VI. FEJEZET
A LEVÉLTÁRI ANYAG HASZNÁLATA
Megjegyzés: Ide tartozna, ám teljes egészében hiányzik a levéltárak ügyfélszolgálati munkájának szabályozása. A LÜSZ XVII. fejezetét kell átdolgozni, ill. korszerűsíteni. Ezt a munkaterületet legalább ugyanolyan mélységben és részletességgel kellene szabályozni, mint a kutatás folyamatát ill. a kutatószolgálat munkáját.
44. §
...
(3) A levéltári anyag kutatótermi használatának módját, az igénybe vehető szolgáltatások körét és módját, valamint a másolatkészítés díját a kutatótermi szabályzat tartalmazza, amelyet minden levéltár saját hatáskörében készít el és a kutatók számára hozzáférhetővé tesz.
Megjegyzés: az igénybe vehető szolgáltatásokat és azok díját célszerű mellékletben meghatározni, mert az akár évenként változhat.
4) Az általános levéltárban a kutatás lehetőségét
legalább a hét öt
négy
munkanapján legalább minimum
35 30 órában, más közlevéltárban
és a két főnél nagyobb létszámmal működő nyilvános magánlevéltárban
legalább heti három napra elosztott 20 órában, a többi nyilvános magánlevéltárban
pedig heti két alkalommal heti 15 órában, illetve előzetes bejelentés alapján
kell biztosítani.
Megjegyzés: a heti 35 óra, illetve a 20 óra indokolatlannak tűnik, a meglévő létszámmal nem megoldható. Az általános levéltárban kell heti egy szünnap az iratanyag előkészítésére, a kapcsolódó raktári munkák (iratkiemelés, reponálás) elvégzésére.
A heti 35 óra kutatási lehetőség biztosítása, a követelmény megfogalmazása szükséges, mert remélhetőleg előmozdítja a személyi feltételek megteremtését.
A nyitva tartást nem volna jó a rendelkezésre álló, ráadásul időnként változó személyzethez kötni. Csak a példa kedvéért: a Prímási Levéltár pillanatnyilag egy fővel működik. Eszerint elég volna esetükben a heti kétszeri, összesen 15 órás nyitvatartás? A nyitvatartási időt inkább a levéltárak méretéhez, pl. a folyóméterszámhoz kellene kötni, ez az adat ui. kevésbé változékony. A bekezdés szövege a következőképpen módosulna: a kutatás lehetőségét … azokban a nyilvános magánlevéltárakban, ahol az őrzött iratanyag mennyisége meghaladja a 600 ifm-t, legalább heti három napra elosztott 20 órában, 600-300 ifm terjedelem között heti két alkalommal, összesen 15 órában, 300 ifm alatt pedig heti egy alkalommal, hat órában kell biztosítani. A kutatás a meghirdetett alkalmakon kívül más, előzetesen egyeztetett időpontban is lebonyolítható. Ez utóbbi megjegyzéssel világossá válhat, hogy az egyeztetett külön időpont a meghirdetett nyitva tartás kiegészítését szolgáló, de nem kötelező erejű lehetőség.
A kutatási lehetőség biztosítása nem a levéltári anyag méreteitől, hanem a személyi ellátottságtól függ, ezért a javaslat értelmetlen, nem elfogadható. Ha a javaslat megfogalmazása mögött a személyi ellátottság esetleges javítása, bővítése húzódik, annak sem ez a módja, hanem a normák kidolgozása, amely ugyancsak személyhez kötődik.
..
A levéltári anyag kutatótermi használatának általános szabályai
45. §
...
(2) A látogatójegy kiállításához a kutatónak — a Ltv. vonatkozó előírásának megfelelően — a következő személyes adatait kell közölnie és igazolnia: nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, valamint a személyazonosság bizonyítására alkalmas okmány számát. A levéltár a személyes adatok kezeléséről az Avtv. rendelkezései szerint gondoskodik.
(3) Látogatójegy kiadása csak akkor tagadható meg, ha a közlevéltár a kutatni kívánt témára vonatkozóan nem őriz levéltári anyagot.
Megjegyzés: A megfogalmazásból hiányzik a látogatójegy érvényességi ideje, visszavonhatósága és a visszavonás feltételei. A „témára vonatkozóan nem őriz” kifejezés nem egészen pontos, mivel közvetett anyagok (szórvány, tükröződő) lehetnek az adott témához. A látogatójegy kiadása, illetve kutatás megtagadható, a kutatni kívánt iratanyag állapota miatt. Eredeti iratok kutatása ugyancsak megtagadható, ha rendelkezésre áll másolat. Ezeket rögzíteni kellene.
A látogatójegy újdonság, a nyilvános magánlevéltárakban eddig nem volt használatos, és a kutatási szabályzattal együtt alkalmazva most felváltja a kutatási engedélyek világát. A jelenlegi szabályozás azonban több ellentmondást is tartalmaz. A (3) bekezdés alapján úgy látszik, hogy a látogatójegy nem annyira adott időszakra szól, hanem inkább egy bizonyos témára. A kutatási téma és a látogatójegy összekapcsolása igazából értelmetlen, hiszen éppen a régi kutatási engedélyek világára utalna vissza. Fontos azt is meghatározni, hogy évente újra regisztráljuk-e látogatóinkat, s a könyvtárakhoz hasonlóan állandó kutatótáborunk legyen? Ebben az esetben viszont a MOLSTAT kérdőíveit is meg kell változtatni, ott ui. évek óta rákérdeznek pl. a kiadott kutatási engedélyek számára, ez értelemszerűen most a beiratkozott kutatók (=kiadott látogatójegyek) számára változna. A kutató életkorát nem lehetne korlátozni?
46. §
...
(2) A kutatási szabályzatban meghatározott rendelkezéseket a kutató köteles betartani és a számára kutatásra kiadott levéltári anyag fizikai állapotát és kezelési rendjét megőrizni.
(3) A kutató az általa kutatott levéltári anyag reprodukálását az 59. §-ban meghatározott rendelkezések szerint, a levéltár kutatási szabályzatában megállapított díj ellenében, igényelheti.
Megjegyzés: az utalás téves, az 59. § nem erről szól.
...
Megjegyzés: hiányoznak a kutatás szabályait megszegő kutatókkal szembeni szankcionálások. Miután a kutatás szinte állampolgári jog, nem valószínű, hogy elegendő lesz a saját kutatótermi szabályzatban megfogalmazni. Ezért új (5) bekezdésben rögzíteni kellene, hogy vissza kell vonni a látogatójegyét annak a kutatónak, aki az adott levéltár kutatási szabályzatát megszegi. Esetleg kitiltani?
47. §
...
(3) A nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyag kutatásának feltételeit — az Ltv. 22-26. §-ában foglaltak figyelembevételével — a fenntartó saját hatáskörében állapítja meg.
Megjegyzés: A kutatással kapcsolatos adminisztráció, aminek szükségességével elvben egyetértenek, többletfeladatot, elsősorban adminisztrációs többletet jelent az egyházi levéltárosok számára, jelenleg még nem megoldható.
48. §
...
(2) A kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot a kutatótermi felügyelőtől kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával igényelheti; a kérőlap és kísérőlap tartalmazza a kutató nevét, az általa kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, valamint a kérőlap beadásának keltét.
(3) A kérőlapokat naptári évenként eggyel kezdődő számsorrendben a külön e célra rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartani. A kérőlap iktatószámát a kísérőlapra is rá kell vezetni. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni a kérőlap iktatószámát, keltét, a levéltári anyag visszahelyezésének keltét. A kérőlapokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig iktatószámuk sorrendjében nem nyilvános iratként meg kell őrizni.
(4) A kísérőlapra a levéltári anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzéseket: a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének dátumát, a levéltári anyag mennyiségére vagy állapotára vonatkozó megjegyzéseket kell feltüntetni. A kísérőlapon fel kell tüntetni azt is, hogy a levéltári anyag mely jelzeten volt megtalálható, vagy a levéltári anyag a megadott jelzeten nem volt megtalálható. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt a levéltári anyag mellett kell őrizni; a levéltári anyag visszaadásakor a visszavételt a kutatótermi felügyelő a kísérőlapon igazolja és azt a kutatónak átadja.
(5) Az őrjegyen a kutatásra kért raktári vagy levéltári egység pontos jelzetét és a kérőlap iktatószámát kell feltüntetni. Minden egyes raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyet kell kiállítani, és azt a kutatásra kiemelt levéltári anyag raktári helyén kell őrizni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet az anyag kezelője a levéltár kutatótermi szabályzatában meghatározott módon megsemmisíti.
Megjegyzés: A kérőlap és a kísérőlap adatai megegyeznek. A kísérőlap és a kérőlap azonos adatait ötvözni kell (egy lapon, két példányban legyen kitölthető). Így elkerülhető a kétszeres adminisztráció. (Egyes levéltárakban már manapság is ez a gyakorlat — MOL, BFL.) Az őrjegyet ne a kutató, a levéltáros töltse ki. A kutatótermi napló kimaradt, vagy nem is lesz a jövőben?
Hiányzik a kutatással kapcsolatos adminisztrációból a kutatás tárgyának, témájának megjelölése, amelyről valahol gondoskodni kell. A kutatás témáját, tárgyát a levéltárosnak ismernie kell, e nélkül ugyanis nem lehetséges a kutató megfelelő színvonalú kiszolgálása. Nagyobb levéltárakban pl. a referensekkel is konzultál a kutatótermi felügyelő, a tárgy, téma hiányában ez megoldhatatlan. Ha a látogatójegy időszakra, pl. évre szóló elképzelhető, hogy évközben változik a kutatás témája, tehát nem biztos, hogy ekkor kellene közölni. De fel lehetne tüntetni a kutatás tárgyát a kérőlapon. A kérőlapokat a róluk vezetett nyilvántartással együtt a levéltár nem nyilvános iratként őrzi, tehát az adatvédelem biztosított. A megoldást várjuk a minisztérium jogász szakértőitől.
49. §
A levéltár az egyszerre benyújtható kérőlapok számát négyben, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét a raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboznyi vagy csomónyi terjedelemben, kötetek esetében tíz kötetben, a jelzetenként kikért iratanyag esetében tíz jelzetre kiterjedő mennyiségben, film esetében pedig öt filmtekercsben maximálhatja.
Megjegyzés: A kutatás folyamatának részletezését ilyen szinten felesleges szabályozni. Annál inkább, mert a részletek előírásában jelenleg több ellentmondás is található. A 49. § pl. részletesen meghatározza az egyszerre beadható kérőlapok számát, s a kérőlapokon szerepeltetett anyagok mennyiségét. De naponta hány alkalommal adhatók be kérőlapok „egyszerre”? Ennek meghatározása nélkül az egész mennyiségi kérdés relatívvá válik. A gyakorlati kivitelezésnek itt számos módja lehet, a helyi kutatási szabályzatoknak kell a részleteket meghatározni.
A kutatásra vonatkozó szabályok közül csak az alapvető, általános érvényűeket kellene a tervezetnek tartalmaznia, a részleteket a helyi, levéltárak által kidolgozandó kutatási szabályzatokban kell rögzíteni. A fentiek alapján javaslatunk:
A levéltár az egyszerre benyújtható kérőlapok számát négyben,
az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét a raktári egységenként
kikért iratanyag esetében egy doboznyi vagy csomónyi terjedelemben, kötetek
esetében tíz kötetben, a jelzetenként kikért iratanyag esetében tíz
jelzetre kiterjedő mennyiségben, film esetében pedig öt filmtekercsben
saját kutatási szabályzatában határozza meg. maximálhatja.
50. §
...
A levéltári anyag kölcsönzésének módjai
Megjegyzés: A kölcsönzési eljárás ilyen részletességű szabályozása felesleges.
51. §
...
(3)
Eredeti levéltári anyag kölcsönzése esetén az iratanyagot postai úton nem
szabad szállítani. A szállítás megszervezéséért, a szállítás alatt az
iratok biztonságáért a kölcsönvevő
levéltár felelős.
Megjegyzés: Nemcsak levéltár lehet a kölcsönvevő, ezért a levéltár szó törlését javasoljuk. A kölcsönzött iratok megrongálódásáért anyagi felelősség a kölcsönvevőt nem terheli csak a szállítás ideje alatt? Célszerű lenne kölcsönzési szerződést kötni (kutatási és kiállítási célú kölcsönzésnél mindenképpen, de a többi esetben is megfontolandó). A szerződésben részletesen rögzíteni kellene a szállítási, kezelési, őrzési, reprodukálási stb. feltételeket. A kölcsönzési szerződés újabb adminisztrációs teher. A kölcsönvevőnek az iratok biztonságos megőrzéséért való felelősségét a követelményrendszerben kell megfogalmazni, általánosan, vagy minden kölcsönzésnél külön-külön az 55. § (2) bekezdéséhez hasonló módon.
Kutatási célú kölcsönzés
53. §
...
(7) A kutatási célra egy alkalommal kikölcsönözhető levéltári anyag mennyisége nem haladhatja meg a kutatótermi használatra egy alkalommal kiadható levéltári anyag mennyiségét. Indokolt esetben a két levéltár ettől eltérő mennyiségben is megegyezhet. A kölcsönzés időtartama legfeljebb 90 nap, és ez méltányos esetben legfeljebb kétszer 60-60 nappal hosszabbítható meg.
...
Megjegyzés: A gyakorlatban praktikus lehet a kutatótermi használatra egy napra engedélyezett mennyiségtől való eltérés engedélyezése, pl. egy fond teljes anyagát is kérheti kutató, a kölcsönzés ilyen esetben egy szállítással megoldható.
(9) A kölcsönadó levéltár számára aránytalanul nagy munkaráfordítást jelentő kölcsönzési igény, valamint az adott témában és levéltári anyagban végzendő alapkutatás esetén a kölcsönadó levéltár megkövetelheti az iratanyag előzetes helyszíni tanulmányozása alapján végzett válogatást.
(10) A kölcsönzés lebonyolításával, a kölcsönzött
levéltári anyag szállításával kapcsolatos valamennyi felmerült költséget
a kölcsönző kölcsönvevő
intézmény viseli, de ezeket a költségeket a
levéltár a kölcsönzést kérő kutatóra átháríthatja.
Megjegyzés: a kiegészítés indokai: Amellett, hogy a kölcsönzés megtagadására és korlátozására is vannak lehetőségek, mégis tág tere van a szabályozás szerint a kutatási célú kölcsönzésnek. Alapvető szűkítési szempont a (9) bekezdésben tett javaslat, amely szerint az alapkutatást az illetékes levéltárban személyesen kell megkezdeni. Nagy forgalom indulhat meg, ha a kutatók elkezdenek élni ezzel a lehetőséggel, számunkra pedig beláthatatlan munka (paginálás, pecsételés, adminisztráció). Korlátozni kellene mindezt. Mindannyian tudjuk, hogy a levéltári anyagoknak nem tenne jót az állandó vándorlás, így lehetséges korlátozó tényezőként meg kellene ragadni a költségek áthárítását a kutatóra.
54. §
(1) A levéltár
kutatási célú kölcsönzésre a levéltári anyagot a
saját kutatási szabályzatában
foglaltak értelemszerű alkalmazásával emeli ki és adja át a kölcsönzést
intéző kérő levéltárosnak.
Megjegyzés: A bekezdés szövegezése magyartalan, érthetetlen, újra kellene gondolni és fogalmazni.
(2) A kutatási célra kölcsönzött eredeti levéltári anyagot a kölcsönadó
levéltár fondonként és állagonként, azon belül darabonként csoportosítja,
saját tulajdonbélyegzővel laponként lebélyegzi, és tételenként,
ügyiratonként oldal- vagy
lapszámozza.
Megjegyzés: az oldal- vagy lapszámozás ügyiratonként történik, ez kimaradt, pótlását javasoljuk.
...
56. §
..
(4) A kiállítási célú kölcsönzés előtt a levéltári anyagról az őrző levéltár a kölcsönzési költségek terhére biztonsági másolatot köteles készíteni vagy készíttetni.
Megjegyzés: Miért az őrző a saját költségén? Az őrző levéltár készítetthet másolatot, de a költségek a kölcsönvevőt terheljék. L.: (5:) bek. A kölcsönzéssel járó költségek a kölcsönvevőt terhelik.
Hiányzik a kölcsönvett iratok biztonságos megőrzésével kapcsolatos intézkedés. A kölcsönvevő külön biztosítási szerződést is legyen köteles kötni kiállítás esetén. Ez utóbbit az iratokat örző levéltárra kellene bízni, ha indokolt, a levéltár kérése alapján a kölcsönvevő kössön biztosítási szerződést.
(6) A kölcsönvett iratok biztonságos megőrzéséért a kölcsönvevő felelős. A levéltári anyagot őrző levéltár kérésére a kölcsönző köteles biztosítási szerződést kötni.
ÚJ!!
Levéltári szakkönyvtár
59. §
(1) A maradandó értékű iratok feldolgozásának és kutatási célú használatának biztosítása érdekében a levéltár köteles szakkönyvtárat fenntartani. (Ha a nyilvános magánlevéltár egyetem, gyűjtemény — könyvtár, múzeum, levéltár — keretében működik, akkor is biztosítani kell a levéltári anyaggal kapcsolatos elméleti és gyakorlati szakmai munkához, a levéltári ügyvitelhez, illetve a levéltári anyag alapján végzett tudományos és ügyviteli munkához szükséges könyvek, folyóiratok helyben való használatát, pl. letéti könyvtárként).
(2) A levéltár a gyűjtőköréhez kapcsolódóan teljességre törekvően gyűjti azokat a kiadványokat, amelyek:
a) a levéltári munka elméletére és gyakorlatára, a levéltár illetékességi, illetőleg gyűjtőkörébe tartozó szervek ügyvitelére, ügykezelésére vonatkoznak,
b) a levéltári anyag használhatóvá tételét (rendezés, leltározás, stb.) a levéltáros számára, illetőleg a levéltár használatát a kutató számára elősegítik,
c) az általa őrzött levéltári anyag szerves részét alkotják, illetőleg arra vonatkoznak,
d) a helytörténeti kiadványokat,
e) minden olyan kiadványt, amelyik a levéltár iratanyagának felhasználásával készült,
f) a helyi sajtót,
g) továbbá a legfontosabb magyar és egyetemes történeti összefoglaló műveket, valamint az általános segédkönyveket (lexikonokat, szótárakat, címtárakat stb.).
(3) A szakkönyvtárat zárt helyen (szekrényekben, raktárban), a levéltári anyagtól elkülönítve, a tűzrendészeti előírásoknak megfelelően kell tárolni.
(4) A könyvtár működésének, használatának rendjét külön kell szabályozni.
Indoklás: A § felvételére azért van szükség, mert a Ltv.
csak a MOL számára teszi kötelezővé levéltártudományi szakkönyvtár működtetését
(17. § (2) bek. f) pont) holott egyetlen levéltár, levéltártípus sem tudja
betölteni alapfeladatát, ha nem rendelkezik saját szakkönyvtárral.
Különösen
fontos ennek hangsúlyozása akkor, amikor a fenntartók a levéltárak számára
létfontosságú szakkönyvek beszerzését a megyei, a városi könyvtárak
feladatává teszik, holott ezen könyvtárak is egyre kevesebb pénzt tudnak
fordítani a társadalomtudományi (levéltári- és történettudományi) művek
beszerzésére.