Néhány évvel ezelőtt egy rövid, ám annál fontosabb írás jelent meg a Levéltári Szemle lapjain. A cikk írója személyes tapasztalatai alapján, a magyar kutató szemszögéből mutatta be az Egyesült Államok Nemzeti Levéltárát. (Levéltári Szemle, 46. (1997) 3. sz.) A Szerző személyes benyomásai mellett néhány praktikus és érdekes információval is szolgált mindazok számára, akik kutatóként vagy magánemberként a téma iránt érdeklődnek. Ugyanakkor — lévén maga is levéltáros — nem titkolta azon véleményét, hogy a hasonló külföldi kitekintés “számos olyan hasznosítható tapasztalattal szolgálhat, melyek alkalmazása nem vagy nem elsősorban anyagi erőforrások függvénye”. A londoni levéltárban szerzett kutatási tapasztalataim közreadásával e néhány éve megkezdett hagyományt szeretném folytatni, illetve feleleveníteni. Arra teszek kísérletet, hogy követve az említett cikk tematikai szerkezetét, személyes élményeim közlése mellett olyan hasznos tudnivalókkal is megismertessem az érdeklődőket, amelyek megkönnyíthetik egy esetleges londoni kutatás megkezdését, illetve — remélhetőleg — sikeres lefolytatását is.

Az 1998–1999. akadémiai évben Soros–Chevening ösztöndíjasként végeztem levéltári kutatást Londonban, a brit nemzeti levéltárban. Kutatásom célja az volt, hogy hidegháborús tanulmányaim részeként elsődleges levéltári források segítségével térképezzem fel Nagy-Britannia nálunk gyakorlatilag ismeretlen — de magyar nyelven mindenképpen publikálatlan — katonai és diplomáciai szerepvállalását az első indokínai háborúban és az azt követő “tűzszüneti” időszakban (1945–1961).

A brit Parlament iratai nem minősülnek közokiratnak, ezeket maga a Parlament őrzi. Skócia és Észak-Írország minisztériumainak és bíróságainak iratai az Edinburgh-i National Archives of Scotland-ben (korábban Scottish Record Office), illetve a belfasti Public Record Office of Northern Ireland-ben találhatók. A helyi önkormányzatok, üzleti vállalkozások, szakmai szervezetek és egyesületek, valamint a magánlevéltári gyűjtemények iratanyagát külön levéltárak őrzik. Ezekben helyezték el a közokiratok mintegy 20%-át kitevő helyi jelentőséggel bíró iratanyagokat is. Az ilyen “letéti helyeket” alapos előzetes átvilágítás és alkalmassági vizsgálat alapján a PRO jelöli ki. A közokiratokat őrző levéltárak országos listáját egy erre a célra összeállított kormányzati kiadványban teszik közzé.

Jelenleg tehát a PRO két fő helyszínen kínálja szolgáltatásait. London belvárosában, a Myddelton Streeten található Family Records Centre-ben helyezték el Anglia és Wales 1837 után keletkezett anyakönyveit, az 1927 utáni törvényes adoptálások nyilvántartásait, valamint a 18. század vége óta külföldön született, illetve elhunyt brit állampolgárok anyakönyvi nyilvántartásait. Ez utóbbinak az ad kiemelt jelentőséget, hogy magában foglalja a két világháború során külföldön elesett brit katonák adatait is. Természetesen az itt található iratanyag egésze mikrofilm formátumban kutatható. A modernkori kormányzati dokumentumok — jelenleg kb.170 km-nyi iratanyag — a PRO “új” Kew-i (Kew Gardens London kertvárosi övezetében, a belvárostól kb. negyvenpercnyi metróútra található) épületében kerültek elhelyezésre, de hamarosan a Chancery Lane-i részlegek is ideköltöznek. (A legutóbbi időkig az 1851–1902 között épült Chancery Lane-i épületben őrizték a középkori és koraújkori iratanyagot, valamint a központi bíróságok iratait.) Ezzel az eredeti tervnek megfelelően a PRO két egymástól eltérő profilú fő részlegéhez tartozó iratanyag egy-egy külön erre a célra létrehozott épületben lesz majd kutatható.

Természetesen a levéltári törvény Nagy-Britanniában is előírja, illetve lehetővé teszi bizonyos iratanyagok harminc éven túli zárolását, elsősorban a személyes adatok, nemzetbiztonsági és nemzetközi érdekek, valamint az üzleti titkok védelme érdekében. A különböző szempontok alapján minősített iratanyagok zárolási idejét a Public Records Act-nél magasabb rendű törvények, pl. az adatvédelmi törvény határozhatják meg. A leggyakoribb zárolási időtartamok az ötven, hetvenöt, és száz év. Így pl. az adónyilvántartások száz évre zároltak. Indokolt esetben, a Lordkancellár engedélyével öt év időtartamra az egyes minisztériumok is visszatarthatnak bizonyos iratanyagokat. Az öt év leteltével a minisztériumnak újra folyamodnia kell az iratvisszatartás jogáért. Erre általában bizonyos iratok fennmaradó, tartós aktualitása miatt kerül sor. Klasszikus példa a brit Szénbányászati Felügyelet esete, amely folyamatosan visszatartja a működő bányaüzemek térképeit és tervrajzait. Ugyanakkor bizonyos iratfajták, pl. éves jelentések vagy hivatalosan publikált iratok nem esnek semmilyen időbeli kutatási korlátozás alá. Számos iratanyagot a harminc év letelte előtt minősítenek vissza. A PRO minden minisztériumot arra ösztökél, hogy tételesen vizsgálja felül iratanyagai minősítését, és ahol csak lehetséges rövidítse le a zárolási időt. Ebben a munkában, amelyet nyersfordításban gyorsított eljárásnak nevezhetnénk, a PRO minden intézménynek készséggel nyújt szakmai segítséget. Mindezek mellett minden kormányzati szervnek joga van saját hatáskörében engedélyezni akár egyszerű állampolgárok számára is, hogy betekintsenek olyan iratokba, amelyek még nem kerültek levéltárba, amelyeket visszatartottak, vagy amelyek egyébként a harminc éves korlátozás alá esnek. Ezt az adott minisztériumtól levélben kell kérelmezni.

A PRO reprográfiai szolgáltatásairól részletes tájékoztatást nyerhetünk akár az Interneten, akár a helyszínen elérhető információs füzetekből. A magyar kutató szemszögéből nézve csupán egyetlen érdekességre hívnám fel a figyelmet. Amennyiben egy irat szabadon kutatható, akkor minden további engedély nélkül fénymásoltatható is. Iratmennyiségtől függően a PRO fénymásoló szolgálata akár azonnali megrendeléseket is teljesít. Kérhetünk ún. nyitott rendelést is, amely lehetővé teszi, hogy az adott napon különböző időpontokban másoltatott iratainkért távozáskor egy összegben fizessünk. Ha a kutató másként nem rendelkezik, minden iratról automatikusan A3-as másolatot készítenek, mert az eredeti oldalak fölé a copyright és referencia (fond/állag) információkat is elhelyezik. A szolgáltatások ára (sajnos) szintén “világszínvonalú”. Egy A3-as xerox oldal ára negyven penny, azaz kb. százhatvan forint.

Hasonlóan a NARA-hoz (az USA nemzeti levéltára), természetesen a PRO esetében sem kell ma már Londonba utaznunk ahhoz, hogy kutatásunk tervezése során teljes, a legapróbb részletekig terjedő előzetes tájékoztatáshoz jussunk a levéltárat, illetve a kutatási lehetőségeket illetően. Amint az már minden nyugati levéltár esetében megszokott, a PRO internetes honlapja (http://www.pro.gov.uk) is tartalmazza a levéltárat mint intézményrendszert érintő összes információt, az alkotmányos státusztól a szervezeti felépítésen át a levéltárat és a levéltári kutatást érintő jelenleg hatályos jogszabályokig. A konkrét kutatási szándékkal a honlapra látogatók egy kattintással olyan adatokhoz is hozzájuthatnak, mint a levéltár “földrajzi” elérhetősége (közúti, vasúti, metró, busz — természetesen részletes térképekkel illusztrálva), kommunikációs csatornái (teljes telefonkönyv, levél, e-mail címek listája), de az online katalógus segítségével mindjárt konkrét dokumentumokat is kereshetünk. Mindezek mellett a kutatótermekben — csakúgy, mint az USA-ban — itt is a tájékoztató- és programfüzetek zavarba ejtően gazdag választéka áll a kutatók rendelkezésére, amelyekből az — egyébként itt is rendkívül szigorú — kutatási szabályzattól a környéken bérelhető olcsó szálláshelyekig minden olyan gyakorlati információt megszerezhetünk, amely megkönnyítheti egy sikeres és kényelmes kutatás megtervezését. A PRO online katalógusa egy több mint nyolcmillió dokumentum-referenciát tartalmazó, Internetről elérhető adatbázis. Az egyes hivatkozások a fond és az állag leírása mellett, — amennyiben az eredeti papíralapú katalógus azt lehetővé tette — az adott irat tartalmi ismertetését is magukban foglalják. A katalógus adatai alapján nemcsak pontosan azonosítható a kutatni kívánt iratanyag, illetve irat, de le is kérhető, vagyis a PRO kutatótermébe érkezve azonnal hozzájuthatunk az esetleg Budapestről megrendelt iratainkhoz. Ha nem ismerjük a kutatni kívánt iratanyag pontos címét vagy jelzetét, akkor állag mélységig maximum három kulcsszó alapján is kereshetünk a katalógusban. A kulcsszavas kereséssel jelenleg maximum ezerötszáz tételnyi találati eredményt érhetünk el.

A futurisztikus Kew-i PRO komplexumba érkező külföldi kutató (udvarias csomagvizsgálat után) a recepciós pultnál útlevele felmutatásával válthatja ki három évig érvényes olvasókártyáját, amely egyúttal mágneses belépőkártyaként, valamint számítógépes azonosító, illetve iratrendelő eszközként is funkcionál. A földszinti előcsarnok fotocellás ajtóin át a kutató egy újabb impozáns előtérbe juthat, amely az önkiszolgáló ruhatár mellett, a PRO éttermének és kávéházának, valamint ajándék- és könyvesboltjának ad otthont. A boltban a levéltár összes aktuális kiadványa és a kapcsolódó “civil” történelmi és ismeretterjesztő irodalom mellett, a szenvedélyes emléktárgygyűjtők jó pénzért PRO-s bögrét, golyóstollat, naptárt, könyvjelzőt, pólót stb. vásárolhatnak, de kaphatók itt olyan eredeti méretű, a PRO gyűjteményéből másolt történelmi plakátreprodukciók is, mint pl. az V. György királyt ábrázoló híres első világháborús toborzóplakát, amelyről a nagybajuszú és szigorú tekintetű brit uralkodó, mutatóujját rájuk szegezve, arra figyelmezteti honfitársait, hogy “Hazádnak szüksége van rád!”, vagy ennek második világháborús alteregója, amelyről a nem kevésbé szigorú tekintetű, s ezért némileg “életidegen” Sir Winston Churchill közli velünk a száraz tényt, miszerint: “ A győzelmet ki kell érdemelni!”. Ha nem engedünk a shop csábításainak, kártyánk “lehúzásával” a felső szintek kutatótermeibe juthatunk. Az első igazi meglepetések itt érik a közép-kelet-európai kutatót. A falak mentén húzódó hosszú polcsorokon a levéltár teljes állományát lefedő könyvformátumú nyilvántartások és segédletek ötlenek a szemünkbe, amelyeket a polcról leemelve, minden további nélkül könnyedén azonosíthatjuk a kívánt iratot. Ha ehhez is lusták vagyunk, a tucatnyi nyilvános terminál valamelyikén az online katalógusban is megtehetjük ugyanezt, sőt mindjárt meg is rendelhetjük a szükséges anyagot. Ugyanezen terminálokról akár haza is e-mailezhetünk, vagy szabadon kóborolhatunk az Interneten. Előbb azonban a kutatószolgálat pultjához kell fáradnia a felhasználónak, ahol legnagyobb meglepetésére egy személyhívót nyomnak a kezébe. A “csipogó” jelzi ülőhelye számát, amelyet a kártya ismételt lehúzása után be kell írni a számítógépbe. Ekkor az üdvözlés után a számítógép kéri a kívánt irat jelzetét. Nem több, mint negyven perc elteltével, az épület bármely pontján (pl. kávéház, mosdó stb.) csipogónk megszólal és kiírja, hogy hol, melyik terem melyik pultjánál vehetjük át a kért iratokat (egyszerre maximum három raktári egységet). Saját tapasztalatom szerint a várakozási idő ritkán több húsz percnél. A kutatótermi rend szigorú előírásainak megfelelően, hasonlóan az amerikai szokásokhoz, két ceruzán és írólapokon kívül a kutatóterembe semmit sem szabad bevinni, s ezt a bejáratnál őrködő és a termekben cirkáló jó kedélyű ám erélyes ügyelők következetesen ellenőrzik is. Manapság azonban a kutatók jelentős része papír és ceruza helyett laptoppal érkezik. Számukra a kutatótermekben hangszigetelő üvegfallal elkerített, megfelelő csatlakozókkal ellátott szekciókat alakítottak ki, hogy a billentyűzetek csattogása ne zavarja a többi kutatót.

Röviden összefoglalva a PRO olyan intézmény benyomását kelti, amely gyors, pontos és “felhasználóbarát” szolgáltatásai révén minden szempontból eleget tesz akár a legigényesebb kutatói elvárásoknak is. Az időben megkezdett és folyamatosan bővülő informatikai fejlesztéseknek köszönhetően Nagy-Britannia nemzeti levéltára felkészülten léphet át az új évezredbe. Nemcsak azért, mert már évekkel ezelőtt megtette a megfelelő lépéseket az elektronikus dokumentumok befogadására, hanem mert — tudatában az ország kivételes történelmi múltjából adódó felelősségének — alapfilozófiája legfontosabb részét képezi az a törekvés, hogy a jövőben az általa őrzött teljes iratanyagot a világ bármely pontján élő felhasználó számára könnyen, gyorsan és szabadon elérhetővé tegye az Interneten keresztül.

Nem szabad azonban megfeledkeznünk arról a tényről, hogy mindez végső soron annak köszönhető, hogy a brit parlament tényként fogadta el, hogy az ország levéltára az egyik legfontosabb nemzeti intézmény, amely ugyanakkor kiemelkedő nemzetközi jelentősséggel bír, és amelyre a 21. században is feltétlenül szükség lesz. Ennek megfelelően a brit kormányzat biztosította a szükséges anyagi és személyi feltételeket egy modern nemzeti levéltár működéséhez, amelyben a kutató már ma is úgy érezheti, a 21. században jár, ahol a legnagyobb hatalom az információ.

A maastrichti szerződés egyrészt a kettészakadás megszüntetésének történelmi jelentőségére utalt, másrészt annak szükségességét éreztette, hogy a jövő Európájának szilárd alapokon kell állnia. Ez az a folyamat, amelyben Európa népeinek szoros együttműködése valósulhat meg, amelyben a demokrácia és a szabadság érvényesülhet.

Az időben pontosan a két esemény közé eső határozat megerősíti a levéltárak kettős funkcióját a jövő Európájában. A levéltárakban őrzött iratok egyfelől Európa és minden egyes nemzet történetírásának nélkülözhetetlen forrásaiként szolgálnak, másrészt szabad hozzáférhetőségükkel biztosítják az információs önrendelkezést, azaz a demokrácia gyakorlásához nélkülözhetetlen tájékozódási szabadságot minden állampolgár számára. E kettős funkció alapján egyértelmű, hogy a határozat értelmében az EU tagállamainak mind egymás között, mind az EU intézményeivel szervezettebben és konzekvensebben kell együttműködniük a levéltárügy területén is.

Az egységes európai levéltárügyet a maastrichti szerződésben megfogalmazottak szerint kell megvalósítani. A G 37. számú határozat így ír erről: Az EU hozzájárul a tagállamok kultúrájának kibontakozásához, miközben megőrzi azok nemzeti és regionális sokszínségét és kiemeli a közös kulturális örökséget. Ennek szellemében az 1991. november 14-én kelt határozat elengedhetetlennek tartja az európai levéltárakkal kapcsolatos kérdések átfogó áttekintését és felszólítja a tagállamokat, hogy együtt kutassák történelmüket, s így próbálják meg feltárni identitásukat.

Természetesen az 1991-ben elfogadott határozat korántsem előzmények nélküli, hiszen az EU központi szervei már addig is több ízben foglalkoztak a levéltári anyag és a levéltárak problematikájával. Az elképzelések mindenekelőtt az Európai Közösség különböző szervei működése során keletkezett levéltári anyag hozzáférhetővé tételére összpontosultak. Ennek elősegítésére tárgyalások kezdődtek az egyes tagországok külügyminisztériumainak levéltáraival. 1989-től már a tagállamok nemzeti levéltárainak igazgatói is lépéseket tettek arra — többnyire a Nemzetközi Levéltári Tanács keretei között —, hogy megteremtsék a rendszeres összejöveteleket. Ezeken az üléseken mérlegelték az akkor még tizenkét tagállam levéltárügye koordinálásának lehetőségeit. A tárgyalások vezettek el az 1991. évi határozat előkészítéséhez.

A határozat elfogadása megteremtette az alapokat az EU országai levéltárosainak együttműködéséhez. Figyelembe véve azonban a problémakör komplexitását, a Bizottság meghívta a szakértők közé a levéltárak képviselői mellett a firenzei Európai Főiskolai Intézet (a továbbiakban Firenzei Intézet) munkatársait is. Itt helyezték el ugyanis az EU történeti levéltárait. A jelentés előkészítéséhez a csoport összesen öt értekezletet tartott, mégpedig 1992. március 31-én, július 17-én, szeptember 24-én, illetve 1993. március 9-én és április 23-án Brüsszelben. Ezeken az európai levéltárügy és a Firenzei Intézet mintegy harminc nemzetközileg elismert szakembere vett részt. Mivel a szakértőket az egész levéltárügy elemzésével bízták meg, a határozat egy új közös terület vizsgálatára adott lehetőséget. A szakértőkre bízott feladat abból állt, hogy megállapítsák, mennyire kívánatos a tagállamok levéltár-politikájának és levéltárügyének koordinálása. Tekintettel arra, hogy a feladat meglehetősen nagy területet ölelt fel, számtalan új lehetőséget vont maga után.

A szakértők kezdettől fogva tisztában voltak azzal, hogy munkájuk nem korlátozódhat egyfajta szakirányú semlegességre, hanem azt kultúrpolitikai célkitűzésként, a demokratizálás egyik feltételeként kell kezelniük. Ahhoz, hogy ezeket a célokat elérjék, elsőként a levéltár-politikára, az ehhez szükséges eszközökre és a hatékony vezetés megteremtésének kérdéseire kellett helyezniük a hangsúlyt, hogy ily módon segítsék elő a levéltári anyaghoz való jobb hozzáférést. A felmerülő szakkérdések szempontjából (elsősorban a modern levéltári technika alkalmazása) meg kellett vizsgálniuk azt is, hogy a tagállamok között kialakítandó tervszerű együttműködést kétoldalú, többoldalú, vagy pedig közösségi szinten célszerű-e megteremteni. Ezt a kérdést a nyilvánvalóan felmerülő hatalmas költségek minél szélesebb körben való megosztása végett is fel kellett vetniük.

1992. november 23-án a Bizottság átadta a Tanácsnak azt az előzetes jelentést, amely beszámolt a munka eredményeiről. A feldolgozandó téma komplexitására való tekintettel, a csoport még hat hónapot kapott arra, hogy feladatát befejezze. A végleges jelentés a levéltáros szakma nemzetközi szaktekintélyeinek megfogalmazásában olyan eredményeket rögzített, amelyek megfelelnek az 1991. évi határozat igényeinek. Utoljára 1993. október 22-én ült össze a szakértői csoport, hogy a jelentést publikálásra előkészítse.

A tizedik pont nem tartozott szigorúan a szakértőcsoport feladatai közé, ám fontosnak és célszerűnek tartották, hogy az egész európai kontinens levéltárainak jövőjét külön fejezetben taglalják. Az a meggyőződés vezette őket, hogy az európai levéltári örökséget jobban ki kell használni, hiszen az a történetírás eszköze és a demokrácia része. Így pedig nem maradhat az EU határain belül. Ezek a határok amúgy sem véglegesek, hiszen további országok csatlakozása során kibővülnek. Ha a rendelkezésre álló eszközök korlátozottak is, és nem lehet minden kívánalmat teljesíteni, az EU terve a levéltárügy területén mindazonáltal nélkülözhetetlen.

Az egyes pontok kidolgozása során a szakértői csoport speciális módszert fejlesztett ki. Először minden témát az EU szempontjából tekintettek át, majd további — a közösen kialakított irányelvek alapján történő — vizsgálatra kiadták azokat az egyes delegációknak. Végül az utolsó ülésen átnéztek minden szöveget és megfelelő következtetéseket vontak le belőlük. A jelentés két fő részre tagolódik. Az első a tagállamok levéltárügyének jelenlegi szervezetével, a második a koordinálás kérdéseivel foglalkozik.

Ez a rész a tagállamok állami levéltárainak jelenlegi felépítéséről ad áttekintést. Különböző okokból ez a struktúra az egyes tagállamokban szervezeti és működési különbségeket tükröz. A Közösség szintjén történt új intézkedésre vonatkozó elhatározás előtt pontos helyzetképet kell készíteni, ami csak a jelenlegi ismeretek aktualizálásával képzelhető el.

3.2.1. Iratértékelés és selejtezés

A levéltári tevékenység egyik alapfunkciója az iratok megőrzése. Ennek biztosításához mindenekelőtt elegendő és megfelelő helyiségekre van szükség. Az ezekre vonatkozó normatívákat a tagállamokban és a Közösségben is ismertetni kell, illetve levéltári épületek építésekor vagy modernizálásakor ezeket messzemenőleg figyelembe kell venni. A levéltári anyag épségének megőrzése a levéltár berendezésétől függ (polcok, dobozok stb.), amely sajnos nem mindig felel meg a követelményeknek. A savmentes dobozok használatában már megállapodtak a tagállamok, pedig ennek költségei meglehetősen magasak. A modern konzerválási technológiák lassan, de fokozatosan háttérbe szorítják a korábbiakat. A ma keletkező levéltári anyag nagy részét már újszerű adathordozókon tárolják (audiovizuális anyag, gép által olvasható adathordozó). Továbbá anyagi támogatásra lenne szükség ahhoz is, hogy a levéltárakat az esetleges katasztrófáktól vagy egyéb károsodásoktól megóvják, a károkat megelőzzék, elkerüljék vagy helyrehozzák. 

Az állami levéltárak kötelessége, hogy a kutatók igényeit a lehető legteljesebb mértékben kielégítsék. Anyagi lehetőségeikhez mérten és az iratanyag védelmét figyelembe véve, a kutató részére a helyszínen minden lehetséges feltételt biztosítani kell (jól felszerelt kutatótermek, ideális nyitvatartási idők, fénymásolási lehetőségek stb.). Ezek a feltételei annak, hogy a kutatók minél nagyobb számban igénybe vehessék a levéltárakat, hiszen a dokumentumoknak az 1991. évi határozat szerint nemcsak tudósok, hanem egyszerű polgárok számára is elérhetőeknek kell lenniük. A kutatási szabályzatot úgy kell kidolgozni, hogy a hozzáférhetőség ne legyen túl komplikált, ne tegyen különbséget a különböző állampolgárok között, és a kutatás ne legyen túl költséges sem. 

Minden tagállamban biztosítják a levéltári iratanyag hozzáférhetőségét az irat keletkezésétől számított harminc év eltelte után. Ez az időtartam inkább felső, mint alsó határt jelent. Vannak azonban olyan vélemények, amelyek az információhoz való jogra hivatkozva e határidő csökkentését követelik. A tagállamokban ezen kívül számos jogi előírás van hatályban, amelyek a harminc éves időtartamra vonatkozó kivételekre utalnak. A kivételeket először az Unió szintjén kellene szabályozni, annak érdekében, hogy a kutatók számára a kutatás áttekinthetőbb legyen. 

Az elektronikus adattovábbítás egyre gyakoribb a közigazgatásban, ami valóságos adatáradathoz vezet. A közigazgatási szerveknél keletkező elektronikus adatok különböző veszélyeknek vannak kitéve. Ilyen veszélyt jelent például az identitásvesztés a technológiai feldolgozás folyamán vagy a személyi vonatkozású adatok megsemmisítése. A levéltárakban az elöregedett hardware vagy software használata befolyásolhatja az elektronikus adatok hozzáférhetőségét. A feldolgozás folyamatossága érdekében ezért arra van szükség, hogy az állami levéltárak kezdettől fogva részt vegyenek az elektronikus levéltárak felépítésében, mint ahogy ezt már néhány tagállamban tervezik is. Ez az együttműködés leginkább gyümölcsöző területe lehetne. A cél az elektronikus levéltári anyagnak általános modell alapján történő őrzése és kezelése. 

Az új információtechnológiák ma már a hagyományosnál elvileg gyorsabb, hatékonyabb és központosítottabb adathozzáférést tesznek lehetővé. Noha ennek általánossá válása nagyon hasznos lenne, az állami levéltáraknak még sok mulasztást kell pótolniuk. A hiányosságoknak különböző okai vannak. A levéltári információcsere érdekében megalkotandó európai háló létrehozásáig az egyes államokon belül kell megvalósítani a szükséges célkitűzéseket. Ilyen például a megfelelő hardware vagy software használata, adatbázisok létrehozása és az Internet által nyújtott lehetőségek kihasználása. 

A levéltárosok képzése a második világháború után, különösen az utóbbi tíz évben erősen megváltozott. Ennek fő oka, hogy a levéltáros munkaköre az információfeldolgozás modernizálásával alapvetően átalakult. Több államban már alkalmazkodtak az új követelményekhez és átdolgozták a szakma képzési programját. A levéltárosképzés több fokozatból áll. A tagállamoknak először is ezeket a fokozatokat kell felülvizsgálniuk és a levéltárosságot, mint fontos, közérdekű szakmát elismertetni. A levéltárosok előtt álló legfontosabb feladatok: az informatika és az információval kapcsolatos tudományok megismerése, nyelvek elsajátítása, valamint a történelmi ismeretek időszerűsítése. Ezeken a területeken kell szakmai képességeiket bizonyítaniuk. Az EU azzal is támogathatná a képzést, ha a levéltárosokat bevonná az Erasmus, a Tempus, a Lingua programokba. 

A levéltári anyag nagy része ma már magánlevéltárakban található. Ezek az iratok a nem megfelelő kezelés, őrzés következtében számos veszélynek vannak kitéve, holott pusztulásuk fontos forrásoktól fosztaná meg az érintett országot. Ezért van szükség az iratok megőrzését és védelmét rögzítő szabályokra. Egyes tagállamokban már léteznek ilyenek. Az ezen a területen történő együttműködés — figyelemmel a belső piac veszélyeire — igen kívánatos lenne az EU keretei között. 1993 januárja óta van érvényben a kulturális javak kiviteléről szóló rendelet, amely az ötven évesnél régebbi értékekre, köztük a levéltári iratokra is vonatkozik. Ezen előírások hatékony betartásához a tagállamok közigazgatási hivatalai megfelelő együttműködésére van szükség. Mindezek mellett nem hagyható figyelmen kívül a magánlevéltárak tulajdonosainak a tanácskozásba való bevonása sem. 

1983-ban a tagállamok és az EU központi szervei megállapodása alapján a Tanács és a Bizottság határozatot hoztak arról, hogy az EU levéltárait harminc év lejárta után megnyitják és hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára. Nemrégen megjelent egy levéltári kalauz a külügyminisztériumok és az EU-intézmények levéltárairól. Az utóbbiak úgy döntöttek, hogy az EU eredeti ügyiratait a Firenzei Intézetnél helyezik el. 

A belső piac szabályozása során az EU már több jogszabályt hozott a kulturális javak kivitelének felügyeletéről. Ezekben rögzítették az engedélyrendszer kidolgozásának normáit. Kívánatos, hogy az állami levéltárak a Bizottság osztályaival, illetve a Tanács 3911/92. sz. rendeletével (1992. december 9.) létrehozott munkabizottsággal közösen egy jegyzőkönyvben foglalják össze mindazon tennivalókat, amelyek alkalmasak arra, hogy egy szabad áruforgalom lehetséges kihatásait még gyökereiben elfojtsák. 

Minden levéltár legfőbb feladatai közé tartozik anyagának megfelelő őrzése, legyen az bármilyen adathordozón. Ez a feladat nem mindig könnyű és szinte mindig súlyos anyagi terheket ró az érintett államra. Kívánatos azonban, hogy az EU az épületek állapotának és berendezéseinek paramétereit meghatározza, és azokat jobban és hatékonyabban megismertesse.

Az elektronikus adathordózókon tárolt levéltári anyag mára szinte teljességgel kiszorította a papírt az ügyvitelben és a jövőben még nagyobb tömegben jelenik meg. Az ilyen módon őrzött iratok védelmére minél előbb megoldást kell találni.

Minden óvintézkedés ellenére természeti vagy emberi eredetű katasztrófa egyaránt sújthatja a levéltárakat. Célszerű, hogy mindkét esetre nézve meghatározzák, milyen feltételek mellett számíthatnak a tagállamok az EU szolidaritására az okozott károk helyreállításában. Mivel a levéltárak pótolhatatlan kulturális javakat őriznek, teljes mértékben feljogosultnak érezhetik magukat arra, hogy ilyen jellegű támogatást kérjenek. 

Elsődlegesen az iratok idő előtti megsemmisítését kell megakadályozni az iratképzőnél vagy a levéltárban egyaránt. A megsemmisítés gyakori okai, hogy nem kutatják az anyagot, vagy az, hogy szükség van a raktári helyiségre. A történetírás szempontjából és a jövő generációjának viszont még nagy érték lehet az ilyen anyag is. Még ha nem is lehet mindent megőrizni, figyelembe kell venni a levéltárosok véleményét és szisztematikusan be kell vonni őket az iratok maradandó értékének meghatározásába és a selejtezésbe, hogy ezzel a jóvátehetetlen veszteségeket elkerüljük. Ezen a területen nincsen általános érvényű szabály, viszont egyezményeket már kötöttek. Ha a tagállamok között rendszeressé válik a tapasztalat- és információcsere, egységes táblázatok készíthetők az iratok értékeléséről, amit a központi és regionális igazgatásban egyformán használni tudnak. 

Az 1991. évi határozat értelmében a levéltári anyagot a kutatók számára hozzáférhetővé kell tenni, ezért minden tagállamban egységesíteni kell a kutatók egyenlőségének és kutatási szabadságnak a kritériumait. A hozzáférhetőséget megkönnyítheti az adatfeldolgozás és a telekommunikáció fejlődése, hiszen ha számítógépen keresztül hozzá lehetne jutni levéltári információhoz, az sokat segíthetne a kutatóknak. Az EU-ban a következő célkitűzéseket kell megvalósítani:

Össze kell állítani egy listát azokról a kivételekről, amelyek nem tartoznak a harminc éves kutatási tilalom alá, és ez egységesen vonatkozzon az EU minden országára. Figyelembe kell venni a magánszféra védelmét. Az Unión belül minden kutatót egyenlő alapelvek szerint kell kezelni. Támogatni kell az elektronikus adatfeldolgozást. 

A levéltáros szakma fejlődik és ezzel együtt a levéltáros szerepe is nő, feladata egyre színesebb lesz. A képzésnek alkalmazkodnia kell a megváltozott követelményekhez. A levéltárosi tevékenység ma már szakdiszciplina, ami magas kvalifikációt követel. Tehát a szakma megérdemli a magasabb színvonalnak megfelelő elismerést. A tagállamok kezdjék meg a levéltárosképzés új programjának kidolgozását, támogassák az érintett oktatási intézmények együttműködését. A képzésben részt vevő levéltárosoknak talán még az a lehetőség is megadatik, hogy olyan oktatási programokban vehetnek részt, mint az Erasmus vagy a Lingua és külföldi tanulmányutakra mehetnek. A törzsképzési időszakon túlmenőleg, minden levéltárosnak részt kell vennie továbbképzéseken és az EU által tartott szakszemináriumokon.

Tekintettel a magánlevéltárak jelentőségére, nem szabad elhanyagolni ezt a területet sem. Folyamatosan együtt kell működni a levéltárak tulajdonosaival, nehogy a magángyűjtemények elvesszenek vagy az EU határain kívülre kerüljenek.

Az illetékességi körök különbségének politikai okai vannak. Németországban a tagállamok közötti különbség a szövetségi államok szintjén tükröződik. Így a levéltárügy felügyelete megoszlik a kulturális minisztérium, a belügyminisztérium és a kancellária között.

Az állami levéltárak tevékenysége különböző. Ennek okai a történelmi hagyományok, a személyi és anyagi feltételek és a jogi keretek. Összességében az állami levéltárügy hatásköre kiterjedhet a központi igazgatás és az önkormányzatok levéltáraira és az ún. átmeneti levéltárakra. A fentebb említett három szempontot mindig figyelembe kell venni. 

A nemzeti levéltár legfőbb feladata, hogy az ország központi szerveinek iratanyagát őrizze. Ezek viszont nem mindenhol tartoznak a központi állami levéltár illetékességi körébe. A nem feltétlenül a nemzeti levéltár illetékességi körébe tartozó központi hatóságok az egyes országokban:

A tagállamok igazgatásának struktúrája kihat a levéltárügy szervezetére is, amely lehet centralizált vagy decentralizált. Az előbbi csoporthoz tartozik: Belgium, Dánia, Franciaország, Görögország, Olaszország, Hollandia, Portugália. Ezekben az országokban a regionális hatóságok levéltárai az országos hatáskörű központi igazgatáshoz tartoznak. Olaszországban és bizonyos tekintetben Franciaországban, Belgiumban és Dániában a helyi hivatalok levéltárai is a központi igazgatás alá tartoznak.

Olaszországban a községek/városok, tartományok és régiók a negyven évnél régebbi iratok számára külön levéltári részleget hoztak létre.

Németország a szövetségi felépítés következtében kivételt képez. Szövetségi szinten a levéltárak nincsenek központosítva. A szövetségi levéltár csak a szövetségi hivatalok ügyiratait őrzi. A regionális hivatalok iratait az egyes “országok” (Länder) gyűjtik.

Az Egyesült Királyságban az angol és walesi központi közigazgatási hivatalok irataiért a Public Record Office (PRO) a felelős. A testületeknek van saját regionális és helyi levéltáruk, amelyek nem a PRO főigazgatósága alá tartoznak. A Scottish Record Office Edinburghban és a Public Record Office Belfastban Skócia illetve Írország központi hatóságaiért felelős. Skóciában a helyi hatóságoknak saját levéltáruk van. A grófsági közigazgatás iratai egyezmény alapján kerülnek át az illetékes levéltárba.

Belgiumban, Dániában, Hollandiában, Olaszországban és Portugáliában az állami levéltárak decentralizált regionális levéltárakat is működtetnek, ahol a megfelelő régió iratanyagát őrzik.

Spanyolországban az a törekvés érvényesül, hogy a tizenhét autonóm régiónak több önállóságot engedélyezzenek. Az állami levéltár-igazgatás illetékességi körében csupán az ún. átmeneti levéltárak és a központi államigazgatás történelmi levéltárai maradnak. 

1996 első felében jelent meg — angol, francia és német nyelven — az Unió levéltári folyóirata, az INSAR (Information Summary on Archives), azzal a céllal, hogy megkönnyítse az információcserét a tagállamok és az EU intézményei között. Megjelentetésének gondolatát a tagállamok képviselői az Európai Bizottság által összehívott szakértői csoportban vetették fel. Ezt azután az Európai Tanács politikai szinten is felülvizsgálta, majd engedélyezte az ötlet megvalósítását. Kiadásáért az Európai Bizottság főtitkársága felelős. A félévente megjelenő lap rendszeresen beszámolókat közöl az egyes országok (beleértve a társult országokat is) levéltárügyéről, részletesen ír a képzési problémákról, a levéltári épületekről, különböző rendezvényekről. Önálló kötetben adta közre az elektronikus iratokkal kapcsolatos tanácskozás anyagát. Nyilvánvaló, hogy távlatilag célszerű volna a kiadvány gyakoribb megjelentetése.

A szakértői munkacsoport által meghatározott súlyponti kérdéseknek megfelelően, az EU titkársága különös jelentőséget tulajdonít az elektronikus iratok kezelésének és megőrzésének. Nem véletlen tehát, hogy 1996. december 18. és 20. között Brüsszelben meg is rendezték az Elektronikus Iratok Fórumának — DLM fórum — (Données Lisibles par Machine) első ülését. Az Európai Bizottság és a tagállamok szervezésében jött létre a rendezvény, mely először hozott össze olyan szakembereket és vezetőket, akik információ-menedzsmenttel és elektronikus vagy digitális aktákkal dolgoznak. Több mint háromszázan jelentek meg, közöttük nemzeti és regionális intézmények levéltárosai, közigazgatási hatóságok és minisztériumok munkatársai. Az Amerikai Egyesült Államokból és Kanadából szintén voltak érdeklődők. Az előadók komoly problémákat vetettek fel: pl., hogy miként lehet mágneses szalagokat konzerválni, vagy, hogy hogyan lehet az elektronikus iratok “életét” a gyártástól az őrzőhelyig biztosítani. Különösen hangsúlyozták a kutatói igények kielégítésének kérdését, az Internet bevezetésének és használatának nélkülözhetetlenségét, figyelembe véve a titok- és adatvédelem szempontjait. Az ülés eredményeképpen a fórumnak sikerült összeállítania egy tíz pontból álló munkatervet, amit a Bizottságnak és a tagállamoknak együttesen kell megvalósítaniuk. A munkaterv A levéltári tevékenység Unión belüli sztenderdizálása címet viselhetné.

A levéltárügynek az Európai Unión belüli egyeztetésére, összehangolására — talán túlzás nélkül mondhatjuk — időben megtörténtek a kezdeményező lépések. Számos olyan problémával kell szembenézni, amelyek megoldása hosszan tartó és alapos egyeztetéseket kíván. Figyelemmel az évtizedek óta működő nemzetközi szervezetekkel is rendelkező szűk szakterületre, külön feladatot jelent ezeknek az egyéb uniós nemzetközi szervezetek tevékenységével való összehangolása. Az elmúlt két évben azonban láthatóan itt is több kezdeményezés történt. A magyar levéltárügy, amely komoly nemzeti tradíciókkal és sajátosságokkal (nyelvi, formai) rendelkezik, s megfelelő jogi hátérbe ágyazottan működik, vélhetően kevésbé a múltra, sokkal inkább a jövőbe tekintve (selejtezés, átmeneti levéltárak, elektronikus iratok) lesz képes sikeresen alkalmazkodni az Európai Unió elvárásaihoz.