Gondolatok Takács Edit – Á.Varga László
Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez című cikkének kapcsán

A cikk Fondfőcsoportok módosítása című fejezete foglalkozik a fondjegyzék-átdolgozások kérdésével. A következőket írják a szerzők: „A levéltári anyagnak az új fondfőcsoport-rendszer szerinti rendje elfogadható, de felállításának elrendelése [...] megterhelést jelentene, kb. 5-6 évig folyamatosan csak konkordancia-jegyzékek készülnének, az egyéb levéltári feladatok hátrányt szenvednének. [...] A raktári egységeken át kellene javítani a fondtörzsszámot és a raktári egységek sorszámát, át kellene írni a raktári jegyzékeket, módosítani az összes magas szintű segédletet [...]. Sok időbe és energiába kerülne, és a rendezettség szintje lényegében nem változna általa. Virtuálisan viszont rövid időn belül el lehetne készíteni, ami minden bizonnyal könnyítené a levéltárak iránt érdeklődők tájékozódását.”¹

Ezzel kapcsolatban három dolognak kellene utánagondolni:

1/ Mitől elfogadható az új fondfőcsoport-rendszer, ha nem javít a levéltári anyag rendezettségi szintjén, segédletekkel való ellátottságán, kutathatóságán stb., viszont 5-6 évig tartana a megvalósítása?

2/ Mi a konkordancia-jegyzék? Ember Győző terminológiai lexikona szerint: „Ugyanannak a levéltári anyagnak különböző levéltári rendbeni helyét összevető, együttesen feltüntető segédlet”. A levéltári anyag adott esetben az oklevél, a tervrajz, a térkép, a fénykép, az ügyirat stb., amit kiemeltünk a helyéről példának okáért egy gyűjteménybe, és mivel akarjuk tudni és tudatni, hol volt a korábbi helye, készítünk egy segédletet, amely ezt megmutatja. Szerintem ez a konkordancia-jegyzék, nem az a most feltalálás alatt álló segédlet, amelynek az lesz a feladata, hogy biztosítsa az eligazodást a régi és az új fondjegyzék között.

3/ Miért gondolja bárki, hogy egy virtuális — vagyis a mostani fondjegyzéktől és a levéltári anyag mostani rendszerétől eltérő felépítésű — fondjegyzék könnyítené a tájékozódást? Mivel könnyítené? Azzal, hogy a thj. városokat ezentúl a XXI. fondfőcsoportban nem kell keresni, hanem csak a IV-ben, a községeket a XXII-ben nem, csak az V-ben, a személyeket a XXXI-ben nem, csak a XIV-ben, és így tovább? Ez könnyítés? Számomra az sokkal inkább könnyítés volt, hogy tudtam: az 1945 előtt keletkezett iratanyagot a XVI. fondfőcsoportig, a későbbieket utánuk kell keresni. És ezzel együtt tudhattam azt is, hogy azokban a raktárakban, ahol a IV–XVI. fondfőcsoporthoz tartozó iratok vannak, nem lesz szükség nagyobb mértékű átrendezésre, hiszen azok a fondok nemigen gyarapodnak, ha mégis, akkor viszonylag kis mennyiségű anyaggal. Most, ha megvalósul az új fondfőcsoport-rendszer, egyszerre vége lesz ennek a biztonságnak. Nem lesz a levéltárnak olyan raktára, amelyet viszonylagos állandóságban lehet majd tudni. Nem tudom, gondolt-e rá valaki, hogy amikor 1962-ben megcsinálták ezt a rendszert, az egyik cél éppen az volt vele, hogy legyen egy viszonylag zárt egység, mondhatni egy történeti levéltár a levéltári intézményen belül, amely nincs kitéve a folytonos változásoknak. Hát tévedtek, ki lesz téve.

Ha az a cél, hogy a kutatók munkáját könnyítsük, csináljunk a fondjegyzék végére egy jó mutatót, olyat, ami tartalmaz minden lehetséges címszót. Ez meg fogja könnyíteni a kutatók tájékozódását, a fondjegyzék önmagában soha. De nem is feladata, hogy ezt tegye. A fondjegyzék, mint Ember Győzőtől és a napi munkánkból tudjuk, nyilvántartási segédlet. Mint ilyen biztonsági célú, elsősorban belső használatra szánt levéltári segédlet, amely tájékoztatási célokat is szolgál. Sohasem lesz elsődlegesen tájékoztatási célú segédlet. Egyszerűen azért nem, mert a kutató nem a rendszert és a rendet keresi benne — ami a levéltári intézmény számára elsődleges —, hanem az őt érdeklő iratanyagot.

Mint a fentiekből kiderült, nem értek egyet a fondfőcsoportok rendszerének tervezett megváltoztatásával. Meggyőződésem, hogy sokkal több negatív hozadéka lesz, mint pozitív. Azt is tudom, hogy a véleményemmel nem vagyok egyedül. Példaként Lakos Jánost idézhetem, aki miután leszögezi, hogy a rendszer nem tökéletes, ezt írja: „[...] az átjelzetelés elkerülése céljából indokolatlannak vélem a rendszer utólagos megváltoztatását. Véleményem szerint új főcsoport létesítése egyedül az 1990-ben létesült helyi önkormányzatok iratanyaga számára indokolt.”²

A dolgok jelenlegi állása szerint azonban úgy látszik, hogy a tervezett változtatások meg fognak valósulni. Ha így lesz, legalább azt el kellene érni, hogy az átsorolandó fondok/állagok sorsa követhető legyen. Ennek módja nem a konkordancia-jegyzék néven emlegetett fondjegyzék-áthidaló megszerkesztése, hanem a levéltártudomány egyik legfontosabb alapelvének, a törzsszám állandóságát kimondó tételnek a következetes alkalmazása.

Minden szakmának vannak alapelvei, amelyek az idők során szerzett tapasztalatokból kristályosodtak ki, és amelyeket épp ezért nemcsak kívánatos, hanem szükséges is betartani. Ilyen alapelv a mi szakmánkban a törzsszám állandóságának elve.

A törzsszám nem ősi találmány. Nálunk 1962-ig, a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek megjelenéséig nem volt széles körben ismert. Voltak levéltárak, ahol használtak valamiféle jeleket az iratanyagban való könnyebb tájékozódás érdekében, általában azonban a címek szerinti nyilvántartás volt elfogadott. Amíg nincs túl sok cím, viszonylag egyszerű köztük eligazodni. A közlevéltárak (és a belőlük lett állami, majd tanácsi és most önkormányzati levéltárak) jogelődeit jelentő törvényhatósági levéltárakra ez volt jellemző. De amikor sok és sokféle irategyüttest őriz egy levéltár, akkor kell valamilyen rendszer, amely biztosítja az anyag áttekinthetőségét és lehetőséget ad a következetes építkezésre, vagyis az újonnan bekerült irategyüttesek rendszerben való elhelyezésére.

Ezt a rendszert teremtették meg az 1962. évi fondjegyzék-szerkesztési alapelvek kidolgozói, amikor egyrészt időrendi, másrészt szervtipológiai alapon kialakított fondfőcsoportokba osztották be az állami levéltárak lehetséges irategyütteseit. Ez a váz, ebbe illeszkednek a fondok és az állagok. Ahogy nem lehet egy falból téglákat kicibálni annak károsodása nélkül, úgy nem lehet büntetlenül megváltoztatni a fondok/állagok törzsszámait sem.

Az 1962. évi fondjegyzék-szerkesztési munkautasítás tartalmazta azt a tételt, amely szerint a fond törzsszáma állandó, meg nem változtatható. Aki hasonlított már össze azonos helyen különböző években megjelent fondjegyzékeket, tapasztalhatta, hogy ez az elv elég sokszor sérült. Pedig csak ennek az elvnek a következetes alkalmazása révén érhetjük el, hogy a törzsszám és a szavakkal kifejezett cím jelentése ugyanaz legyen. Mert ez a lényeg, ez a működő rendszer alapja.

A törzsszámok állandóságának elve azt hivatott biztosítani, hogy a rendszeren belül minden lényeges változás követhető legyen. Lehet fondokat/állagokat megszüntetni, máshová besorolni, újakat felvenni, új fondfőcsoportokat nyitni stb., de úgy, hogy minden törzsszám csak egyszer használható fel — vagyis egy adott törzsszám csak egy adott irategyütteshez kapcsolható. Ha a fond/állag bármely okból eltűnik — pl. kiderül, hogy nem a megfelelő fondfőcsoportba lett besorolva, vagy hogy értéktelen, levéltári őrizetet nem érdemlő iratokat tartalmaz —, eltűnik a törzsszáma is, pontosabban: üresen marad. Az új fondot/állagot új, még fel nem használt törzsszámra kell tenni. Az ebből származó átláthatóság a nyilvántartási rendszer lényege. Így tudható, hogy hol volt egy adott irategyüttes az eredeti felvétel idején, mikor és miért kellett másik helyre sorolni, mikor és miért szűnt meg, hová lettek az esetleg belőle kivált irategyüttesek. A mikorokra, miértekre és hogyanokra természetesen nem a törzsszám felel, hanem a hozzá kapcsolt nyilvántartások, közülük is leginkább a fonddosszié és a fondtörzskönyv. Ha több irataegyüttes tartozna ugyanahhoz a törzsszámhoz, ezt az áttekinthetőséget lehetetlen volna biztosítani.

Nyilvántartási rendszerünkben törzsszámuk a fondoknak és az állagoknak van, vagyis a fondtörzsszám és állagtörzsszám ugyanaz a kategória. Ember Győző terminológiai lexikona nem is ismeri a kétféle kifejezést, hanem csupán törzsszámról beszél, amelynek definíciója a következő: „A fondok és az állagok jelekkel kifejezett jelzetének közös neve”. A törzsszám helyett a közbeszédben a fondtörzsszám kifejezést használjuk. Ez ugyanaz az eset, mint amikor fondjegyzéket mondunk a szabályszerű fond- és állagjegyzék helyett.) A munkautasításaink is fondtörzsszámot emlegetnek csak, de nem azért, mert az állagtörzsszámra más szabályok vonatkoznak, hanem azért, mert beleértődik a fondtörzsszám szó jelentésébe. Nem lehet tehát különbség a fond és az állag törzsszámával kapcsolatban követendő eljárásban. Ennek rögzítését nagyon lényegesnek tartom az előttünk álló feladatok végrehajtásának megkezdése előtt.

Elődeink kimunkálták a levéltári anyag nyilvántartási rendszerét, és megadták az azon való változtatások irányelveit. Ne tegyünk úgy, mintha ez az egész nem létezne! Ha mégis úgy teszünk, csak annyit fogunk elérni, hogy megszüljük a magunk kis káoszait, amelyekkel alaposan meg fogjuk nehezíteni nemcsak a magunk életét, hanem az utódainkét is.

Pintér Ilona