CSEH GERGŐ BENDEGÚZ

CSEH GERGŐ BENDEGÚZ – KÖRMENDY LAJOS – NÉMETH ISTVÁN RÁDI PÉTER – REISZ T. CSABA – SZŐKE ZOLTÁN

A LEVÉLTÁRAK HELYE AZ INFORMÁCIÓS TÁRSADALOMBAN, A LEVÉLTÁRI ANYAG INFORMATIKAI FELDOLGOZÁSA*

Az információs társadalom kihívásaira adandó magyar válaszok kidolgozása, a hazai informatikai fejlesztések kormányzati (össztársadalmi) koncepciója, valamint az ágazati fejlesztési stratégiák kidolgozása mintegy másfél évtizedes múltra tekinthet vissza. A ’90-es évek közepe óta — reagálva az egyre gyorsuló tempójú globális fejlődésre — a magyar kormányok minden korábbinál nagyobb hangsúlyt helyeznek az informatikára a 21. század információs társadalmának kiépítése érdekében. E folyamat eredményeként a legutóbbi években — a folyamatos infrastrukturális fejlesztés mellett — számos nagyjelentőségű, átfogó elméleti tanulmány, valamint ezekre alapozott kormányzati állásfoglalás, határozat és rendelet látott napvilágot.[1] Mivel az említett dokumentumok elkészítésében minden tudományterület szakértői részt vettek, e dokumentumokat a hazai tudományos közvélemény széles körének véleményét tükröző állásfoglalásként tekinthetjük.

A témában született elméleti munkák és kormányzati rendelkezések szinte kivétel nélkül hangsúlyozzák, hogy az információs társadalom megalapozásában és általában az informatikai fejlesztésekben világszerte kitüntetett szerepe van a kutatási, oktatási, közgyűjteményi infrastruktúrának. A közgyűjteményi szféra szerepének vizsgálata azonban többnyire csak a múzeumi és a könyvtári informatikai infrastruktúrára, illetve tartalomszolgáltatásra korlátozódik, míg a levéltárak — a legnagyobb tömegű eredeti, azaz elsődleges forrásként definiálható kormányzati–államigazgatási, gazdasági, tudományos és más adatállományt gyűjtő, feldolgozó, tartósan megőrző és szolgáltató intézmények — szerepe eddig nem került részletes kifejtésre.

Ennek oka egyrészt abban keresendő, hogy a civil és a tudományos közvélemény mind a mai napig úgy tekint a levéltárakra (jó esetben), mint speciális — nehezen meghatározható tulajdonságokkal és feladatkörökkel bíró — „könyvtárakra”. A kormányzati szféra pedig a hazai hagyományoknak megfelelően a közlevéltárakat szinte kizárólagosan a kulturális intézményrendszer részének tekinti, annak minden elvi és gyakorlati (finanszírozási) következményével együtt, annak ellenére, hogy a levéltárak információs, állam- és közigazgatási jellegű feladatai törvényileg szabályozottak, sőt azokra a napi munkájában maga is támaszkodik.

E szemlélet fennmaradásához — közvetve vagy közvetlenül — maguk a levéltárak is jelentősen hozzájárulnak. Egyrészt a közalkalmazotti szféra egészét érintő tartós alulfizetettség következtében a levéltárak képtelenek magukhoz csábítani, illetve hosszú távon megtartani a szakmailag felkészült, idegen nyelvismerettel és számítástechnikai tudással felvértezett, az információs társadalom kihívásaira is reagálni képes szakembereket. Másrészt a felsőfokú levéltárosképzés tananyagának szerkezete reménytelenül elavult, a modern levéltárakban alig használható ismereteket kapnak a hallgatók, az égetően szükséges stúdiumok (jogi, igazgatási, szervezeti ismertek, informatika) viszont vagy hiányoznak, vagy aránytalanul kevés óraszámban oktatják azokat. Mindez arra ösztönzi a hallgatókat, hogy történésznek — a közkeletű meghatározás szerint: történész–levéltárosnak — készüljenek. A fiatal diplomás levéltárosok a levéltárakba kerülve intézményes, korszerű és feladatorientált szakmai (tovább)képzésben nem részesülnek. A hazai levéltárak között ugyanakkor — legyen szó akár közlevéltárakról vagy nyilvános magánlevéltárakról — országos szinten nincs érdemi szakmai együttműködés, gyors, hatékony információcsere, sőt, sok esetben inkább rivalizálásról és szakmai vagy — rosszabb esetben — személyi ellentétekről, egymás munkájának akadályozásáról beszélhetünk.

Mindezek miatt az elmúlt évtizedekben nem születtek előremutató, a változó világ tendenciáit tükröző, átfogó szakmai elméleti vagy módszertani művek. A már levéltárakba került iratanyag informatikai feldolgozása — néhány elszigetelt próbálkozástól eltekintve — egyhelyben topog. A lényeget érintő szervezeti, személyzeti, képzési és finanszírozási kérdéseknek, valamint a hagyományos levéltári munka elavult alapfilozófiájának újragondolását célzó reformintézkedések nem történtek meg még a legsürgetőbb kérdésekben sem. Ilyen például az elektronikus iratkezelés és archiválás problémája. Ezt a hazai levéltárügy arculatát jelenleg még meghatározó konzervatív gondolkodású levéltárosok gyakorlatilag olyan távlati kérdésnek tekintik, ami a következő 15-30 évben(!) még nem befolyásolja döntően a levéltárak szakmai tevékenységét. A magyar levéltárügy a monarchiabeli, illetve szocialista kori igényeknek megfelelő módszertani és gyakorlati felkészültséggel, eszközrendszerrel próbál megfelelni a vele szemben támasztott egyre bonyolultabb szakmai követelményeknek, és próbál megküzdeni a rázúduló, az új adathordozók megjelenése miatt minőségileg is átalakulóban lévő levéltári anyaggal.

A fentiekben vázolt körülmények ellenére a magyar levéltárakban vannak olyan, a jelenlegi helyzeten változtatni tudó és akaró szakemberek, akik középtávon képesek lennének a levéltárügynek az információs társadalom egyéb szereplőivel szembeni lépéshátrányát behozni. S bár „Magyarországon a múzeumi, levéltári terület tekinthető informatikai infrastruktúra szempontjából a legelmaradottabb közgyűjteményi területnek”[2], a hazai levéltári hálózat lemaradása a kutatási, oktatási, közgyűjteményi infrastruktúra társintézményeivel (kiváltképp a múzeumokkal) szemben, elsősorban az 1998–2000 folyamán lezajlott fejlesztéseknek köszönhetően, még nem számottevő. A már rendelkezésre álló eszközök felhasználása és a velük végzett munka hatékonysága az említett hiányosságok miatt azonban kérdéses.

E tanulmány szerzői arra tesznek kísérletet, hogy saját szaktudásuk, munkatapasztalataik, a rendelkezésre álló szakirodalmi források, valamint a nemzetközi levéltári közösség szakmai fórumain, illetve az informatikai fejlesztésekben élenjáró külföldi levéltárakban szerzett személyes tapasztalataik alapján meghatározzák azokat a fő fejlesztési irányokat, amelyeket véleményük szerint a hazai levéltáraknak követni kell ahhoz, hogy sikeresen nézhessenek szembe az információs társadalom kihívásaival. Emellett a szerzők felvázolják a magyar levéltárügy jelenlegi informatikai helyzetét is, ami a jövőbeni fejlesztések kiindulási alapját képezi.

Információs társadalomnak tekintjük a gazdasági, társadalmi, technológiai fejlődésnek azt a szakaszát, amikor a legfontosabb termelési tényezővé az információ válik. (Szinonimaként használatos a „tudástársadalom” vagy „tudásalapú társadalom” formula is, ahol a tudás az összefüggéseiben fölfogott információ: az előbbi a világban keringő információk általános bőségére, az utóbbi arra a kézzelfogható gazdagságra utal, amit a tudás teremt, illetve arra a kézzelfogható szegénységre, amit a tudásalapú társadalom viszonyai között a tudás hiánya okoz.[4]) Társadalmi szempontból felértékelődik a tudás és az információ szerepe, illetve minden olyan szolgáltatás, ami az információ megszerzését vagy közvetítését szolgálja. Az információs társadalomban széles rétegek számára válnak elérhetővé az informatikai szolgáltatások. Az egyén versenyképességét, életszínvonalát, részvételét a köz- és társadalmi életben alapvetően az határozza meg, hogy milyen mértékben tud hozzájutni az egyre inkább globális adatcsere útján elérhető információkhoz, illetve hogy milyen sikerrel képes azokat használni.

Az információs társadalom legfontosabb szegmensei a következők: távmunka, távoktatás, elektronikus (e-) kereskedelem, e-közigazgatás, e-ügyintézés, e-levelezés, telebanking stb. Az elektronizálás lehetővé teszi a költségek jelentős csökkentését nemzetgazdasági és vállalati szinten egyaránt. A fenti szolgáltatások tehát gyorsabbak, kényelmesebbek és olcsóbbak, mint hagyományos megfelelőjük, ez azonban nem jelenti azt, hogy ezek a tevékenységek teljes egészében pótolnák az eredetit, azonban számos területen többletszolgáltatást nyújtanak.

Az elterjedt szóhasználat szerint az információs társadalomnak vannak végpontjai, ennek tekinthető minden olyan hely, ahol technikailag biztosítva van a lehetőség a különböző hálózati szolgáltatások elérésére.

Az információs társadalom fontos jellemzője a tartalomszolgáltatás. Ennek tekintjük mindazokat az információ-közvetítő szolgáltatásokat, amelyek számítógépes hálózaton érhetők el.

Az információs társadalom kialakulását az információtechnológia és az oktatási rendszerek dinamikus fejlődése alapozza meg. A rendkívüli expanziót az egyre nagyobb tömegben rendelkezésre álló képzett humánerőforrás és az új technológiák térnyerése mellett az informatikai és kommunikációtechnológiai [ICT] szektor jövedelmezősége, tőkekoncentrációs képessége biztosítja.

A képzett munkaerő és a globális tőke tömegesen áramlik az informatikai iparba. Az ICT-alapú termékek és szolgáltatások térnyerése folytatódik, általánossá válik a fejlett kommunikációs, illetve számítástechnikai technológiák, a lokális és nemzetközi adatátviteli hálózatok használata, a vállalati versenyképesség alapfeltételévé lép elő az integrált vállalati és globális információrendszerek használata.

Az informatika beköltözik a háztartásokba, az adatátviteli és számítástechnikai eszközök használata egyéni és kisközösségi szinten is mindennapivá válik. A fejlődési folyamat átalakítja az állami és önkormányzati szervezetek működését is. Mindez kihat az állam és az egyén viszonyára: az információáramlás felgyorsul, és egyre inkább kétirányúvá válik, lehetővé téve az egyének mind szélesebb bevonását a különböző szintű közösségek döntési folyamataiba. Az információs társadalom kiteljesedése közelebb viszi a modern társadalmakat a közvetlen demokrácia ideáljához.

Az információs társadalom kialakulása az egyének számára magasabb életminőség, szabadabb, tudásalapú tevékenykedés lehetőségét kínálja. A globalizálódó munkaerőpiacon természetessé és kifizetődővé válik az életen át tartó (ön)képzés.

Nem csak pozitív hatása van a változásoknak. Az új kor vívmányait hasznosító társadalmak az elidegenedés és a társadalmi újraelosztás igazságosságának új problémáival néznek szembe. Az információ-technológiai, oktatási–képzési célú ráfordítások multiplikatív hatása miatt a kevésbé tehetős közösségek és szervezetek lemaradása rohamosan nő. Az ICT-piac körvonalazódó monopolisztikus jellege miatt mind a gazdálkodó szervezetek, mind az emberi közösségek egyre inkább kiszolgáltatottabbakká válnak.

Az információ és továbbításának elektronizálása jelentősen módosította az iratról alkotott fogalmunkat, és gyökeresen megváltoztatta az iratkezelési elméletet, illetve gyakorlatot. Napjainkban az ügyintézés során keletkező iratok túlnyomó többsége még papíralapú adathordozón, nyomtatott formátumban kerül felhasználásra, és archiválásuk (irattárba helyezés, selejtezés, levéltárba adás) is ebben a formátumban történik. Az iratok készítése azonban már többnyire elektronikus eszközökkel (szövegszerkesztő) történik, az iratkezelés többi fázisa pedig szintén egyre növekvő mértékben elektronizált. Tekintettel e tendencia folyamatosan erősödő, illetve gyorsuló voltára, várhatóan rövid időn belül az iratkezelés egésze elektronikussá válik, az elektronikus iratok pedig nagyrészt ki fogják szorítani a papíralapú dokumentumokat az ügyintézésből.

Az elektronikus iratok — azaz elektronikus úton létrehozott vagy konvertált és elektronikus formában tárolt, illetve kezelt iratok — megértése és felhasználása csak azok kontextusának és strukturális jellemzőinek ismeretében lehetséges. Szemben a hagyományos iratokkal az elektronikus iratok nem rendelkeznek azokkal a fizikai tulajdonságokkal, amelyek eligazítást adnak az irat funkcionális és adminisztratív összefüggéseiről. A papíralapú irat által hordozott információk szabad szemmel olvashatók, az egyedi iratok pedig a hozzájuk kapcsolódó többi papíralapú irattal együtt egy-egy ügyiratot, aktát vagy dossziét alkotnak, tehát az összefüggések is segédeszköz nélkül láthatók. Ezzel szemben az elektronikus irat által hordozott információt „rejtett”, elvont elektronikus kódok képviselik, amit csak egy bonyolult gépi berendezés képes értelmezni, ember számára értelmezhető formában megjeleníteni. Ha a kódok olvasására alkalmas eszközök (szoftver/hardver) nem állnak rendelkezésre, az elektronikus irat használhatatlanná válik. Emellett az elektronikus iratok gyakran olyan, látható rendezettséget nem mutató adatbázisokban vannak, melyek a felhasználó számára megfelelő hardver és szoftver nélkül nem teszik lehetővé az egyedi iratok közötti kapcsolatok és összefüggések megértését.

Az elektronikus irat is lehet többszintű, strukturált, ami lehetővé teszi, hogy az irat részei a felhasználó igényei szerinti csoportosításban, illetve formában jelenjenek meg. Egy relációs adatbázis táblái például különböző módon kombinálhatók, tehát ugyanabból az adathalmazból más és más adatcsoportokat kérdezhetünk le. Az internetes (HTML) dokumentumok pedig csaknem kivétel nélkül hypertext hivatkozásokat tartalmaznak, melyek révén olyan dokumentumokhoz jutunk el, melyek száma és struktúrája a felhasználó számára gyakorlatilag átláthatatlan.

Felmerül a kérdés, hogy az elektronikus irat mely „nézetének” megőrzése szükséges az irat és összefüggései későbbi megértéséhez: a képernyőn megjelenő felhasználói nézet vagy a komplett adatbázis, amiből az adott lekérdezés származik? Web-dokumentumok esetében mit tartsunk meg, csak a fődokumentumot vagy a fődokumentumot és a hypertext hivatkozásokat vagy mindezeket azokkal a dokumentumokkal együtt, amelyekre hivatkoznak? A kérdésekre nincs egyöntetű válasz, a szakmai (levéltárosi) közösség még a fejlett országokban sem alakította ki az etalonnak tekinthető álláspontját.

A sikeres elektronikus iratkezelés alapvető feltétele, hogy az iratok adminisztratív dokumentálása mellett az iratok összefüggéseire, struktúrájára és felhasználási módjára vonatkozó információk az irat keletkezése pillanatában rögzítve legyenek. Ennek érdekében elektronikus iratkezelési szabályzatot kell alkotni, amelynek léte és betartása garanciát nyújt a fenti információk ismeretére és megőrzésére. Az elektronikus iratokra vonatkozó kísérőinformációk ugyanolyan fontosak, mint maguk az iratok, mert nélkülük azok értelmezhetetlenné válnak.

Napjaink hivatali (állam- és közigazgatási, vállalati) informatikai rendszereiben már rendszeresen és tömegesen készítenek, továbbítanak és használnak elektronikus iratokat anélkül, hogy azok biztonságos megőrzése érdekében bármilyen rendelkezést vagy iratkezelési szabályzatot alkalmaznának. Például elektronikus leveleket és iratokat rendszeresen továbbítanak informatikai hálózatokon keresztül iktatás vagy más nyilvántartás vezetése nélkül, annak ellenére, hogy azokra a hatályos jogszabályok értelmében a hagyományos iratokkal azonos iratkezelési szabályok érvényesek. Komoly aggodalomra ad okot, hogy a digitális technológia növekvő mértékű alkalmazása következtében a kormányzati hivatalokban olyan elektronikus iratok keletkeznek, melyeket nem lehet vagy nehéz azonosítani és nyomon követni, sőt, melyek esetleg nem is szerepelnek a nyilvántartásokban, ezért a kormányzati munka társadalmi ellenőrzése és a maradandó értékű iratok megőrzése nem lehetséges.

Az informatikai és kommunikációs technológia rohamos fejlődése következtében az ICT eszközök átlagosan háromévenként elavulttá válnak, és félő hogy az általuk tárolt információk viszonylag rövid időn belül hozzáférhetetlenek lesznek. Ugyanakkor tarthatatlanná vált az a jelenlegi iratkezelési gyakorlat, mely szerint minden elektronikus iratról nyomtatott (biztonsági) másolatot készítenek. Részben azért, mert ahogy a napi ügyintézés során az elektronikus iratkezelés természetessé válik, a tapasztalatok szerint a felhasználók többsége hajlamos megfeledkezni az iratok kinyomtatásáról. Másrészt, mert egyre több olyan elektronikus iratfajta jelenik meg, amelyet egyszerűen nem lehet nyomtatott formában megjeleníteni (például egy számos hivatkozást tartalmazó HTML dokumentum, amelynek egyes hivatkozásai ráadásul multimédia objektumokra mutatnak).

Szintén gondot okozhat a konzisztencia fenntartása olyan hibrid dokumentumok elemei között, amelyek papír és elektronikus iratokat egyaránt tartalmaznak vagy több különböző típusú elektronikus iratot kombinálnak (pl. egy e-mail és a hozzá tartozó csatolt fájl, amelyre az e-mail tartalma hivatkozik). Nehéz feladatot jelent továbbá egy következetes iktatási rendszer fenntartása laza és változatos elektronikus környezetben.

Az elektronikus iratkezelés alapelvei azonosak a hagyományos iratkezelés szabályaival: az információ integritását fenn kell tartani (azaz minden változtatást dokumentálni kell), illetve a funkcionális és adminisztratív összefüggéseknek érthetőknek kell maradniuk hosszú idővel az irat keletkezése után is. A célok azonosak, a megvalósítás eszközei azonban elektronikus környezetben eltérőek:

· magas szintű iratkezelési kultúrát kell elterjeszteni mind a vezetők, mind a felhasználók körében,

· olyan iratkezelési stratégiát kell kialakítani, ami hosszútávon biztosítja az elektronikus iratokhoz való hozzáférést, függetlenül a technológia változásaitól,

· olyan elektronikus iratkezelési szabályzatot kell kidolgozni és következetesen alkalmazni, ami érvényes az irat keletkezésétől a selejtezéséig, illetve archiválásáig,

· olyan elektronikus iratkezelési rendszert kell kiépíteni, ami képes megbízható és autentikus iratok létrehozására, illetve azok integritásának megőrzésére,

· az elektronikus iratkezelési eljárásokat be kell építeni az iratokat létrehozó rendszerbe.

A fenti követelményeknek megfelelő elektronikus iratkezelés megvalósításának három egymásra ható szinten kell történnie:

· szakmai szinten, ahol kidolgozzák az átfogó iratkezelési elveket és stratégiát, valamint lefektetik az intézményi iratkezelési kultúra alapelveit,

· intézményi szinten, ahol kidolgozzák az elektronikus iratkezelési szabályzatot, annak elveit beépítik az irat életciklusába, és kialakítják a gyakorlati iratkezelés környezetét,

· technikai szinten, ahol a fenti igényeknek megfelelően megtervezik és kiépítik a hatékony és lelkiismeretes elektronikus iratkezelést elősegítő informatikai rendszert.

Korábban a levéltáraktól főleg azt várták el, hogy elsősorban a tudományos, másodsorban a köz- és államigazgatási intézmények részéről megnyilvánuló igényeket szolgálják ki. A levéltári intézmények ebben a korszakban a tudományos intézmények között szerepeltek, és a levéltárosok — stabil, jól képzett szakemberek — nagy része tevékenyen részt vett a történettudomány, illetve annak segéd- és rokontudományainak művelésében, fejlesztésében. Fő feladatként a tudományos kutatás számára tették használhatóbbá a levéltári anyagot.

A levéltárak szerepe az információs társadalomban is eredendően az, hogy a létrejött forrásokat megőrizzék, és azokat a társadalom rendelkezésére bocsássák. Bár az alapfeladatok (őrzés, nyilvánossá tétel, igazgatási feladatok) évszázadok óta alig változtak, de az utóbbi évtizedekben olyan újabb elvárások észlelhetők a társadalom részéről, amelyekre a levéltáraknak megfelelő választ kell adniuk. A változás a fejlett országokban kb. a ’60-as években, Magyarországon a ’80-as, ’90-es években következett be.

A változások szoros kapcsolatban voltak és vannak a jóléti társadalmak kialakulásával, főleg azok demokratizálódásával — ez nem csak Kelet-Európára érvényes, hanem a nyugati országokra is. Egyrészt a modern társadalmak szervezetei és állampolgárai gazdagabbak lettek, többszörösére nőtt a tulajdonukban vagy használatukban lévő ingatlanok, valamint egyéb javak száma és értéke. Másrészt folytatódott, sőt felgyorsult az az évszázadok óta megfigyelhető folyamat, hogy az állam az élet mind több területén vállal egyre bonyolultabb és kifinomultabb szabályozó szerepet. Mindezek nagymértékben megnövelték a jogszolgáltatási és igazgatási feladatokat (ezek részeként elsősorban a nyilvántartási teendőket). A gazdagodás, a korunk jellemzőjeként ismert mobilitás és az állami szabályozás következtében a polgárok jogviszonyba kerültek egy sor köz- és magánintézménnyel (önkormányzat, bank, biztosító, földhivatal, nyugdíjintézet, adóhivatal stb.) valamint magánszeméllyel (pl. egy autó eladása kapcsán), és rákényszerültek arra, hogy a jogaikat megvédjék az ellenérdekelt féllel szemben. A jogbiztosító iratok szerepe rendkívüli módon megnőtt, ezért a jogszabályozás is egyre pontosabban szabályozta a hivatalok és szervezetek működését, közvetett módon azok iratképzését és -kezelését. A társadalomban keletkezett, fontosnak tartott iratok többsége előbb vagy utóbb a levéltárakba kerül, és számos közülük megőrzi jogbiztosító funkcióját.

A modern társadalmak állampolgárai — nem csekély mértékben az előbb vázolt folyamat következményeként — öntudatosabbak lettek, és egyre határozottabban érvényesítették jogaikat a közintézményekkel szemben is. A jogérvényesítés megkövetelte az intézmények ellenőrzését és átláthatóvá tételét, ami többek között az irattáraik fokozatos megnyitását eredményezte, egyrészt úgy, hogy egyre szűkült a titkosnak vagy bizalmasnak nevezett iratok köre, másrészt egyre rövidebb idő után váltak hozzáférhetővé az iratok a kutatók–használók számára. (A manapság természetesnek tartott 30 év csak pár évtizede általános Európában, de már ennek csökkentésére is vannak törekvések.) A nyitás már többnyire a levéltárakban történt, ahova az iratképző szervektől egyre rövidebb periódus után szállították a maradandó értékű iratokat.

Az állampolgárok öntudatosabbá válásának egyik érdekes jelensége az identitáskeresés, ami a levéltárakban hely- és családtörténeti kutatások formájában csapódott le. A modern társadalmak elidegenítő hatására adott reakciónak tekinthetjük azt, hogy ezrek és ezrek kutatják az őseiket vagy kisközösségük történetét, mert tudni szeretnék, hogy honnan jöttek, és hova tartoznak.

Az utóbbi évtizedben ezek a jelenségek maradéktalanul érvényesülnek Magyarországon is. Sőt, a nyugati országokhoz képest ez a folyamat sokkal gyorsabban zajlott/zajlik le, egyrészt a késői demokratizálódás miatt, másrészt mert egybeesett az információs társadalom kiépülésével. A levéltárakkal szembeni elvárások jelentősen megnőttek, és nem elsősorban tudományos vonalon, hanem a társadalom szélesebb rétegeiből kiindulva.

Manapság a levéltárakat a korábbinál jóval nagyobb létszámú látogató, információt kérő felhasználó (ügyfél vagy kutató) keresi fel. Ezek a felhasználók már nem jól képzett akadémiai kutatók, hanem a levéltárakról alig valamit tudó vagy téves információkkal rendelkező laikusok. Az új — nyugodtan mondható: amatőr — kutatói réteg teljesen más elvárásokat támaszt, és más bánásmódot igényel, mint a professzionális kutatók. Elsősorban azt várják el a levéltártól, hogy a lehető leggyorsabb és legegyszerűbb hozzáférést biztosítsa a keresett adatokhoz. Az általuk keresett információk egyébként teljesen más jellegűek, mint az akadémiai, egyetemi kutatókat érdeklők. Az új felhasználók elsősorban családjuk történetét kutatják vagy helytörténeti adatokat keresnek, de nagyon nagy az igény a jogbiztosító adatok iránt is (pl. kárpótláshoz, nyugdíjigazoláshoz). Az adatszolgáltatásnál már jelentkeznek az információs társadalom keltette elvárások is, pl. az új kutatók közül sokan azt remélik, hogy a levéltáros adatbázisból keresi ki az őseiket. Nem mellékesen az új felhasználók elvárásai általánosságban teljesen jogosak, hiszen a közintézmények — a levéltárak többsége ilyen — az állampolgárokért vannak, azok érdekeit kell szolgálniuk. Mivel a régi módon és módszerekkel a kihívásra nem lehet válaszolni, a levéltáraknak kell megváltozniuk.

A legfontosabb változásnak az „alapfilozófiában” kell bekövetkeznie: a levéltárat nyitottá kell tenni a társadalom felé, és ki kell dolgozni azokat a módszereket, technikákat, melyekkel az új helyzet kezelhető. Mivel a nyugati levéltárak kb. két évtizeddel korábban szembesültek hasonló kihívással, több idejük volt a válaszadásra, és néhány országban jelentős eredményeket értek el. Egy magyar levéltáros számára meghökkentő lehet az a nyitottság, ahogy pl. az angol levéltárak fordulnak a publikum felé, illetve az az eszközrendszer (oktató videók, tájékoztató brosúrák tucatjai, nyílt napok szervezése stb.), amivel kiszolgálják az új felhasználókat.

A publikummal való kapcsolattartás legfontosabb részlegei az információ- és kutatószolgálatok. Az információszolgáltatás leválasztása a kutatótermektől viszonylag új jelenség, elterjedését a nagy levéltárakban az új viszonyokhoz való alkalmazkodásnak tekinthetjük. A levéltár használói és dolgozói között van egy állandó információcsere: a használó információt kap a levéltári anyagról, segítséget az induló kutatáshoz, a levéltáros pedig visszajelzést arról, hogy az információadási erőfeszítései eredményesek voltak-e. Ezt a folyamatot kezelik a jól működő információ-, illetve kutatószolgálatok (közöttük a munkamegosztás levéltáranként eltérő).

Az új felhasználók új módszereket követelnek meg a levéltár munkatársaitól. Sokkal gondosabban kell segíteni őket, mint a professzionális kutatókat, pontos tájékoztatást kell adni a kutatási feltételekről (nyelvtudás, paleográfiai ismeretek szükségessége, a levéltár felépítése, a levéltári anyag kezelése stb.), amelyekkel szembesülniük kell. Mindazonáltal nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a levéltári kutatásokban az akadémiai szintű kutatók is mind jobban részt vesznek, és a levéltárosoknak az ő követelményeiket is ki kell szolgálni. Tapasztalat, hogy ezek a kutatók manapság mind gyakrabban tekintik a levéltárost kiszolgáló személyzetnek. A jövőben ezért — különösen a történeti kutatások terén nagyobb mértékben hasznosított levéltári anyagoknál — egyrészt hatékonyabban kellene együttműködni a tudományos kutatókkal, másrészt a levéltárosoknak önmagukat képezve olyan munkatársakká kell válniuk, akik érdemi tájékoztatást tudnak nyújtani ilyen szinten is.

A kutató- és információ-szolgálatoknál ma már alapkövetelmény a számítógépes nyilvántartás. A kutatók és a kikért iratok állandó mennyiségi növekedése a nagyobb levéltárakban önmagában is ösztönöz a gépesítésre, mert az igényeket a régi módszereket használó kutatótermi személyzet egyre nehezebben tudja kielégíteni. A kutatók, a kutatói kérések, a használatban lévő levéltári anyagok, a rendelkezésre álló másolatok (mikrofilmek) megfelelő nyilvántartása, statisztikák készítése (pl. a leggyakrabban használt irategyüttesekről) a kutatók és a levéltárak szempontjából egyaránt fontos és elképzelhetetlen informatikai alkalmazás nélkül. Ahol több kutatóterem működik, az is elvárható, hogy számítógépes hálózat kösse össze ezeket a helyeket, valamint hogy egységes kutatói regisztrálás és nyilvántartás legyen. A szolgálatokat természetesen el kell látni informatizált levéltári segédletekkel is, és mondani sem kell, hogy a kutatótermi rendszernek illeszkednie kell a szakmaihoz (lásd az 5.1.1. sz. fejezetet.)

Az ügyfelekkel történő napi kapcsolattartás is gyökeresen átalakult az elmúlt 10 évben, de különösen az internet általános használata óta. Egyre több potenciális ügyfél keres levéltári információt a világhálón, és értelemszerűen a megkeresések egyre nagyobb hányada érkezik elektronikus úton. Bátran állíthatjuk, hogy a (világ)társadalom ma már minden közlevéltártól elvárja, hogy internetes honlappal rendelkezzen, ahol a legfontosabb információk elérhetők, valamint hogy az elektronikus levelekre ugyanilyen módon gyors, megfelelő válaszok szülessenek. Az elektronikus ügyintézésnek elengedhetetlen feltétele a megfelelő felszereltség és a felkészített munkatársi gárda. A gyors információadáshoz azonban szakmai háttér is kell, aminek eszközrendszerét a nyilvántartások, a kutatói segédletek és az adatbázisok alkotják.

A felhasználók tájékoztatásának legfontosabb szakmai eszközei a segédletek. Az iratanyagról készített segédleteknek széles skálája van: a kalauzok, a fond- és állagjegyzékek, a repertóriumok, az ismertető leltárak, a raktárjegyzékek stb. más és más szinten írják le a levéltári anyagot, eltérő céllal készülnek, és különböző használói kört érintenek.

A levéltári információ rendkívül bonyolult, erősen strukturált, és általában csak indirekt módon — az információs kört lépésről-lépésre szűkítve — megközelíthető. Az új felhasználók számára ez a rendszer érthetetlenül komplikált, ők közvetlenül és azonnal szeretnének eljutni a keresett irathoz. Ez implicite azt jelenti, hogy olyan, a könyvtári rendszerhez hasonló, szinte iratszintű segédleteket várnak el, amelyek ma csupán korlátozottan találhatók meg a levéltárakban. Nyilvánvaló, hogy a levéltárak nem adhatják fel a proveniencia-elven nyugvó segédletrendszerüket, és nem képesek az iratanyaguk egészéről vagy nagyobb részéről darabszintű segédletet készíteni — ez egyrészt az iratanyag terjedelme miatt lehetetlen, másrészt az iratok rendje sem teszi szükségessé, nem beszélve a rendezetlennek tekinthető anyagról. Feltétlenül szükséges viszont az új kutatót erről tájékoztatni. Ha ugyanis pontos és közérthető információt kap a levéltár működéséről, az itt őrzött forrásokról, azok őrzési módjairól és használatukról, akkor nem fog olyan elvárásokkal élni, amelyek irreálisak.

Az informatika hatására a segédlet fogalma az elmúlt évtizedben gyökeresen átalakult. A klasszikus, könyv formájú segédletek, ha nem is tekinthetők elavultnak, egyre inkább háttérbe szorulnak, és szerepüket átveszik az elektronikus segédletek. Ezek már lehetővé teszik, hogy a szakmai követelményeket összeegyeztessük a kutatói elvárásokkal. Segítségükkel integrálhatjuk az összes segédlettípust — sőt, az alapnyilvántartások egy részét is — egy elektronizált információs (adatbázis) rendszerbe, a világszerte elterjedt többszintű levéltári leírás a legjobb példa erre. Ez egyesítheti a fondnyilvántartást, a fond- és állagjegyzéket, a kalauzt, a repertóriumokat stb. A kutatóknak szóló információ (segédlet) és a levéltáros munkájához szükséges adatok (nyilvántartás) elválasztása, valamint a hozzáférés szabályozása egyszerű számítástechnikai feladat. Az integrált, többszintű adatbázisok — természetesen megfelelő szoftverrel ellátva — azt is lehetővé teszik, hogy a kutató direkt módon érje el az információt, hiszen pl. ha begépeli a keresett családnevet, akkor találatként megkap mondjuk egy sorozatcímet (a családnév ebben szerepel), de a rendszer kiírja, hogy a sorozat milyen állagban, fondban és levéltárban található. A rendszer felhasználói felületét (amit a kutató a számítógép monitorján lát, ahogy számára az adatok megjelennek) úgy kell megtervezni, hogy áttekinthető és közérthető legyen.

Az elektronikus segédleteket egyre gyakrabban teszik közzé az interneten. Figyelembe véve a hálóhasználók számának robbanásszerű növekedését, nem nehéz megjósolni, hogy pár éven belül alapvető követelmény lesz minden levéltár számára, hogy a rendelkezésre álló segédleteket így is hozzáférhetővé tegye.

Fentebb láttuk, hogy a levéltárak tudományos szerepköre funkció- és feladatváltozás miatt megváltozott, a hagyományosan levéltári feladatnak tekintett történelem-segédtudományi tevékenység a levéltárosok egyre szűkebb körére korlátozódik. Nem jelenti azonban mindez azt, hogy a társadalom ne várná el továbbra is olyan kiadványok megjelentetését, amelyek a professzionális és az amatőr kutatórétegnek egyaránt segítségére vannak: szakkönyveket, forráskiadványokat, segédleteket, tanulmányokat. A szakmai közösségben ugyanakkor egyre nagyobb az igény a kimondottan levéltártani kiadványok megjelentetésére — pl. módszertani füzetek, szakcikkek — éppen az ilyen produktumok hiánya miatt.

Az informatika gyökeresen átalakította a levéltári kiadványokat. Egyre növekvő társadalmi igény, hogy az információ „házhoz jöjjön”, és ennek megfelelően a kiadványok egyre növekvő hányada jelenik meg elektronikus adathordozón (CD-ROM-on, interneten), de a gyorsan emelkedő nyomdai költségek is erre a viszonylag olcsó megoldásra szorítják a levéltárakat. Nagy előnye az elektronikus kiadványnak a rugalmasság: tetszés szerint aktualizálható a kiadvány, ez különösen az anyaggyarapodás miatt gyorsan avuló segédleteknél előnyös. Elegendő csak annyi CD-t legyártani, amennyi elfogyott, illetve internetes kiadványnál frissíteni a honlapot.

Az elektronikus publikációk egy része lényegében csak a hordozójában különbözik a klasszikus, papíron megjelentetett kiadványoktól, ezek lényegében csak szövegfájlok. Már forgalmaznak kimondottan terjesztési céllal készített adatbázisokat — a legjobb példa a Magyar Országos Levéltár [MOL] Mohács előtti gyűjteménye adatainak CD-je — vagy adatbázissal ellátott forráskiadványokat. Az adatbázis minőségileg magasabb szintű keresést tesz lehetővé mint a szövegfájlok.

Az informatika a tudományos kiadványoknak nem csak a formáját, hanem a terjesztési módját és koncepcióját is jelentősen átalakította. A CD-kiadványok terjesztése lényegében ugyanúgy történik, mint a hagyományos publikációké, az interneteseké viszont eltérő szemléletet igényel. Nem szükséges kiadványcserével, árusítással, postázással bajlódni, és ha széles körben ismert a kiadvány elérhetősége, akkor sokkal több olvasóhoz jut el. Természetesen hátránya is van az internetes terjesztésnek: nem remélhet a levéltár bevételt, nem biztos, hogy a most kiadott CD tíz év múlva is olvasható lesz (a szabványok változása miatt), nem biztos hogy az internetes kiadványt megtaláljuk öt év múlva a hivatkozott honlapon (általában csak pár évig marad ott).

Egyre több jel utal arra, hogy az elektronikus kiadványok koncepcionálisan átalakítják a forráspublikációkat. Mivel így lehetőség nyílik az iratok fakszimile (szkennelt) képét viszonylag nagy számban és olcsón közreadni, félő, hogy a nagy szakértelmet kívánó, megfelelő apparátussal ellátott szövegközlést háttérbe fogják szorítani a csak alapadatokat tartalmazó, egyszerű keresőrendszerrel ellátott fakszimile forráskiadványok.

A levéltárak — ellentétben a könyvtárakkal — sajnos mindmáig eléggé ismeretlenek az állampolgárok előtt. Ennek több oka van, talán legfontosabb közülük az, hogy a levéltárak sokáig meglehetősen zárt intézmények voltak, a használatuk gyakran speciális tudást (nyelvtudást, paleográfiai és történeti ismereteket) igényelt. Említettük, hogy az utóbbi évtizedekben bekövetkezett kutatói–használói „demokratizálódás” (család- és helytörténet kutatások, kárpótlásokkal kapcsolatos igények stb.) következtében szembesültek/szembesülnek a levéltárak a publikum irreális elvárásaival, aminek a legfontosabb oka éppen az ismerethiány. Az alapvető kérdés az, hogy hogyan lehet a hiányt pótolni? Az átadandó ismeret sokrétű, és eltérő megközelítést igényel.

Egyrészt a levéltáraknak általában meg kell ismertetni magukat a közvéleménnyel, el kell mondaniuk, hogy mit csinálnak, mi a feladatuk, milyen anyagot őriznek. Ez az ismertetés történhet rövid brosúrákban, reprezentatív kiadványokban, levéltár-látogatások, kiállítások keretében, történelmi évfordulókhoz kötődő előadások, másolatkollekciók terjesztésében (pl. iskolák számára). Hogy van a publikumban fogékonyság minderre, azt mi sem bizonyítja jobban, mint az Európai Örökségi Napok (nyílt nap, amikor az érdeklődők vezetéssel megtekinthetik a szép középületeket) kirobbanó sikere a Magyar Országos Levéltárban, vagy a levéltári kiállítások iránti növekvő igény.

A levéltáraknak közérthető információt kell szolgáltatniuk az őrizetükben lévő anyagról — erről a fentiekben részletesen szóltunk —, a tájékoztatásnak van azonban egy érdekes aspektusa, amit nem lehet figyelmen kívül hagyni. Mivel az új felhasználók teljesen járatlanok, gyakran elvárják, hogy a levéltárosok kutassák ki az őket érdeklő adatokat, hogy segítsék őket az iratolvasásban, hogy részletesen elmagyarázzák a kutatás módját. Nyilvánvaló, hogy a levéltárak nem vállalhatják pl. a kutatók paleográfiai vagy latin oktatását, de már csak önérdekből is — hogy ne kelljen százszor vagy ezerszer ugyanazt elmondani — érdemes a tájékoztatáson túlmutató levéltár-használati tanácsokat adni. Ennek többféle módja van, a nyugati levéltárakban pl. elterjedtek a családkutatóknak szánt videók, rövidebb kurzusok, a leghatásosabb eszközt azonban itt is az informatika, azon belül az internet kínálja. Mivel egyre több kutató fordul először a világhálóhoz, ezért az előzetes informálásukban, felkészítésükben egyre fontosabb szerepet játszik ez az eszköz.

A gyűjtőterületi munka pontos, gyors és naprakész elvégzéséhez, a szerv és a levéltár közötti kapcsolattartás gördülékenyebbé tételéhez olyan nyilvántartások szükségesek, melyek rögzítik mindazon adatokat, amelyeket majd a későbbi levéltári nyilvántartások átvehetnek. Ezeknek tartalmazniuk kell minden olyan adatot, ami az iratképzőnél őrzött iratanyag rendezését, selejtezését, levéltárba adásának előkészítését, valamint a kapcsolódó levéltári segédletek elkészítésének fázisait rögzíti.

Közismert, hogy a levéltárak által felügyelt szerveknél az iratkezelés és az iratképzés rohamléptekkel elektronizálódik. Az elektronikus iratokat számítógépes rendszer generálja, ez határozza meg nemcsak a besorolásukat, rendjüket, kapcsolataikat és tárolásukat, hanem azt is, hogy milyen azonosítóval legyenek ellátva. (Ezt nevezzük metaadatnak — pl. a létrehozó neve, a létrehozás ideje, a kapcsolódó iratok számai stb. —, ami nélkülözhetetlen, hiszen egy dokumentum enélkül, elektronikus környezetéből kiragadva — pl. e-mailen elküldve — azonosíthatatlanná válik.) Az, hogy a rendszer milyen besorolással, metaadattal stb. generálja az iratokat, már a rendszer tervezésekor, tehát jóval az iratok létrejötte előtt eldől, ez pedig értelemszerűen azt jelenti, hogy a levéltárosnak, ha érdemben befolyásolni akarja az iratképzést, ott kell(ene) lennie minden felügyelete alá tartozó szerv elektronikus iratkezelő és -képző rendszerének kialakításánál, sőt, abban aktívan részt kell(ene) vennie — ez persze csak megfelelő informatikai ismeretek birtokában képzelhető el.

Általánosságban igaz az a társadalmi elvárás, hogy a levéltárak dolgozzák fel és őrizzék meg a jelenben képződő iratok közül a maradandó értékűeket, beleértve az elektronikusakat is. Ezt az elvárást elsősorban a levéltáraknak kellene képviselni és érvényesíteni, de — mint ahogy azt az előzőekben említettük — ennek most nem sok jelét tapasztaljuk. Mivel az elektronikus iratok csak az utóbbi pár évben terjednek az iratképző szerveknél, törvény szerinti átadásuk átnyúlik a következő évtizedre, akkorra, amikor már rég késő lesz, ha a hathatós intézkedések nem történnek meg most, hiszen akkor már nem fog rendelkezésre állni az a hardver és szoftver (talán maga az irat sem), amivel az elektronikus irat olvasható. A most látens társadalmi igény akkor fog konkrétan megfogalmazódni, amikor az első felhasználók olvasni kívánják az iratokat.

A levéltáraknak nagy belső átalakuláson kell keresztül menniük, hogy az újfajta adathordozók tömeges átvétele és feldolgozása ne okozzon gondot. Megváltoznak az iratátvétel, az őrzés, a feldolgozás és az adatok rendelkezésre bocsátásának a feltételei. Új informatikai biztonsági rendszerek kellenek az adatbázisokba történő illetéktelen behatolások megelőzése érdekében, megváltoznak a tárolási lehetőségek és kapacitások. Mindezekhez megfelelő technikai (tárgyi) ellátottság, és megfelelően képzett szakemberek szükségesek.

Mivel a közelmúltban nem készült átfogó felmérés a magyar levéltárak informatikai helyzetéről, az alábbi összefoglaló egyrészt egyéb célú adatközléseken, másrészt egyedi információkon és tapasztalatokon alapszik.

A levéltáros társadalomnak az informatikáról, a számítógép hasznáról és szükségességéről alkotott szemlélete ma még igen ellentmondásos. Nem mondhatjuk, hogy a levéltárak felső- és középvezetői, valamint levéltárosai egyértelműen foglalnának állást ezen eszközrendszer szükségességét illetően.

A számítógépek megjelenésétől egészen a ’90-es évek közepéig a szakmát a csendes elutasítás jellemezte. Ennek a magatartásnak sok okát említhetjük — pl. félelem az ismeretlentől, a jelentős(nek vélt) erőfeszítéstől, a berendezések kezdetben magas ára —, de mindközül a legfontosabb ok az volt, hogy sem a vezetők, sem a levéltárosok nem értették az informatika jelentőségét és alkalmazhatóságát. Voltak néhányan, akik önszorgalomból és egyéni érdeklődésüknek engedve autodidakta módon sajátították el az informatika akkori alapjait, ők azonban — egy-két kivételtől eltekintve — a levéltár vezetésétől nem támogatva, sőt, nem ritkán annak ellenére folytatták szélmalom-harcukat. Hangsúlyoznunk kell a levéltári vezetők felelősségét, akiknek például ilyen esetekben módjuk lett volna gépbeszerzéssel, beiskolázással segíteni munkatársaik igyekezetét.

A felhasználóbarát programok megjelenése és fejlődése (vagyis minél kevesebb előismerettel való használhatósága, ikonok bevezetése, grafikus felületek terjedése, különféle gombkombinációk és kódok kiváltása), valamint a berendezések árának gyors csökkenése a ’90-es évek közepén együttesen lehetővé tették, hogy a korábbi akadályok közül legalább a technikaiak fokozatosan megszűnjenek. Egyre több és egyre jobb számítógépet vásároltak a levéltárak, és nemcsak a vezetők vagy az intézményenkénti 1-2 informatikus jutott jó minőségű géphez, hanem számos levéltáros és adminisztratív munkaerő is.

A szakmai közösség ellenállása mára megszűnt, de ez a lényegen nem változtatott, mert a levéltárosok többsége mind a mai napig csak olyan intelligens írógépnek tekinti a számítógépet, ami megkönnyíti a szövegek gyors reprodukálását, változtatását és kinyomtatását. Általános elfogadás csak ezen a részterületen következett be. Sok helyen felismerték a számítógépek költségkímélő hatását is, amikor a levéltári kiadványokat szövegszerkesztőn készítették el, megtakarítva ezzel a nyomdai tördelés vagy a fényszedés költségeit. A példák között azonban számos negatív is van, mert minimális tipográfiai ismerettel, a szoftverek lehetőségeit ki nem használva készültek segédletek, sőt könyvek is. Ez a „vadnyugati” korszak szerencsére leáldozóban van. Sok levéltárban a munkatársak önszorgalomból, szerencsésebb esetben intézményi támogatottsággal elsajátították a kiadványkészítés fortélyait. Vannak olyan intézmények, ahol a kiadványokat olyan magas szinten, professzionális programokkal készítik, hogy bérmunkára is használják az eszközeiket (Budapest Főváros Levéltára [BFL]).

A levéltár-informatikai fejlődés másik húzóereje a levéltárosi utánpótlás volt. A korábbi úttörők mellé folyamatosan álltak munkába olyan fiatal és tehetséges kollégák, akik vagy önerőből vagy intézményi képzés útján egyre magasabb szintű számítógépkezelői és használói ismeretet sajátítottak el. A közlevéltárak többsége ma már az ügyviteli alkalmazottaktól is megköveteli a számítógép napi használatát, és fokozatosan terjed az elektronikus úton továbbított információk kezelése, feldolgozása. Ha lassan is, de növekszik azon munkatársak száma, akik nemcsak szövegszerkesztővel, hanem adatbázis-kezelővel is dolgoznak, esetenként ők maguk programoznak. A háttérismeretek ilyen növekedése lehetővé tette, hogy lassanként önálló levéltári informatikáról beszélhetünk, megjelentek az első adatbázisok, azok használata és feltöltése pedig néhány helyen természetessé, illetve munkafeladattá vált. Meg kell azonban mondani, hogy a levéltárosok és a vezetők egy része továbbra is a régi módszereket tekinti szakismeretnek, az informatikai tudást pedig nem levéltárba valónak tartja.

A ’90-es évek végére a fejlesztési igények és a rendelkezésre álló anyagi eszközök közelítettek egymáshoz. Igaz, hogy a levéltárak informatikai fejlesztésének teljes összegét nem biztosította a költségvetés, azonban különböző kormányzati-kulturális pályázatokból jelentős támogatást kaptak. Mivel azonban a technikai fejlesztéseknek többnyire nem volt szilárd szakmai hátterük (rendezett, feldolgozott iratok, archivisztikai és informatikai koncepció), kialakult egyfajta presztízs alapú fejlesztési törekvés, amelynek az a lényege, hogy minél nagyobb teljesítményű, minél jobban felszerelt (pl. multimédiás eszközökkel rendelkező) munkaállomásokkal kell rendelkezni — a hasznosítás azonban több mint kérdéses volt.

Összefoglalva a fentieket megállapíthatjuk, hogy a 21. század hajnalán sem történt meg áttörés, a magyar levéltárosok túlnyomó többsége még mindig nem érti, hogy az informatika miatt át kell értékelnünk az eddigi szakmai elveinket, meg kell változtatnunk a munkamódszereinket és gondolkodásunkat. Az érdektelenségre a legjobb bizonyíték az, hogy erről a kardinális kérdéskörről nem alakult ki nyilvános, publikációkban nyomot hagyó szakmai vita, csak néhány szakcikk jelent meg a Levéltári Szemlében, és egyedül a MOL dolgozott ki egy átfogó koncepciót a megvalósítandó információs rendszeréről.[5]

A kis létszámú levéltárak számára a piaci viszonyok miatt nem lehetséges, hogy saját informatikust alkalmazzanak, így a gépek felszerelését és karbantartását csak külső céggel tudják megoldani. A MOL és a BFL rendelkezik informatikus szakemberekkel, azonban egyrészt némelyikük szakmai felkészültsége kívánni valót hagy maga után, másrészt a napi feladatokkal olyan fokú terhelésnek vannak kitéve, hogy az a hatékony munkavégzés rovására megy. Szakemberhiány miatt akadozhat a levéltári szerverek és hálózatok működtetése és karbantartása. Informatikai jellegű álláshellyel egyébként még kilenc megyei levéltár rendelkezik, ami nagyon kevés.

Amint azt fentebb említettük, a levéltárosok számítógépes ismereteit alapvetően egyéni érdeklődés és szorgalom határozza meg, az intézmények csak ritkán biztosítják munkatársaik oktatását, ennek megfelelően nagyon kevés levéltáros ért az informatikához, a többség nem jut túl az egyszerű szövegszerkesztésen. Mivel nincs kellő számú szakember és eszközrendszer (informatikai labor), a levéltári dolgozók képzését külső cégek végzik. Nagy hátránya ennek a megoldásnak, hogy így a levéltárosok éppen a számukra legfontosabb szakrészt, a levéltári informatikát nem tanulják. Az utóbbi időben a MOL tett lépéseket arra, hogy — egy oktatólaboratórium felállítása után — vállalja a kimondottan levéltári szakképzést.

A levéltárak számítógépes ellátottsága sokat javult az elmúlt esztendőkben. Több kis létszámú levéltárban viszonylag hamar elérték, hogy mindenkinek (még a levéltári kezelőknek is) saját számítógépük lett. Természetesen a gépek technikai paraméterei még intézményenként is igen eltérőek — jellemző a görgetett beruházás, amikor az új gépeket vezető munkatársak kapják meg, azok régi gépét pedig a beosztott munkatársak —, a nagyobb volumenű és egymást gyorsan követő beszerzések viszont lehetővé tették, hogy a számítógépek folyamatosan cserélődjenek. Kellő számú számítógépes kiegészítővel (tintasugaras és lézernyomtatókkal, CD-olvasókkal és -írókkal, esetenként szkennerrel és digitális kamerával stb.) is rendelkeznek a levéltárak.

A technikai felszereltség nemcsak pénzügyi források függvénye, hanem a fentebb tárgyalt szemlélet is meghatározza azt. Az idei telematikai pályázatra beérkezett igények különösen jól tükrözik a levéltári informatika meg nem értését: a pályázó levéltárak egy része színes nyomtatót vagy hangkártyát kívánt beszerezni, volt olyan megyei levéltár, amelyik úgy szándékozott felújítani a gépparkját, hogy minden munkaállomást multimédiás felszereltséggel látott volna el (CD, hangkártya, hangfalak), így a felújítás közel annyiba került volna, mint egy új gép.

Mivel a levéltárak tudományos/kulturális intézménynek számítanak, ezért igen nagy — esetenként 50-90%-os — kedvezménnyel tudnak szoftverekhez jutni. Mindez lehetővé tette, hogy mára a szoftverállomány jelentős része jogtiszta legyen, ha mégsem, az nem annyira a pénzügyi fedezet hiányának, mint inkább vezetői figyelmetlenségnek az eredménye. A levéltári munkát segítő saját fejlesztésű szoftverek általában nem jutnak túl a béta verzión (vagyis nem tökéletesen elkészítettek), a külső, professzionális cégek által készítettek drágák, de működnek. Még mindig túl sok azonban a „hőskorra” utaló megoldás: kereskedelmi szoftverekre (pl. Excel, Access) írt amatőr programok vagy szimpla szűrések, maszkok, melyekkel egyszerű, kis adatbázisokat kezelnek.

A levéltárak több forrásból igyekeztek biztosítani a hardver-szoftver fejlesztésekhez szükséges pénzt. A rendes költségvetési források szűkösnek bizonyultak, de ezeket a ’90-es években rendszeresen kiegészítették a pályázati pénzek. A pályázati rendszer összességében sikeresnek ítélhető, mert konkrét programfinanszírozást jelentett, ott pedig a szakmai kontrol valamelyest érvényesíthető volt.

Bár a feltételek javultak az elmúlt öt évben, a pénzügyi eszközök lényegében csak arra voltak elegendők, hogy a számítógépparkok megújuljanak — igaz, másra nem is volt nagyon igény. Minőségi fejlesztéshez, azaz hálózatépítéshez, adatátvitel fejlesztéséhez, célszoftverek (szakmai adatbázis-kezelők, számítógépes iratkezelés, adminisztratív nyilvántartások stb.) beszerzéséhez, professzionális internetes adatszolgáltatáshoz, de főleg az elektronikus iratok archiválásához már nagyságrendekkel több pénzre lenne szükség.

Bizonyos előrehaladás azért a minőségi fejlesztés terén is történt az elmúlt években. A telematikai pályázat (1998–2000) egyik fő célkitűzése az volt, hogy lehetővé váljon a levéltári intézményekben az internet használata és az elektronikus levelezés, ennek feltétele viszont a belső hálózat kiépítése volt. Sajnos a támogatás ingadozó mértékű és tervezhetetlen volt, esetenként csak regionális összefogással lehetett (általában könyvtárakhoz kapcsolódóan) hálózati kiépítést elérni. Mindenesetre mára több levéltár rendelkezik belső hálózati internet-eléréssel.

4.1.4. Elektronikus levelezés, internet-hozzáférés, illetve -szolgáltatás

Manapság az elektronikus posta a közlevéltárakban munkaeszközzé vált, ezt elősegítette a BFL által az önkormányzati levéltárak számára nyújtott e-mail-szolgáltatás, igaz, az intézmények többsége nem él a lehetőséggel. (Jelenleg sem érhető el elektronikusan a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár, Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára, valamint a Pest Megyei Levéltár, és van olyan megyei intézmény, ahol ingyenes [freemail, index, yahoo stb.] címeken folyik a levelezés.) A MOL önálló levélszerverrel és e-mail-szolgáltatással rendelkezik.

Az internet-hozzáférés általában a Hungarnet Egyesület útján biztosított, azonban nincs kialakult gyakorlat arra, hogy mire lehet vagy kell használni a világhálót. Néhány levéltár rendelkezik saját honlappal, ezeket általában nem szakcégek, hanem egyes levéltári dolgozók lelkesedése hozza létre, tartja karban és fejleszti.

Az internetes információ-szolgáltatás változatos mélységű. A honlapokon többnyire csak címeket, telefon- és telefaxszámokat, nyitvatartási időt, a dolgozók neveit, az intézmény rövid történetét, esetenként kiadványainak bibliográfiáját találhatjuk meg. Valódi adatszolgáltatást csak kevesebb, mint tíz intézmény ad, de ott is eléggé vegyes a kép. Részleges fondjegyzékkel (évek óta) megelégszik két levéltár, teljes fond- és állag-jegyzéket hatan szolgáltatnak. Ezen túlmutató, fond-állagadatnál részletesebb adatszolgáltatásra csak a MOL és Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára törekszik, bár ez utóbbinak az adatállománya eléggé töredékes. Valódi, on-line böngészési, keresési és listázási funkcióval ellátott adatbázist egyedül a MOL működtet, a többiek vagy egyszerű szövegfájlt, vagy strukturált HTML fájlokat alkalmaznak.

Az internetet tükörnek is tekinthetjük, ami jól mutatja a magyar levéltárak informatikai és szakmai helyzetét. A szakmai háttérről eddig csak érintőlegesen beszéltünk, pedig ez mindennek az alapja: ha egy levéltárnak nincs kiérlelt anyagstruktúrája, rendezett iratanyaga, érvényes fond- és állagjegyzéke, leltárai, repertóriumai és egyéb segédletei, akkor nincs mit „számítógépesíteni”, interneten kommunikálni. Sok levéltárnál ezek jelentik a legfőbb problémát. A honlapok kis száma, a létezők igénytelensége (tisztelet a kivételeknek) ezen túl jól illusztrálja azt a fentebb tett megállapítást, hogy a magyar levéltári vezetők többsége nem érti a levéltári informatika lényegét és jelentőségét.

A levéltáraknak létkérdés a megfelelő nyilvántartás és kutatói tájékoztatás. Hihetetlenül adatgazdag forrásokat őriznek, ezek azonban nagyon bonyolult struktúrába rendeződnek, ezért mind a nyilvántartásuk, mind a kiaknázásuk körülményes, ráadásul az egész állomány állandóan gyarapszik (tehát az adatok egy része folyamatosan avul) — summa summarum, az adatok számítógépes feldolgozása több mint kézenfekvő lenne. Mindezek ellenére nagyon szerények az elmúlt évtizedben elért eredmények.

A legalapvetőbb kutatói segédlet a fond- és állagjegyzék, ami rögzíti az iratanyag struktúráját, ugyanakkor az adatai a belső fondnyilvántartásban is felhasználhatók. Logikus, hogy a levéltárak először ezt a segédletet–nyilvántartást próbálták gépesíteni, több levéltárban az első kísérletek még a ’80-as években indultak. Tíz év után két rendszer maradt használatban, a Magyar Országos Levéltáré (Fond-X nevű) és a Budapest Főváros Levéltárában kifejlesztett.

A MOL még 1998-ban kidolgozott egy információs rendszer-koncepciót, és az adatbázis-építés ennek alapján történik, felülről lefelé. Az adatok állagszintig lemenően már évek óta teljesnek mondhatók, az adatfrissítés is rendszeresen történik, a munkaszobákban és a kutatótermekben működik a rendszer. Az adatépítés most a második fázisban van, folyik az ún. csatlakozó adatbázisok kialakítása — akár iratszintű nyilvántartást lehetővé téve — és a fond-állagleírások rögzítése (több ezer leírás már készen van, de tegyük hozzá, hogy a MOL rengeteg publikált repertóriumból, leltárból meríthet adatokat, tehát — a régi anyagnál — szilárd a szakmai alap). Megtörténtek az előkészületek arra, hogy a rendszer digitális képeket is befogadjon, a tervek szerint 2001 elején megindul a raktárjegyzékek szkennelése és integrálása. Így a MOL egy rendszerbe foglalja a rendelkezésére álló segédletek nagy részét. 1999-ben megszületett a Fond-X internetes verziója, azóta a világ bármely részéből elérhető on-line módon az adatbázis. Hátránya viszont a MOL rendszerének, hogy elsősorban kutatói használatra készült, a (fond)-nyilvántartási követelményeknek csak részben felel meg, igaz, egy nyilvántartási modul gond nélkül csatlakoztatható a rendszerhez, ennek kifejlesztése azonban még hátra van.

A MOL rendszere országos feldolgozást is lehetővé tenne, egyelőre azonban csak néhány nyilvános magánlevéltár építi vele az adatbázisát. 1998-ban elméletileg csatlakozott a program használatához hat önkormányzati levéltár is, de nem tudunk arról, hogy lenne adatbázisuk.

A BFL működő (DOS-os) rendszerét kimondottan az önkormányzati levéltárak szükségleteit figyelembe véve fejlesztették ki, azt más jelzetrendszerű levéltár nem tudja használni. Fond-, illetve állagszinten a fővárosi levéltár adatait is rögzítették. 1995-ben kezdtek hozzá egy új (Registrum nevű) rendszer programozásához Windows platformon, ennek béta verzióját hat év fejlesztés után most bocsátották nyilvános tesztelésre. A Registrum, ami a nemzetközi leírási szabvány (ISADg) ajánlásait szorosan követi, szintén lehetővé teszi az akár iratszintű nyilvántartást is.

Az önkormányzati levéltárak többsége a BFL rendszerének alkalmazása mellett döntött, néhányan — állításuk szerint — fel is töltötték az adatbázist, de nincs látható jele (publikáció, honlap, CD) annak, hogy azt valóban használnák.

A két rendszer eltérő szakmai filozófiát képvisel. A nemzeti levéltár az integrációra helyezi a hangsúlyt, a fő célja a meglévő adatok, információk, segédletek egy rendszerben egyesítése, a szabványosítás lényegében csak állagszintig érvényesül. A fővárosi levéltár viszont elsősorban a szigorú szabványosítás álláspontját érvényesíti.

A térképgyűjtemények világszerte kedvelt anyagok az elektronikus feldolgozásnál, ennek az az oka, hogy gyűjteményes jellegük miatt egyszerű a struktúrájuk, és könnyen szabványosíthatók az adatai. Magyarországon a ’90-es években párhuzamos fejlesztések folytak. A Csongrád Megyei Levéltár szentesi részlege DOS alapon kidolgozott egy kezelőszoftvert, a BFL ugyanabban az időben egy másikat fejlesztett ki. A Magyar Levéltárosok Egyesületének [MLE] Számítástechnikai Szekciója elhatározta, hogy koordinálja a feldolgozásokat, és egy országos adatbázis létrehozását segíti elő, de nem a már létező két szoftver közül választott, hanem egy olyan harmadik rendszer kifejlesztése mellett döntött, ami majd lehetőséget nyújt térképek digitalizált képének csatolására is. A külső cég által végzett munkálatok befejezését 2001-re ígérik.

A MOL legnagyobb adatbázisa az 1526 előtt keletkezett oklevelek (DL–DF gyűjtemény) alapadatait tartalmazza, és közel két évtizedes munkával készült. Jelenleg a regeszták adatrögzítése történik, már több tízezer ilyen oklevéltartalmi összefoglaló került a rendszerbe. Az adatbázis CD-je 1999-ben megjelent, az újabb, több tízezer regesztával bővített kiadás 2001-ben lát napvilágot, várhatóan ekkor kerül az egész anyag internetre is.

A fentieken kívül még számos kisebb adatbázis létezik a magyar levéltárakban, ezek lehetnek hasznosak, de mivel szeparáltak, általuk nem érvényesülhet az informatika lényege, az integráció, ami megsokszorozza az adatok hatásfokát. (A térképnyilvántartó rendszer a levéltárak összefogásának ígéretét hordozza, a DL–DF adatbázis pedig óriási adattömege miatt megkerülhetetlen — ezért emeltük ki szeparált voltuk ellenére az áttekintésünkben.) Láthattuk, hogy az adatok integrálásának igényével csak a fond- és állagnyilvántartásra épülő két rendszer, a Fond-X és a Registrum lép fel. Azok az adatbázisok, Amelyek az integrált rendszeren kívül maradnak, csak korlátozottan töltik be a funkciójukat, ha pedig sok van belőlük, akkor egyenesen veszélyeztetve van a hosszú távú fennmaradásuk. Nem vettük számításba azokat a levéltári segédleteket, melyek szövegszerkesztővel készültek — számos ilyen van, sok levéltáros számára ezek jelentik az elektronizálás csúcsát —, melyek legfeljebb a gyors javítást és nyomtatást segíthetik, de adatbázisként szóba sem jöhetnek. Nem beszéltünk — mert nem érdemelnek említést — a látványos, félig kész projektekről, melyek különféle hangzatos címek alatt futnak, de mintaadatokon túl valószínűleg soha nem jutnak, és végül használhatatlan illusztrációk maradnak. (Ezek némelyike még az internetre is fölkerül.)

Összefoglalva elmondhatjuk, hogy az őrzött iratok adatainak elektronikus feldolgozása iránt a közlevéltárak többsége megdöbbentő közönyt mutat. Csak néhány intézmény tud eredményt felmutatni, de közülük csak kettőnél lehet tudatosságot és tervszerűséget látni. Az okok visszaköszönnek: szakmai hiányosságok, a levéltári informatika meg nem értése, koncepció hiánya.

Inkább a statisztikai nyilvántartás, mint a szakmai adatfeldolgozás kategóriájába tartozik a MOL által működtetett egységes számítógépes statisztikai rendszer (MOLStat). A ’90-es évek közepe óta működő rendszer jelentősége elsősorban abban áll, hogy a köz- és a nyilvános magánlevéltárak évről-évre egységes számítógépes rendszerben küldik meg az adataikat a nemzeti levéltárnak összesítés és publikálás céljából.

A manapság olyan divatos digitalizálás terén a magyar levéltárak még a kezdő lépéseket is alig tették meg. A digitális másolatok több szakmai problémát vetnek fel: nem felelnek meg a biztonsági követelményeknek, a másolás során gyakran erős fény és fizikai hatásnak vannak kitéve az iratok, kétséges a másolatok hitelessége stb. Másrészről viszont hatalmas előnyt is kínálnak: tetszés szerint sokszorosíthatók és rendkívül sokoldalúan kommunikálhatók. A levéltári iratok digitalizált (fakszimile) másolatainak megvan a helyük a levéltárakban: adatbázissal összekötve (másként fogalmazva: rendszerbe illesztve) rendkívül hatékony eszközként szolgálhatják a kutatást, CD kiadványként pedig viszonylag olcsó és rugalmas publikálási lehetőséget kínálnak.

A Történeti Hivatal Levéltára két éve készít nagy számban digitális képeket mikrofilmről és eredeti iratokról elsősorban azzal a céllal, hogy ezáltal kivonja az eredetit a kutatóforgalomból. A BFL nemrég szerzett be egy, nagyméretű térképek színes digitalizálására alkalmas szkennert, a cél itt is az, hogy az eredeti térképeket mentesítsék a használattól (meg kell azonban mondani, hogy ez a berendezés anyagvédelmi szempontból aggályos!): a másolatok a jövendő térképnyilvántartó programmal (az MLE szervezésében — lásd fentebb) összekötve szolgálják majd a kutatást. A MOL más stratégiát képvisel: a most vásárolt szkennerrel mikrofilmről először raktárjegyzékeket fog digitalizálni, és az integrált rendszeréhez csatolni.

Több levéltár is jelentkezett digitális publikációval. Ezek akkor érdemelnek figyelmet, ha a digitális képek elektronikus segédlettel (adatbázissal) vannak összekötve. Ilyen a Magyar Országos Levéltár Királyi könyvek (1526–1848) című CD kiadványa. A tervek szerint pár éven belül az egész állagot megjelentetik (eddig az első 9 kötet látott napvilágot).

A gyűjtőterülettel kapcsolatos feladatok a levéltárak számára az egyik legfontosabb tevékenységi kört jelentik, ugyanakkor viszonylagos specifikusságuk miatt nem mindenhol élvezik a szakma megbecsülését. Fontosak, mert a mostani tevékenység határozza meg a későbbi iratanyag és adatbázisok döntő többségét, specifikusak, mert most csak a levéltárak jelenkori gyűjteményeinek kezelőit érintik.

A rendszerváltás óta nagymértékben megszaporodott azoknak a szerveknek, szervezeteknek a száma, amelyek gyűjtőterületi szempontból egy-egy levéltár illetékességi körébe kerültek. A velük való kapcsolattartás, egyáltalán a létezésüknek a puszta ismerete is jelentős többletmunkát ró egy levéltárosra. Csak néhány levéltárban működik a gyűjtőterületi szervekről készült adatbázis, többnyire kezdetleges táblákról van szó, amelyek csak alapadatokat tartalmaznak.

Az iratképző szervek többsége jelenleg nem rendelkezik a náluk keletkező, illetve őrzött iratokról adatbázissal, legfeljebb az irattári anyagukról készítenek selejtezéskor vagy levéltári iratátadáskor számítógéppel készült jegyzéket, de még manapság is érkeznek kézzel írt selejtezési jegyzőkönyvek. A levéltári iratátadáshoz kapcsolódó adatbázisok mozgása ma még nagyon esetleges, erre jelenleg sem a hivatalok, sem a levéltárak nincsenek felkészülve akár a tárgyi, akár a személyi feltételeket nézzük. Az adatbázisok cseréje olyannyira gyerekcipőben jár, hogy az iratkezelési szabályzatok a kérdést nem is érintik.

A szervek elektronikus iratkezelésének meghatározó eleme a számítógépes iktatás. Manapság egyre több szerv terjeszt be az illetékes levéltárnak olyan iratkezelési szabályzatot, melyben már az elektronikus iktatás került előtérbe, megadva a lehetőséget a szerv számára a saját adatbázisainak megalapozásához, illetve egy későbbi elektronikus iratkezelésre történő átállásra.

A levéltárak semmivel sincsenek jobb helyzetben mint a szervek. A gyűjtőterületen dolgozó levéltári munkatársak informatikai ismerethiánya gyakran az egyik fő oka annak, hogy a hivatalnál bevezetni kívánt bármiféle elektronikus iratkezelés már a kezdetekben sem a megfelelő célt fogja szolgálni. Nem megfelelő informatikai ismeretekkel elég nehéz egy olyan, a hivatal egész működésére vonatkozó szabályzatot véleményezni és jóváhagyni, amelynek az elektronikus iratkezelés és a számítógépes iktatás az alapja. Tárgyi eszközök hiánya, elavultsága, netán kompatibilitási problémák megoldhatatlan feladat elé állíthatják azt a levéltárat, amelyik esetleg egy megszűnt cég több millió adatból álló adatbázisát szeretné átvenni.

Jelenleg a magyar levéltárosok nem tudnak mit kezdeni az elektronikus iratokkal, ezért — tudomásunk szerint — nem vesznek át elektronikus iratokat a szervektől. (Igaz, az átadási határidejük még messze van, de mint említettük, most kell a megfelelő lépéseket megtenni, mert akkor már késő lesz.) Többnyire az elektronikus alapnyilvántartások adatait kinyomtatott formában veszik át, azt azonban mondani sem kell, hogy ezek messze nem pótolják a bonyolult kapcsolatrendszerben lévő elektronikus iratokat.

A levéltári informatika magyarországi alkalmazása alig több mint egy évtizedes múltra tekint vissza, tehát egy új, sok tekintetben kiforratlan szakterületről van szó. Egy kívülálló azt gondolná, hogy sűrű szakmai eszme- és tapasztalatcseréken formálódik az új diszciplína, de ennek nincs sok nyoma, a magyar nyelvű szakirodalom nagyon szegényes, a levéltárak sokszor kísérleteznek. Az informatikai beruházásokhoz szükséges szaktudás csak kevés intézményben van meg, a magas költségek pedig szintén arra ösztönözhetnék a levéltárakat, hogy összefogással csökkentsék azokat (pl. közös beszerzések, több levéltárat kiszolgáló oktatólaborok stb.).

A levéltári együttműködés-képtelenség persze nem csak az informatikát jellemzi, így van ez más területeken is, ennek elemzése, okainak feltárása nem ennek a tanulmánynak a feladata. A fontosabb tényeket azonban regisztrálni kell, és a specifikus okokra is fel kell hívni a figyelmet.

A ’90-es években két olyan szervezet volt, amelyik fóruma és katalizátora lehetett volna a valós informatikai együttműködésnek: a Magyar Országos Levéltár és a Magyar Levéltárosok Egyesülete — egyik sem tudta betölteni ezt a funkciót. Ráadásul — főleg személyi ellentétek miatt — a ’90-es évek közepén gyakorlatilag megszakadt a szakmai kommunikáció a két szervezet között.

Az MLE számítástechnikai szekciója, illetve az abban meghatározó befolyással bíró BFL több kísérletet tett az együttműködés elindítására: a tagok közösen indultak pályázatokon, közös hardver- és szoftverbeszerzéseket eszközöltek, pl. a TextLib nevű könyvtári adatbázis-kezelő programot így vették meg. A fővárosi levéltár térítésmentesen kínálta a fond- és állagkezelő valamint a térkép-nyilvántartási szoftverét, felajánlotta az e-mail szerverét a társlevéltáraknak. A szekciónak évente többször is voltak találkozói, ahol az informatikában érintett dolgozók kicserélhették a tapasztalataikat. Az eredmények azonban rendre elmaradnak: a TextLib használatáról nincs visszajelzés, a fondnyilvántartó adatbázisukat fel sem töltik a levéltárak, vagy ha igen, akkor nem használják, az e-mail helyzetet az előzőekben ismertettük. Ez a „visszacsatolás-hiány”, ami végig jellemzi az együttműködést, arra utal, hogy a projektek soha nem fejeződnek be, viszont mindig újak indulnak.

A kudarc több okra vezethető vissza. A projektekben nem látható a következetesség és a konzisztencia, ezért azok nem épülnek egymásra, sokkal inkább jellemzi őket az ötletszerűség (fondnyilvántartás, TextLib, térképnyilvántartó [három változatban], Registrum — nem kapcsolódnak, nem alkotnak egy rendszert). Ez főként amiatt van, mert hiányzik a professzionális alap, nincsenek szakmai viták, cikkek, egy hosszú távú koncepció, amire a projekteket „fel lehetne fűzni”. A másik fontos ok a levéltárak informatikai közönye és hozzá nem értése, az előzőekben erről bőven esett szó. Figyelemre méltó tény, hogy az MLE szakszekciójának ülésén nagyon kevés levéltáros vesz részt, ők is passzívak. A levéltári informatika nem számítástechnikai szakemberek belügye, hanem elsősorban archivisztikai szakkérdés!

Nem volt sikeresebb a MOL sem, igaz, neki csak egy kísérlete volt, amikor a fondnyilvántartó rendszerét ajánlotta a csatlakozó levéltáraknak, közülük többen még a kapott szoftvert sem installálták.

Jelenleg továbbra is fennáll a patthelyzet a MOL és az MLE között. A MOL gyakorlatilag nem vesz részt az MLE informatikai tevékenységében — az egyébként nem is illeszthető bele a hosszú távú koncepciójába —, szakmai súlya miatt azonban nem negligálható. A helyzet legfőbb kárvallottja valószínűleg a levéltárügy, bár kérdéses, hogy amíg a magyar levéltárosok többségének hozzáállása nem változik meg, lehet-e lényeges, általános haladást elérni.

A fentiekből leszűrhető az a tény, hogy a magyar levéltárak informatizálásának legnagyobb akadálya nem az anyagi források szűkössége, mégcsak nem is a szakképzett munkatársak hiánya, hanem a levéltárakban uralkodó elavult szemlélet és a szakmai munka hiányosságai. Közhelynek tűnő kijelentés az, hogy „a levéltári informatika csak eszköz a szakmai célok elérésére” — látszólag mindenki egyet is ért vele —, mégis érdemes megvizsgálni, hogy ki milyen eszközt ért ez alatt, és milyen célok elérésére kívánja azt felhasználni.

Az előzőekben láttuk, hogy a magyar levéltárosok többsége már nem utasítja el az számítógépet, de lényegében csak intelligens írógépnek tekinti, és annak is használja. Ha csak ezt látjuk a számítógépben (és szélesebb értelemben az informatikában), akkor a lehetőségek ezrelékét sem használjuk ki, nem beszélve arról, hogy ilyen szerény eszközzel szinte semmilyen érdemleges szakmai célt nem lehet elérni. A számítógépben–informatikában olyan komplex szervező és kommunikációs eszközt kell látnunk, ami megsokszorozza a munka- és adatszervezésünk hatékonyságát, és — kifelé és befelé egyaránt — rendkívül nyitottá teszi a levéltárat a társadalom, a világ felé. Nem csak az eszköz jellemezhető a komplex jelzővel, hanem az elérendő cél is.

A komplexitás összetettséget jelent, ami feltételezi a bonyolult dolgok rendszerezettségét, különben nem komplexitásról, hanem káoszról beszélhetünk. A rendszer esetünkben kulcsszó, és több szempontból is elválaszthatatlan az informatikától, másképpen fogalmazva: az informatika csak rendszerben működik. A rendszerszemlélet a legfontosabb, amit elsőként a levéltárosoknak el kell sajátítaniuk, ezt kell a szemléletük középpontjába állítaniuk. Még az informatikai alkalmazás előtt mindent rendszerezni kell: a számítógépesítendő levéltári anyagot (az adatokat), a munkafolyamatokat, a munka eredményét, a hardver- és a szoftverberuházásokat stb. Nem harmonizált (azaz rendszerbe nem foglalt) fejlesztések, illetve tevékenység (kiadvány- és segédletkészítés, PR, internet, kutatószolgálat stb.) hatástalanítják az informatikai eredményeket, de ugyanezt mondhatjuk a tisztán szakmai jellegű kérdésekben: elszigetelt adatbázisok, önálló szövegfájlok keveset érnek, egy kritikus mennyiség fölött pedig áttekinthetetlenné válnak, ellenben ha megfelelő rendszerbe vannak foglalva, akkor minden lehetőséget ki tudunk aknázni.

Nem lehet eléggé hangsúlyozni, hogy informatikai fejlesztéseket csak szilárd szakmai alapokon lehet végezni, különben azok csak pazarló, sok hasznot nem hozó presztízsberuházásokat eredményeznek. Ez azt is jelenti, hogy a levéltárnak először a saját rendszerét kell létrehozni, az anyagát rendezni, majd segédleteket készíteni, és csak azután foghat az informatikai feldolgozáshoz. Sok levéltárban először „szakmai rendszerváltozásnak” — másképpen fogalmazva: szakmai szemléletváltozásnak — kell lezajlania ahhoz, hogy elkezdődhessék a tudatos informatikai rendszerépítés.

Az informatikai fejlesztés gondos elemzést és hosszútávú tervezést igényel. Először a levéltár minden tevékenységét át kell tekinteni, és meg kell vizsgálni, hogy azokból mi gépesíthető. Ilyen tevékenység lehet pl. a kutatószolgálat, a raktárszolgálat, a levéltár által végzett ügyiratkezelés, statisztikai adatszolgáltatás, szakmai nyilvántartások, segédletek, kiadványkészítés stb.

Második lépésként hosszú távú szakmai koncepciót, stratégiát kell kidolgozni, amelyben meghatározzuk, hogy mely funkciókat és feladatokat kívánjuk informatikával feldolgozni, kezelni és kommunikálni, és ezt milyen módszerrel tesszük. Egy példa a szakmai stratégiára: elsőként létrehozzuk a levéltárban őrzött fondok és állagok elektronikus nyilvántartását, ehhez kapcsoljuk a külső fondnyilvántartást, majd elvégezzük a fondok és állagok leírását a már publikált segédletek felhasználásával (szkennelésével), majd ennek befejezése után az adatbázishoz csatoljuk a részletesebb segédleteket (pl. raktárjegyzékek, lajstromok) elektronikus formában. A szakmai adatbázis forrásul szolgálhat tematikus kiadványokhoz, és alapja lehet egy internetes on-line adatbázisnak, ami lehetővé teszi, hogy a kutatók az alapvető szakmai adatokhoz önállóan, a levéltáron kívül is hozzájussanak, nem kevés fáradságtól kímélve meg a levéltárosokat.

Harmadik lépésként rendszerstratégiát kell kidolgozni, amelyben azt részletezzük, hogy a szakmai adatbázist (fondnyilvántartás, -jegyzék, -leírások) hogyan lehet egy rendszerbe foglalni az adminisztratív, ügyviteli és statisztikai adatbázisokkal (pl. kutatótermi nyilvántartás, elektronikus ügyiratkezelés). A rendszerstratégiának pontos határidőket tartalmazó ütemtervnek kell lennie. A teljes rendszer magjának a szakmai adatbázisnak kell lennie, a többinek ehhez kell igazodnia. Ez is mutatja, hogy a rendszer nem egyetlen adatbázist jelent, alrendszerekből állhat, amelyek többé-kevésbé szoros kapcsolatban állnak egymással.

Az informatikai stratégia ismeretében szabad csak hozzákezdeni az infrastruktúra kiépítéséhez. Az informatikai infrastruktúra sokkal többet jelent, mint számítógépek és nyomtatók összességét. Előbb vagy utóbb minden nagyobb (pl. önkormányzati) levéltárnak létre kell hoznia a belső hálózatát — a több telephellyel rendelkező intézményeknél ez egyenesen sürgető szükségesség —, és ki kell építenie az internetes adatszolgáltatását.

Az infrastruktúra-tervezés komoly számítástechnikai ismereteket feltételez, ezért érdemes külső szakértők segítségét igénybe venni. Olyan kérdéseket kell előre eldönteni, hogy milyen platformon fusson a rendszer (pl. UNIX), milyen szerver működtesse azt (pl. SUN), milyen adatbázis-szerver kezelje az adatbázisokat (pl. Oracle), milyen legyen az adatátvitel (pl. mikrohullámú) stb.

Az infrastruktúra-beruházásoknak nyilvánvalóan igazodniuk kell az adottságokhoz és a pénzügyi lehetőségekhez, hiszen nem kevés pénzt igényelnek. Mégis azt kell mondanunk, hogy a legtakarékosabb megoldás a tudatos tervezés, egy jól felépített és drágának tűnő infrastruktúrát egyébként több, egymásra épülő fázisban is létre lehet hozni. A tudatosságot nélkülöző, vagy rossz stratégiára épülő beruházások egyrészt hatástalanok lesznek (pl. a különböző modulok nem működnek együtt), másrészt elfecsérlik a szűkös forrásokat.

Adatok nélkül nem ér semmit a legdrágább rendszer sem, ezért a szakmai adatbázis kiépítésére különös hangsúlyt kell fordítani. Az adatállomány-építést mindig felülről lefelé kell folytatni, azaz először a legalapvetőbb nyilvántartást, a fond- és állagjegyzéket kell elektronizálni, majd szintről-szintre haladva egyre részletesebben kell feltárni és gépre vinni az adatokat. Mindez, persze, komoly szakmai munkát feltételez. Először is pontos, átgondolt anyagrendszert kell kialakítani, majd le kell írni a fondokat és az állagokat (ehhez először tanácsos elkészíteni egy leírási szabványt), utána ki kell bontani a sorozatokat (ez feltételezi, hogy a fondok középszinten megfelelően rendezettek) A felülről lefelé történő adatépítés nem zárja ki, hogy a leggyakrabban kutatott iratokhoz, levéltári anyagokhoz darabszintű segédleteket (adatbázisokat) készítsünk, és azokat megfelelő formában (CD–ROM-on, a levéltár kutatótermeiben elhelyezett számítógépeken, interneten közvetített adatbázis) nyilvánossá tegyük, hogy a felhasználók a leggyorsabban és legegyszerűbben jussanak hozzá a számukra szükséges adatokhoz. Ezeket az adatbázisokat azonban előbb vagy utóbb integrálni kell a rendszerünkhöz.

Megsokszorozhatja az adatok hatékonyságát, ha a levéltárak közös adatállomány-építést folytatnak — erről bővebben lásd az 5.2.3. fejezetet —, hiszen sok az átfedés és a kiegészítés az állományok között, még szétszakított fondok is előfordulnak, néha a levéltárosok sem tudnak róla.

Fakszimile digitális másolatokat jól lehet használni a kutatószolgálatban (fénymásolatok helyett), még inkább a levéltári kiadványoknál (pl. forráskiadványok publikálása CD-n), de a valóban effektív alkalmazást az jelenti, ha levéltári segédleteket vagy iratokat digitalizálunk, az így elkészült másolatokat pedig integráljuk az informatikai rendszerünkbe.

Említettük, hogy a digitális másolatok jelenleg — és belátható időn belül — nem tekinthetők biztonságosnak a hordozók instabilitása és a szabványok hiánya vagy gyors változása miatt. Nem megnyugtató, hogy a berendezések többsége a hagyományos fénymásolókhoz hasonlóan erős fény- és mechanikai hatásnak teszi ki a másolandó iratokat. Másrészről viszont a digitális másolatok hallatlanul mobilak és kommunikálhatók, ami azt jelenti, hogy egyrészt könnyen és tetszés szerinti számban sokszorosíthatók, másrészt hálózat segítségével gyorsan továbbíthatók. Az előbb említett súlyos szakmai hátrányokat úgy küszöbölhetjük ki, ha a másolatokat egy garantáltan biztonságos és anyagkímélő hordozóról, mikrofilmről készítjük.

A levéltári iratok digitalizálása bevonható — sőt, bevonandó — az adatállomány-építésbe. Bár nagyobb fondok vagy állagok iratainak digitalizálása számos akadályba ütközik (hatalmas hardver- és élőmunkaigény, alacsony termelékenység stb.), egyes kisebb, erősen kutatott irategyüttesek elektronikus fakszimile képeit érdemes csatolni az informatikai rendszerhez, nem beszélve a kéziratszerű segédletekről (pl. lajstromok), amelyek kiválóan kiegészíthetik a fentebb vázolt felülről lefelé építkező integrált szakmai adatbázist. Mindez fordítva is érvényes: ha eredeti iratokat digitalizálunk állományvédelmi vagy biztonsági céllal, akkor a képeket elektronikus segédlettel kell ellátnunk — ami lehet akár egy hagyományos jegyzéknek megfelelő HTML fájl vagy egy sokoldalú keresést, szűrést lehetővé tevő adatbázis —, különben a képek áttekinthetetlenek lesznek.

Az előzőekben láthattuk, hogy a 20. század végi–21. század eleji levéltárak összehasonlíthatatlanul nyitottabbak a társadalom, sőt, a világ felé, mint akár pár évtizeddel korábban, és a nyitás, a nyitottság legfontosabb eszköze az informatika. A CD-publikációk, a kutatótermekben elérhető adatbázisok, az interneten olvasható levéltár-ismertetések stb. mind az informatika révén jöttek létre. Egy modern levéltárnak a — divatos szóval élve — PR-stratégiáját is ki kell alakítania, pontosabban az adat- és információ-kommunikációt bele kell foglalnia a fentebb részletezett informatikai stratégiába.

Az adatkommunikáció sikere elsősorban a szakmai stratégia eredményeitől függ, hiszen a publikum főleg a levéltári iratokban lévő információkra kíváncsi. (Ha egy levéltár internetes honlapján lényegében csak a levéltár címe, telefonszáma, az igazgató neve és a levéltár pár oldalas leírása található, az sok mindent elárul a vezetőség felfogásáról és az intézményben folyó szakmai munkáról.) Adatokat kommunikálunk, amikor az intézményi adatbázist, valamint a digitalizált iratképeket hozzáférhetővé tesszük a kutatóter-mekben, a levéltári munkaszobákban és — az internet segítségével — a világban, amikor CD-n jelentetünk meg kiadványokat, és nyilvánvaló, hogy ezek egy hosszabb szakmai munka eredményét jelzik.

A jövőben a levéltárak nem negligálhatják a kommunikációs kényszert, ha nem akarnak lemaradni az intézmények/intézménycsoportok és tudományágak társadalmi versenyében. (Ha így történik, annak érzékelhető költségvetési következményei lesznek.) Ezt elkerülendő hatékony szakmai és informatikai munkát kell végezniük, és ennek eredményét a lehető leghamarabb kommunikálni kell a világ felé.

Az adatkommunikáció azonban nem egyirányú, a levéltárak nemcsak adnak, hanem kapnak is adatokat, sőt, egyre több információ már csak így érhető el. A nemzetközi kapcsolatokban az elektronikus posta (e-mail) már fontosabb, mint a telefon, a fax vagy a hagyományos levél, egyre több hír és publikáció már csak interneten olvasható. Az a levéltár, amelyik nem kapcsolódik be ebbe az elektronikus véráramba, automatikusan kizárja magát a szakmai közösség meghatározó szegmenséből.

Egy levéltári informatikai program megvalósításának komoly személyi feltételei vannak, és ezzel a levéltárak vezetőinek számolniuk kell. Nem kell mindent házon belül elvégezni, sok feladatot rá lehet bízni erre szakosodott külső cégekre (pl. szoftverírást, digitalizálást, adatrögzítést). A szakmai koncepció, az informatikai stratégia kidolgozása azonban nem bízható másra, ezt az alkalmazó levéltárban kell elvégezni (természetesen, tanácsot erre vonatkozóan is érdemes kérni külső szakemberektől). Ugyancsak a levéltárat terheli a rendszer fenntartása, karbantartása, az állagőrzés — ezek sok szakértelmet és napi feladatvégzést követelnek. A nagyobb közlevéltáraknak érdemes egy főállású informatikai szakembert alkalmazniuk. Informatikusok többen is dolgoznak a magyar közlevéltárakban, egy másik szakemberből azonban krónikus hiány van: olyan levéltárosból, aki alapszinten elsajátította a számítástechnikai ismereteket, és tud rendszerben gondolkodni. (Ez sokkal többet jelent, mint jó szövegszerkesztő- és táblázatkezelő-ismeret.) Minden, az informatikát átfogóan alkalmazó levéltárban kell lenni legalább egy olyan felelős levéltárosnak, aki érti mind a számítástechnikát, mind a levéltártant. Amelyik intézményben nincs ilyen, a két területet ötvöző szakember, ott kevés az esély a sikerre.

Döntő fontosságú a levéltár vezetésének a magatartása. Nem elég szavakban hangsúlyozni az informatika fontosságát — ahogy most történik —, a fentiekben láttuk, hogy a gyakorlat teljesen más képet mutat. Nem kell minden vezetőnek értenie az informatikához, de az igenis megkövetelhető, hogy világos szakmai célokat alakítsanak ki, hogy megtalálják azokat a munkatársakat, akikre a program végrehajtását rábízzák, és hogy megteremtsék a sikeres megvalósítás szakmai, anyagi és munkafeltételeit.

Mivel az informatika alkalmazása sok új ismeretet elsajátítását feltételezi, a levéltár dolgozóit megfelelő képzésben kell részesíteni. Közismert, hogy az informatikai ismeretek viharos gyorsasággal avulnak el, ezért a képzésnek rendszeresnek kell lennie. A nagyobb levéltári intézményekben érdemes egy oktató-laboratóriumot létrehozni, de megoldás lehet az is, ha több levéltár összefog, így egyébként meg lehet osztani a beruházás költségeit is. A rendszeres oktatásnak megvan az a haszna is, hogy egy idő után természetessé válnak ezek az új eszközök a levéltárban, és nem lesz mentális akadálya az informatikai programok megvalósításának.

A korábbiakban láttuk, hogy a szemléleti problémák egyik meghatározó következménye a hazai levéltári informatikai együttműködés kezdetleges állapota, a közös programok, beszerzések, fejlesztések hiánya, az együttgondolkodás és együtt cselekvés minimális szintje. A levéltárak közös fellépése az informatikai beszerzések és fejlesztések árcsökkentő hatásán, valamint a tapasztaltcserék előnyein kívül hosszabb távon növelheti a levéltári szakma esélyeit az információs versenyben, fokozhatja érdekérvényesítő képességét az államigazgatásban, a kulturális vagy akár a pénzügyi szférában.

Magától értetődő, hogy a levéltárak másutt már bizonyított módszerek alkalmazásával sok fölösleges kísérletezést és zsákutcának bizonyuló fejlesztést takaríthatnak meg. Ennek előfeltétele azonban, hogy közöttük szakmai konszenzus jöjjön létre az informatikai programok alapelveit és szakmai követelményeit illetően. A különböző levéltárközi fórumokon ki kell dolgozni és a szakmai közösséggel el kell fogadtatni

· egy egységes fond- és állagnyilvántartó rendszer adatbázis-szerkezetére, nyilvántartási, keresési és rendezési funkcióira vonatkozó követelményeket, melyek lehetővé teszik a különböző levéltári állományok adatainak összekapcsolását és adatcseréjét (a levéltári törvény végrehajtási utasításaként pár hónapon belül megjelenő, a köz- és nyilvános magánlevéltárakra kötelező szakmai követelményrendszer várhatóan egységes számítógépes fondnyilvántartást fog előírni),

· a levéltári iratok leírásának, az elektronikus segédletek készítésének szabályait,

· a levéltárak gyűjtőkörébe tartozó szervek nyilvántartására szolgáló adatbázisok szerkezetét, különös tekintettel azok későbbi összekapcsolási lehetőségére,

· a levéltári digitalizálás egységes követelményeit (különös tekintettel arra, hogy az iratok tömeges digitalizálását külső cégek is végezhetik), valamint a digitalizált levéltári állományok, adatbázisok tárolásának, hosszú távú biztonságos megőrzésének módszereit,

· a levéltári informatikai hálózatok kialakításának és működtetésének alapelveit és követelményeit,

· a levéltárosok és más levéltári dolgozók számítástechnikai képzésének alapelveit.

Az informatikai fejlesztések alapelveinek összhangba hozása teremtheti meg a szakmai alapját annak, hogy a későbbiekben a programok ne egymástól elkülönülten, hanem egymásra épülve, egy későbbi, magasabb szintű integráció reményében folytatódjanak. Amennyiben az alapok tekintetében konszenzus érhető el a levéltárak között, a további együttműködésre és koncentrált fejlesztésekre számos lehetőség nyílik.

A közös beszerzések egyik közvetlen haszna lehet az árak csökkentése. A közbeszerzés rendszerében ez az előny vagy nagyobb értékű berendezések közös beszerzése és használata esetén, vagy olyan beszerzésekre érvényes, amelyekre nincs kijelölt forgalmazó. Egyes nagyobb értékű informatikai eszközök (mikrofilm- vagy nagyméretű síkágyas szkennerek, DVD-írók, digitális kamerák, speciális nyomtatók stb.) közös beszerzése és használata a költségeket is megoszthatja, és a jobb kihasználtság a berendezések működtetésének hatékonyságát emelheti. Ezek a megoldások nyilvánvalóan jobban kedveznek a földrajzilag egymáshoz közelebb fekvő intézményeknek, de megfelelő szervezéssel — és az iratok helyett a berendezések mozgatásával — egymástól távolabb lévő levéltárak is találhatnak közös befektetési, beszerzési lehetőségeket. A közös beszerzések előnyeit a hivatalokban általánosan használt szoftverek (irodai programcsomagok, levelező rendszerek, eszköznyilvántartó programok stb.) esetében is lehet és érdemes érvényesíteni.

A közös beszerzésekkel elérhető eredményeknél jóval nagyobb távlatokat nyithat a levéltár-informatikai rendszerek összehangolása, közös fejlesztése és működtetése. Ilyen levéltárközi együttműködés révén készülhetne például a közös elektronikus fond- és állagnyilvántartás, az egységes gyűjtőköri szervnyilvántartó és a speciális iratfajták (pl. térképek, fényképek, stb.) egységes nyilvántartás rendszere (szoftvere). Természetesen, mint az előzőekben utaltunk erre, az ilyen együttműködést meg kell előznie a szakmai alapelvek-követelmények kidolgozásának és elfogadásának.

A magyar levéltárak anyaga végtelen lehetőséget kínál közös elektronikus feldolgozásra. Elméletileg szakmai akadálya nincs az ilyen együttműködésnek, mert minden magyar levéltár a proveniencia-elvet alkalmazva építi fel az iratanyagát. Egy ilyen projekt — amit meg kell előznie a rendszerek összehangolásának — minőségi ugrást jelentene az informatikai alkalmazásban, hiszen az adatintegráció átlépné az intézmények határát, és magasabb, regionális vagy országos szinten valósulna meg.

Legelőször a közös fond- és állagnyilvántartást kellene létrehozni a lehető legtöbb intézmény bevonásával. (Mint említettük, a közlevéltárakra vonatkozó egységes szakmai követelményrendszer-tervezet kötelezően elő is írja ennek megvalósítását 2003-tól kezdődően.) Ezt a nyilvántartást tekinthetjük szakmai minimumnak, még akkor is, ha sok levéltár hosszú évek, sőt évtizedek óta nem publikálta a fond- és állagjegyzékét. Egy egységesített fondnyilvántartás — a szakmai fegyelmező erején túl — nem csak kitűnően használható segédletet adna a kutatók kezébe, hanem kiderülne sok-sok párhuzam és átfedés az őrzött iratokban, ami segítené a profiltisztítást az iratokban és a gyűjtőkörben egyaránt.

Sok levéltár őriz hasonló típusú anyagot, anyakönyveket, közgyűlési iratokat, úrbáriumokat, összeírásokat, térképeket (egy ilyen projektet szándékozik elindítani az MLE) stb. Ezek közös feldolgozása (adatbázisban és digitális fakszimile képben) megsokszorozná a saját adatállomány hatásfokát, különös tekintettel a fentebb említett párhuzamokra és átfedésekre.

Minőségileg némileg más együttműködést jelentenének a modellszerű feldolgozások. Például a megyei vagy városi közigazgatási szervekben rengeteg a közös elem, ezek általános (modellszerű) leírását minden önkormányzati levéltár fel tudná használni, és ha ehhez hozzáteszi a saját, egyedi adatait és kiegészítő információit, akkor komplett és igényes leírással tud szolgálni a kutatóknak.

Közös projektek eredményeként lehetőség nyílna arra, hogy a levéltárak adataikat, de akár digitalizált irategyütteseiket is egységes on-line adatbázisokba olvasztva szolgáltassanak adatokat a külső felhasználók számára, de említhetjük a közös kiadványokat is, hiszen az adatbázisok logikus forrásai a publikációknak. Az összefogások lehetnek országos méretűek, de alacsonyabb szintű (pl. regionális) vagy tematikus kooperációk is hasznosan működhetnének.

A levéltárak informatikai együttműködésének kulcsa a levéltárosok szemlélete és az informatikához való viszonyuk. A közös projektek csak akkor fognak megvalósulni, ha azok értelme és haszna minden érintett levéltári döntéshozó előtt nyilvánvalóvá válik. A tudatosítás legjobb eszköze a képzés, és mivel a levéltáros közösség kicsi, itt is szükséges lenne az összefogás. Egyrészt azért, mert kevés levéltárnak van — pontosabban szólva: jelenleg egynek sincs — kellő számú szakavatott oktatója, illetve megfelelő infrastruktúrája (oktató labor), másrészt mert lehetőséget kell teremteni a speciális levéltári szakanyag kidolgozására és átadására.

A képzésnek szinte az összes levéltári szakdolgozót, levéltárosokat, segédlevéltárosokat, kezelőket érintenie kellene, és nem csak alapszintű hardver-ismereteket, valamint irodai program-alkalmazásokat lenne szükséges oktatni — ezt bármely magáncég meg tudja tenni —, hanem kimondottan levéltári informatikát is, elméleti kérdésektől kezdve adatbázis-kezelésen, digitalizáláson keresztül honlap-készítésig bezárólag. Nagymértékben növelné a siker esélyét, ha az oktatási tematikában sikerülne szakmai konszenzust elérni.

A piaci viszonyok komoly etikai dilemmát okoznak a levéltárosi közösségnek a rendszerváltozás óta. Vannak negatív tapasztalatok a „vállalkozó levéltáros”-sal kapcsolatban, de nyilvánvaló, hogy a piaci viszonyok elől nem lehet elzárni a levéltárakat. (Egy szemléletes példa: évek óta aktívak azok a családkutató magánvállalkozások, melyek a levéltárak infrastruktúrájára és díjmentes szolgáltatásaira építve működnek, ezek tulajdonképpen ingyenes munkaerőként használják a levéltári dolgozókat.) A közlevéltáraknak alkalmazkodniuk kell a megváltozott körülményekhez, de ezt úgy kell csinálniuk, hogy a közszolgáltató funkciójuk nem kérdőjelezhető meg. Ez egy kényes egyensúlypont, aminek megtalálása nem egyszerű feladat, csak kísérletezések és tisztázó etikai viták útján lehet eljutni a megoldásig, ami nagyon sürgető, mert az információs társadalom a feszültségeket ugrásszerűen megnöveli.

Az alkalmazkodás azt jelenti, hogy a levéltáraknak új területekre kell merészkedniük (pl. PR, arculatformálás), számos eddigi tevékenységüket, álláspontjukat felül kell vizsgálniuk, és ahol szükséges, ott változtatni kell. Tudomásul kell venni, hogy a pénzforrásokért — az államiakért is! — kendőzetlen verseny folyik az érdekcsoportok között, és ebben a versenyben az kerül jobb pozícióba, aki több eredményt tud felmutatni és jobban tudja eladni magát. Az informatika egyszerre eszköz és elérendő cél a versenyben.

Egy jól működő intézmény esetében az alkalmazkodás első lépéseként ki kell dolgozni a levéltár PR-stratégiáját, majd „kiterjedt arculatát”, azaz az intézmény teljes működési területére, minden külső és belső vizuális megnyilvánulására vonatkozó arculattervét (védjegy, emblémák, piktogramok, logotípia a levéltár honlapján, levélpapírján, borítékján, dolgozói névjegyein, belépő és azonosító kártyáin, hirdetésein, publikált éves jelentésein, hírlevelein, plakátjain, prospektusain, katalógusain, reprezentatív kiadványain stb.), méghozzá nem műkedvelő levéltárosok házilagos próbálkozásai révén, hanem hivatásos dizájner(ek) bevonásával. A levéltár ezeken keresztül jelenik meg a felhasználók előtt, és ha a róla alkotott kép érdekes, vonzó, valamint el is jut a felhasználókhoz, akkor végre kiléphet az ismeretlenség homályából, és potenciális felhasználók tömegeiben keltheti fel az érdeklődést. Egyébként ez a költségvetési pénzek megszerzésének egyik módja: ha a levéltár eredményeket mutat fel, pontos statisztikai kimutatással támasztja alá a vele szemben jelentkező nagyarányú felhasználói érdeklődést, bizonyítva ezzel saját fontosságát, akkor az állam nem utasíthatja el kézlegyintéssel az állampolgárok igényeinek kielégítését célzó kéréseit.

Ugyanakkor fölösleges arculattervezésről beszélni addig, amíg a levéltár nem dolgozza ki az intézményi filozófiáját és — ennek szolgálatába állítva — hatékony személyzeti politikáját, illetve nem igazítja a szervezeti és működési szabályzatát, belső ügyviteli rendszerét és vezetési stílusát a kor követelményeihez. Mindez a gyakorlatban a munkaerő humánus de céltudatos szelekcióját, az intézmény céljának és a dolgozók feladatköreinek pontos meghatározását, feladatorientált tréninget, folyamatos ön- és továbbképzést, a feladat megértésén alapuló elkötelezettséget, motivációt, mérhető teljesítményeket, szigorú monitoringot és számonkérést, rendszeres dolgozói visszajelzést és teljesítmény-arányos javadalmazást jelent.

A Nemzeti Informatikai Stratégia meghatározása szerint a nemzeti kultúra a társadalom és az egyén közös terméke, amely értékeken és nemzeti identitáson alapszik, ugyanakkor gazdasági aktivitás is, ami különböző termékeket és szolgáltatásokat hoz létre. Ennek megfelelően a közlevéltárak fenntartásának, finanszírozásának továbbra is alapvetően állami feladatnak, a nemzeti kulturális örökséghez való hozzáférésnek pedig állampolgári jognak kell maradnia. Az információs társadalom piaci viszonyai közepette azonban a közgyűjtemények hatalmas és egyedülállóan értékes adatforrásaik birtokában olyan előnyös pozícióba juthatnak, amit kihasználatlanul hagyni — a várhatóan továbbra is korlátozott állami támogatás mellett — hallatlan pazarlás lenne. Márpedig az államnak és az állami intézményeknek kötelességük a rendelkezésre álló erőforrásokat pazarlás nélkül, hatékonyan felhasználni.

A tisztánlátás érdekében meg kell jegyezni, hogy itt nem pusztán üzleti lehetőségről van szó, hanem erős kényszerről is. Az információs társadalom felhasználói oldaláról jelentkező, és a korábbi fejezetekben részletezett elvárások, valamint az ICT beruházások rendkívül magas költségigényei elkerülhetetlenné teszik, hogy a közlevéltárak alkalmazkodjanak a piacgazdaság körülményeihez. Amíg a közlevéltárak fenntartása, illetve az ott dolgozók bérezése — a kutatási, oktatási, közgyűjteményi infrastruktúrának az információs társadalom kiépítésében játszott, az állam által szüntelenül hangsúlyozott kitüntetett szerepe ellenére — továbbra sem szerepel a kiemelt költségvetési prioritások között, addig a levéltár-informatika fejlesztését, üzemeltetését kizárólag a költségvetési támogatásra alapozni irracionálisnak tűnik.

A Nemzeti Informatikai Stratégia a következőképpen fogalmaz a témánkkal kapcsolatban: „Az informatika széles spektruma a munkaerőpiacon a keresett, jól fizetett területek közé tartozik: a kulturális örökség gondozásával, feltárásával foglalkozó területek viszont napi anyagi gondokkal küszködnek, működési és munkabér költségek tekintetében egyaránt. A következmény: az informatika integrálása bérfeszültségekkel és finanszírozási gondokkal jár. (...) A kulturális örökség gondozásával, kezelésével foglalkozó szakemberek az információ tartalmi feltárásában közvetlenül nem érdekeltek, gyakran ellenérdekeltek. A jogvédelem hiánya és tökéletlensége mellett, a nem megfelelő nyilvánosság az információ-gazdálkodást is veszélyezteti. (...) Az informatikai alkalmazásokra költött állami pénz gyorsan és nagy hozammal megtérülő befektetés. Az információ értékes vagyontárgy, sok esetben fizetni kell érte. Például az alapnyilvántartások üzleti célú eléréséért az adatok tulajdonosa, az állam pénzt kérhet.”

A levéltárak jelenleg nem folytatnak üzleti tevékenységet, bár az egyébként térítésmentesen hozzáférhető dokumentumaikról készült másolatokért reprográfiai díjat szednek, igaz, a befolyó összeg nem marad az intézményeknél, hanem a nagy közös kasszába vándorol. A hagyományos másolatok előállítási költsége és az értük kapott összegek jelentéktelenek az internetes felhasználóktól — megfelelő marketing és PR-tevékenység esetén — várhatóan befolyó összegekhez képest. Az interneten elérhetővé tett digitalizált dokumentumok ugyanis nem egyebek, mint a hagyományos reprográfiai kópiáknál jóval magasabb költségek mellett előállított másolatok.

Minden digitalizált irat, fénykép, film vagy hanganyag, térkép, tervrajz, stb. megtekintéséért vagy letöltéséért díjat lehet kérni, mivel ezek a kulturális örökség részét képező eredeti levéltári anyagokról készült, drága másolatok. Azok a felhasználók, akik pénzt, időt, fáradságot nem kímélve, esetleg az ország távoli részéből a levéltárba utazva az eredeti dokumentumokat fizikai valóságukban szeretnék tanulmányozni, természetesen továbbra is térítésmentesen megtehetik, feltéve, hogy az állományvédelmi szempontból megengedett. A digitalizált formátum természetesen olyan eredeti, felbecsülhetetlen eszmei értékű levéltári anyagokat is hozzáférhetővé tesz a nagyközönség széles rétegei számára, amelyekről a legtöbb ember már az általános iskolában hallott, de sohasem látott. Ez jelentékenyen hozzájárulhat a nemzeti értékek és identitástudat megőrzéséhez is.

A családtörténeti kutatás világszerte, így Magyarországon is egyre népszerűbb időtöltés, ennek megfelelően jövedelmező üzletág is. A levéltárak, melyek a kutatásokat költséges technikai eszközökkel és még költségesebb humán erőforrásokkal támogatják, ezekből a jövedelmekből semmilyen formában nem részesülnek. A családtörténeti források internetes változatának hozzáférhetővé tételével, genealógiai kutatást segítő kiadvány készítésével, forrásismertetésekkel, levéltár-használati kurzusok szervezésével lehetne ezen a helyzeten változtatni.

A már oly sokszor emlegetett korszerű és hatékony, azaz professzionális marketing és PR-tevékenység révén a levéltárak tőkeerős üzleti partnereket csábíthatnának magukhoz, illetve web-oldalaikra. A legnagyobb szoftvergyártók és forgalmazók számára bárhol a világon elsőrangú referenciának számít egy országos jelentőségű intézmény, netán országos levéltári hálózat adatbázisainak kiépítése, hálózatának fenntartása vagy számára bármilyen szoftver telepítése, fejlesztése. A rendkívül költséges digitalizálási munkálatokra is kedvezményes ajánlatok igényelhetők külső cégektől.

Az elektronikus média részéről már napjainkban is nagyobb igény jelentkezik a levéltárak által őrzött történelmi dokumentumok bemutatására, mint amit a levéltárak jelenlegi állapotukban ki tudnak elégíteni. Jelentős nemzeti ünnepek, évfordulók alkalmából, híres történelmi személyiségekre, eseményekre vonatkozóan, a megfelelően rendezett és feldolgozott levéltári anyagból, megfelelő elektronikus segédletek segítségével könnyen és gyorsan összeállítható anyagokat lehetne a médiának értékesíteni. Ezekből ugyanakkor kiállítások rendezhetők, vagy a médiától függetlenül a piacon értékesíthető ismeretterjesztő, szórakoztató multimédiás csomagok készíthetők. Hogy ez a tevékenység külföldön nem szokatlan, példaként megemlíthetjük a londoni Public Record Office [PRO] „Titanic” csomagját[8], amely a mozifilm óriási sikerét meglovagolva a hajókatasztrófával kapcsolatos eredeti kormányzati dokumentumok másolatait tette közzé, és amelyből eddig — egyenként 75 fontos áron(!) — több mint 1 millió példányt adtak el világszerte. A PRO egyébként is élen jár a nyomtatott és az elektronikus média ügyes felhasználásban. Az 1999–2000-es költségvetési évben a PRO-val vagy az általa őrzött, publikált levéltári anyaggal kapcsolatban több mint 700 cikk, közlemény, riport stb. jelent meg a sajtóban (ebből 100-nál több vezető napilapokban), és maga a levéltár 45 filmes forgatócsoportot fogadott az év során[9]. Mindez nagyban hozzájárul a PRO széleskörű ismertségéhez, népszerűségéhez mind a felhasználók, mind a fenntartók körében, és ezért (is) az intézmény költségvetési támogatottsága évről-évre dinamikusan növekszik.

Az információs társadalomban a közgyűjteményeknek, mint tartalomszolgáltatóknak a piaci szféra hasonló szereplőivel kell megküzdeniük. A kiélezett piaci küzdelemre a levéltárakat fel kell készíteni, különben félő, hogy az ICT alkalmazásokban élenjáró, voltaképp azok által létező elektronikus média egyszerűen át fogja venni a levéltárak tartalomszolgáltató szerepét, magát a levéltárat pedig a háttéradatbázis vagy a kiszolgáló periféria szintjére degradálja, amely a saját információinak értékesítéséből származó profitból alig vagy egyáltalán nem fog részesülni.

* A tanulmány a Magyar Országos Levéltárban a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma megbízásából létrehozott munkacsoport munkájnak eredménye.

[1] A témára vonatkozó legfontosabb dokumentumok megtalálhatók a Miniszterelnöki Hivatal internetes honlapján.

[2] Nemzeti Információs Infrastruktúra Fejlesztési Program 1999–2000. Budapest 1999. május. http://www.meh.hu

[3] Az alább következő definíciók fő forrása: Rózsás Péter és Zsidai Tamás: Az információs társadalom finanszírozása. Öngerjesztő piaci mechanizmusok és állami szerepvállalás. INCO első magyar internetes folyóirat az információs korról. http://www.inco.hu/inco1/infogazd/cikk3.htm.

[4] Nyíri Kristóf: Információs társadalom és nemzeti kultúra. INCO első magyar internetes folyóirat az információs korról. http://www.inco.hu/inco1/infogazd/cikk3.htm.

[5] Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója. Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. sz. 3–13.

[6] A digitalizálásról egy másik munkabizottság készített részletes jelentést Digitalizálás a levéltárakban címmel, a téma részletes kifejtését lásd ott.

[7] A téma részletes kifejtését lásd a másik munkabizottság Digitalizálás a levéltárakban című művében.

[8] Titanic: Report and Transcripts of Evidence submitted to the British Commission of Enquiry into the loss of the SS Titanic. Document Pack. London, 1998. Public Record Office

[9] The Forty-first Annual Report of the Keeper of Public Records on the work of the Public Record Office 1999–2000