„CENTRAL EUROPEAN MILITARY ARCHIVES IN THE DECADE OF OPENNESS” —

WASHINGTONI KONFERENCIA A HADTÖRTÉNELMI LEVÉLTÁR RÉSZVÉTELÉVEL

Az Open House programot az Egyesült Államok Védelmi Minisztériuma a volt Varsói Szerződés országai katonai levéltárai számára szervezte. A programban a Hadtörténelmi Levéltár mellett a lengyel Központi Katonai Levéltár és a román Katonai Levéltár vett részt. A Hadtörténelmi Levéltár — hosszas és alapos előkészítő tárgyalások után — 1996 májusában kötött szerződést az Egyesült Államok Védelmi Minisztériuma Történeti Hivatalával egy többéves együttműködésre. A program 2000 szeptemberében fejeződött be. A program célja egyrészt a levéltári iratanyag állagmegóvásának elősegítése, másrészt az iratanyag kutathatóságának, hozzáférhetőségének megkönnyítése. Előbbit az iratok mikrofilmre vitele, utóbbit azoknak a Kongresszusi Könyvtár internet-hálózatából történő elérhetősége biztosítja. (A felvételezés a HM HIM Központi Irattárban elhelyezett amerikai gépen történt, a labor munkákat a Magyar Országos Levéltár végezte.)

Az Open House program főleg a hidegháborús időszak iratanyagát öleli fel. Ennek megfelelően a Hadtörténelmi Levéltár őrizetében lévő iratok közül a Honvédelmi Minisztérium 1949–1956 között keletkezett aktái, valamint az 1956. évi forradalommal kapcsolatos iratanyag került mikrofilmezésre, amely összesen kb. 300 000 oldalnyira tehető. Az elkészített mikrofilmek kameranegatívja, valamint azok egy-egy pozitív és negatív másolata a Hadtörténelmi Levéltár, továbbá egy-egy pozitív, ill. negatív kópiája a Kongresszusi Könyvtár őrzésébe és kezelésébe került, és a hatályos magyar jogszabályoknak megfelelően kizárólag tudományos kutatási célú felhasználásuk megengedett.

Az Open House program szellemének megfelelően és eredményességére tekintettel, az amerikai fél az együttműködés továbbfejlesztését javasolja egyrészt az együttműködés területei (a hidegháborús időszak közös kutatása, hadtörténészek, levéltárosok együttműködése, az iratok megőrzése, tartalmuk rögzítése új lehetőségeinek feltárása, digitalizálása stb.), másrészt a programokban résztvevők körének bővítése tekintetében.

E célkitűzések megvalósulását is elősegítendő az USA Védelmi Minisztériuma a Kongresszusi Könyvtárral közösen 2000 júniusában Washingtonban konferenciát szervezett, amelyen részt vett a Hadtörténelmi Levéltár igazgatója és a programmal foglalkozó munkatársa. A konferencia résztvevői között volt továbbá a Lengyel Központi Katonai Levéltár, valamint a román Nemzetvédelmi Minisztérium Katonai Levéltára vezetője munkatársuk kíséretében. Amerikai részről a Védelmi Miniszter Hivatalának, a Szárazföldi Hadsereg Hadtörténeti Központjának, a Kongresszusi Könyvtárnak, valamint több, a hidegháború történetével, annak feldolgozásával foglalkozó tudományos kutatóintézetnek — többek között a Woodrow Wilson Center, Harvard University, National Security Archive — a vezető munkatársai vettek részt.

A konferencia célja és tárgya a Védelmi Minisztérium által 1995-ben kezdeményezett Open House program eredményének értékelése, az annak során hozzáférhetővé vált, a hidegháborús időszakra vonatkozó levéltári iratanyag kutatási, felhasználási lehetőségeinek vizsgálata és a levéltárak közötti jövőbeni együttműködés elősegítése volt.

A lengyel, magyar és román meghívottakat június 27-én a Pentagon épületében ebéden látta vendégül dr. Alfred Goldberg, a Védelmi Miniszter Hivatalának vezető történésze. Az ebéden részt vett továbbá David O. Cooke, a Pentagon adminisztratív igazgatója, valamint az Open House program történészei és technikai referensei. Ez alkalommal Goldberg úr köszönetét fejezte ki a programban való részvételért, az annak során tanúsított együttműködési készségért. Nagyra értékelte a program eredményeit és annak a reményének adott hangot, hogy a már kialakult jó együttműködés tovább fejlődik. Ennek elismeréseként emléktárgyat adott át a meghívottaknak.

Június 28-án került sor a konferencia első ülésére, amelyen Goldberg úr elnöklése alatt a Kongresszusi Könyvtár három országreferense (lengyel, magyar, román) adott tájékoztatót az Open House program eredményeként a Kongresszusi Könyvtár őrizetébe került levéltári iratanyag-másolatok mennyiségéről, és azok felhasználhatóságáról.

A konferenciát formálisan Walter B. Slocombe, a Védelmi Minisztérium helyettes államtitkára nyitotta meg. Előadásában szólt a hidegháborús időszakról, és az arra vonatkozó levéltári iratanyag tudományos kutatásának egyrészt az adott korszak teljesebb feltárását, másrészt az annak révén szerzett tapasztalatok jövőbeni felhasználását szolgáló céljairól, ill. lehetőségeiről. Nagyfokú elégedettségét fejezte ki a programban résztvevő levéltárak tevékenységét illetően.

A június 29-i ülésen, amelyen John S. Brown dandártábornok, a Szárazföldi Hadsereg Hadtörténeti Központjának igazgatója elnökölt, került sor a lengyel és román levéltárvezetőé mellett Dr. Szijj Jolán előadására, amelyet a résztvevők nagy érdeklődéssel követték (az előadás angol nyelvű szövegét előre szétosztották). Mindezt a szöveghez kapcsolódó, a Levéltárról és néhány érdekes iratról készült szines, számítógépről vetített kép tette érdekesebbé. Az előadások után tartalmas és élénk párbeszéd folyt a hallgatóság és a három levéltárvezető között.

A konferencia a hidegháborús időszak történeti kutatásával is foglalkozó tudományos kutatóintézetek vezető munkatársainak a dokumentumok kutathatóságának céljaival, lehetőségeivel, ill. az Open House program eredményeinek felhasználásával foglalkozó előadásaival és az ezirányú kérdésekre adott válaszaival fejeződött be.

Június 30-án a delegációk a Kongresszusi Könyvtárban tettek látogatást, ahol a Könyvtár Mikrofilm Osztálya tevékenységéről, műszaki, technikai lehetőségeiről kaptak tájékoztatást és megtekintették a mikrofilmtárban elhelyezett, a program keretében készült mikrofilmeket.

A konferencián való részvétel eredményes és sikeres volt. Mind a hivatalos, mind az informális találkozók során a Védelmi Minisztérium és a Kongresszusi Könyvtár vezetői elismeréssel nyilatkoztak a Hadtörténelmi Levéltár által az Open House programban tanúsított együttműködési készségről, a program végrehajtása során elért eredményekről, a levéltári iratanyag előkészítéséről, felvételezéséről, és a felvételezett iratanyag feldolgozását, felhasználását nagymértékben megkönnyítő segédletek elkészítéséről. Az Open House programban való négyéves együttműködés, a konferencián való részvétel jelentősen hozzájárult a Hadtörténelmi Levéltár két- és több oldalú nemzetközi szakmai kapcsolatainak kiépítéséhez, azok továbbfejlesztéséhez, és az ezen intézmények tudományos programjaiban való részvételhez.

Szijj Jolán

Az informatika alkalmazása a németországi levéltárakban —

Egy tanulmányút szakmai tanulságai

Az elmúlt év októberében a Magyar Országos Levéltár és a Bundesarchiv közötti együttműködés keretében, a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumának anyagi támogatásával kéthetes tanulmányúton vettünk részt Németországban. A tanulmányút elsődleges célja a német levéltárakban használt informatikai rendszereknek, az informatika levéltári alkalmazásának megismerése volt. Mint az közismert, az informatika a 20. század végétől mindennapi életünk szerves részévé vált. Láthatóan, vagy számunkra észrevétlenül, de a gyors informatikai rendszerek alkalmazása életünk szinte minden területére belépett, a számítógépek és az Internet használata immáron hétköznapivá vált. A levéltáraknak éppen emiatt új módszereket, új területeket kellett (és még mindig: kell!) alkalmaznia ahhoz, hogy az információra éhes, és az információ gyors áramlásához egyre inkább hozzászokó, vagy azt már természetesnek vevő társadalmi igényeknek eleget tehessünk. Miután az informatika ilyen hétköznapivá, mindennapossá vált, a levéltáros „társadalomnak” szintúgy be kell látnia, hogy jelen körülmények között nincs választási lehetősége: vajon alkalmazza-e az informatikát, avagy sem? Ténykérdés, hogy egy olyan intézmény, amelynek létrejöttétől kezdve elsődleges feladata, hogy információt szolgáltasson az állam, illetve az — akadémiai szintű, vagy önjelölt történészként kutató, autodidakta módon képzett — állampolgárok számára, nem utasíthatja el azokat a módszereket, amelyek segítségével a társadalom által rá rótt feladatoknak a kor szintjén eleget tud tenni. (Ha áttekintjük a magyarországi levéltárügy eddigi fejlődését, egyébként is azt figyelhetjük meg, hogy a levéltárak az idő előrehaladtával eddig is mindinkább arra törekedtek, hogy levéltári anyagukat, történeti és államigazgatási szempontból fontos dokumentumaikat a felhasználók mind szélesebb köre használhassa hatékonyabban. Ember Győző, a Magyar Országos Levéltár egykori főigazgatója nem véletlenül erőltette azoknak a nemzetközileg is elismert szinten elkészített repertóriumoknak és igazgatástörténeti monográfiáknak — sőt, a Diplomatikai Gyűjtemény esetében: számítógépes alkalmazásoknak — a munkálatait, amelyek a korábbiaknál mélyebb szinten tájékoztatják a kutatókat, és teszik mind könnyebbé a levéltárosok életét is.) Az informatikai „forradalom” az információk áramlását könnyeddé, gyorssá és világméretűvé tette, így a hírek, információk értékét korábbi fontosságánál is magasabbra helyezte. A levéltárak a világtörténelemben mindig is olyan hatalmas „adatbankok” voltak, amelyeknek feladata az ott tárolt iratok megőrzése, és (meghatározott keretek között) kiszolgáltatása volt. A modernkori levéltáraknak tehát kötelességükké vált ezeket az adatokat oly módon eljuttatni megbízóik (vagyis az állam, az állampolgár) számára, ahogy arra a kor technikai színvonalán képesek. Ha a levéltár ezt nem hajtja végre: nem tesz eleget társadalmi feladatainak. A társadalom–állam pedig nem fogja egy ilyen intézményét–alkotóelemét támogatni…

Németországi tanulmányutunk során alkalmunk volt arra, hogy ezzel a ténnyel szembesüljünk. A német levéltárak közel egy évtizede felismerték, hogy levéltári anyagukat az informatika alkalmazásával kell a társadalom számára hozzáférhetővé tenni. A levéltárak — éppen úgy, mint hazánkban — állami és kulturális feladatokat egyaránt ellátnak, és elsősorban állami feladataiknak csak oly módon képesek eleget tenni, ha az államigazgatásban mind intenzívebben használt technológiákat átveszik, rendszerüket pedig arra teszik alkalmassá, hogy a korábbinál jóval gyorsabbá vált információ-áramlásban tevékenyen részt vegyenek. Ez idő alatt számos módszert fejlesztettek ki, ám azon módszer(ek) kiválasztása, amelye(ke)t esetleg egységesen alkalmazni fognak, még mindig nem történt meg. Ez a németországi kollégák egységesnek tekinthető állásfoglalása szerint nem tekinthető lemaradásnak. Számukra ezek a problémák nem jelentkeznek olyan élesen, mint például Magyarországon. Felfogásuk szerint ugyanis támogatni kell a próbálkozásokat, az egyénileg épített rendszereket, hiszen csak ezúton lehet majdan egységes, a különféle elvárásokhoz rugalmasan alkalmazkodó levéltári informatikát kialakítani. Az általunk meglátogatott levéltárakban annak lehettünk tanúi, hogy minden egyes intézmény megpróbált saját rendszert kiépíteni. Az egyes rendszerek összehangolása és a szakmai vita kialakítása pedig a Marburg/Lahn-ban működő Archivschule, a levéltárosképzés legelismertebb központjában dolgozó, erre specializált szakemberek vezetése alatt folyik. Annak ellenére, hogy a levéltárakban különféle rendszerek kiépítésén dolgoznak, egy dologban konszenzus létezik: a rendszerek adatokkal történő feltöltésének akkor is folynia kell, ha később más, a levéltári hálózat számára egységesen használható szoftvert fognak bevezetni. Számukra ez egyértelmű, hiszen pontosan tudják, létezhet bármilyen jól működő, emberbarát keresőrendszerrel ellátott program, adatok nélkül az használhatatlan és felesleges.

A Magyar Országos Levéltár és a Bundesarchiv közötti megállapodás alapján tanulmányutunk elsődleges célja a németországi levéltárak, kiemelten a Bundesarchiv, informatikai fejlesztéseinek, számítógépes hálózatának megismerése, a fejlesztés során felhalmozott tapasztalatok átadása volt. A tervezetnek megfelelően a Bundesarchiv munkatársai igyekeztek a levéltári informatika minél szélesebb felhasználását bemutatni számunkra. A program során Koblenzben a Bundesarchiv és a Landeshauptarchiv módszereit ismertették meg velünk, Wiesbadenben a Hessisches Hauptstaatsarchiv, Düsseldorfban a Nordrhein-Westfalisches Hauptstaatsarchiv munkatársai mutatták be saját számítógépes rendszerüket. A Marburgban működő Archivschuleban tett kétnapos látogatásunk alkalmával a levéltári oktatás során használt módszerekkel, a levéltárosképzés központjaként évtizedek óta működő intézményben kifejlesztett keresőprogramokkal, Internetes felhasználásokkal ismerkedhettünk meg.

A továbbiakban elsőként az általános tapasztalatokat sorolnánk fel, majd ezt követően az egyes levéltárakban megismert módszereket elemezzük.

• A meglátogatott levéltárak mindegyikében felismerték, és ezzel együtt biztosították, hogy lényegét tekintve azonos teljesítményű számítógépek, valamint hozzá tartozó irodai felszerelés szükséges ahhoz, hogy egy működő levéltári számítógépes hálózatot hozzanak létre.
  
  

• Minden egyes levéltáros, valamint egyes helyeken a számítógépes adatfeldolgozást végző munkatárs rendelkezik személyi számítógéppel. Ez egyrészt azt jelenti, hogy biztosítják azok részére a megfelelő gépet, akik munkájukat gépen végzik. Másrészt az összes levéltáros számára kötelező a számítógép használata, és a segédletek számítógépes feldolgozása.
  
  

• Az egyes levéltárakon belül, illetve az egyes tartományokon belül található levéltárak között gondosan kiépített belső hálózat (Intranet) működik. Erre a belső hálózatra a levéltárban található összes gépet rácsatlakoztatták. (Ez nem jelenti azt, hogy az összes számítógép rendelkezik Internet-kapcsolattal.) Az Intranet által nyújtott szolgáltatások igen széles kört ölelnek fel. Az Intraneten az összes, az intézménnyel kapcsolatos információ megtalálható (telefonlista, vagy erre alkalmazott adatbázis, szervezeti egységek sematikus felépítése stb.), továbbá részben itt is megtalálhatók a levéltárban elkészített számítógépes segédletek. Emellett az Intranetet alkalmazzák azoknak az információknak a közvetítésére és kihirdetésére, amelyeket a Magyar Országos Levéltárban a körözvényeken keresztül tudnak meg a munkatársak. Ezen kívül számos olyan információ, aktualitás található, amely tulajdonképpen egy belső Hírlevél jellegű kiadványt helyettesít.
  
  

• A levéltárak nagy többségében (egyedül a wiesbadeni levéltárban tapasztaltunk mást) a programok munkálatainak informatikai részét külső cégek végzik, annak ellenére, hogy EDV-szakemberek magukban a levéltárakban is működnek.
  
  

• A levéltárak kutatótermeiben az összes segédlet megtalálható, amelyet a kutatóterem munkatársai biztosítanak a kutatók számára. A németországi levéltárak mindegyikében elsődleges feladatnak tekintik a repertóriumok és különféle mutatókönyvek számítógépes feldolgozását, valamint a gyorsabb és hatékonyabb munka érdekében az elektronikus aktaforgalom bonyolítását. Ez a törekvés nemcsak a most feldolgozandó anyagokra érvényes, hanem a már korábban (akár a 18. században) készített segédletekre is! A segédletek nagy többségét adatbázisban kívánják feldolgozni, de megjegyzendő: az általunk meglátogatott levéltárak mindegyikében jóval kevesebb egykorú segédlet található, mint a Magyar Országos Levéltár egyetlen szekciójában. (Kivétel ez alól természetesen a Bundesarchiv.)
  
  

• A számítógépen feldolgozott segédleteket a német levéltárak mindegyikében konvertálják, illetve eleve úgy készítik el, hogy Interneten alkalmazhassák. Az Interneten elérhető keresőprogramok nagy része egyelőre keresőszavas rendszerű, de a marburgi Archivschule javaslatai alapján a Baden-Württembergben működő levéltárak már olyan rendszert alakítottak ki, amelynél indexes keresés is lehetséges. Az Archivschule ajánlásai alapján a levéltári keresőrendszerek olyan felépítésűek, hogy azokon jól látható a levéltári anyag felépítése, belső struktúrája.
  
  

• Az egyes levéltárakban különféle programokat dolgoztak ki a levéltári anyag számítógépes feldolgozására. Ezek között vannak különbségek, de — mint arról már szót ejtettünk — hosszútávon abban gondolkoznak, hogy az országon belül egységes, vagy legalábbis összeegyeztethető szoftvereket alkalmazzanak. A németországi levéltári keresőrendszerek jelenlegi alkalmazása egy (helyi szinten) már most is jól működő próbálkozáshoz, kísérletezéshez hasonlít. A számítógépes keresőrendszerekkel kapcsolatban az általános felfogás jelenleg az, hogy minél több rendszert dolgozzanak ki, minél több tapasztalatot szerezzenek a levéltárakban, és ha már elegendő tapasztalat és tudás áll rendelkezésre a levéltári rendszerekkel kapcsolatban, akkor dolgoznak ki olyan egységes rendszert, amelyet az ország összes levéltárában alkalmazhatnak.

1.      Koblenz

Az itt alkalmazott keresőmaszkot alapvetően az újabb, a Zwischenarchivokból átvett iratok feldolgozására alkalmazzák, így jelzetrendszerük alapvetően egységes. Ez a Bundesarchivval szemben elvárt teljesítménnyel függ össze, hiszen a még most is működő minisztériumok, központi szervek minél hatékonyabb együttműködést kívánnak meg a levéltártól. (Helyi, tehát tartományi szinten ez igaz az egyes tartományok levéltáraira is.) Az adatbázis mezői lényegében minden tényezőt igyekeznek figyelembe venni, amit az iratoknál hasznosítani kell. Ezek a következők: jelzet, irattermelő szerv megnevezése, az irat rövid meghatározása, lajstrombejegyzés, az irat keletkezésének dátuma, a publikálhatóság éve, az irat titkosításának jellemzői, raktári helye.

A Bundesarchiv kutatószolgálata csatlakozik az intézményben kiépített számítógépes rendszerhez. A kutatótermi és raktári rendszer mindezek mellett működik. A kutató számítógépen adja le a kéréseit, amelyet a kutatóteremben tartózkodó egyetlen ember ellenőriz (a Bundesarchiv napi kutatómennyisége kb. 20 fő). A leadott kérést az itt használatos adatbázis rögzíti, majd a raktárakban kiépített rendszeren keresztül a raktárban található nyomtató kinyomtatja az őrjegyet, amelyet a kezelő a kikért levéltári anyag helyére helyez. A kikért iratanyag átvételét és későbbi reponálását szintúgy az adatbázis segítségével adminisztrálják.

Miután a német állam jelenlegi kettős központúsága (Bonn, Berlin) miatt a központi hivatalok hatékony, gyors és zavartalan működésekor elengedhetetlenné vált a minél gyorsabb információáramlás, részben a Bundesarchiv informatikai szakembereinek részvételével olyan elektronikus rendszert dolgoztak ki, amely a hivatalos aktaforgalmat átláthatóbbá és gyorsabbá teszi. A LIMA, illetve a DOMEA elnevezésű szoftverek alkalmazásával az addigi papíron történő ügyintézés tisztán elektronikussá változott. A beérkező információkat (e-mail, fax) elektronikus úton, a hagyományos formában (levél) érkező ügyiratokat pedig digitalizált formában továbbítják. A beérkező alapügyirathoz kapcsolódó adatbázis rögzíti az ügyirat útját, és az egyes előadók által történő munkát. Mindkét rendszer esetében pontosan kimutatható, hogy melyik ügyirat mikor érkezett meg az egyes előadókhoz, azok milyen munkafolyamatokat (javaslat, pro domo, elintézés-tervezet stb.) végeztek, és az elintézett aktát mikor továbbították.

2.      Wiesbaden

A wiesbadeni levéltárban saját programot dolgoztak ki, amelyet igyekeznek minden egyes referens számára biztosítani és kötelezővé tenni. Az adatbázis azonban alapvetően egy irattípus feldolgozására készült. A rendszerbe nem illeszkedő irattípusokat oly módon próbálja beilleszteni ebbe az adatbázisba, hogy a jelzetüket átformálva, új jelzetet kapnak. Megfigyeléseink szerint a probléma ilyen megoldása az olyan gyűjteményes fondoknál vagy állagoknál, amelyek elsősorban a gyűjteményeket (pl. P, R szekció, a Magyar Kamara Archivumának nagy része) tartalmazzák, olyan problémákat okoznak, amelyek a kutatást csak nehezítik.

3.      Düsseldorf

A düsseldorfi levéltárban egy meglehetősen „levéltári anyag barát” rendszert (ún. VERA) dolgoztak ki, amely egyelőre (főként pénzhiány miatt) tervezeti állapotban férhető hozzá. A program igen jól használható, mivel részben irattípusokat, részben pedig nem irat jellegű levéltári anyagokat (pecsét, fénykép stb.) is megkülönböztet és ezekre különféle keresőmaszkokat alkalmaz. A levéltárban igen értékes fénykép-, film- és hanggyűjtemény található. Többek között itt őrzik a 20. század elejétől kezdve végzett, egész Németországra kiterjesztett légi felvételeket is. Ezek digitális feldolgozása szintén a tervek között szerepel.

4.      Marburg

A marburgi Archivschule munkatársai a levéltáros oktatás során használt informatikai képzésről, valamint az itt kidolgozott levéltári rendszerekről tartottak bemutatót, amely során a Németországban legelfogadottabb keresőrendszerek (MIDOSA, AUGIAS) szerkezetébe nyerhettünk betekintést. Mind a két rendszerről rendelkezésre áll DEMO verzió. Mindkét rendszer különféle irattípusokhoz jól használható, és a MIDOSA költségei meglehetősen alacsonyak.

Németországi tanulmányutunk jól rávilágított arra, hogy a levéltárak mindegyikében igyekeznek olyan informatikai rendszereket kidolgozni, amelyekkel az információszolgáltatás, a kutatók tájékoztatása gyorsabbá és hatékonyabbá válik. A rendszerek kidolgozása nem oly régen, mindössze egy évtizede (a kisebb tartományi levéltárakban később) indult útjára, azonban az állandó fejlesztések, a minden évben történő finanszírozás megtette hatását: a német levéltárak informatikai rendszere általában adatokkal jól feltöltött, egyelőre még nem egységes rendszer alatt futó, de már ma is Interneten keresztül jól használható adatbázisok összessége.

Kőrösmezei András – Németh István – Tuza Csilla