló gazdasági társaságokat közlevéltáraink csak potenciális gyűjtőkörükbe vehetik fel. Természetesen nem ellentétes a jogszabályokkal, ha értékes iratanyagaikra szemet vetnek. A tulajdonosi szabad rendelkezést és akaratot azonban feltétlenül tiszteletben kell tartaniuk. E téren is nyilvánvaló cél (lenne) a köz- és a magánérdek harmóniájának megteremtése. A MOL Gazdasági szervek osztálya 1989 után ezért alakította ki preventív gazdasági iratgyarapító koncepcióját, amelynek alapja a magán gazdasági szervekkel folytatott egyenrangú és kölcsönös partneri kapcsolat.¹⁴ Más egyébként nem is lehet együttműködési alap, minthogy általános és közlevéltáraink a piacgazdaság szférájában működő és nem kizárólagosan állami tulajdonban álló gazdasági szerveket érintően semmiféle illetékességi szervellenőrzésre és iratátvételre nem jogosultak, hacsak azok nem keletkeztettek maradandó értékű iratokat állami korszakukban. Végezetül itt hívjuk fel a figyelmet arra, hogy a piacgazdaság vállalkozásai között helyet foglaló és tartósan állami tulajdonú részesedéssel működő gazdálkodó szervek — társasági működési formájuktól függetlenül — az említett levéltáraknak nem gyűjtő-, hanem illetékességi körébe tartoznak.