KENYERES ISTVÁN – SARUSI KISS BÉLA – SIPOS ANDRÁS

JELENKORI POLGÁRI PERES IRATOK ÉRTÉKELÉSE ÉS SELEJTEZÉSE¹

1. A polgári peres iratok fennmaradásának problémái

2. Az eredeti elképzelések és a gyakorlat

3. A vizsgált bíróságok hatásköre, iktatási rendszerük és éves irattermés

4. A mintaselejtezések tapasztalatai

5. Az iratértékelés és a szelekció problémái, maradandó érték versus történeti érték

6. Javaslatok és selejtezési útmutató

Selejtezési útmutató

Utóirat

Selejtezési útmutató a Pesti Központi Kerületi Bíróság 1987–1989. évi polgári peres irataihoz ²

Selejtezési útmutató a Budai Központi Kerületi Bíróság 1986–1990. évi polgári peres irataihoz ³

1. A polgári peres iratok fennmaradásának problémái

„A jogszolgáltatási akták tömegakták” — így kezdődik egy, a baden-württembergi járásbíróságok peres anyagainak értékhatár-vizsgálatáról szóló jelentés, jelezve, hogy a jogszolgáltatási szervek által termelt iratanyag levéltári átvétele és hosszú távú megőrzése, valamint irattári selejtezése mindenhol súlyos probléma.⁴
A hazai levéltári helyzetet tekintve a jogszolgáltatási iratanyag problematikája talán még súlyosabb, mint az igazgatási, önkormányzati iratanyagé. Ennek okait az alábbiakban összegezhetjük:

• Az ’50-es évek elejétől hozott IM-rendeletek és rendelkezések nem voltak, és ma sem alkalmasak a történeti értékű iratok megőrzésének hosszú távú biztosítására;

• az IM-rendeleteket, elsősorban a nem selejtezhető tételek és a védettnek nyilvánított anyagok esetében nem tartották be;

• és a mai napig leggyakoribb ok: az éppen aktuális rendelkezéseket alkalmazták visszamenőleges hatállyal, ami a gyakorlatban az előírtnál sokkal több iratanyag kiselejtezését jelentette/jelenti.

A mai helyzet kialakulásában szerepet játszott a bírósági iratok történeti értékének lebecsülése, ezzel párhuzamosan a tanácsi és önkormányzati anyag indokolatlan felértékelése is. A bírósági iratokat illetően általános vélemény volt, hogy azok (a megyei, ill. a fővárosi bíróságok „súlyosabb” büntetőperei kivételével) „tyúkpereket” tartalmaznak csupán, és a bíróságok működése az elnöki és miniszteriális iratok alapján feltárható. Nem irányult kellő figyelem maguknak a peres anyagoknak a (főleg társadalom- és hely-) történeti értékére. Emellett általánosan tapasztalható volt — más levéltári anyagokhoz hasonlóan — a gyűjtőterületi munka elhanyagolása, a gyűjtőterületen dolgozó levéltárosok felkészületlensége és általában a levéltári munkák sorában a gyűjtőterület sokadrangú kezelése. (Több helyen nem a selejtezés megkezdése előtt vizsgálták meg a helyszínen az iratanyag forrásértékét, kezelőkkel végeztették az iratselejtezések ellenőrzését, illetve amennyiben levéltárosok végezték a helyszíni ellenőrzést, az általában nem volt kellő mélységű, nem bírálták felül a rossz IM-rendeletek alapján végzett selejtezéseket stb.) ⁵
További beláthatatlan következményei lehetnek annak a manapság fel-felbukkanó véleménynek, miszerint a jogszolgáltatási szervek irataival kapcsolatos levéltári problémák megoldása nem is tartozik az önkormányzatok által fenntartott közlevéltárak feladatai közé, mivel az egész kérdéskört a közeljövőben létrehozandó (?) területi állami levéltárak kompetenciájába kell sorolni. Ez az álláspont ürügyet szolgáltathat arra, hogy egy-egy levéltár ne foglalkozzon a bírósági iratok kezelésével, azok tartalmi vizsgálatával. Tekintve az új levéltári koncepció megvalósulásának elhúzódását és több mint kérdéses voltát, ez az álláspont nemcsak a probléma elodázását jelenti, hanem kimagasló forrásértékű iratanyagok spontán pusztulását, levéltári statisztálás mellett történő kiselejtezését okozhatja/okozza.
Külön problémát jelent a Levéltári törvény által bevezetett „maradandó érték” fogalma is, hiszen a jogszolgáltatási iratok bőven tartalmaznak „az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot” (Ltv. 3 §. j.).
A jelenkori jogszolgáltatási iratok esetében a legnagyobb problémát — főként az alsó fokú bíróságoknál tömegesen keletkező — polgári peres iratok okozzák, hiszen a jelenleg érvényben lévő rendelkezések értelmében ezen iratok esetében minimálisan sincs biztosítva a történeti kutatás számára értékes források fennmaradása, valamint az ezen iratok révén rögzített állampolgári jogok biztosítása. A jelenleg is érvényben lévő 109/1981. /IK 5./ IM. sz. utasítás c/ pontja szerint az ügyek döntő többsége tíz év után részselejtezhető, és a gyakorlatilag „kiherélt” akták közül 25 év után csak az évi ügyforgalom 1%-át kitevő házassági és vagyonjogi perek kerülnének levéltári megőrzésre. (Az 1% kiválasztására — a bizonytalanul megfogalmazott kitételen kívül, miszerint „kiemelkedő jelentőségű házassági és vagyonjogi perek” — semmilyen támpontot nem ad az utasítás és tudomásunk szerint levéltári útmutatás sem készült ezzel kapcsolatban. A gyakorlatban egyébként azt az elvet követték a bíróságok irattárosai, hogy a vastagabb, ún. különcsomókból tettek el selejtezetlenül aktákat, azon elv szerint, hogy „az az ügy lehet fontos, amelyik vastag”).
A problémát tetézi, hogy valamennyi bíróság esetében a polgári peres ügyek teszik ki az ügyforgalom döntő részét, ugyanakkor az általánosan tapasztalható levéltári raktárkapacitás-hiány miatt több levéltár esetében (különösen Budapest Főváros Levéltárában) az iratok átvételére alig van esély. Így a szervek — akiket pedig az irattári kapacitás hiánya sújt és kényszerít — élve a jogszabályi keretekkel, igyekeznek nyomást gyakorolni a levéltárakra az IM-utasítás által lehetővé tett selejtezési lehetőségek maximális kihasználása érdekében.
Szükséges felhívnunk a figyelmet arra, hogy annak ellenére, hogy az Ltv.35. §. (8). szerint 1998. december 31-ig el kellett volna készülnie a jogszolgáltatási szervek iratkezelési szabályzatának, jelenleg sincs semmilyen információnk a készülő (?) új szabályzatról. Amennyiben az új szabályzat szakmai szempontból is megfelelő színvonalú, így értelemszerűen a jelenleginél jobb lesz, akkor azt a gyűjtőterületi munka során — a szigorú levéltári elveket követve — elvileg nem lehet majd visszamenőleges hatállyal használni. Ugyanakkor már most biztosak lehetünk benne — és ez általános tapasztalatunk volt a korábbi jogszabályok alkalmazásának vizsgálatakor —, hogy az új rendelkezéseket a gyakorlatban visszamenőleges hatállyal fogják alkalmazni a bíróságok munkatársai. A levéltárosoknak külön feladata lesz — az új rendelkezések és a korábbi tapasztalatok figyelembevételével — az új szabályzat előtt keletkezett iratok forrásértékének felmérése és selejtezésének felülvizsgálata. Raktárkapacitás hiánya miatt a jogszolgáltatási szervek — a jogszabályokat következetesen betartó működésükből fakadóan — továbbra is élni igyekeznek majd a maximális selejtezési lehetőségekkel. Amennyiben tehát a szakma nem tud érvényt szerezni az Ltv. által a levéltárakra rótt törvényi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges raktárbővítési igényeknek, akkor egyetlenegy, akármilyen jól kidolgozott szakmai gyűjtőterületi-selejtezési-iratátvételi koncepciót sem lehet végrehajtani. Azonban mi reménykedünk abban, hogy javaslatainkkal nem a „levéltári utópiák” körét gyarapítjuk, és előbb-utóbb lehetőség nyílik a probléma megfelelő szintű kezelésére.
A fentiek alapján úgy véltük — és ez is volt munkánk kiinduló pontja —, hogy feltétlenül szükséges az 1981. évi IM-rendelet korrekciójaként megfelelő selejtezési eljárást kidolgozni, illetve — amennyiben lehetséges — selejtezési mintajegyzéket készíteni. A mintajegyzék alapján a bíróságok irattáraiból már valóban csak a levéltári szempontból értékhatár alá sorolt ügyeket selejtezhetnék ki, míg a fennmaradó iratanyag tovább őrzését és levéltári átvételét — a ma is hatályos 45/1958. (VII.30.) Korm. sz. rendelet 7. §-ának 4) bekezdése alapján, miszerint a levéltáraknak joguk van bármely, egyébként selejtezhető iratanyagból bármit visszatartatni — lehetővé tudnánk tenni.