Beszámoló a 2001. május 7. és 11. között a berni Schweizerisches Bundesarchivban töltött tanulmányútról

Ez év május elején szakmai látogatást tettünk Bernben, ahol a Schweizerisches Bundesarchiv munkatársai fogadtak minket, és igen igényes, elsősorban a levéltári informatikával kapcsolatos programot állítottak össze számunkra. Az ott eltöltött egy hét alatt a levéltárban alkalmazott keresőrendszerekkel, a svájci levéltár informatikai politikájával, és mindenekelőtt az elektronikus iratok archiválásával ismerkedhettünk meg. Általános tapasztalataink szerint a svájci levéltárakban az informatika alkalmazása mintegy 15-20 éve kezdődött el olyan mértékben, hogy az addig könyv alakban megjelent segédleteiket immáron adatbázisban, az informatika széles körű alkalmazásával rögzítették és tették lehetővé az abban való keresést. Berni kollégáink pontosan felismerték, hogy azt a hatalmas adatmennyiséget, amelyet a levéltárak őriznek, a ma használatos informatikai rendszerek használatával jóval hatékonyabban lehet feltárni, az államigazgatási szervek, valamint a nagyközönség előtt nyitottá, használhatóvá tenni. Az azóta eltelt időszakban éppen ezért a levéltár informatikai állománya állandó fejlesztéseken ment keresztül, a keresőrendszerek időnkénti megújulása rendszeressé vált. Nagy hangsúlyt kaptak azok a területek, amelyek az elmúlt évek során kiemelkedően fejlődtek, vagyis a levéltár interneten történő bemutatása, az adatállomány hálózaton keresztül történő használata. Mindezek mellett számukra is elsődleges feladat volt az adatbázis adatokkal történő feltöltése, a levéltári anyag informatikai feldolgozottságának teljessé tétele. E munka eredménye, hogy jelen pillanatban a Svájci Szövetségi Levéltár iratanyaga (a kútfő — tétel — szám rendszert alapul véve) tételszinten feldolgozottnak tekinthető. A német levéltárakban megismertek szerint itt is elfogadottnak tekinthetjük, hogy a szoftver fejlesztését a levéltár megrendelése alapján külső cégek végzik, annak ellenére, hogy Koblenzhez hasonlóan a svájci Bundesarchivban is dolgoznak e célra képzett EDV szakemberek.

A levéltári anyagok regisztrálása, és a keresőrendszerek

A levéltár „elektronikus korszakának” kezdetén létrehozták az ún. EDIBAR (Elektronische Datenverarbeitung im Bundesarchiv) elnevezésű adatbázis rendszert, amely elsősorban a levéltári anyagban való keresést könnyítette meg. Az EDIBAR (hasonlóan a Nyugat-Európában elfogadott rendszerekhez) alkalmazkodott a levéltári anyag vertikális és horizontális felépítéséhez, az egyes (a Magyarországon használt rendszer szerint fondfőcsoportok, fondok, állagok stb.) őrzési szintekhez. Miután a Bundesarchiv elsősorban modernkori iratokat őriz, a rendszerben az egyes irategységek kutathatósági jellemzői, a kutathatóság időhatárai pontosan elhatárolódnak egymástól. A levéltári anyag kompetenciájával összefüggő adatok jól elkülöníthetők, így az egyes levéltári egységek alá-, illetve fölérendeltsége, az egyes szervek kompetenciája jól kimutatható. Ez a rendszer természetesen igazodik a levéltár által korábban jóváhagyott irattári rendhez — amelyet Svájcban következetesen alkalmaznak — vagyis a proveniencia elve alapján az egyes szervek alá- és fölérendeltsége is jól megmutatkozik.

Az EDIBAR mellett bepillantást nyerhettünk a szövetségi levéltár által alkalmazott újabb programba is, amely lényegében az addig használt szoftver továbbfejlesztett, a felhasználókhoz közelebb álló változata. E szoftver lényegében az EDIBAR rendszerén, az ott alkalmazott elveken és adatokon alapul, tehát struktúrájában nem változott. Az új rendszer mindenesetre olyan előnyökkel szolgál, hogy (a kezelhetőbb felületen túl) egészszöveges keresést tesz lehetővé, amely a mai európai gyakorlatban már-már szinte alapkövetelménynek számít.

A levéltár bemutatása, az internetes alkalmazások

A Svájci Szövetségi Levéltár idejében felismerte, hogy a levéltár bemutatása legalább olyan fontos feladat, mint a segédletek saját maguk, illetve felhasználóik számára adatbázisban történő kidolgozása. Ennek érdekében az intézmény önálló honlappal rendelkezik, amelyen keresztül igyekszik bemutatni a levéltárat, annak legfontosabb feladatait a nagyközönség számára. Erre — éppen úgy, mint Magyarországon — igen nagy szükség van, hiszen a levéltárakról a nagyközönség nem rendelkezik olyan jellegű információkkal, mint más közintézményről, könyvtárakról vagy múzeumokról általában. Ennek érdekében a szövetségi levéltár igyekszik saját, interneten közvetített arculatát mind „élvezhetőbbé” tenni, az érdeklődő állampolgár felé oly módon közvetíteni, amely alapján az felismeri, hogy a levéltáraknak általában milyen szerepük, feladataik vannak, és azok miért hasznosak az állam, az állampolgárok, valamint az egyén számára. A levéltári honlap frissítése ezért mindennapos feladat, sőt a honlap arculatának fejlesztése, az új arculat kidolgozása és időnkénti teljes „renoválása” megfelelő alkalmakkor szintúgy feladatként jelentkezik. (Látogatásunk idején éppen a levéltár új, megváltozott honlapjának terveibe is betekintést nyerhettünk.) A levéltár-használó az internet segítségével tehát a levéltárról már jóval az épületbe való belépése előtt olyan információkat szerezhet, amely jócskán megkönnyítik tájékozódását. Ebben a Bundesarchiv által használt ún. SYBU (Systematische Beständeübersicht des Bundesarchivs) rendszer támogatja. A SYBU egy olyan HTML alapokon működő egyszerű rendszer, amelyben az egyes levéltári egységek leírásai találhatók, olyan jelleggel, mint a magyar levéltári gyakorlatban az ismertető leltárak, vagyis az egyes levéltári egységekhez bizonyos szintű történeti hátteret is nyújtanak, amellett, hogy a levéltár felépítéséhez biztos támpontot adnak.

A SYBU, továbbá a teljes internet-közvetítés fejlesztése következő állomásának vitája éppen abban az időszakban zajlott, amikor Bernben tartózkodtunk. Az ún. IZBUND projekt kapcsán merültek fel azok a szempontok, lehetőségek, amelyek segítségével a levéltár iratanyagának mind nagyobb hányada kerülhet az internet útján a felhasználóhoz. Ennek főbb elemei a már meglévő adatbázisok továbbfejlesztése, az adatbázisok pontosítása és mélyebb szintű feldolgozása, valamint az iratok egy részének digitalizálása, az abban való keresést lehetővé tevő adatbázis rendszer kiépítése. Utóbbi több tízezer oldal szkennelését és adatbázisban történő feldolgozását jelenti, amelyet interneten lehet majd kutatni, ami tulajdonképpen a „virtuális” levéltári kutatások egyik lehetséges, megvalósítható formája lenne.

A levéltár hasznosságáról az állampolgár a Bundesarchiv kiadványai kapcsán is meggyőződhet, hiszen a szokásos levéltári kiadványok mellett (segédletek, jegyzékek stb.), valamint az itt publikált tudományos kiadványokon túl (monográfiák, illetve forráskiadványok, amelyek előállítására külön kutatócsoport működik a levéltáron belül) tudatosan olyan kiadványok létrehozásán is fáradoznak, amelyek a nagyközönséget érdeklő, aktuális történeti kérdéseket népszerűsítő formában, olvasható, számos képpel illusztrált formában dolgoznak fel. E kiadványok elsősorban a 20. század problémáival, például a Svájcot, valamint az ország lakóit nagy mértékben érintő második világháború alatti menekültkérdéssel, a bankokkal, vagy a világháború utáni általános életszínvonallal kapcsolatos kérdésekkel foglalkoznak. Olyan kérdésekkel tehát, amelyek eleve érdeklik a nagyközönséget, olyan formában, amely érdeklődővé teszik azokat, akik csak egy kicsit is fogékonyak a történelem iránt. E kiadványokat természetesen nem kizárólag a levéltár munkatársai, hanem a kérdésben szakértő „külsősök” készítik. Ezt a célt szolgálják azok a kiállítások is, amelyek hasonló jelleggel a nagyközönséget érdeklő, általában 20. századi tematikájúak.

Kutatószolgálat, ügyfélszolgálat

A Bundesarchiv (miután a svájci szövetségi állam egészen új keletű: 1798-ban hozták létre) alapvetően újabb kori iratanyagot őriz, így a kutatószolgálatot az Európában általánosnak számítható család- és helytörténeti érdeklődés csak egészen érintőlegesen érinti. A kutatási esetek nagyobbik része tudományos célú, azonban ennek ellenére itt is hasonló tendenciák érvényesülnek, mint a magyarországi levéltárakban, vagy a Magyar Országos Levéltárban. A kutatók éves és napi átlagban mért száma, valamint a kutatási esetek mennyisége egy évtized alatt egyaránt a duplájára nőtt, ami azt jelenti, hogy naponta átlag mintegy 20-23 kutató fordul meg a Bundesarchiv kutatótermében. A kutatószolgálatot egy állandó stáb, illetve beosztott levéltárosok látják el, a kikért iratanyag felhozatala pedig állandó, így a kutató szinte azonnal hozzájuthat a kikért iratokhoz. Ezt annak ellenére tudják megszervezni, hogy 2000-ben például a kutatók száma közel 5500 volt, a kérések száma pedig összességében meghaladta a húszezret. Ami Magyarországon általános tendencia, az Svájcban is, miszerint a kutatások számának növekedésével rohamosan nőtt a másolatok számának megrendelése. 1990-től kezdve ötévente közel tízezer darabbal több másolatot készítettek. Hogy valamilyen határok között tudják tartani a megrendelések számát, a Bundesarchiv kutatási szabályzata szerint egy kutató évente 200 másolatot rendelhet meg.

Gyűjtőterületi feladatok

A berni Bundesarchiv szervezete némileg eltér a Magyar Országos Levéltárétól. Ennek oka részben az, hogy a Bundesarchiv feladatköre szűkebb, mint a legfőbb magyar levéltári közgyűjteményé. Svájcban, mint megtudtuk, sem a Bundesarchiv keretein belül, sem azon kívül nincsen nyilvános gazdasági levéltár, így az iratértékeléssel foglalkozó Fachstelle Bewertung (szó szerint: iratértékeléssel foglalkozó szakhivatal) egyik munkatársa, Simone Chiquet asszony nagy érdeklődést mutatott a Magyarországon ezen a területen folytatott iratértékelési munka mechanizmusa iránt. Tény, hogy a kormányzati szervek esetében egészen más szempontoknak kell érvényesülniük a levéltári értékhatár megállapításakor, mint a gazdasági szervek esetében, akár az iratok, akár pedig a gazdálkodó szervek szintjén vizsgálódunk. Ráadásul a tapasztalat azt mutatja, hogy Svájcban sokkal statikusabb a központi végrehajtó (miniszteriális) apparátus felépítése mint idehaza, hiszen náluk 1848 óta folyamatosan hét minisztérium van, s bár a minisztériumok profilja időnként módosul, lényegében az államszervezet felépítésében radikális változás nem történt. Idehaza egy-egy kormányváltás során a minisztériumoknak nemcsak az elnevezése, de gyakran a száma is megváltozik. Ez nyilván felvet olyan szakmai problémákat is, amelyek a svájci kollégák számára ismeretlenek. Ők is szembesülnek azonban speciális nehézségekkel. Svájc talán az egyetlen ország Európában, amelyet a nagy történelmi megrázkódtatások elkerültek, így az államszervezet működése során keletkezett dokumentumok levéltárba kerülése után azt tapasztalják, hogy szinte csak „élő” fondjaik vannak, és ha azok már kezelhetetlenül nagyra nőnek, kénytelenek mesterségesen lezárni azokat. A fondjaik lezárására az a lehetőség kínálkozik, hogy ún. iratgenerációkat különböztetnek meg, amelyeknek az időhatárait az iratképzőnél érvényben lévő irattári tervek hatálya szabja meg. Az ún. iratgenerációk természetesen jól nyomon követhetők a náluk alkalmazott jelzetrendszer segítségével is.

E-közigazgatás, az elektronikus iratok archiválása

Svájcban a közigazgatás fejlettsége, az informatikai rendszerek, eszközök meglehetősen korai bevezetése ma olyan gondokat okoz a Bundesarchiv munkatársainak, amellyel igen nehezen, néha hatalmas költségek igénybevételével tudnak csak megoldani. A szövetségi közigazgatásban több mint másfél évtizede ugyanis deklaráltan nem vásároltak írógépeket, hanem igyekeztek minden területen a számítógépek alkalmazását elsődlegessé tenni. Ez ma olyan problémákat okoz a Bundesarchiv munkatársainak, amelyek szinte beláthatatlanoknak és megoldhatatlannak tűnnek. A szövetségi levéltár munkatársai tehát kidolgoztak egy olyan projektet, amely megoldani látszik ezt a gondot. Az ún. ARELDA-projekt (Archivierung elektronischer digitaler Daten und Akten) felvázolta ezt a problémacsoportot, amely e témakörben gondként merül fel, és ami két részre osztható. Egyrészt nagy gondot okoz, hogy a számítástechnika elterjedése óta eltelt időszakban (vagyis körülbelül két évtizede) oly sokféle adathordozó került forgalomba, oly sokféle adathordozó egységet és hozzátartozó meghajtót használtak, hogy az néha megoldhatatlan problémákat okoz az ezen az adathordozón leadott elektronikus adatbázisok, valamint a hozzájuk csatlakozó metaadatok archiválásán munkálkodó szakembereknek. Ezt a problémát a levéltár nem képes önállóan megoldani, hiszen a levéltárnak nem lehet feladata az, hogy kvázi „hardvermúzeumot” alakítson ki. Miután Svájcban immáron kész helyzettel szembesültek, kénytelenek olyan gyűjtőkhöz fordulni, akik ilyen eszközökkel rendelkeznek. Ez a megoldás azonban igen költséges, hiszen a nekünk mutatott, mintegy 20x20 centiméteres lemez leolvasásához szükséges meghajtó csak egy norvég gyűjtőnél található meg, aki egyetlen ilyen lemez átolvasását mintegy ezer svájci frankért vállalta el. A probléma megoldása egyedül az lehet, ha az iratképző szervek kötelességévé teszik, hogy archiválandó adatait olyan adathordozón tárolja és bocsássa a levéltár rendelkezésére, amely az átvétel időpontjában könnyen kezelhető, hiszen ne higgyük azt, hogy a ma használt meghajtók tíz, húsz vagy harminc év elteltével is közforgalomban lesznek. Ennek megakadályozására a szervekkel kapcsolatban szigorú előírásokat szorgalmaznak Svájcban, a levéltárakba már bekerült elektronikus adataikkal kapcsolatban pedig egy 5-10 évente történő átmásolást vezettek be.

Hasonló a helyzet az irattermelőtől átvett adatbázisok adataival. Svájcban évtizedekkel ezelőtt sajnos éppen úgy nem készültek fel a levéltárak arra, hogy elektronikus iratokat vegyenek majdan át, mint nálunk. Ezt talán éppen az a szemlélet okozta, amely Magyarországon oly elfogadottnak tűnik: vagyis ezzel nem kell foglalkoznunk, hiszen ilyen iratok csak mostanában keletkeznek, majd ha sor kerül arra, hogy átvegyük az ilyen anyagokat, majd csak lesz rá valamilyen megoldás. Ez a szituáció okozza azt, hogy hatalmas mennyiségű elektronikus adathordozón őrzött adathalmazt kell a svájci levéltáraknak átvenniük. A Bundesarchivban működő informatikai csoport informatikus szakemberei (egyébként teljes joggal) elutasítják azt a megoldást, hogy a szervek az iratanyagot, adatbázist kinyomtatva adják át a levéltárnak. Erre a több mint másfél-két évtizede keletkezett elektronikus iratok esetében már nem is kerülhetne sor. Érvelésük szerint a kinyomtatással éppen azok az előnyök vesznének el, amelyek az informatikát oly csábítóvá teszik, vagyis a nagy adattömegek gyors, többszempontú keresését, használatát. Annak ellenére, hogy az utóbbi években rájuk zúduló több ezer tekercsnyi mágnesszalagon tárolt iratanyaggal nem tudnak gyorsan megbirkózni, az ARELDA-n belül olyan szempontokat dolgoztak ki, amelyek alapján — úgy tűnik — hosszú távú megoldás születhet. Ennek az a lényege, hogy megszabják azokat a formátumokat, amelyek az utóbbi két évtizedben stabilnak mutatkoztak (.rtf, .txt, .wav, .pdf stb.), és az adatokat ebben a formában igyekeznek tárolni, illetve tároltatni. Az e formátumban archivált („lebutított”) iratokhoz ideiglenes, ad hoc adatbázis-kezelőket (pl. ACCES) rendelnek, amelyek alkalmasak arra, hogy ideiglenesen használhassák az adatokat. Arra azonban kritikusan ügyelnek, hogy a „gyökérfájl” mindig olyan formátumú maradjon, amely állandónak mutatkozik, és amelyet később esetleg egy másik adatbázis-kezelő segítségével használhatóvá tudnak tenni. Emellett nagy hangsúlyt fektettek az adatbiztonság megteremtésére (gondoltak itt elsősorban az interneten lévő adatok, és az e-mailek archiválására), amely elsősorban abból áll, hogy igyekeztek szigorú előírásokat kidolgozni az elektronikus iratok adatbiztonságával kapcsolatban.

Ezzel együtt a mai tendencia figyelembevételével igyekeztek felmérni, hogy mekkora adatmennyiséget kell majdan kezelniük, mennyi adat keletkezik a közigazgatásban. Felmérésük adatai és végösszegei megdöbbentőek voltak számunkra. Jelenleg a Bundesarchiv őrizetében mintegy 2-3 Terabytes (1 Terabyte=1024 Gigabyte=1 048 576 Megabyte, kb. 2000 CD-ROM) elektronikus irat, hanganyag stb. van. Számításaik szerint ez évente 5-20 TB adatmennyiséggel fog nőni, ami óriási, szinte hihetetlen számnak tűnik. Noha Magyarország még nincs a svájci közigazgatás szintjén, bizonyos, hogy a technikai fejlődés következtében, valamint, hogy itthon nem kellett azokat a buktatókat végigjárni, mint Nyugat-Európában egy–két éven belül hasonló helyzettel fognak a levéltárak, de különösen a Magyar Országos Levéltár szembesülni. Ezt (számunkra úgy tűnik) csak oly módon lehet megakadályozni, hogy ha az irattermelők által használt szoftvereket és hardvereket már most szigorúan tudnák a levéltárak ellenőrizni. Mint azt a svájci kollégák mondták, mi még jó helyzetben vagyunk, hiszen az informatikai robbanás kezdetén vagyunk (bár ez nem biztos!), így a levéltárak jó eséllyel léphetnek fel annak érdekében, hogy a keletkező elektronikus iratokat a számukra megfelelő feltételek között vehessék át. Erre a levéltáraknak valamelyest törvényi felhatalmazásuk is lenne, hiszen az irattári tervek felügyelete az ő feladatuk, így az alkalmazott eszközök, adatbázis-rendszerek felügyelete (érzésünk szerint) szintúgy a levéltárak hatáskörébe tartozik. Ehhez azonban az szükséges, hogy a levéltárak szakmailag a lehető legjobban felkészüljenek erre, hogy olyan válaszokat adhassanak az irattermelő szervek által e témakörben feltett kérdésekre, amelyek megfelelő és biztosnak tűnő megoldást jelent mind számukra, mind pedig a levéltárak számára.

Körösmezei András – Németh István